Как оформить отсутствие дистанционного сотрудника из-за отключения электроэнергии в 1С:ЗУП

Дистанционный сотрудник сообщил об отключении электроэнергии и невозможности работать. Эта ситуация требует немедленного и правильного оформления в 1С:Зарплата и управление персоналом. У вас есть два законных варианта: оформить простой по причинам, не зависящим от сторон, с оплатой 2/3 оклада или предоставить отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон.

В этой статье мы разберем правовую базу на 2026 год, включая актуальные разъяснения Роструда, и дадим пошаговые инструкции для каждого варианта в 1С:ЗУП. Вы узнаете, какие документы запросить у сотрудника, как настроить виды начислений и избежать типичных ошибок при расчетах и формировании отчетности.

Правовые основания: что говорит Роструд об отключении света у дистанционного работника

Роструд в своих разъяснениях 2026 года подтвердил: отключение электроэнергии по месту жительства дистанционного работника может признаваться простоем по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Это прямое следствие специфики удаленной работы, где работодатель не контролирует инфраструктуру на дому у сотрудника. Трудовой кодекс РФ предлагает два механизма для оформления такого периода.

Первый механизм - это простой. Статья 157 ТК РФ устанавливает минимальный размер оплаты: не менее 2/3 тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя. Второй механизм - отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ. Он предоставляется исключительно по письменному заявлению сотрудника и с согласия работодателя. Выбор между этими вариантами зависит от финансовой политики компании и договоренностей с работником.

Ключевой момент для защиты от трудовых споров - документальное подтверждение факта отключения. Без него инспекция по труду может переквалифицировать оплаченный простой в прогул или признать необоснованным освобождение от работы. Соберите доказательства до того, как начнете оформление в 1С:ЗУП.

Простой по независящим причинам: условия и оплата

Простой - это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Отключение электроэнергии у дистанционного работника подпадает под технические причины. Работник физически не может выполнять трудовую функцию, и его вины в этом нет. Работодатель также не может обеспечить его электроэнергией.

Оплата простоя рассчитывается по формуле: (Оклад × 2/3) / Норма рабочих дней в месяце × Количество рабочих дней простоя. Пример: оклад сотрудника 60 000 рублей. В июле 2026 года 23 рабочих дня. Отключение электроэнергии продлилось 2 рабочих дня. Расчет: (60 000 × 2/3) / 23 × 2 = 40 000 / 23 × 2 = 3 478,26 рубля. Эта сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

Оформление простоя обязательно. Устной договоренности недостаточно. Вам потребуется приказ руководителя о простое и акт о невозможности выполнения работ. В 1С:ЗУП эта операция отражается документом «Простой», который автоматически рассчитает оплату и сформирует корректный табель учета рабочего времени.

Отпуск без сохранения заработной платы: когда это выгодно

Отпуск за свой счет - это способ сохранить рабочее место без финансовой нагрузки на работодателя. Он выгоден, когда компания не готова оплачивать время вынужденного бездействия сотрудника, а работник согласен на временную потерю дохода. Трудовой стаж при этом не прерывается, но период отпуска без содержания свыше 14 календарных дней в году сдвигает окончание рабочего года для расчета очередного оплачиваемого отпуска.

Процедура проста: сотрудник пишет заявление с просьбой предоставить отпуск без сохранения заработной платы на конкретные даты, указав причину - отсутствие электроэнергии. Работодатель издает приказ. Отказ работодателя в таком отпуске правомерен, так как статья 128 ТК РФ оставляет решение за ним. Исключение составляют льготные категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет, но отключение света к ним не относится.

В 1С:ЗУП этот вариант оформляется документом «Отпуск без сохранения оплаты». Начислений по нему не возникает, а в табеле проставляется код «ДО» или «ОЗ» в зависимости от настроек. Если вы часто сталкиваетесь с нестандартными ситуациями при оформлении отпусков за свой счет, рекомендуем изучить наше руководство по оформлению отпуска без содержания для отстраненного сотрудника в 1С:ЗУП 3.1.

Пошаговая инструкция: оформляем простой в 1С:ЗУП

Оформление простоя в программе начинается с проверки справочников. Если ваша конфигурация 1С:ЗУП не содержит нужного вида начисления, расчет будет некорректным. Сначала настройте систему, затем создайте документ. Ниже - детальный алгоритм для версии 3.1, актуальной на 2026 год.

Настройка вида начисления для оплаты простоя

Перейдите в раздел «Настройка» - «Начисления». Проверьте, есть ли в списке вид начисления «Оплата времени простоя по независящим причинам». Если он отсутствует, создайте новый. Нажмите кнопку «Создать» и заполните поля:

Наименование: Оплата времени простоя по независящим причинам.
Код: присвойте уникальный буквенно-цифровой код, например, «ПРН».
Назначение начисления: выберите «Повременная оплата труда и надбавки».
Начисление выполняется: «По отдельному документу».

В блоке «Расчет и показатели» задайте формулу. В поле «Формула» введите: Оклад * 2/3 * ВремяВДнях / НормаДней. Проверьте, чтобы показатели «Оклад», «ВремяВДнях» и «НормаДней» были доступны для выбора. На вкладке «Учет времени» укажите вид времени «Простой по независящим причинам». На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» установите код дохода НДФЛ 2000 и отметьте, что начисление облагается страховыми взносами. Сохраните настройку.

Заполнение документа «Простой»: скриншоты и пояснения

Документ «Простой» находится в разделе «Зарплата» - «Данные для расчета зарплаты» или в разделе «Кадры» - «Все кадровые документы». Нажмите «Создать». Заполните шапку документа: укажите организацию и месяц начисления. Обратите внимание: дата документа должна быть в пределах месяца начисления.

В табличной части нажмите «Добавить» и заполните строку:

Сотрудник: выберите дистанционного работника из справочника.
Дата начала и Дата окончания: укажите период отключения электроэнергии. Если сотрудник не работал несколько дней подряд, укажите весь диапазон.
Причина простоя: выберите «По причинам, не зависящим от работодателя и работника». Это критически важно для правильного расчета оплаты. Ошибка в этом поле приведет к неверному начислению - 2/3 вместо полного оклада или наоборот.
Вид начисления: выберите созданный ранее вид «Оплата времени простоя по независящим причинам».

Проведите документ. Он автоматически рассчитает сумму к начислению и сформирует проводки. Для проверки нажмите кнопку «Дт/Кт» - вы увидите корреспонденцию счетов: дебет счета затрат (например, 20 или 26) и кредит счета 70. При заполнении табеля учета рабочего времени за этот период программа автоматически проставит код «ПН» (простой по независящим причинам).

Выплата начисленной суммы произойдет в общем порядке вместе с ближайшей заработной платой. В ведомости на выплату зарплаты сумма за простой будет отражена отдельной строкой, если вы используете расшифровку по видам начислений.

Пошаговая инструкция: оформляем отпуск без сохранения заработной платы в 1С:ЗУП

Этот вариант проще в настройке, но требует внимания к деталям при создании вида отпуска. Типовой вид «Отпуск без сохранения заработной платы» может не отражать специфику основания «по соглашению сторон из-за отключения электроэнергии». Создайте отдельный вид для корректной аналитики и отчетности.

Как создать вид отпуска «По соглашению сторон» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Настройка» - «Кадровый учет» - «Виды отпусков». Нажмите «Создать». В открывшейся форме заполните:

Наименование: Отпуск без сохранения оплаты (отключение электроэнергии).
Вид отпуска по ТК РФ: выберите «Отпуск без сохранения заработной платы».
Предоставление отпуска: установите переключатель «По соглашению сторон». Это позволит вводить любое количество дней без привязки к лимитам льготных категорий.
Ежегодный отпуск: флажок не устанавливайте.

В поле «Отражение в табеле» выберите буквенное обозначение «ДО» или «ОЗ». Нажмите «Записать и закрыть». Новый вид отпуска появится в списке и будет доступен при создании кадровых документов.

Теперь создайте документ «Отпуск без сохранения оплаты». Он находится в разделе «Кадры» - «Все кадровые документы» или «Зарплата» - «Отпуска». Нажмите «Создать» и выберите тип документа «Отпуск без сохранения оплаты». Укажите организацию, сотрудника и период отпуска - даты начала и окончания отключения электроэнергии. В поле «Вид отпуска» выберите созданный ранее вид «Отпуск без сохранения оплаты (отключение электроэнергии)». Поле «Основание» заполните реквизитами приказа руководителя. Проведите документ. Начислений по нему не будет, но в табеле учета рабочего времени за указанные даты автоматически проставится код «ДО».

Этот механизм аналогичен оформлению других нестандартных отсутствий. Например, мы разбирали похожий подход в статье про посещение врача в рабочее время и оформление отсутствия сотрудника в 1С:ЗУП. Принцип создания документа и выбора вида отпуска идентичен.

Какие документы запросить у сотрудника для подтверждения отключения электроэнергии

Документальное подтверждение - ваша страховка при проверке трудовой инспекцией или в случае спора с работником. Без него оформление простоя или отпуска за свой счет может быть признано необоснованным. Запросите у сотрудника один из следующих документов:

Справка от энергоснабжающей организации. Это идеальный вариант. В справке должны быть указаны адрес, период отключения и причина (аварийное или плановое отключение).
Скриншот с официального сайта поставщика электроэнергии. Многие компании публикуют графики плановых отключений и информацию об авариях в разделе «Отключения» или «Потребителям». Скриншот должен содержать дату, время и адрес.
Акт управляющей компании или ТСЖ. Если отключение произошло по внутридомовым причинам, управляющая организация может подтвердить факт отсутствия электроэнергии.
Служебная записка или акт, составленный работником. В крайнем случае, когда другие документы получить невозможно, попросите сотрудника подробно описать ситуацию в служебной записке с указанием даты, времени и обстоятельств отключения. Приложите к ней фото или видео с фиксацией отсутствия света (например, выключенный электросчетчик).

На основании предоставленных документов составьте внутренний акт о невозможности выполнения дистанционным работником трудовых обязанностей. Подпишите его у руководителя и приложите к кадровому приказу. Храните эти документы вместе с приказом о простое или отпуске.

Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

Разберем ошибки, которые допускают бухгалтеры и кадровики при оформлении таких ситуаций в 1С:ЗУП. Знание этих подводных камней сэкономит вам время на переделку документов и защитит от финансовых потерь компании.

Ошибка 1: Неправильный выбор причины простоя. Самая частая и дорогая ошибка. Если в документе «Простой» выбрать причину «По вине работодателя», программа рассчитает оплату в размере 2/3 среднего заработка, что значительно выше 2/3 оклада. Если выбрать «По вине работника», оплаты не будет вообще. Всегда проверяйте реквизит «Причина простоя» перед проведением документа. Правильный выбор - «По причинам, не зависящим от работодателя и работника».

Ошибка 2: Отсутствие подтверждающих документов. Оформление простоя или отпуска без приказа и акта о невозможности работы - прямое нарушение. При проверке ГИТ инспектор запросит обоснование невыхода сотрудника на работу. Без документов компанию могут обязать оплатить эти дни как полноценные рабочие или, что хуже, признать увольнение за прогул незаконным, если до этого дошло. Подробно о рисках при увольнении за прогул мы писали в статье о трудовых спорах и оформлении отсутствия сотрудника по семейным обстоятельствам.

Ошибка 3: Неверная формула начисления. Если в формуле вида начисления для оплаты простоя не указать деление на норму дней, программа рассчитает полную сумму 2/3 оклада за месяц, а не пропорционально дням простоя. Например, при простое 1 день из 23 рабочих сотрудник получит 40 000 рублей вместо 1 739 рублей. Перепроверьте формулу: Оклад * 2/3 * ВремяВДнях / НормаДней.

Ошибка 4: Путаница с табелем. При оформлении простоя или отпуска за свой счет документом 1С:ЗУП табель заполняется автоматически. Если вы правите табель вручную после проведения этих документов, вы можете создать двойное начисление или, наоборот, обнулить расчет. Не корректируйте табель для дней, оформленных кадровыми документами простоя или отпуска. Если автоматический код не соответствует ожидаемому, проверьте настройки вида времени в виде начисления или виде отпуска.

Соблюдение этих правил и точное следование инструкциям гарантируют корректный расчет заработной платы и чистоту кадрового учета. Для сложных случаев, таких как увольнение по сокращению с полным документооборотом, используйте наше руководство по оформлению увольнения по сокращению штата в 1С:ЗУП.