Электронная трудовая книжка в 2026 году: как ведется, какие сведения включает и как получить выписку

Электронная трудовая книжка (ЭТК) - это совокупность сведений о работе сотрудника, которые хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР). Отдельного документа с таким названием не выдают: на руки работник получает выписку, а сами записи ведет фонд. В 2026 году трудовые правоотношения и страховой стаж подтверждаются и бумажной трудовой книжкой, и сведениями о трудовой деятельности в электронном виде, при этом в формировании электронных книжек участвуют и работодатели, и СФР (разбор порядка ведения ЭТК).

Короткий ответ на главный вопрос: в ЭТК попадают ФИО работника, место и периоды работы, должность и квалификация, даты приема, перевода и увольнения, основания расторжения трудового договора. Работодатель отправляет эти данные в СФР через подраздел 1.1 формы ЕФС-1, а работник может получить сведения у работодателя (СТД-Р), в СФР (СТД-СФР), через МФЦ или портал Госуслуг. Единого реестра, где сотрудник сам правит записи, не существует: любые изменения проходят через работодателя и фонд.

Что такое электронная трудовая книжка и как она ведется в 2026 году

Основу регулирования задают два документа: Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, который запустил переход на электронный формат, и ст. 66.1 ТК РФ, определяющая состав сведений. Переход начался 1 января 2020 года, определиться с вариантом ведения книжки работники должны были до 31 декабря 2020 года (ч. 2 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ).

ЭТК не дублирует бумажную книжку построчно. Это набор записей о кадровых событиях, которые накапливаются в базе фонда за всю трудовую биографию человека. Работник видит итог: перечень периодов работы, должностей и оснований увольнения.

Кто и как формирует электронную трудовую книжку

Роли распределены четко. Работодатель фиксирует кадровое событие приказом, а затем передает сведения в СФР: о приеме, переводе, увольнении, о подаче заявления о продолжении ведения бумажной книжки или о переходе на электронную. СФР аккумулирует данные в единой базе, хранит их и выдает выписки по запросу работника.

Ответственность за полноту и своевременность передачи лежит на работодателе. Ошибка в дате приказа или пропущенный срок дают расхождение между документами работника и базой фонда. Исправлять такое расхождение приходится уже постфактум: через корректирующую отчетность, обращение в СФР, а иногда и через суд. Кадровику дешевле проверить данные до отправки, чем объяснять расхождение при проверке.

Чем ЭТК отличается от бумажной трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка - физический документ, который хранится у работодателя и выдается на руки при увольнении. ЭТК - запись в базе СФР, бумажного аналога к ней не прилагается.

Правила выбора варианта такие. Работник, выбравший бумажный формат до 31 декабря 2020 года, сохраняет это право бессрочно, в том числе при трудоустройстве к следующим работодателям. Кто впервые устроился после 31 декабря 2020 года, права выбора не имеет: книжка ведется только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ).

Перейти с бумажного формата на электронный можно в любой момент. Работник подает заявление в свободной форме, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки и с этого момента не отвечает за ее ведение и хранение. Обратный переход законом не предусмотрен. Практические ситуации с возвратом на бумажный формат, ошибками в записях и штрафами за задержку выдачи разобраны отдельно.

Какие сведения включает электронная трудовая книжка в 2026 году

Перечень закрытый, он приведен в ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ:

фамилия, имя, отчество работника;
место и периоды работы;
должность, профессия, специальность, а также квалификация: разряд, класс, категория, уровень;
даты приема на работу, перевода на другую работу и увольнения;
основания и причины прекращения трудового договора.

Ниже приведен тот же состав с пояснением по источникам (перечень сведений и разъяснения Минтруда). Для бухгалтера и кадровика это означает простую вещь: в 1С:ЗУП нужно заполнять те поля, которые уходят в СФР, и следить, чтобы формулировки совпадали с текстом приказов. Формулировка основания увольнения, отличающаяся от формулировки в ТК РФ, приводит к отказу в приеме отчетности или к расхождению в базе.

Сведения, которые не попадают в ЭТК

Награды и поощрения, периоды учебы и службы в Вооруженных Силах РФ в ЭТК не включаются. Минтруд в письме от 04.04.2023 №14-1/10/В-4784 указал, что внесение таких сведений законодательством не предусмотрено.

Лишняя запись не попадет в базу фонда, зато создаст расхождение между внутренними документами организации и данными СФР. При запросе выписки работником или при проверке это превращается в дополнительные пояснения и корректировки.

Планируемые изменения: что может измениться в 2026 году

В Госдуму поступили поправки в ст. 66.1 ТК РФ. Законопроект предлагает установить единый перечень сведений о трудовой деятельности для бумажной и электронной книжки и добавить в электронные сведения данные о награждениях за успехи в работе. На момент подготовки материала поправки не приняты, поэтому действует текущий закрытый перечень (о содержании законопроекта).

Если поправки примут, порядок внесения записей о награждениях придется отрабатывать отдельно. Пошаговая инструкция по записям о награждениях в 1С:Бухгалтерия поможет подготовиться заранее.

Как работодатель передает сведения в СФР: форма ЕФС-1 и сроки

Кадровые события уходят в фонд через подраздел 1.1 формы ЕФС-1. В этом же подразделе отражают заявления работников о выборе формата книжки. Отдельного отчета «по трудовым книжкам» не существует, все идет единым блоком.

Сроки сдачи ЕФС-1 по кадровым событиям

Нормы установлены п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ. При приеме на работу, приостановлении и возобновлении действия трудового договора, а также при увольнении сведения подают не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа или принятия решения, которые подтверждают оформление, приостановление, возобновление или прекращение трудовых отношений. При переводе на другую постоянную работу, а также при подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности - не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, подтверждающие перевод, либо подано соответствующее заявление.

Пример. Приказ об увольнении издан в пятницу 25 сентября 2026 года. Крайний срок подачи ЕФС-1 - следующий рабочий день, то есть понедельник 28 сентября. Приказ о переводе на другую постоянную должность издан 10 сентября, значит сведения нужно подать до 25 октября включительно.

Обратите внимание: в материалах, использованных для подготовки статьи, нет прямого указания, что сроки по подпунктам 1 и 2 пункта 2 ст. 11 Федерального закона №27-ФЗ относятся именно к подразделу 1.1 формы ЕФС-1. Сверяйте применимость норм к конкретному кадровому событию с актуальной редакцией закона и разъяснениями СФР перед отправкой отчетности.

Как сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП

Последовательность в программе: раздел «Кадры» или «Отчетность, справки», выбор формы ЕФС-1, заполнение подраздела 1.1 по нужному кадровому событию, проверка данных, выгрузка файла для отправки в СФР. В 1С:ЗУП работает встроенная проверка контрольных соотношений: она подсвечивает незаполненные и противоречивые поля до выгрузки.

Что проверить перед отправкой: даты приказов совпадают с датами в отчете; трудовая функция и код ОКЗ указаны корректно; по одному сотруднику нет задвоенных записей. Релиз конфигурации обновляйте до актуального, форма и контрольные соотношения меняются. Как заполнить трудовую функцию и код ОКЗ в 1С:ЗУП для подраздела 1.1 ЕФС-1.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Работник выбирает способ под задачу: быстро посмотреть записи, подтвердить стаж для пенсии, предъявить документ при трудоустройстве или приложить доказательство в суд. Доступны четыре пути: работодатель (СТД-Р), СФР (СТД-СФР), МФЦ и портал Госуслуг.

Выписка через Госуслуги: пошаговая инструкция

Авторизуйтесь на портале Госуслуг под подтвержденной учетной записью.
Перейдите в раздел «Трудовая деятельность» или найдите услугу через поиск: «Выписка из электронной трудовой книжки».
Выберите период, за который нужны сведения, и отправьте запрос.
Скачайте сформированный файл.

Выписка формируется сразу и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью СФР. Заказать можно данные за любой период работы, включая все прошлые места. СФР также выдает выписку по заявлению и через МФЦ, если работнику удобнее бумажный вариант с отметкой.

СТД-Р и СТД-СФР: в чем разница и когда что нужно

СТД-Р выдает работодатель. Это сведения только за период работы у него. По ст. 62 ТК РФ документы, связанные с работой, работодатель обязан выдать в течение трех рабочих дней с момента поступления письменного заявления работника. При увольнении в последний рабочий день работник получает трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности и полный расчет (ст. 84.1 ТК РФ) (порядок увольнения и выдачи документов).

СТД-СФР выдает фонд. Это полная история по всем работодателям. Один из вариантов получить документ - лично или онлайн обратиться в СФР: в течение трех рабочих дней выдается бумажный вариант СТД-СФР с живой подписью и печатью. Формат нужен для подтверждения стажа при выходе на пенсию, для суда и для случаев, когда работодатель уже ликвидирован или потерял данные. Выписка СТД-СФР принимается как доказательство даты начала работы, размера зарплаты и срока договора, когда других документов нет (подтверждение условий трудового договора).

При приеме на работу требовать выписку работодатель не обязан и хранить ее тоже не обязан: такое разъяснение приводит Роструд. Перечень обязательных документов при трудоустройстве установлен ст. 65 ТК РФ и является закрытым, выписки из ЭТК в нем нет, поэтому требовать ее как обязательный документ - нарушение. Работник предъявляет трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ, кроме случая первого трудоустройства. Разъяснения Роструда о хранении выписок снимают лишние требования к соискателю. Если бумажной книжки нет, сотрудник приносит выписку СФР: как заменить бумажную трудовую книжку выпиской СФР при трудоустройстве.

Ответственность за нарушения при ведении электронных трудовых книжек

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений, предусмотренных п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, к страхователю применяются финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ст. 17 указанного закона). По разъяснениям СФР такие санкции применяются, в частности, за сведения о датах заключения и прекращения договоров гражданско-правового характера (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) и о страховом стаже (подраздел 1.2 формы ЕФС-1).

Отдельные санкции предусмотрены за нарушение порядка представления сведений. Если при численности работающих застрахованных лиц 11 и более человек сведения поданы на бумажном носителе вместо электронных документов, применяются финансовые санкции в размере 1000 рублей. За несоблюдение порядка представления сведений персонифицированного учета в форме электронных документов должностных лиц можно привлечь по ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ - штраф от трехсот до пятисот рублей.

За нарушение трудового законодательства применяется ст. 5.27 КоАП РФ. Если работник пожалуется в ГИТ, штраф для организации может достигать 50 000 рублей. Точные размеры санкций по ст. 5.27 КоАП РФ в материалах, использованных для подготовки статьи, не подтверждены - сверяйте их с действующей редакцией КоАП РФ.

Типичные нарушения выглядят буднично. ЕФС-1 при увольнении отправлена позже следующего рабочего дня. СТД-Р не выдана в трехдневный срок по заявлению. Сведения о переводе на другую постоянную работу не переданы вовсе, и в базе фонда сотрудник числится на прежней должности. Каждая задержка считается по числу работников, поэтому штраф 500 рублей легко превращается в несколько тысяч, а для организации добавляется риск предписания от инспекции. Размеры штрафов сверяйте с актуальной редакцией КоАП РФ и закона №27-ФЗ.

Практические рекомендации для бухгалтера и кадровика

Держите релиз 1С:ЗУП актуальным: формы отчетности и контрольные соотношения обновляются в течение года.
Проверьте настройки кадрового учета: даты приказов, трудовые функции, коды ОКЗ и основания увольнения должны соответствовать ТК РФ.
Формируйте ЕФС-1 в день издания приказа или на следующий рабочий день, не откладывая до конца месяца.
Выдавайте СТД-Р по письменному заявлению в течение трех рабочих дней, фиксируйте дату обращения.
Уведомляйте сотрудников о возможности получить выписку через Госуслуги: это снимает часть запросов в бухгалтерию.
Храните бумажные трудовые книжки тех работников, кто выбрал этот формат, и не требуйте выписки у соискателей.

При переходе работника на ЭТК оформите заявление в свободной форме, выдайте бумажную книжку на руки и зафиксируйте выдачу. С этого дня ответственность за ведение и хранение бумажного документа у работодателя прекращается, а кадровые события уходят в СФР только через ЕФС-1.