Как оформить дополнительные выходные и отпуск при ЧС в 1С:ЗУП с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года работники, пострадавшие от чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, получают две трудовые гарантии: до 5 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в течение года и один дополнительный выходной день с сохранением среднего заработка.

Отпуск за свой счет предоставляют по письменному заявлению. При подтвержденном праве работодатель не вправе отказать сотруднику. Дополнительный выходной оформляют как оплачиваемое отсутствие, поэтому его нельзя проводить в 1С:ЗУП тем же видом, что и отпуск без сохранения оплаты.

Для кадровика порядок выглядит так: принять заявление и подтверждающие документы, проверить фактическое проживание в зоне ЧС и последствия события, издать приказ, зарегистрировать отсутствие в 1С:ЗУП, проверить табель и начисление зарплаты. Названия документов и доступность специальных видов отсутствий зависят от релиза конфигурации.

Коротко: что изменится с 1 сентября 2026 года

Две гарантии для пострадавшего работника

Право возникает, если сотрудник фактически проживает в жилом помещении, расположенном в зоне чрезвычайной ситуации, а событие нарушило условия жизнедеятельности или привело к утрате имущества. Одной регистрации по адресу недостаточно, если она не подтверждает фактическое проживание.

Пять дней отпуска представляют собой максимальную продолжительность гарантии за календарный год. Сотрудник может попросить меньшее количество дней. Дополнительный выходной имеет отдельное основание и отдельный порядок расчета.

Пошаговое оформление похожей ситуации в программе собрано в статье о дополнительном выходном и отпуске без сохранения оплаты при ЧС в 1С:ЗУП 8 ред. 3. Перед применением инструкции сверяйте ее с функциональностью установленного релиза.

Что нужно сделать работодателю

1. Принять письменное заявление. В нем должны быть указаны вид гарантии, даты отсутствия и количество дней.
2. Получить документы, которые подтверждают проживание в зоне ЧС и нарушение условий жизнедеятельности или утрату имущества.
3. Проверить, что чрезвычайная ситуация относится к природному или техногенному характеру, а обстоятельства сотрудника связаны именно с этим событием.
4. Издать приказ с раздельным описанием отпуска без оплаты и дополнительного выходного, если сотрудник просит обе гарантии.
5. Создать кадровый документ в 1С:ЗУП и проверить период отсутствия в табеле.
6. Перед закрытием месяца проверить начисление: по отпуску оплаты быть не должно, по дополнительному выходному должен появиться средний заработок.

Кто имеет право на отпуск и дополнительный выходной при ЧС

Фактическое проживание в зоне чрезвычайной ситуации

Кадровик проверяет не только адрес регистрации сотрудника, но и факт проживания в жилом помещении на территории, которая относится к зоне ЧС. Регистрация и фактическое проживание могут не совпадать. Например, работник зарегистрирован в одном городе, но фактически живет в доме в зоне чрезвычайной ситуации.

В заявлении сотрудник указывает адрес жилого помещения и обстоятельства проживания. К заявлению прикладывают документы, которые организация принимает для подтверждения этого факта. Состав документов зависит от доступных региональных решений и порядка подтверждения последствий конкретной ЧС.

В кадровом деле зафиксируйте:

• адрес жилого помещения;
• период фактического проживания, если он имеет значение для проверки;
• сведения о территории и событии ЧС;
• реквизиты документов, подтверждающих проживание.

Нарушение условий жизнедеятельности или утрата имущества

Закон связывает гарантию с последствиями чрезвычайной ситуации. Сотрудник должен подтвердить одно из обстоятельств: нарушение условий жизнедеятельности либо утрату имущества из-за ЧС.

К нарушению условий жизнедеятельности могут относиться ситуации, когда человек лишился доступа к жилью, коммунальным услугам или другим необходимым условиям проживания. Утрата имущества включает повреждение или потерю имущества вследствие события. В заявлении лучше описать конкретное последствие, а не ограничиваться фразой пострадал от ЧС.

Работодатель не должен самостоятельно расширять перечень оснований. Если обстоятельство не относится к проживанию в зоне ЧС или не подтверждает нарушение условий жизнедеятельности либо утрату имущества, кадровик запрашивает уточнения.

Когда право не подтверждено

Неполный пакет документов не равен отсутствию права. Сначала зарегистрируйте обращение, определите, какого подтверждения не хватает, и запросите его у сотрудника.

До издания приказа проверьте четыре вопроса:

1. Относится ли событие к ЧС природного или техногенного характера.
2. Находится ли жилое помещение в зоне ЧС.
3. Подтверждено ли фактическое проживание сотрудника.
4. Есть ли документальное подтверждение нарушения условий жизнедеятельности или утраты имущества.

Если после уточнения нужные обстоятельства не подтверждены, зафиксируйте результат проверки и укажите сотруднику, какое условие осталось неподтвержденным. Устное сообщение работника и одна только отметка о регистрации не заменяют проверку основания.

Какие документы нужны и в какие сроки оформить отсутствие

Заявление работника

Заявление составляют в письменной форме. Электронный вариант допустим, если организация принимает кадровые документы через используемую систему и может подтвердить автора, содержание и дату обращения.

В заявлении укажите:

• фамилию, имя, отчество сотрудника, должность и подразделение;
• вид гарантии: отпуск без сохранения заработной платы, дополнительный выходной или обе гарантии;
• дату начала и окончания отпуска;
• дату дополнительного выходного;
• количество календарных дней отпуска;
• описание ЧС и ее последствий;
• перечень приложенных документов;
• дату и подпись работника.

Пример формулировки для отпуска:

Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 5 календарных дней с 7 по 11 сентября 2026 года в связи с нарушением условий жизнедеятельности вследствие чрезвычайной ситуации. Подтверждающие документы прилагаю.

Для дополнительного выходного подайте отдельную просьбу либо добавьте ее в то же заявление с точной датой. Разные гарантии лучше разделить по тексту, чтобы кадровик и расчетчик не перенесли неоплачиваемый период на оплачиваемое отсутствие.

Если компания принимает заявления через 1С:Кабинет сотрудника, полезно проверить настройки шаблонов и маршрут согласования. Практический порядок описан в материале об автоматизации заявлений и уведомлений через 1С:Кабинет сотрудника.

Подтверждение проживания и последствий ЧС

Переданные правила не содержат универсального исчерпывающего перечня подтверждающих документов для всех регионов и ситуаций. Поэтому кадровик не должен автоматически требовать одну конкретную справку, если ее форма не установлена для соответствующего случая.

Проверяйте документы по трем группам:

• Проживание. Документ или набор сведений, который подтверждает фактическое проживание работника в жилом помещении на территории зоны ЧС.
• Нарушение условий жизнедеятельности. Акт, уведомление, решение или иной документ, из которого видно, какие условия проживания нарушены и как это связано с ЧС.
• Утрата имущества. Документ, описывающий повреждение или потерю имущества вследствие чрезвычайной ситуации.

Региональные органы могут устанавливать собственные формы актов, перечни территорий и порядок фиксации ущерба. Проверяйте официальные решения о зоне ЧС и документы, которые принимаются для подтверждения конкретного последствия. Внутри организации зарегистрируйте название документа, его номер, дату и обстоятельство, которое он подтверждает.

Срок подачи заявления и издания приказа

Из переданных условий следуют два количественных ограничения: отпуск можно использовать в течение года, его максимальная продолжительность составляет 5 календарных дней. Специальный срок подачи заявления и отдельный срок издания приказа в этих данных не указан.

Не подменяйте отсутствие специального срока правилом о трех днях или другой цифрой. Такой срок можно применять только при прямом закреплении в нормативном акте.

До появления отдельного требования в локальном документообороте закрепите безопасный порядок:

1. работник подает заявление до даты отсутствия, когда это возможно;
2. кадровик сразу проверяет документы и фиксирует недостающие сведения;
3. приказ подписывают до начала отпуска или дополнительного выходного;
4. кадровый документ проводят до расчета зарплаты за соответствующий месяц;
5. при позднем обращении выполняют перерасчет после проведения документов.

Такой порядок относится к внутренней организации работы. Он не меняет продолжительность гарантии и не создает дополнительного условия для ее получения.

Что указать в приказе

В приказе зафиксируйте:

• ФИО сотрудника, должность и подразделение;
• вид гарантии;
• даты отсутствия;
• продолжительность в календарных днях;
• правовое основание и описание обстоятельств ЧС;
• реквизиты заявления;
• реквизиты документов, подтверждающих проживание и последствия ЧС.

Для дополнительного выходного отдельно напишите, что за день сохраняется средний заработок. Для отпуска укажите отсутствие сохранения заработной платы. Если в одном приказе оформляют обе гарантии, используйте отдельные пункты с разными датами, продолжительностью и порядком оплаты.

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты при ЧС в 1С:ЗУП

Проверка версии и настроек 1С:ЗУП

Перед оформлением первого случая проверьте релиз программы и наличие обновлений, связанных с изменениями трудового законодательства. Названия разделов и документов в 1С:ЗУП могут отличаться, а специальный вид отсутствия может появиться только после обновления.

Проверьте:

• доступен ли документ Отпуск без сохранения оплаты;
• есть ли в списке нужный вид отпуска или отсутствия;
• какой код используется для табеля;
• как выбранный вид влияет на начисление зарплаты;
• не задано ли для него сохранение среднего заработка.

Первый документ лучше провести в копии рабочей базы или тестовой базе. Если нужного вида нет, не заменяйте его произвольным отпуском или отгулом. Сначала изучите описание изменений релиза и настройки видов начислений и отсутствий.

Создание документа на отпуск без сохранения оплаты

1. Откройте раздел кадровых документов и создайте документ Отпуск без сохранения оплаты. В некоторых версиях путь к документу может отличаться.
2. Выберите сотрудника. Программа заполнит организацию, подразделение и доступные кадровые данные.
3. Укажите даты начала и окончания отпуска. Система должна определить продолжительность в календарных днях.
4. Проверьте, что длительность не превышает 5 календарных дней за год с учетом ранее оформленных периодов по этой гарантии.
5. В поле основания укажите ЧС и реквизиты заявления и приказа. Если есть отдельное поле для причины, внесите нарушение условий жизнедеятельности или утрату имущества.
6. Проведите документ и убедитесь, что период попал в кадровый учет.

Текст основания в 1С:ЗУП не заменяет заявление и подтверждающие документы. В карточке документа должна сохраняться связь с приказом, а документы работника нужно зарегистрировать по правилам кадрового делопроизводства организации.

Механика оформления неоплачиваемого отсутствия на конкретном основании разобрана в статье об оформлении отсутствия сотрудника в 1С:ЗУП. Основание при ЧС будет другим, но контроль заявления, периода и начислений остается обязательным.

Проверка отсутствия в табеле и начислениях

После проведения документа откройте табель учета рабочего времени. В нем должен появиться код, предусмотренный настройками для отпуска без сохранения оплаты. Сверьте код с учетной политикой и описанием вида отсутствия.

В документе начисления зарплаты проверьте:

• дни отпуска исключены из оплачиваемого времени;
• за период не создано начисление по среднему заработку;
• обычная зарплата уменьшилась только на фактическое отсутствие;
• период корректно учитывается при последующих расчетах среднего заработка.

Ошибка возникает, если вместо отпуска без оплаты выбран ежегодный оплачиваемый отпуск, отсутствие с сохранением оплаты или другой вид кадрового события. Исправляйте сначала вид отсутствия и кадровый документ, затем пересчитывайте зарплату.

Как оформить дополнительный оплачиваемый выходной при ЧС в 1С:ЗУП

Документ для регистрации оплачиваемого отсутствия

В актуальном релизе 1С:ЗУП ищите документ Отсутствие с сохранением оплаты или специальный вид отсутствия, добавленный обновлением для дополнительного выходного при ЧС. Точное название зависит от версии конфигурации и набора подключенных функций.

1. Создайте документ для регистрации отсутствия с сохранением оплаты.
2. Выберите сотрудника и одну календарную дату.
3. Укажите основание: дополнительный выходной в связи с ЧС.
4. Заполните реквизиты заявления и приказа.
5. Проверьте, что документ использует расчет по среднему заработку.
6. Проведите документ и включите его в расчет зарплаты за нужный месяц.

Не оформляйте этот день как обычный отгул за работу в выходной, сверхурочную работу или отпуск без сохранения зарплаты. У таких видов отсутствия разные основания и порядок оплаты.

Если в релизе нет специального вида отсутствия при ЧС, не меняйте формулу случайного начисления вручную. Настройку нового вида выполняйте только после проверки официального описания конфигурации и тестового расчета.

Как рассчитывается и сохраняется средний заработок

За дополнительный выходной программа должна начислить средний заработок по правилам, привязанным к выбранному виду оплачиваемого отсутствия. Сумма зависит от расчетной базы, периода расчета и данных, которые настроены в программе.

В расчете зарплаты проверьте:

• какой вид начисления сформирован документом;
• какая база попала в расчет среднего заработка;
• какие дни и суммы использованы для расчета;
• не исключены ли ошибочно расчетные данные;
• не начислена ли за этот же день обычная зарплата за отработанное время.

Табель и расчет должны согласовываться. Если день отмечен как оплачиваемое отсутствие, обычная оплата за работу в этот день не должна дублировать средний заработок. Если программа предлагает отдельный контроль МРОТ, проверяйте его по настройкам начисления, но не заменяйте им расчет среднего заработка.

Контроль начисления перед выплатой

До закрытия месяца откройте расчетный листок сотрудника и документ начисления зарплаты. Сверьте дату дополнительного выходного, количество оплачиваемых дней и сумму среднего заработка.

Минимальный контроль включает:

• в табеле присутствует один день оплачиваемого отсутствия;
• в начислении есть сумма по среднему заработку;
• обычная зарплата за этот день не начислена повторно;
• расчетный листок показывает правильное итоговое начисление;
• повторное проведение документа не создает вторую сумму.

Ручная корректировка суммы после расчета требует повторной проверки кадрового документа. Иначе при следующем перерасчете программа может вернуть исходный результат или сформировать двойное начисление.

Как проверить учет после оформления двух гарантий

Проверка кадровых документов и приказов

Сверьте данные в заявлении, приказе и 1С:ЗУП. В документах должны совпадать сотрудник, основание, даты и количество дней.

Для отпуска без сохранения оплаты проверьте:

• не больше 5 календарных дней за год;
• правильный период отпуска;
• выбран вид без сохранения оплаты;
• зарегистрированы подтверждающие документы.

Для дополнительного выходного проверьте:

• указана одна дата;
• выбран вид оплачиваемого отсутствия;
• есть заявление и приказ;
• основание связано с ЧС;
• в документе предусмотрено сохранение среднего заработка.

Проверка табеля и расчетного листка

Проверяйте одновременно кадровый документ, табель и расчетный листок. Одна отметка в табеле не подтверждает правильность начисления.

Корректировка уже рассчитанного месяца

Если заявление и приказ поступили после предварительного расчета зарплаты, сначала проведите или исправьте кадровый документ. Затем пересчитайте зарплату за месяц и проверьте средний заработок.

1. Исправьте даты или вид отсутствия в кадровом документе.
2. Проведите документ повторно.
3. Пересчитайте начисление зарплаты.
4. Проверьте табель, расчетный листок и удержания.
5. Сверьте сумму к выплате с приказом и заявлением.

Не исправляйте только итоговую сумму вручную. Причина расхождения обычно находится в виде отсутствия, датах или настройке начисления.

Типичные ошибки при оформлении ЧС в 1С:ЗУП

Смешение отпуска без оплаты и дополнительного выходного

Эти гарантии отличаются по продолжительности и оплате. Отпуск ограничен пятью календарными днями в год и не оплачивается. Дополнительный выходной предоставляют на один день с сохранением среднего заработка.

Перед проведением документа сопоставьте три элемента: формулировку заявления, текст приказа и вид отсутствия в 1С:ЗУП. Если хотя бы один элемент не совпадает, расчет может оказаться неверным.

Отсутствие подтверждения фактического проживания или последствий ЧС

Устное сообщение сотрудника, адрес регистрации или общая ссылка на чрезвычайную ситуацию не подтверждают все условия гарантии. В кадровом деле должны быть сведения о проживании в зоне ЧС и о конкретном последствии события.

Фиксируйте дату получения документов и обстоятельство, которое подтверждает каждый документ. Такой порядок помогает отделить неподтвержденное обращение от ситуации, когда право сотрудника уже установлено.

Начисление обычной зарплаты вместо среднего заработка

Причиной может быть неправильный вид отсутствия, устаревший релиз, незаполненное начисление или ручная корректировка. Начните проверку с кадрового документа, затем откройте расчет среднего заработка и результат начисления зарплаты.

Для дополнительного выходного должны одновременно выполняться два условия: сотрудник отсутствует в табеле как работавший и получает оплату по среднему заработку. Если отсутствует одно из условий, расчет требует исправления.

Работа в неподходящем релизе 1С:ЗУП

Инструкция может не совпасть с интерфейсом установленной версии. Перед оформлением проверьте номер релиза, описание изменений и доступные виды отсутствий.

Если нужного документа нет, зафиксируйте ситуацию в тестовой базе и получите подтверждение способа настройки от специалиста по 1С. Статья помогает выстроить порядок действий, но не заменяет нормативный акт и документацию к конкретной конфигурации.

Чек-лист перед закрытием месяца

• Право сотрудника на гарантию подтверждено.
• Фактическое проживание в зоне ЧС зафиксировано.
• Нарушение условий жизнедеятельности или утрата имущества подтверждены.
• Заявление принято и содержит даты и вид гарантии.
• Приказ издан до начала отсутствия, если обстоятельства позволяли это сделать.
• В 1С:ЗУП выбран правильный вид отсутствия.
• Даты в заявлении, приказе, документе 1С:ЗУП и табеле совпадают.
• Отпуск без сохранения оплаты не попал в оплачиваемые начисления.
• Дополнительный выходной оплачен по среднему заработку.
• Обычная зарплата за оплачиваемый выходной не начислена повторно.
• После позднего оформления выполнен перерасчет зарплаты.
• Итог проверен по табелю, расчетному листку и документу начисления зарплаты.

Такой контроль разделяет кадровую и расчетную части задачи. Сначала подтвердите право и оформите документы, затем проверьте отражение каждого отсутствия в 1С:ЗУП и результат начисления.