Подготовка обязательной статистической отчетности - это задача, которую нельзя откладывать. Форма №1 (рашечая сила) за 2025 год требует внимательного подхода, особенно при работе в автоматизированной системе. Это руководство поможет бухгалтерам и кадровым специалистам пройти весь путь от проверки обязанности до успешной отправки отчета в Росстат через 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3. Мы разберем критерии отбора, структуру новой формы и дадим детальную пошаговую инструкцию по заполнению всех разделов с акцентом на автоматические механизмы программы и ручные корректировки там, где они необходимы.

Кому и когда сдавать форму №1 (рабочая сила) в 2025 году

Этот отчет обязателен не для всех организаций, а только для тех, кто попал в выборку Росстата. Основная задача этого раздела - помочь вам быстро определить свою обязанность и не пропустить установленные сроки.

Критерии отбора организаций для отчетности

Росстат формирует список отчитывающихся организаций на основе выборочного статистического наблюдения. Ключевыми критериями отбора обычно являются:

Вид экономической деятельности (ОКВЭД2) организации.
Среднесписочная численность работников.
Участие в определенных государственных программах или получение мер поддержки.
Регион деятельности компании.

Окончательным подтверждением обязанности сдать форму №1 служит официальное уведомление от территориального органа Росстата, которое может прийти по почте или быть опубликовано в личном кабинете на сайте ведомства. Если уведомление не поступало, рекомендуется самостоятельно проверить список отчитывающихся лиц на сайте вашего регионального управления статистики.

Сроки сдачи и периодичность отчета

Форма №1 (рабочая сила) - это годовой отчет. За 2025 год его необходимо представить в территориальный орган Росстата до 1 апреля 2026 года. Этот срок установлен для большинства организаций, попавших в выборку. Однако из-за особенностей формирования списков или региональных практик дата может быть скорректирована. Всегда уточняйте актуальный срок на официальном сайте вашего территориального органа Федеральной службы государственной статистики.

Структура и ключевые изменения формы №1 (рабочая сила) на 2025 год

Понимание структуры отчета упрощает его заполнение и проверку. Форма состоит из нескольких логических блоков, каждый из которых отражает определенный аспект использования трудовых ресурсов.

Обзор разделов отчета: что куда вносить

Типовая форма включает следующие основные разделы:

Титульный лист: содержит основные реквизиты организации (наименование, коды ОКПО, ОКВЭД, адрес).
Раздел I. Численность и состав работников: здесь отражаются данные о среднесписочной численности, численности на конец года, распределение работников по полу, возрасту, уровню образования и категориям персонала (рабочие, служащие).
Раздел II. Затраты на рабочую силу и выплаты социального характера: в этом блоке показывается общая сумма затрат на оплату труда с детализацией по статьям (заработная плата, отпускные, выплаты по больничным листам, премии, материальная помощь и другие социальные выплаты).
Справочные сведения: могут включать информацию о вакансиях, работе в режиме неполного рабочего времени, затратах на профессиональное обучение и другие дополнительные показатели.

Для 2025 года обратите внимание на возможные изменения в кодах строк, уточненные формулировки показателей или измененный состав справочных сведений. Актуальную форму всегда можно скачать на сайте Росстата.

Пошаговая инструкция по заполнению формы в 1С:ЗУП 8.3

Автоматическое заполнение отчета в 1С:ЗУП 8 редакции 3 значительно экономит время. Программа использует данные кадрового учета и расчетов зарплаты, собранные за отчетный год.

Создание отчета и заполнение титульного листа

Откройте раздел «Отчеты» -> «Регламентированная отчетность». В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать». В списке видов отчетности выберите «Статистическая» и найдите «Форма №1 (рабочая сила)». Укажите организацию и отчетный период - 2025 год.

Титульный лист заполняется автоматически из справочников программы: наименование организации, код ОКПО, ОКВЭД, адрес. Перед заполнением основного раздела убедитесь, что эти реквизиты актуальны в информационной базе 1С. Ошибки в титульном листе - частая причина получения отчета назад от контролирующего органа.

Раздел I: Численность и состав работников (автоматическое заполнение)

После открытия формы нажмите кнопку «Заполнить». Программа рассчитает все показатели на основе данных:

Штатного расписания и кадровых документов (прием, перевод, увольнение).
Табеля учета рабочего времени.
Сведений о физических лицах (дата рождения, пол, образование).

Корректность этого раздела напрямую зависит от того, насколько аккуратно и своевременно в течение 2025 года вводились все кадровые изменения и табельные данные. Особое внимание программа уделяет расчету среднесписочной численности, который выполняется по методике Росстата.

Раздел II: Затраты на рабочую силу и выплаты социального характера

Этот раздел также заполняется автоматически. 1С:ЗУП агрегирует данные всех начислений зарплаты за 2025 год и распределяет их по статьям затрат, предусмотренным формой. Программа связывает виды расчетов (например, «Оплата по окладу», «Премия», «Отпускные», «Больничный за счет работодателя») с соответствующими строками отчета.

Для корректного заполнения критически важна правильная настройка видов расчетов в программе. Убедитесь, что для каждого вида начисления верно указана статья затрат, которая соответствует требованиям формы №1. Например, материальная помощь должна быть отнесена к выплатам социального характера.

Справочные сведения и исключительные случаи для ручного ввода

Не все данные формата Росстата хранятся в 1С в нужном разрезе. После автоматического заполнения обязательно проверьте раздел справочных сведений. Показатели, которые часто требуют ручной корректировки или ввода:

Численность работников по договорам гражданско-правового характера (ГПХ): эти данные обычно не включаются в расчет среднесписочной численности автоматически. Их нужно внести вручную в соответствующие строки.
Сведения о вакансиях на конец отчетного периода.
Затраты на профессиональное обучение работников, если они не проводились через начисления в 1С:ЗУП.
Количество работников, трудившихся в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя.

Для ручного ввода дважды щелкните по нужной ячейке и введите значение. Данные для заполнения берите из внутреннего учета, договоров ГПХ и отчетов отдела кадров.

Проверка, сохранение и отправка отчета через 1С-Отчетность

Перед отправкой отчет необходимо тщательно проверить. Это поможет избежать уведомлений об ошибках от Росстата и возможных штрафов.

Контрольные соотношения и типичные ошибки

В самой форме 1С есть встроенная проверка по контрольным соотношениям. Нажмите кнопку «Проверить». Программа выделит возможные несоответствия. Вот ключевые соотношения, на которые стоит обратить внимание вручную:

Среднесписочная численность не может быть меньше численности работников на конец года только по основным должностям.
Сумма затрат на оплату труда (раздел II) должна логически соотноситься с фондом оплаты труда за год.
Общая численность по категориям персонала (рабочие, служащие) должна соответствовать общей численности работников.

Типичные ошибки: неверно указанный отчетный период, пустые обязательные поля (проставьте прочерк, если показатель отсутствует), арифметические нестыковки между связанными строками разных разделов.

Электронная отправка и получение подтверждения

После проверки сохраните отчет в архиве регламентированной отчетности. Для отправки используется сервис «1С-Отчетность».

В форме отчета нажмите кнопку «Отправить».
Выберите получателя - ваш территориальный орган Росстата.
Убедитесь, что корректно выбрана и подключена квалифицированная электронная подпись.
Отправьте отчет. Статус отправки («Доставлено в Росстат», «Принято») можно отслеживать в журнале отправки.
После принятия отчета сохраните в 1С электронную квитанцию о приеме - это подтверждение сдачи.

Если вы работаете с другими формами статистической отчетности, например, формой 5-З о затратах на производство, принципы проверки и отправки через 1С-Отчетность будут аналогичными.

Ответы на частые вопросы по заполнению формы №1 в 1С

Что делать, если организация создана в середине 2025 года?
Отчет сдается за период деятельности в 2025 году. В 1С при заполнении укажите период с даты создания по 31 декабря 2025 года. Показатели численности программа рассчитает только за месяцы фактической работы.

Как отразить работников обособленного подразделения?
Если у обособленного подразделения есть свой баланс и оно попало в выборку Росстата, отчет сдается отдельно по местонахождению подразделения. В 1С создайте отчет для этой конкретной организации (подразделения), указав ее свои реквизиты. Если подразделение не является самостоятельным респондентом, его данные включаются в отчет головной организации.

Почему в отчете не заполнились данные по совместителям?
Внешние совместители по умолчанию могут не включаться в расчет численности для этой формы. Проверьте настройки учета и классификацию работников в кадровых документах. Часто данные по совместителям требуют ручного внесения в справочные сведения.

Где взять актуальную форму для ручного заполнения, если 1С не обновлена?
Актуальную форму бланка и инструкцию по ее заполнению всегда можно скачать на официальном сайте Росстата в разделе, посвященном статистическому наблюдению за затратами на рабочую силу. Ручной ввод данных после их подготовки в 1С возможен, но менее эффективен.

Работа с регламентированной отчетностью требует внимания к деталям. Своевременное обновление конфигурации 1С:ЗУП, аккуратное ведение учета в течение года и следование пошаговым инструкциям - залог быстрой и безошибочной сдачи формы №1 (рабочая сила). Для подготовки других отчетов, таких как ЕФС-1 в 1С:ЗУП или форма 1-СК, используйте аналогичный подход: проверка обязанности, изучение структуры и использование автоматических средств заполнения.

Форма №1 (рабочая сила) 2025: пошаговая инструкция по заполнению в 1С:ЗУП 8.3