Электронная транспортная накладная при перевозке грузов между филиалами: когда она нужна в 2026 году

Коротко: нужна ли транспортная накладная при перевозке между филиалами

Если организация перевозит груз между филиалами собственным транспортом и не заключает договор перевозки со сторонней компанией, транспортная накладная не нужна. В этом случае нет услуги перевозки: организация перемещает собственные товары своими силами. Для бухгалтерского учета оформляют накладную на внутреннее перемещение, например форму ТОРГ-13, и путевой лист.

Если для доставки наняли транспортную компанию, транспортная накладная обязательна. С 1 сентября 2026 года ее оформляют в электронной форме, если для ситуации нет основания использовать бумажный документ. Одно из таких оснований возникает, когда грузоотправитель и грузополучатель совпадают.

Для внутреннего перемещения между филиалами одной организации нужно разделить два вопроса: есть ли договор перевозки и кто указан сторонами перевозки. Совпадение филиалов в составе одной организации само по себе не отменяет транспортную накладную, если доставку выполняет сторонний перевозчик.

Ситуация	Нужна ли транспортная накладная	Что оформить
Собственный автомобиль, договора перевозки нет	Нет	ТОРГ-13 или другой первичный документ для внутреннего перемещения, путевой лист
Сторонняя транспортная компания	Да	Транспортная накладная, обычно в электронной форме
Сторонний перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель совпадают	Да	Можно оформить бумажную транспортную накладную в предусмотренном случае
Экспедитор принял груз во владение и нанял перевозчика	Да	Транспортную накладную оформляет экспедитор как грузоотправитель

Что такое транспортная накладная и зачем она нужна

Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки груза и фиксирует условия доставки. В ней указывают грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, маршрут, сведения о грузе, транспортном средстве и передаче груза.

Документ используют при автомобильной перевозке, когда одна сторона заказывает доставку, а другая принимает на себя обязанность перевезти груз. Правила перевозок грузов автомобильным транспортом устанавливают порядок оформления накладной и распределяют обязанности между заказчиком, перевозчиком и экспедитором.

Внутренний документ о перемещении товара выполняет другую задачу. Он подтверждает передачу запасов между складами или подразделениями одной организации для целей учета. Такой документ не заменяет транспортную накладную при заказе услуг перевозчика.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года общее правило для автомобильных грузоперевозок такое: транспортную накладную оформляют в электронном виде. Электронная транспортная накладная передается через информационную систему электронных перевозочных документов и подписывается участниками перевозки.

Бумажный вариант сохраняется для отдельных ситуаций, которые определяет Минтранс России. Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 относит к ним, в частности, совпадение грузоотправителя и грузополучателя. Подробный разбор оснований собран в статье о бумажной транспортной накладной в 1С.

Исключение касается формы документа, а не самого факта перевозки. Если доставку выполняет сторонняя транспортная компания, транспортную накладную все равно оформляют. При совпадении грузоотправителя и грузополучателя можно выбрать бумажный формат, если ситуация соответствует условию приказа.

Перевозка между филиалами собственным транспортом: нужна ли транспортная накладная

При перевозке собственным автомобилем без договора перевозки со сторонней организацией транспортная накладная не требуется. Организация не заказывает услугу у перевозчика и не оформляет документ, который подтверждает договор перевозки.

Например, центральный склад передает товар филиалу. Водитель организации забирает груз на собственном автомобиле, а сотрудники филиала принимают его по внутренним учетным документам. Такой процесс относится к внутреннему перемещению запасов.

С 1 сентября 2026 года это правило не меняется. Обязательная ЭТрН касается транспортной накладной при перевозке, которую заказали у перевозчика или организовали через экспедитора. Она не превращает каждое перемещение между складами одной компании в договорную перевозку.

Какие документы оформить при внутреннем перемещении

Для бухгалтерского и складского учета обычно оформляют следующие документы:

накладную на внутреннее перемещение, например форму ТОРГ-13;
путевой лист, если автомобиль используется для перевозки груза;
документы, которые подтверждают отпуск товара со склада и его приемку филиалом, если они предусмотрены учетной политикой;
доверенность или другой документ на получение груза, если такой порядок закреплен внутри организации.

В ТОРГ-13 указывают дату перемещения, подразделение-отправитель, подразделение-получатель, номенклатуру, количество и ответственных лиц. Путевой лист содержит сведения, необходимые для учета работы автомобиля и водителя.

Организация может оформить транспортную накладную добровольно, если это помогает контролировать маршрут или движение материальных ценностей. Такая накладная не заменяет внутреннюю накладную и не создает сама по себе договор перевозки.

Перевозка между филиалами с привлечением стороннего перевозчика

Когда организация заключает договор с транспортной компанией, возникает перевозка по договору. В этом случае транспортная накладная нужна, даже если груз отправляют и принимают филиалы одной организации.

Заказчик должен заранее определить, кто заполнит документ, кто подпишет его со стороны грузоотправителя и каким способом участники обменяются документами. После 1 сентября 2026 года в общем случае понадобится ЭТрН, а при совпадении грузоотправителя и грузополучателя может применяться бумажный формат.

Кто оформляет транспортную накладную: заказчик или перевозчик

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель. В контексте договора перевозки им выступает заказчик услуги. Если организация наняла транспортную компанию для доставки товара из одного филиала в другой, заказчик указывает свои данные как грузоотправителя, если договор не устанавливает другой порядок.

Стороны могут передать перевозчику обязанность по заполнению транспортной накладной. Такое условие лучше закрепить в договоре, заявке или другом документе, который определяет порядок работы сторон. Передача технической обязанности не отменяет необходимость проверить сведения о грузе, маршруте, филиалах и получателе.

При участии экспедитора порядок зависит от того, принял ли он груз во владение:

если экспедитор принял груз во владение и сам нанял перевозчика, грузоотправителем выступает экспедитор;
если экспедитор только организует доставку и не принимает груз во владение, грузоотправителем остается организация-заказчик;
если перевозчик оформляет документ по договоренности сторон, заказчик проверяет, что в накладной правильно указаны отправитель, получатель, груз и условия перевозки.

Грузополучателем выступает лицо, которое фактически принимает груз от перевозчика. Для филиала в документе нужно проверить адрес доставки и порядок приемки, принятый в организации.

Совпадение грузоотправителя и грузополучателя: можно ли оформить бумажную накладную

Да. Если в транспортной накладной грузоотправитель и грузополучатель указаны как одно и то же лицо, приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 допускает бумажную форму даже после 1 сентября 2026 года.

Такая ситуация возможна при перевозке между филиалами одной организации: юридическое лицо остается одним и тем же, а места отправления и получения различаются. При заполнении нужно отделить сведения об организации от сведений о конкретных филиалах и адресах.

Совпадение отправителя и получателя не означает, что транспортную накладную можно не оформлять. При наличии стороннего перевозчика документ сохраняется, меняется только его формат. Если доставку выполняет собственный водитель без договора перевозки, транспортная накладная не нужна по другой причине, поскольку нет услуги перевозки.

Перед выбором бумаги проверьте, что в документах действительно совпадают грузоотправитель и грузополучатель, а договор, заявка и учетная система не фиксируют другую сторону перевозки. Для остальных случаев безопаснее исходить из общего правила об ЭТрН.

Как оформить транспортную накладную в 1С

Порядок зависит от конфигурации, версии программы и подключенного сервиса электронного документооборота. Перед созданием документа определите сценарий перевозки: внутреннее перемещение собственным транспортом или доставка с привлечением перевозчика.

При собственном транспорте. Создайте документ Перемещение товаров между складами или подразделениями. На его основании подготовьте внутреннюю накладную, например ТОРГ-13, и оформите путевой лист.
При стороннем перевозчике. Заполните транспортную накладную с данными заказчика, перевозчика, филиала-отправителя, филиала-получателя, маршрута, груза и автомобиля. Проверьте, кто по договору отвечает за создание документа.
При совпадении отправителя и получателя. Сверьте юридические лица в реквизитах документа. Если условие приказа Минтранса выполняется, выберите бумажный формат.
При обязательной электронной форме. Проверьте подключение к оператору, действующую квалифицированную электронную подпись, машиночитаемую доверенность и права сотрудников на подписание ЭТрН.
Перед отправкой. Сопоставьте данные накладной с заявкой на перевозку, складскими документами и договором. Ошибка в адресе филиала или названии организации может привести к отказу в подписании или приемке документа.

В разных конфигурациях 1С названия документов и порядок действий отличаются. Проверьте доступность работы с ЭТрН в вашей версии и настройках обмена. Пошаговый порядок подключения и подготовки документов описан в материале о подготовке 1С к переходу на электронные перевозочные документы.

Когда транспортная накладная создается в 1С на основании документа отгрузки, отдельно проверьте маршрут и участников перевозки. Инструкция по созданию ЭТрН на основании документа в 1С поможет пройти этот процесс по шагам: создание электронной транспортной накладной в 1С.

Частые вопросы

Нужна ли транспортная накладная, если перевозим товар на собственном автомобиле между складами?

Нет, если организация не заключала договор перевозки со сторонней компанией и перевозит собственные товары своими силами. Для учета оформите документ внутреннего перемещения, например ТОРГ-13, и путевой лист. Если автомобиль принадлежит организации, но доставку по договору выполняет отдельная транспортная компания, транспортная накладная уже нужна.

Можно ли не оформлять ЭТрН, если грузоотправитель и грузополучатель одно лицо?

При наличии стороннего перевозчика транспортную накладную оформляют, но при совпадении грузоотправителя и грузополучателя допускается бумажная форма. Поэтому ответ зависит от ситуации: ЭТрН можно не использовать, а от транспортной накладной отказаться нельзя. При перевозке собственным транспортом без договора перевозки транспортная накладная не нужна независимо от совпадения филиалов.

Кто должен составлять транспортную накладную, если перевозку заказали у транспортной компании?

По общему правилу документ составляет организация-заказчик как грузоотправитель. Договор может передать эту обязанность перевозчику. Если доставку организует экспедитор и принимает груз во владение, грузоотправителем становится экспедитор. Если экспедитор груз не принимает, им остается заказчик.

Какие штрафы за отсутствие транспортной накладной?

Универсальную сумму нельзя определить только по факту отсутствия документа. Последствия зависят от того, была ли перевозка по договору, кто отвечал за оформление, какие документы подтверждают передачу груза и в чем именно состоит нарушение: документ отсутствует, содержит ошибки или оформлен в неподходящей форме.

Если транспортная накладная обязательна, ее отсутствие создает риск претензий к перевозчику и заказчику, а у организации возникают сложности с подтверждением условий доставки и движения груза. Перед перевозкой закрепите в договоре ответственного за накладную, проверьте формат документа и сохраните подтверждения передачи и приемки.