Электронные транспортные накладные в 1С:Полиграфия: пошаговая инструкция по переходу на ЭТрН с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные обязательны для полиграфии и логистики. Пошаговая инструкция: настройка 1С:Полиграфия, подключение к ГИС ЭПД, оформление МЧД и КЭП, работа с ЭТрН в УНФ и ERP.
Что такое ЭТрН и почему они становятся обязательными с 1 сентября 2026 года
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) заменяет бумажную форму № 1-Т. Это юридически значимый документ, который подтверждает факт перевозки груза автомобильным транспортом. В отличие от бумажной версии, ЭТрН формируется, подписывается и передается через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С 1 сентября 2026 года применение ЭТрН обязательно для компаний в сфере полиграфии, логистики и производства. Требование закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Переход на электронные накладные ускоряет документооборот. Согласование занимает минуты, а не дни. Снижаются затраты на бумагу, печать и курьерскую доставку. ГИС ЭПД обеспечивает прозрачность: все участники перевозки видят актуальный статус документа. Для полиграфических предприятий, которые ежедневно отгружают тиражи и материалы, это означает сокращение простоев транспорта и исключение потерь документов.
Нормативная база: ФЗ № 140-ФЗ и другие ключевые документы
Основной документ, который вводит обязательность ЭТрН, это Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025. Он вносит изменения в Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Закон устанавливает, что с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ-заявка и путевой лист оформляются в электронной форме. Бумажные документы остаются допустимыми только в исключительных случаях: перевозка для государственных нужд, отсутствие связи на маршруте, аварийные ситуации.
Порядок работы с ГИС ЭПД регулируется постановлениями Правительства РФ. Они описывают форматы документов, правила обмена и требования к операторам ЭПД. Приказы Минтранса уточняют состав сведений в ЭТрН и порядок заполнения титулов. Перед началом работы проверьте актуальные редакции этих документов на официальных порталах правовой информации.
Подготовка к переходу: что нужно сделать до начала работы с ЭТрН
Подготовку к обязательному переходу стоит начать заранее. Потребуется получить электронные подписи, настроить доверенности и выбрать оператора. Параллельно можно изучать функциональность 1С:Полиграфия, чтобы к сентябрю 2026 года работать без авралов. Статья о том, как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД в 2026 году и избежать штрафов, поможет спланировать этапы.
Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
КЭП нужна каждому сотруднику, который подписывает ЭТрН: руководителю, бухгалтеру, логисту, кладовщику. Подпись оформляется в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. Для руководителя организации КЭП выдается бесплатно в отделении ФНС. Сотрудники получают подписи в коммерческих удостоверяющих центрах.
Проверьте, чтобы в сертификате КЭП был атрибут «Согласование ключей». Он необходим для подписания электронных перевозочных документов. Если атрибута нет, сертификат придется перевыпустить. Срок действия КЭП составляет 12-15 месяцев. Запланируйте перевыпуск заранее, чтобы не остановить отгрузки.
Оформление машиночитаемых доверенностей (МЧД)
Сотрудник подписывает ЭТрН от имени организации на основании МЧД. Это электронный документ, который подтверждает полномочия. МЧД оформляется в формате XML и регистрируется в распределенном реестре ФНС. Без МЧД подпись сотрудника не будет иметь юридической силы.
В 1С:Полиграфия можно сформировать МЧД и отправить ее в реестр. Для этого заполните карточку доверенности: укажите доверителя, представителя, срок действия и полномочия. Подпишите МЧД КЭП руководителя. После регистрации в реестре доверенность получит уникальный номер. Этот номер указывается при подписании ЭТрН.
Выбор оператора ЭПД и подключение к ГИС ЭПД
Оператор ЭПД обеспечивает обмен документами между участниками перевозки и ГИС ЭПД. Выбирайте оператора по трем критериям: стоимость тарифа, наличие готового модуля интеграции с 1С, техническая поддержка. Крупные операторы предлагают тестовый период для проверки совместимости.
Подключение к ГИС ЭПД происходит через оператора. Вы заключаете договор, получаете идентификатор участника и настраиваете обмен в 1С. Оператор передает документы в ГИС ЭПД и получает оттуда подтверждения. Прямое подключение к ГИС без оператора для коммерческих компаний не предусмотрено.
Настройка 1С:Полиграфия для работы с ЭТрН
Настройка системы включает три блока: включение функциональности, заполнение реквизитов организации и настройка обмена с оператором. Перед началом обновите конфигурацию до актуального релиза. Разработчики регулярно выпускают обновления, которые учитывают изменения форматов ЭПД.
Настройка интеграции с оператором ЭПД в 1С:Полиграфия
В разделе «Настройки» найдите подсистему «Электронные перевозочные документы». Включите флаг использования ЭТрН. Укажите оператора ЭПД из справочника. Если вашего оператора нет в списке, добавьте его вручную: наименование, ИНН, адрес сервиса обмена.
Затем заполните параметры подключения: идентификатор участника, логин и пароль от личного кабинета оператора. Проверьте связь кнопкой «Проверить подключение». Система отправит тестовый запрос и покажет статус. После успешной проверки настройте автоматическую отправку документов: установите флаг «Отправлять ЭТрН сразу после подписания».
Подключение ГИС ЭПД в 1С:Полиграфия
Отдельная настройка для ГИС ЭПД не требуется. Обмен с государственной системой выполняет оператор. В 1С достаточно указать оператора и корректно заполнить реквизиты организации. Проверьте ИНН, КПП, адрес и контактные данные. Они автоматически попадают в титулы ЭТрН.
Для конфигураций «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» и «1С:Полиграфия 2. Модуль для 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ» интерфейс настроек может отличаться. В ERP-системах подсистема ЭПД находится в разделе «НСИ и администрирование». В УНФ настройки доступны через «Компания» и «Электронные документы».
Работа с ЭТрН в 1С:УНФ 8. Полиграфия 2
В конфигурации для малого бизнеса работа с ЭТрН встроена в типовые процессы отгрузки. Документ создается на основании отгрузочных документов, что исключает двойной ввод данных.
Создание и заполнение ЭТрН в 1С:УНФ 8. Полиграфия 2
Откройте документ «Отгрузка» или «Реализация товаров». Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Электронная транспортная накладная». Система перенесет данные о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике и товарных позициях. Проверьте заполнение обязательных реквизитов: адреса погрузки и разгрузки, масса груза, количество мест, водитель и транспортное средство.
Если перевозку выполняет сторонняя компания, укажите ее в поле «Перевозчик». Если доставка собственным транспортом, перевозчиком будет ваша организация. Добавьте недостающие сведения вручную. Сохраните документ.
Подписание и отправка ЭТрН в 1С:УНФ 8. Полиграфия 2
После заполнения нажмите кнопку «Подписать и отправить». Выберите сертификат КЭП. Если вы подписываете за руководителя, укажите номер МЧД. Система проверит срок действия сертификата и полномочия. После подписания документ уйдет оператору ЭПД.
Статус документа отображается в списке ЭТрН: «Отправлен», «Доставлен», «Подписан контрагентом», «Отказ в подписи». Отслеживайте статусы, чтобы вовремя реагировать на отказы. Контрагент может запросить исправление, если найдет ошибку в данных о грузе.
Работа с ЭТрН в 1С:Полиграфия 2. Модуль для 1С:ERP, 1С:КА и 1С:УТ
Модуль «1С:Полиграфия 2» для ERP-систем расширяет типовой функционал управления производством. Работа с ЭТрН здесь аналогична УНФ, но есть особенности интеграции с учетными документами.
Создание и отправка ЭТрН в модуле для 1С:ERP
В ERP-системе ЭТрН создается на основании документа «Реализация товаров и услуг» или «Передача в производство». Подробная инструкция по созданию ЭТрН на основании реализации товаров и услуг описывает все шаги: проверку настроек организации, договора, номенклатуры, адресов и грузополучателя.
После создания ЭТрН заполните титул 1: отправитель, получатель, перевозчик, данные о грузе. Проверьте автоматически сформированные позиции. При необходимости отредактируйте количество и характеристики. Подпишите документ КЭП и отправьте контрагенту. В ERP-системах доступно массовое подписание нескольких ЭТрН, что экономит время при большом объеме отгрузок.
Автоматическое формирование УПД и организация архива документов
Связка ЭТрН и УПД сокращает ручной труд. Универсальный передаточный документ объединяет счет-фактуру и передаточный акт. При перевозке груза он дополняет транспортную накладную.
Настройка автоматического формирования УПД
В настройках ЭПД включите флаг «Формировать УПД при подписании ЭТрН». Укажите, какой тип УПД создавать: счет-фактура или передаточный документ. Система создаст УПД автоматически после того, как все участники подпишут ЭТрН.
Проверьте корректность данных в УПД: ставка НДС, сумма, реквизиты сторон. При необходимости внесите исправления. Автоматизация исключает расхождения между транспортной накладной и бухгалтерскими документами.
Организация архива электронных документов
Электронные документы хранятся в базе 1С. Настройте права доступа, чтобы только уполномоченные сотрудники могли просматривать и изменять ЭТрН. Используйте встроенные механизмы поиска: по дате, контрагенту, номеру документа, статусу.
Настройте регулярное резервное копирование базы. ЭТрН имеют юридическую силу, их потеря может привести к претензиям при налоговых проверках. Выгружайте архивные документы за прошлые периоды во внешнее хранилище, чтобы не увеличивать размер рабочей базы.
Частые вопросы и типичные ошибки при переходе на ЭТрН
Что делать, если контрагент не готов к ЭТрН? С 1 сентября 2026 года все участники обязаны работать с электронными накладными. Если контрагент отказывается, вы рискуете получить штраф. Рекомендуйте партнеру настроить систему заранее. До этой даты можно использовать бумажные документы по взаимному согласию.
Как исправить ошибку в подписанном документе? Подписанный ЭТрН изменить нельзя. Создайте корректировочный документ или аннулируйте исходный и сформируйте новый. Порядок зависит от оператора ЭПД и стадии документооборота.
Какие штрафы за неприменение ЭТрН? За отсутствие электронной накладной при обязательном ее применении предусмотрена административная ответственность. Штрафы налагаются на водителя, должностное лицо и организацию. Размеры санкций уточняйте в актуальной редакции КоАП.
Типичные ошибки: неверно указанный ИНН контрагента, отсутствие МЧД у сотрудника, подписание КЭП без атрибута «Согласование ключей», неполное заполнение адресов погрузки и разгрузки. Проверяйте эти реквизиты перед отправкой каждого документа. Статья об электронных перевозочных документах в 1С поможет разобраться с общими вопросами ЭПД, включая ЭТрН, ЭЗЗ и ЭПЛ.