Как оформить отсутствие сотрудника-присяжного заседателя в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Законодательная база: почему работодатель обязан освободить сотрудника

Статья 170 ТК РФ обязывает работодателя освобождать сотрудника от работы с сохранением места на время исполнения государственных или общественных обязанностей. Присяжные заседатели относятся именно к этой категории. Работник предоставляет повестку или справку из суда, и на этом основании вы издаете приказ об освобождении.

Важный нюанс: средний заработок за дни участия в заседаниях выплачивает государство, а не работодатель. Организация не должна начислять зарплату за этот период. Это ключевое отличие от командировок или донорских дней, где оплата ложится на компанию. Правильное документальное оформление защищает вас от претензий трудовой инспекции и гарантирует корректный расчет налогов и взносов.

Шаг 1: Создаем приказ об освобождении от работы в 1С:ЗУП

Первый документ, который нужно создать в программе - «Отсутствие по причине исполнения государственных обязанностей». Он фиксирует факт неявки сотрудника и служит основанием для табеля и расчета зарплаты.

Навигация: раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → кнопка «Создать» → «Отсутствие по причине исполнения государственных обязанностей». В открывшейся форме заполните поля:

Организация - выберите из списка, если ведете учет по нескольким юрлицам.
Сотрудник - укажите работника, привлеченного к обязанностям присяжного.
Период - даты начала и окончания отсутствия согласно повестке.
Вид отсутствия - выберите предопределенный вариант или создайте новый (см. ниже).

После заполнения проведите документ. Программа автоматически зарегистрирует неявку в регистре учета рабочего времени и проставит соответствующий код в табеле.

Какой вид отсутствия выбрать в справочнике

В типовой конфигурации 1С:ЗУП может быть предопределенный вид «Исполнение государственных обязанностей» или «Присяжный заседатель». Если такого пункта нет, создайте новый:

Перейдите в раздел «Настройка» → «Виды отсутствий».
Нажмите «Создать» и заполните:
- Наименование - например, «Присяжный заседатель».
- Буквенное обозначение для табеля - укажите «Г» (исполнение государственных обязанностей).
- Вид времени в классификаторе - выберите «Неотработанное время (государственные обязанности)».
Запишите элемент и выберите его в документе отсутствия.

Правильный выбор вида отсутствия критически важен: именно он определяет, какой код попадет в табель и как программа обработает этот период при расчете зарплаты и среднего заработка.

Шаг 2: Настраиваем вид начисления, чтобы зарплата не начислялась автоматически

По умолчанию 1С:ЗУП может рассчитать зарплату за дни, отмеченные кодом «Г», если не настроить исключение. Ваша задача - создать вид начисления с нулевым результатом, который программа будет применять к этим дням.

Проверьте, как система обрабатывает отсутствие: откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за период, в котором был присяжный. Если в колонке «Результат» по сотруднику стоит сумма, а в расшифровке видны начисления за эти дни - корректировка обязательна.

Создание шаблона начисления для гособязанностей

Если предопределенного начисления нет, создайте его вручную:

Раздел «Настройка» → «Начисления» → кнопка «Создать».
В поле «Назначение начисления» выберите «Прочие начисления и выплаты».
На вкладке «Основное» укажите наименование - «Оплата дней присяжного заседателя».
В блоке «Расчет и показатели» установите переключатель «Результат вводится фиксированной суммой». Сумма - 0 руб.
На вкладке «Учет времени» в поле «Вид времени» выберите «Исполнение государственных обязанностей» (тот же, что указан в виде отсутствия).
На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в разделе «Страховые взносы» выберите «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».
Запишите и закройте.

Теперь при заполнении документа «Начисление зарплаты» программа увидит дни с кодом «Г», применит нулевое начисление и не добавит лишних сумм. Зарплата за фактически отработанные дни рассчитается корректно, пропорционально оставшимся рабочим дням месяца.

Шаг 3: Заполняем табель учета рабочего времени

После проведения документа отсутствия табель заполняется автоматически. В днях, когда сотрудник выполнял обязанности присяжного, программа проставляет буквенный код «Г». Верхняя строка ячейки содержит код, нижняя - количество часов (обычно 0, так как сотрудник отсутствовал полный день).

Проверьте табель перед расчетом зарплаты: раздел «Зарплата» → «Табели» → откройте документ за нужный месяц. Убедитесь, что:

код «Г» проставлен строго по датам из приказа;
в остальные дни указаны явки («Я») или другие корректные обозначения;
общее количество отработанных дней и часов соответствует фактической ситуации.

Если требуется ручная корректировка, дважды кликните на ячейку и выберите нужный код из справочника. Такая необходимость возникает редко - например, когда сотрудник был присяжным только половину дня, а вторую половину работал. В этом случае в табеле за этот день будут две записи: «Г/0» и «Я/4» (если работал 4 часа).

Дни с кодом «Г» автоматически исключаются из расчета среднего заработка для отпусков, командировок и других выплат по среднему. Это заложено в настройках вида времени - флаг «Исключать из расчета среднего заработка» установлен по умолчанию.

Шаг 4: Отражаем компенсацию от государства в учете

Компенсация присяжному заседателю выплачивается судом напрямую на счет сотрудника. Эти суммы не проходят через расчетный счет организации и не отражаются в 1С:ЗУП как начисления. Согласно статье 422 НК РФ, такие выплаты не облагаются страховыми взносами и не включаются в базу для расчета НДФЛ.

Бухгалтеру не нужно создавать отдельный документ начисления на компенсацию. Достаточно корректно зарегистрировать сам факт отсутствия - это обеспечит правильное формирование табеля, расчета зарплаты и отчетности.

Настройка для случая, когда работодатель перечисляет компенсацию

В редких ситуациях организация может выступать посредником и перечислять компенсацию сотруднику по поручению суда. Тогда порядок действий меняется:

Создайте новый вид начисления: «Настройка» → «Начисления» → «Создать».
Назначение - «Прочие начисления и выплаты».
Способ расчета - «Результат вводится фиксированной суммой».
На вкладке «Налоги, взносы, бухучет»:
- Раздел «НДФЛ» - выберите «Не облагается».
- Раздел «Страховые взносы» - «Доходы, не являющиеся объектом обложения».
В документе «Начисление зарплаты» вручную добавьте строку с этим начислением и укажите сумму компенсации.

В отчетности такая сумма не попадет в облагаемую базу РСВ и 6-НДФЛ. В СЗВ-СТАЖ период отмечается кодом «ГОСОБЯЗ».

Особенности отчетности: страховые взносы и персонифицированный учет

Отсутствие по причине исполнения государственных обязанностей влияет на несколько отчетных форм. Разберем каждую.

РСВ (Расчет по страховым взносам). Дни присяжного и компенсация от государства не отражаются в облагаемой базе. В разделе 3 по сотруднику указываются только суммы зарплаты за фактически отработанное время. Если вы настроили нулевое начисление, как описано в шаге 2, программа автоматически исключит эти дни из базы.

6-НДФЛ. Поскольку компенсация выплачивается судом, а не работодателем, она не попадает в справку о доходах. Зарплата за отработанные дни включается в обычном порядке.

СЗВ-М. Сотрудник включается в отчет за каждый месяц, в котором действует трудовой договор, независимо от фактического присутствия на работе. Период отсутствия на это не влияет.

СЗВ-СТАЖ. Период исполнения государственных обязанностей отмечается кодом «ГОСОБЯЗ» в графе 11. Этот код программа проставляет автоматически на основании вида времени, указанного в документе отсутствия. Проверьте, что в карточке вида времени в поле «Код стажа для СЗВ-СТАЖ» выбрано значение «ГОСОБЯЗ».

Проверка корректности данных перед отправкой

Перед формированием отчетности выполните сверку по контрольным точкам:

В табеле за месяц проставлен код «Г» строго по датам повестки.
В документе «Начисление зарплаты» за эти дни стоит нулевая сумма.
В регистре «Учет доходов для страховых взносов» отсутствуют суммы за дни присяжного.
В форме СЗВ-СТАЖ период отмечен кодом «ГОСОБЯЗ».
Сотрудник включен в СЗВ-М за все месяцы действия договора.

Если хотя бы один пункт не выполняется, вернитесь к настройкам вида отсутствия и вида начисления. Ошибка на этом этапе может привести к доначислениям взносов и штрафам при проверке.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Начисление зарплаты за дни присяжного. Программа рассчитала оклад полностью, несмотря на отсутствие. Причина - не настроен вид начисления с нулевым результатом или неверно указан вид времени в документе отсутствия. Решение: создайте начисление с фиксированной суммой 0 руб. и привяжите его к виду времени «Исполнение государственных обязанностей».

Ошибка 2: Неправильный код в табеле. Вместо «Г» проставлен код «НН» (неявка по невыясненным причинам) или «ПР» (прогул). Это искажает расчет зарплаты и грозит неверным отражением в отчетности. Решение: проверьте, что в документе отсутствия выбран корректный вид с буквенным обозначением «Г».

Ошибка 3: Включение компенсации в базу по взносам. Бухгалтер вручную добавил сумму компенсации в начисление зарплаты, и программа автоматически начислила страховые взносы. Решение: если компенсацию выплачивает суд, не вносите ее в 1С. Если работодатель выступает посредником, используйте специальное начисление с признаком «Не облагается взносами».

Ошибка 4: Неверный код стажа в СЗВ-СТАЖ. Период отмечен как обычная работа, а не «ГОСОБЯЗ». Это некритично для текущей отчетности, но может повлиять на исчисление стажа для пенсии. Решение: проверьте настройки вида времени и при необходимости скорректируйте код вручную перед выгрузкой отчета.

Корректная настройка один раз избавит вас от повторения этих ошибок в будущем. Если в компании несколько сотрудников периодически привлекаются к исполнению государственных обязанностей, созданные шаблоны будут работать для всех.