Электронная и бумажная трудовая книжка в 2026 году: возврат, ошибки, штрафы

Бумажные трудовые книжки в 2026 году не отменены. Работник, который до 31 декабря 2020 года подал заявление о продолжении ведения бумажной книжки или не подал никакого заявления, сохраняет бумажный документ, и работодатель обязан продолжать его вести. Для тех, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится: сведения о работе ведутся только в электронном виде.

Обратный переход невозможен. Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажной он уже не сможет. Выбор делается один раз, это закреплено в ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Дальше разобраны восемь практических ситуаций: статус бумажных книжек, правила возврата, права тех, кто не подавал заявление, внесение записей, исправление чужих ошибок, выдача копий, ответственность за задержку и работа с ЭТК в 1С:ЗУП. Материал рассчитан на кадровиков, бухгалтеров и руководителей, которые отвечают за документы и отчетность.

Бумажные трудовые книжки в 2026 году: отменены или нет?

Отмены не было. Ни 1 января 2021 года, ни позже законодатель не запрещал бумажный документ. Изменился порядок: бумажная книжка перестала заводиться для новых работников, а данные о работе работодатели начали передавать в электронном виде.

Что изменилось с 2021 года и что действует в 2026

Основной акт, который задает правила, это ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Он добавил в Трудовой кодекс ст. 66.1 и понятие «сведения о трудовой деятельности». В 2020 году работники с бумажными книжками подавали заявление о выборе: оставить бумажный документ или перейти на электронный. Срок для заявления истек 31 декабря 2020 года.

С 1 января 2021 года работодатели начали подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР, сейчас это Социальный фонд России. Для новичков бумажные книжки не заводят. В 2026 году к этому добавились только отчетные изменения: сдвинулись сроки, обновились формы и правила кадровых мероприятий. Подробный разбор свежих нововведений для бухгалтерии и кадров собран в материале про сентябрьский номер «БУХ.1С» за 2026 год.

Итог по статусу: законодательство не вводило новых запретов на бумажную книжку. Действуют те же нормы, что и в 2021 году, плюс обновленная отчетность.

Кому бумажная книжка все еще положена

Работникам, которые подали письменное заявление о продолжении ведения бумажной книжки.
Тем, кто не подал заявление ни в 2020 году, ни позже. За ними бумажный документ сохраняется автоматически.
Работникам, трудоустроенным до 2021 года и продолжающим работу у того же или нового работодателя по бумажной книжке.

Новые сотрудники, принятые после 1 января 2021 года, бумажную книжку не получают. Для них работодатель ведет сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передает их в Социальный фонд.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Нет. После подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку работник утрачивает право на бумажный документ. Это не пробел в законе, а осознанное правило: выбор однократный.

Почему возврат невозможен: юридическое обоснование

Ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ прямо говорит, что работник, подавший заявление о переходе на электронную книжку, может вернуться к бумажному варианту только в одном случае, если заявление он не подавал вообще. Если заявление подано, откат не предусмотрен.

Работодатель, который по просьбе сотрудника заведет бумажную книжку после перехода, нарушит порядок ведения кадровых документов. Инспекция расценит это как нарушение требований трудового законодательства.

Что делать, если работник настаивает на возврате

Проведите разъяснительную беседу и покажите текст закона. Если сотрудник продолжает настаивать, дайте письменный ответ со ссылкой на ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ. Для внутренних нужд компании можно вести дополнительный учетной документ, например лист ознакомления или внутреннюю карточку. Официального статуса трудовой книжки такой документ не имеет и от электронных сведений в Социальном фонде не освобождает.

Права работников, которые никогда не подавали заявление о переходе

Отсутствие заявления это не ошибка и не «молчаливое согласие» на электронный формат. По закону за работником, который не подал заявление, сохраняется бумажная трудовая книжка, и работодатель обязан ее вести наравне с электронными сведениями.

Как подтвердить свое право на бумажную книжку

Работник может подать письменное заявление с просьбой продолжать ведение бумажной книжки и выдать ее копию. Документ регистрируют, а на копии заявления ставят отметку о приеме. Если работодатель отказывается вести бумажную книжку, следующий шаг это жалоба в государственную инспекцию труда. Инспекция выдает предписание, а виновных привлекает к ответственности.

Ответственность работодателя за принудительный переход

Принудительный перевод на электронный формат без заявления работника нарушает ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ. Наказание идет по ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу грозит штраф от 1 000 до 5 000 рублей, организации от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении суммы выше, вплоть до дисквалификации руководителя.

Правила внесения записей в трудовую книжку: совместительство, взыскания, короткие сроки

Порядок ведения бумажных книжек задает Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он действует с 1 сентября 2021 года и заменил прежнюю инструкцию. Электронные сведения формируются по ст. 66.1 ТК РФ и передаются в Социальный фонд.

Совместительство: когда и как вносить запись

По бумажной книжке запись о работе по совместительству вносят по месту основной работы и только по желанию работника. Основание это документ, который подтверждает работу по совместительству, например заверенная справка или выписка из приказа. Без желания сотрудника запись не делают.

В электронной книжке правила другие. Сведения о совместительстве подает работодатель по месту совместительства, он же направляет кадровое мероприятие в Социальный фонд. Основной работодатель такие данные не дублирует.

Дисциплинарные взыскания: что писать в трудовую

В трудовую книжку вносят только увольнение как дисциплинарное взыскание. Замечание и выговор в документ не попадают. Основание это ст. 192 ТК РФ и п. 5 Порядка по Приказу № 320н. Запись об увольнении за прогул, появление в состоянии опьянения или другое нарушение делают со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

Если работник получает государственную награду или ведомственный знак отличия, это тоже отражают в книжке. Как внести такие данные в электронном виде, пошагово разобрано в инструкции по награждениям в ЕТК в 1С:Бухгалтерия 8.3.

Короткие сроки работы: вносить ли запись

Если трудовой договор заключен, запись о приеме и увольнении вносят даже при работе в несколько дней. Раньше существовала практика не заполнять книжку на тех, кто проработал менее пяти дней, сегодня ориентир другой: значение имеет факт трудовых отношений, а не их длительность.

По гражданско-правовому договору подряда или услуги трудовую книжку не заполняют вовсе. Такой договор не создает трудовых отношений, и запись о нем в книжке неуместна.

Исправление ошибок в трудовой книжке: в том числе допущенных другими работодателями

Ошибка в записи о работе может стоить стажа и пенсии. Исправить ее реально, но порядок зависит от того, кто и когда допустил неточность.

Кто и как исправляет ошибку

Исправление вносит работодатель, который сделал неверную запись. Если организация еще работает, она зачеркивает ошибочную строку одной чертой, рядом пишет правильный текст и в графе с основанием указывает реквизиты подтверждающего документа. Такой порядок закреплен в п. 30 Порядка по Приказу № 320н.

Запись признают недействительной, если исправить текст нельзя без нарушения структуры. Формулировка: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого вносят верные данные.

Если ошибку допустил предыдущий работодатель

Действия такие:

Обратиться к прежнему работодателю или в архив с письменным запросом о подтверждении периода работы.
Получить официальную справку или выписку из приказа о приеме и увольнении.
Передать документы нынешнему работодателю для внесения исправления по новому месту работы.
Если прежний работодатель ликвидирован или отказывает, спор решают в суде. Суд подтверждает стаж и обязывает внести верную запись.

Отдельный случай это восстановление работника по решению суда. Приказ об увольнении признают недействительным, а в трудовой книжке делают запись о восстановлении. Кроме самой книжки работодатель отменяет ранее поданное кадровое мероприятие с увольнением в подразделе 1.1 отчета ЕФС-1 и корректирует стаж в подразделе 1.2. Издается приказ о восстановлении и оплате времени вынужденного прогула, где прямо указано: прежний приказ об увольнении недействителен. Сотрудника знакомят с приказом под подпись и обеспечивают фактический допуск к работе.

Выдача копий и выписок из трудовой книжки: сроки и правила

Работник вправе получить копию трудовой книжки для визы, кредита, суда или пенсионного фонда. Работодатель не может отказать, если поступило письменное заявление.

Как правильно заверить копию

Копию снимают со всех заполненных страниц. На последнем листе ставят заверительную надпись: слово «Верно», должность ответственного лица, его подпись, расшифровку и дату. Если у компании есть печать, ее ставят на заверительной надписи. Каждый отдельный лист копии заверяют отдельно, иначе документ могут не принять.

Сроки и ответственность за задержку

По ст. 62 ТК РФ копию выдают не позднее трех рабочих дней с даты письменного заявления. Выписка это заверенная часть записей, например за конкретный период работы. Ее оформляют тем же порядком. За отказ выдать документ или нарушение срока грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: до 5 000 рублей для должностного лица и до 50 000 рублей для организации.

Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении: последствия и штрафы

В день увольнения работодатель обязан выдать бумажную книжку. Это требует ст. 84.1 ТК РФ. Если документ выдать нельзя, например сотрудник отсутствует, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться или дать согласие на отправку по почте.

Материальная ответственность за задержку

Когда книжку задерживают по вине работодателя, работник лишается возможности трудиться и не может подтвердить стаж новому работодателю. По ст. 234 ТК РФ работодатель возмещает не полученный заработок за все время задержки. Компенсацию считают по среднему заработку. Дополнительно суд может взыскать компенсацию морального вреда, суммы здесь доходят до сотен тысяч рублей. По ст. 236 ТК РФ на задержанные выплаты начисляют проценты.

Административные штрафы для работодателя

Наказание по ст. 5.27 КоАП РФ зависит от вида нарушения и от того, повторное оно или нет.

Нарушение	Должностное лицо и ИП	Юридическое лицо
Первичное нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27)	1 000 - 5 000 руб.	30 000 - 50 000 руб.
Повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27)	10 000 - 20 000 руб. или дисквалификация до 3 лет	50 000 - 70 000 руб.

Отдельно стоит помнить про индексацию: с 2026 года зарплатные суммы и выплаты пересчитывают по новым правилам, ошибки в сроках и суммах тоже приводят к спорам. Если кадровый учет ведется в 1С, многие проверки заложены в саму систему, и это экономит время при подготовке отчетности.

Электронная трудовая книжка в 1С: практические шаги для кадровика

В 1С:ЗУП 3.1 электронные трудовые книжки ведутся штатными средствами. Задача кадровика: включить функционал, зафиксировать выбор работника и правильно сдать ЕФС-1.

Настройка электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП

Порядок такой:

В разделе «Настройка» откройте «Кадровый учет» и включите ведение электронных трудовых книжек. Точное название пункта зависит от версии конфигурации.
В разделе «Кадры» зафиксируйте выбор работника отдельным документом о способе ведения трудовой книжки. Для тех, кто не подавал заявление, система сохраняет бумажный вариант.
Проверьте, что у каждого сотрудника заполнен способ ведения книжки. Если поле пустое, отчетность соберется с ошибками.

Настройки стоит перепроверять после обновлений релиза. Названия пунктов и формы периодически меняются. Свежие изменения по кадровым и расчетным блокам удобно отслеживать через обзоры релизов, например материал по релизу ERP 2.5.27.58 разбирает новые формы и форматы выгрузки.

Формирование ЕФС-1 при переходе и увольнении

Сведения о трудовой деятельности передают в Социальный фонд в составе ЕФС-1. Кадровые мероприятия идут в подразделе 1.1, стаж в подразделе 1.2.

При приеме и увольнении подраздел 1.1 подают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
При переходе на электронную книжку по заявлению работника сведения подают в общем порядке как кадровое мероприятие.
При восстановлении работника по решению суда ранее поданное мероприятие с увольнением отменяют и корректируют стаж.

С 2027 года заранее готовятся к новой форме СЗИ-ИЛСЗЛ, которая заменит часть персональных отчетов. Разбор отличий и подготовительных шагов собран в статье про новую форму СЗИ-ИЛСЗЛ с 2027 года.

Практический совет: перед сдачей ЕФС-1 проверяйте подраздел 1.1 на дубли. Лишнее мероприятие приводит к расхождениям в лицевом счете работника, а исправление занимает недели.