Кадровый учет в 1С:БизнесСтарт: пошаговая инструкция от приема до увольнения в 2026 году

Возможности 1С:БизнесСтарт для кадрового учета малого бизнеса

Облачный сервис «1С:БизнесСтарт» закрывает полный цикл кадрового учета для ИП и небольших ООО. Вы оформляете прием, переводы, отпуска и увольнения, рассчитываете зарплату, аванс, премии и отпускные, а также отправляете отчетность в СФР прямо из интерфейса программы. Устанавливать ничего не нужно - сервис работает в браузере и обновляется автоматически. Это снимает головную боль с обновлением форм и производственных календарей.

Функционал ориентирован на компании с численностью до 50 сотрудников. Если штат больше, стоит присмотреться к связке «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия». Но для большинства малых бизнесов возможностей «БизнесСтарт» достаточно. Все инструкции в статье актуальны для версии 2026 года и учитывают требования к работе с Социальным фондом России (СФР), вступившие в силу с июля и сентября.

Подготовка к работе: настройки справочников и параметров учета

Перед первым кадровым приказом проверьте три блока настроек. Ошибка на этом этапе приводит к неверным суммам в расчетных листках и штрафам за некорректную отчетность.

Первое - реквизиты организации. Зайдите в раздел «Настройки» и убедитесь, что ИНН, КПП, ОГРН и юридический адрес совпадают с выпиской из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Код ОКВЭД влияет на тариф страховых взносов, его тоже нужно сверить. Второе - справочник «Сотрудники». Если вы переносите данные из другой программы, проверьте корректность СНИЛС и ИНН каждого человека. Одна опечатка в СНИЛС - и отчет ЕФС-1 не пройдет контроль в СФР.

Третье - параметры учета зарплаты. Здесь задается способ выплаты аванса, даты выплаты зарплаты и общий тариф страховых взносов. Для субъектов малого предпринимательства с 2026 года продолжает действовать пониженный тариф 15% с выплат сверх МРОТ. Проверьте, что этот флаг установлен, иначе переплатите взносы.

Настройка графиков работы и производственного календаря на 2026 год

Производственный календарь - основа для расчета зарплаты и отпускных. В «1С:БизнесСтарт» он загружается автоматически при обновлении. Ваша задача - проверить, что календарь на 2026 год активен. Для этого откройте раздел «Настройки» → «Производственные календари» и убедитесь, что стоит отметка напротив 2026 года. Если по каким-то причинам календарь не загрузился, нажмите «Заполнить по умолчанию» - сервис подтянет данные с учетом переносов праздников, утвержденных Правительством РФ.

Для сотрудников с нестандартным режимом создайте индивидуальные графики. Например, сменный график «сутки через трое» или сокращенную рабочую неделю для совместителей. В разделе «Графики работы» нажмите «Создать», задайте название и заполните шаблон рабочих и выходных дней. При приеме сотрудника вы привяжете к нему нужный график, и программа будет автоматически считать норму часов и оплату переработок.

Прием сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Прием нового человека начинается с создания карточки сотрудника. Перейдите в раздел «Сотрудники», нажмите «Создать» и заполните все обязательные поля. Затем на основании карточки формируется приказ о приеме и отправляются сведения в СФР. На всю операцию уходит не больше 10 минут.

Заполнение карточки сотрудника: ключевые поля и частые ошибки

Карточка сотрудника содержит несколько блоков. В первом блоке укажите ФИО, дату рождения и пол. Во втором - паспортные данные и адрес регистрации. Третий блок - самый критичный для отчетности: ИНН, СНИЛС и статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Типичные ошибки при заполнении:

• Опечатки в СНИЛС. Формат - 11 цифр, разделенных дефисами. Проверьте каждую цифру, сравнивая с оригиналом документа.
• Неверный формат даты рождения. Система ожидает ДД.ММ.ГГГГ. Если ввести год двумя цифрами, программа может интерпретировать его неправильно.
• Пропущенный ИНН. Без него отчет 6-НДФЛ не пройдет форматно-логический контроль в ФНС.
• Несовпадение адреса регистрации с данными в паспорте. СФР сверяет эти сведения при открытии лицевого счета.

После заполнения карточки создайте приказ о приеме. В разделе «Кадры» выберите «Прием на работу», укажите сотрудника, дату приема, должность, подразделение и оклад. Здесь же привяжите график работы - тот самый, который настроили на предыдущем шаге. Программа автоматически подставит норму часов и рассчитает плановый фонд оплаты труда.

Отправка сведений в СФР при приеме на работу

С 2026 года при приеме сотрудника работодатель обязан отправить в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Раньше срок был до 15 числа следующего месяца - теперь ужесточили. Опоздание даже на один день грозит штрафом.

В «1С:БизнесСтарт» отчет формируется автоматически. Сразу после проведения приказа система предложит создать отчет ЕФС-1. Проверьте заполненные данные - ФИО, СНИЛС, дату приема, должность - и нажмите «Отправить». Сервис использует встроенный модуль 1С-Отчетность, подписывает документ вашей электронной подписью и передает в СФР. В течение нескольких минут приходит квитанция о доставке. Сохраните ее - это доказательство своевременной отправки.

Если сотрудник раньше не имел лицевого счета в СФР, фонд откроет его в течение 1-2 рабочих дней. С сентября 2026 года этот срок сокращен для новых сотрудников без стажа - счет открывается в день получения отчета. Проверить статус можно в разделе «Отчетность» → «Исходящие документы».

Настройка и расчет заработной платы, аванса и других выплат

Раздел «Зарплата» в «1С:БизнесСтарт» позволяет настроить все регулярные и разовые начисления. После однократной настройки ежемесячный расчет зарплаты сводится к нажатию двух кнопок - «Начислить зарплату» и «Выплатить». Система сама учтет отработанные дни, отпуска и больничные.

Начните с настройки видов начислений. По умолчанию доступны оклад, аванс, премия и отпускные. При необходимости добавьте другие - например, доплату за совмещение или надбавку за вредность. Для каждого вида задайте способ расчета и отражение в бухгалтерском и налоговом учете.

Настройка аванса: фиксированная сумма или процент от оклада

Трудовой кодекс требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца. Аванс - это выплата за первую половину месяца. В «1С:БизнесСтарт» доступны два способа расчета аванса.

Первый способ - процент от оклада. Вы задаете процент (обычно 40-45%), и программа считает аванс как долю от месячного оклада без учета фактически отработанных дней. Этот метод проще, но несет риск переплаты, если сотрудник болел в первой половине месяца. Второй способ - расчет по фактически отработанному времени. Система анализирует табель и начисляет ровно столько, сколько заработал сотрудник за период с 1 по 15 число. Рекомендуем использовать второй способ - он соответствует позиции Минтруда и защищает от переплат при увольнении.

Настройка выполняется в разделе «Настройки» → «Параметры учета зарплаты». Выберите способ расчета аванса, укажите дату выплаты (обычно 25 число) и сохраните. При следующем начислении зарплаты программа применит выбранный алгоритм.

Расчет отпускных и премий в 1С:БизнесСтарт

Отпускные рассчитываются на основе среднего заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Чтобы оформить отпуск, перейдите в раздел «Кадры» → «Отпуска», нажмите «Создать» и выберите сотрудника. Укажите период отпуска и проверьте автоматически рассчитанную сумму. Программа сама подтянет данные о доходах за последний год, вычислит среднедневной заработок и умножит на количество дней отпуска.

Важный нюанс: если сотрудник отработал меньше года, средний заработок считается по фактически отработанным месяцам. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска - система напомнит об этом сроке при формировании ведомости.

Премии бывают ежемесячные, квартальные и разовые. Для ежемесячной премии создайте новый вид начисления с типом «Премия» и укажите процент от оклада или фиксированную сумму. При ежемесячном начислении зарплаты премия будет добавляться автоматически. Разовые премии оформляются документом «Премия» в разделе «Зарплата» - укажите сотрудника, сумму и месяц начисления. Все премии попадают в расчет среднего заработка для отпускных и учитываются при расчете страховых взносов.

Увольнение сотрудника: от приказа до финального расчета

Увольнение - самая ответственная кадровая операция. Ошибка в расчете компенсации или несвоевременная отправка отчета в СФР ведут к трудовым спорам и штрафам. В «1С:БизнесСтарт» процедура автоматизирована, но контрольные точки нужно знать.

Первый шаг - приказ об увольнении. В разделе «Кадры» выберите «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание (собственное желание, соглашение сторон, сокращение). Проверьте дату - это последний рабочий день сотрудника. Второй шаг - расчет компенсации за неиспользованный отпуск и окончательный расчет. Третий шаг - отправка отчета в СФР и выдача справок сотруднику.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск и окончательный расчет

При увольнении сотрудник получает зарплату за отработанные дни текущего месяца и компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. «1С:БизнесСтарт» рассчитывает количество дней автоматически на основе данных о накопленных отпусках за весь период работы.

Формула расчета компенсации: среднедневной заработок × количество неиспользованных дней. Среднедневной заработок берется за 12 месяцев перед увольнением. Проверьте, что программа учла все начисления - оклады, премии, отпускные. Если в расчетном периоде были периоды, исключаемые из расчета (больничные, предыдущие отпуска), система автоматически скорректирует сумму.

После проведения приказа об увольнении сформируйте ведомость на выплату. В нее попадут три суммы: зарплата за текущий месяц, компенсация отпуска и выходное пособие (если оно предусмотрено основанием увольнения). Выплатить окончательный расчет нужно в последний рабочий день сотрудника. За задержку выплаты работодатель несет материальную ответственность - 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки.

Отчетность при увольнении: что и когда отправлять в СФР

При увольнении, как и при приеме, формируется подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Срок отправки - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении. Отчет содержит дату увольнения и основание прекращения трудового договора.

Сотруднику в день увольнения выдайте справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) и справку о сумме заработка за два календарных года. Первая нужна для нового работодателя, вторая - для расчета больничных. Обе справки формируются в разделе «Отчетность» → «Справки сотрудникам». Программа заполняет их автоматически на основе данных о начисленных доходах и удержанном НДФЛ.

Типичные ошибки кадрового учета в 1С:БизнесСтарт и как их избежать

За годы работы с сервисом мы выделили пять повторяющихся ошибок, которые приводят к штрафам и пересчетам. Проверьте свой учет по этому списку.

• Неверные даты приказов. Дата приказа о приеме не может быть позже даты фактического начала работы. Дата увольнения должна совпадать с последним рабочим днем. Всегда сверяйте даты с табелем.
• Неотправленные вовремя сведения в СФР. После каждого кадрового события (прием, увольнение) проверяйте раздел «Отчетность» → «Исходящие документы». Если отчет не отправлен, сделайте это немедленно.
• Некорректные настройки аванса. Аванс в размере 50% от оклада без учета отработанного времени приводит к переплатам. Используйте расчет по фактически отработанным дням.
• Забытая компенсация отпуска при увольнении. Программа рассчитывает компенсацию автоматически, но если в карточке сотрудника не проведены предыдущие отпуска, расчет будет неверным. Перед увольнением проверьте историю отпусков.
• Неактуальный производственный календарь. Если календарь не обновлен, норма рабочего времени считается неправильно. Это искажает расчет зарплаты и отпускных. Проверяйте календарь в начале каждого года.

Перед закрытием месяца возьмите за правило проверять три отчета: расчетную ведомость, табель учета рабочего времени и свод по начисленным налогам и взносам. Расхождения между ними - сигнал к поиску ошибки.

Автоматизация кадрового учета снижает риск ошибок, но не отменяет контроль. Настройка контроля заработной платы в 1С помогает выстроить систему предотвращения нарушений. Если вы столкнулись с увольнением по сокращению штата, изучите полный документооборот при сокращении в 1С:ЗУП - там разобраны обязательные документы и типичные ошибки. А для учета сверхурочной работы и минимизации рисков трудовых споров рекомендуем материал о судебном прецеденте 2026 года по оплате сверхурочных.