Как оформить дополнительный оплачиваемый выходной и отпуск без сохранения оплаты при ЧС в 1С:ЗУП 8 ред. 3

Короткий ответ: какие документы оформить в 1С:ЗУП при ЧС

При чрезвычайной ситуации работнику можно предоставить два вида отсутствия: дополнительный оплачиваемый выходной день и отпуск без сохранения зарплаты. Для каждого в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 предусмотрен отдельный документ.

Дополнительный оплачиваемый выходной оформляется документом «Отсутствие с оплатой» с видом начисления «Оплата дополнительных выходных дней». Отпуск без сохранения зарплаты оформляется документом «Отпуск без сохранения оплаты» с соответствующим видом отсутствия. После проведения документов нужно проверить расчет, табель и итоговые документы по зарплате.

Перед оформлением убедитесь, что обстоятельства чрезвычайной ситуации подтверждены документально: заявление работника, подтверждение ЧС и приказ работодателя.

Как выбрать сценарий оформления

Дополнительный оплачиваемый выходной - это один день, который оплачивается по среднему заработку. Отпуск без сохранения зарплаты - период, за который начисления не производятся. Выбор документа влияет на расчет зарплаты и отражение в табеле.

Если нужен один оплачиваемый день, используйте «Отсутствие с оплатой». Если работник берет несколько дней без оплаты, создайте «Отпуск без сохранения оплаты».

Условия предоставления гарантии при чрезвычайной ситуации

Гарантия предоставляется при подтверждении чрезвычайной ситуации и обстоятельств, дающих работнику право на отсутствие. Программа автоматизирует учет, но не заменяет проверку правовых оснований.

Какие документы подготовить до работы в программе

Соберите комплект документов:

• заявление работника с указанием причины и периода;
• подтверждение обстоятельств ЧС (например, справка из МЧС, акт, решение органа власти);
• приказ или распоряжение работодателя, если это предусмотрено внутренним порядком.

Даты и период во всех документах должны совпадать. Расхождения могут привести к ошибкам в учете.

Чем отличаются оплачиваемый выходной и отпуск без сохранения оплаты

Неоплачиваемый отпуск не должен создавать оплату по среднему заработку.

Как оформить дополнительный оплачиваемый выходной при ЧС в 1С:ЗУП 8 ред. 3

Для оформления оплачиваемого выходного выполните шаги.

Создание документа «Отсутствие с оплатой»

Откройте раздел кадрового учета, создайте документ «Отсутствие с оплатой». Заполните:

• организацию;
• сотрудника;
• дату дополнительного выходного;
• вид начисления «Оплата дополнительных выходных дней»;
• основание.

Проверьте график работы сотрудника: дополнительный день не должен совпадать с уже установленным выходным или другим отсутствием.

Выбор начисления «Оплата дополнительных выходных дней»

Вид начисления определяет расчет среднего заработка, налоговый и расчетный учет. Проверьте настройки начисления перед оформлением документа. Не создавайте дублирующий вид без необходимости.

Проведение документа и контроль результата

Проведите документ. Убедитесь, что оплачиваемый выходной попал в расчет зарплаты: проверьте начисление за период, расчетный листок и итоговый зарплатный документ. Если суммы нет, проверьте дату документа, вид начисления, расчетный период и настройки среднего заработка.

Подробнее о настройке среднего заработка читайте в статье «Учет времени отдыха в 1С:ЗУП при обучении и диспансеризации: настройка и оформление».

Как оформить отпуск без сохранения зарплаты при ЧС в 1С:ЗУП

Для неоплачиваемого отпуска используется отдельный документ.

Заполнение документа «Отпуск без сохранения оплаты»

Создайте документ «Отпуск без сохранения оплаты». Укажите:

• организацию;
• сотрудника;
• дату начала и окончания;
• основание;
• вид отсутствия.

Проверьте, что период не пересекается с отпуском, больничным, командировкой или ранее введенным отсутствием.

Что проверить после проведения отпуска

После проведения проверьте кадровый документ, табель, расчет зарплаты за месяц и расчетный листок. Отпуск без оплаты не должен влиять на расчет зарплаты как рабочее время. При изменении периода корректируйте исходный документ и повторно проверьте связанные расчетные документы.

Пошаговую инструкцию по оформлению отпуска без сохранения для отстраненного сотрудника смотрите в статье «Оформление отпуска без содержания для отстраненного сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 (2026)».

Как 1С рассчитывает оплату дополнительного выходного по среднему заработку

Оплата дополнительного оплачиваемого выходного рассчитывается на основании среднего заработка по правилам, заданным в программе для соответствующего начисления.

Какие данные влияют на средний заработок

На расчет влияют:

• расчетный период;
• начисления, учитываемые при расчете среднего заработка;
• фактически отработанные дни или часы;
• исключаемые периоды.

Обратите внимание на исправления прошлых месяцев и неполные периоды работы.

Когда проверить учет МРОТ

Учет МРОТ может потребоваться, если рассчитанный средний заработок оказывается ниже установленного минимума или если это предусмотрено применяемыми правилами расчета. Проверьте актуальные нормативные значения и настройки организации.

Как проверить расчет вручную

Сверьте сумму начисления с расшифровкой среднего заработка, исходными начислениями и количеством оплачиваемых дней. При необходимости используйте расшифровку начисления и проверьте, не изменились ли данные после перерасчета зарплаты.

Как отражаются периоды при ЧС в табеле учета рабочего времени

После проведения документов проверьте табель.

Проверка кода «ОВ» для оплачиваемого выходного

Проверьте дату в табеле, буквенный код, количество дней или часов и связь с начислением за дополнительный выходной. При неверном коде проверьте вид отсутствия и настройки табельного учета.

Проверка кода «НЗ» для отпуска без сохранения оплаты

Проверьте весь период отпуска, отсутствие начисления за время неявки и соответствие кода оформленному документу. Обозначение может зависеть от настроек конфигурации и локальных правил учета.

Настройки 1С:ЗУП, которые нужно проверить заранее

Перед оформлением документов выполните предварительные проверки.

Проверка видов начислений и отсутствий

Убедитесь, что в программе есть начисление «Оплата дополнительных выходных дней», соответствующий вид отсутствия для отпуска без сохранения оплаты и связанные коды времени. Не меняйте типовые настройки без понимания последствий.

Проверка графика работы и расчетного периода

Сверьте график сотрудника, производственный календарь, рабочие и выходные дни, период действия документа и данные для расчета среднего заработка.

Проверка прав доступа и состояния расчетных документов

Проверьте права пользователя, возможность редактирования кадровых документов, последовательность проведения начислений и наличие пересекающихся документов по сотруднику.

Совмещение должностей на период отсутствия сотрудника

На время отсутствия работника можно оформить совмещение должностей.

Когда подходит совмещение, а когда нужен другой кадровый документ

Совмещение применяется, когда сотрудник продолжает работать по своей должности и одновременно выполняет обязанности отсутствующего работника в пределах установленного периода. Отличайте совмещение от временного перевода и исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Учитывайте сохранение основной работы, срок, объем обязанностей и условия оплаты.

Как отразить доплату за совмещение в 1С:ЗУП

Оформите кадровый документ на период совмещения, назначьте вид начисления и проверьте сумму доплаты в расчетном документе. Проверьте даты начала и окончания совмещения.

Итоговый чек-лист перед закрытием месяца

Проверьте:

• подтверждено основание ЧС;
• выбран правильный документ;
• указан корректный период;
• назначено нужное начисление или отсутствие;
• проведены кадровые документы;
• проверен средний заработок и МРОТ при необходимости;
• сформирован табель;
• проверены расчетный листок и зарплатный документ;
• при совмещении отражена доплата.

Что делать, если сумма или код в табеле не совпали с ожиданиями

Проверьте документ отсутствия, вид начисления или отсутствия, график, дату проведения, расчет среднего заработка, пересекающиеся документы и настройки табеля. После исправления перепроведите связанные документы и повторите контроль.