ЭТрН в 1С: пошаговое создание на основании реализации товаров и услуг

Чтобы создать ЭТрН в 1С на основании реализации, откройте проведенный документ «Реализация товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Электронная транспортная накладная». Далее проверьте автоматически заполненный титул 1 и отправьте документ контрагенту через ЭДО. Всего четыре шага: подготовка данных, формирование ЭТрН, проверка титула 1 и отправка на подписание.

Главные условия - корректно заполненные исходные данные и настроенный обмен электронными документами. Ниже - весь путь: от проверки настроек организации и договора до отправки документа контрагенту.

Оформление электронных перевозочных документов обязательно с 1 сентября 2026 года - требование затрагивает участников автомобильных грузоперевозок. Бухгалтеру и логисту важно освоить этот процесс заранее, чтобы избежать авралов и штрафов. Дальше - практический алгоритм, который работает в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей.

Что такое ЭТрН и зачем она нужна

ЭТрН - это электронный аналог бумажной транспортной накладной. Документ фиксирует факт перевозки груза автомобильным транспортом и подтверждает переход товара от отправителя к получателю. В отличие от бумажной версии, электронная накладная передается через оператора ЭДО и подписывается квалифицированной электронной подписью.

ЭТрН содержит несколько титулов. Титул 1 заполняет грузоотправитель: в нем указываются отправитель, получатель, перевозчик и данные о грузе. Остальные титулы заполняются на этапах погрузки, перевозки и выгрузки. Для бухгалтера ключевой этап - корректное формирование титула 1, так как ошибки в нем блокируют подписание всей цепочки документов.

Обязательность ЭТрН закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Документы передаются через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Подробнее о законодательных требованиях и настройке 1С под новые правила читайте в пошаговом руководстве по переходу на ЭПД.

Подготовка к созданию ЭТрН: проверка настроек и данных

Ошибки в ЭТрН почти всегда возникают из-за неверных исходных данных. Перед формированием документа проверьте четыре блока: организацию, договор, номенклатуру и адреса. Это займет 5–10 минут, но сэкономит часы на исправлениях и повторных отправках.

Проверка настроек организации и договора

Откройте карточку организации в разделе «Справочники» - «Организации». Проверьте:

полное наименование и ИНН совпадают с данными в ЕГРЮЛ;
заполнен юридический и фактический адрес;
настроена электронная подпись для обмена ЭДО;
указан оператор электронного документооборота.

Договор с контрагентом должен содержать условия поставки и перевозки. Проверьте, кто выступает перевозчиком: ваша организация, покупатель или сторонняя транспортная компания. Если перевозчик - третье лицо, его карточка должна быть заведена в справочнике контрагентов с корректными реквизитами.

Электронная подпись настраивается в разделе «Администрирование» - «Обмен электронными документами». Без действующего сертификата КЭП отправить ЭТрН не получится. Если подпись не настроена, система выдаст ошибку на этапе отправки.

Проверка номенклатуры и адресов

Карточки номенклатуры должны содержать:

наименование, совпадающее с учетными документами;
код товара или артикул;
единицу измерения (шт, кг, т, м³);
ставку НДС.

Особое внимание - адресам. В ЭТрН автоматически переносятся адреса склада отгрузки, грузополучателя и пункта выгрузки. Если в карточке склада или контрагента указан неполный адрес без индекса или населенного пункта, документ не пройдет форматно-логический контроль у оператора ЭДО.

Проверьте адрес грузополучателя в карточке контрагента. Он может отличаться от юридического адреса покупателя. Например, товар отгружается на распределительный центр, а не в головной офис. В этом случае в реализации нужно указать фактический адрес доставки.

Пошаговое создание ЭТрН на основании реализации

Откройте документ «Реализация товаров и услуг», на основании которого нужно создать ЭТрН. Убедитесь, что документ проведен и содержит все товарные позиции. Затем нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Электронная транспортная накладная».

В разных версиях 1С название пункта меню может отличаться: «ЭТрН», «Транспортная накладная (электронная)» или «Электронная транспортная накладная». Если нужного пункта нет, проверьте, включена ли функциональность электронных перевозочных документов в настройках программы.

Автоматическое формирование ЭТрН

После выбора команды система создаст новый документ ЭТрН и автоматически перенесет данные из реализации:

отправитель - ваша организация;
получатель - контрагент из шапки реализации;
грузоотправитель и грузополучатель - из полей реализации или карточек контрагентов;
товарные позиции - наименование, количество, единицы измерения, стоимость;
реквизиты документа-основания - номер и дата реализации.

Проверьте перенесенные данные. Обратите внимание на массу груза: если в карточках номенклатуры не указан вес, поле останется пустым. Его нужно заполнить вручную, иначе документ не пройдет контроль. Аналогично проверьте объем груза для товаров, которые перевозятся в кубических метрах.

Если вы работаете с версией 1С:Бухгалтерии 8.3.0.200 и выше, доступна функция автозаполнения ЭПД. Подробная инструкция по ее настройке - в статье об автозаполнении электронного заказа и транспортной накладной.

Заполнение титула 1 ЭТрН

Титул 1 - это основной раздел, который заполняет грузоотправитель. Ошибки здесь приводят к отказу в подписании со стороны контрагента или оператора ЭДО. Разберем ключевые блоки.

Отправитель, получатель и перевозчик

В блоке «Отправитель» укажите организацию, которая передает груз перевозчику. Обычно это ваша компания. Данные подтягиваются из карточки организации автоматически, но проверьте ИНН и КПП - они должны совпадать с данными в системе ЭДО.

Блок «Получатель» заполняется данными покупателя. Если груз доставляется не напрямую покупателю, а на склад третьего лица, укажите фактического грузополучателя. Это поле критично для подписания титула выгрузки.

Блок «Перевозчик» заполняется в зависимости от схемы перевозки:

если перевозку выполняет ваша организация - выберите ее из справочника;
если перевозчик - покупатель, укажите контрагента;
если привлечена транспортная компания - выберите ее из справочника контрагентов.

Когда отправитель и перевозчик совпадают, в 1С можно установить соответствующий флаг, чтобы не дублировать данные. При этом водитель и транспортное средство указываются в титуле 2, который заполняется на этапе погрузки.

Данные о грузе

Табличная часть «Груз» заполняется автоматически из реализации. Проверьте каждую позицию:

наименование товара соответствует номенклатуре;
количество совпадает с реализацией;
единица измерения корректна;
масса брутто и объем заполнены.

Если товар относится к опасным грузам, укажите класс опасности и номер ООН. Эти данные заполняются вручную в дополнительных полях. Для скоропортящихся товаров укажите температурный режим перевозки.

Масса брутто рассчитывается как сумма веса товара и упаковки. Если в карточке номенклатуры не указан вес, система оставит поле пустым. Заполните его вручную или добавьте вес в карточку номенклатуры, чтобы в будущем данные подтягивались автоматически. Если в одной перевозке несколько партий груза, особенности заполнения разобраны в статье об ЭТрН на несколько партий груза.

Передача ЭТрН на подписание контрагенту

После заполнения титула 1 проведите документ и нажмите кнопку «Отправить». Система передаст ЭТрН оператору ЭДО, который направит документ контрагенту. Статус отправки отслеживается в журнале электронных документов.

Настройка обмена электронными документами

Для отправки ЭТрН необходим действующий договор с оператором ЭДО. В 1С настройка выполняется в разделе «Администрирование» - «Обмен электронными документами». Укажите:

оператора ЭДО;
идентификатор участника ЭДО;
сертификат электронной подписи.

Контрагент должен быть подключен к тому же оператору ЭДО или к оператору с поддержкой роуминга. Если контрагент не настроил обмен, документ не будет доставлен. Проверьте готовность контрагента до отправки.

После отправки ЭТрН проходит через цепочку подписания: титул 1 подписывает отправитель, титул 2 - водитель при погрузке, титул 3 - водитель при выгрузке, титул 4 - получатель. О том, как водитель подписывает ЭТрН через мобильное приложение, читайте в инструкции для бухгалтера.

Частые ошибки при создании ЭТрН и как их избежать

Разберем типичные проблемы, с которыми сталкиваются пользователи 1С при формировании ЭТрН. Таблица ниже поможет быстро найти причину и решение.

Ошибка	Причина	Решение
Неверный адрес грузополучателя	В карточке контрагента или в реализации указан юридический адрес вместо фактического пункта выгрузки	Проверяйте адрес в карточке контрагента и в реализации перед созданием ЭТрН; при отгрузке на склад третьего лица укажите фактического грузополучателя
Отсутствие электронной подписи	Не настроен сертификат КЭП и обмен ЭДО	Настройте КЭП в разделе «Администрирование» - «Обмен электронными документами»
Неправильно указан перевозчик	Схема перевозки в договоре не совпадает с данными в ЭТрН	Сверяйте, кто выполняет перевозку: ваша организация, покупатель или сторонняя транспортная компания
Несоответствие данных реализации	Количество или наименование товара в ЭТрН отличается от реализации	Пересоздайте документ на основании актуальной реализации, не редактируйте ЭТрН вручную
Незаполненная масса груза	В карточке номенклатуры не указан вес	Добавьте вес в карточку номенклатуры или заполните поле вручную: оператор ЭДО отклоняет документ без массы брутто
Контрагент не подключен к ЭДО	У контрагента не настроен обмен или отличается идентификатор участника	Заранее уточните у контрагента оператора ЭДО и идентификатор участника

Если ЭТрН используется в рамках налогового контроля, учтите требования ФНС к электронным документам. Подробнее о новых правилах камеральных проверок и работе с ЭТрН в 1С:Бухгалтерии - в статье о камеральных проверках с 2026 года.

Если документ уже отправлен и требует исправлений, порядок действий разобран в статье об аннулировании ЭТрН в ГИС ЭПД и внесении исправлений.

Частые вопросы

Можно ли создать ЭТрН без настроенного ЭДО?

Сформировать документ в 1С можно, но отправить его контрагенту - нет. Для отправки нужны действующий договор с оператором ЭДО, сертификат КЭП и идентификатор участника ЭДО. Без настроенного обмена ЭТрН не пройдет цепочку подписания.

Что делать, если нет пункта «ЭТрН» в меню?

Проверьте, включена ли функциональность электронных перевозочных документов в настройках программы, и обновите конфигурацию до актуальной версии. В разных версиях 1С команда может называться «ЭТрН», «Транспортная накладная (электронная)» или «Электронная транспортная накладная».

Кто подписывает титул 1 ЭТрН?

Титул 1 подписывает грузоотправитель, обычно это ваша организация. Титул 2 оформляет водитель при погрузке, титул 3 - при выгрузке, титул 4 подписывает получатель груза.

Можно ли отредактировать ЭТрН после создания?

Данные в ЭТрН лучше не править вручную, а пересоздавать документ на основании актуальной реализации. Если ЭТрН уже отправлена, исправления вносят через аннулирование и повторную отправку по правилам ГИС ЭПД.

Заключение

Алгоритм создания ЭТрН в 1С на основании реализации товаров и услуг состоит из четырех шагов: проверка исходных данных, формирование документа, заполнение титула 1 и отправка на подписание. Каждый шаг занимает от нескольких минут до получаса в зависимости от сложности перевозки.

Электронный документооборот сокращает время на оформление сопроводительных документов и исключает потерю бумажных экземпляров. Начните с проверки настроек организации и договора, затем создайте тестовую ЭТрН на основании пробной реализации. Это позволит выявить пробелы в данных до того, как документ понадобится в реальной отгрузке.