Как оформить сотрудника, если у него недействительный паспорт: инструкция для кадровика и бухгалтера

Почему загранпаспорт не заменит внутренний паспорт при трудоустройстве

Для приема на работу гражданина РФ нужен внутренний паспорт. Загранпаспорт не подходит. Это прямое требование статьи 65 ТК РФ: работодатель при заключении трудового договора вправе требовать документ, удостоверяющий личность, и этим документом для гражданина России выступает именно внутренний паспорт.

Кадровик, который принимает загранпаспорт, нарушает трудовое законодательство. Последствия могут быть неприятными: от претензий при проверке ГИТ до сложностей с персонифицированным учетом и отчетностью в СФР. Поэтому правило простое: нет внутреннего паспорта или временного удостоверения личности - нет оформления.

Какие документы удостоверяют личность гражданина РФ

Работодатель вправе требовать при трудоустройстве следующие документы, удостоверяющие личность гражданина РФ:

паспорт гражданина Российской Федерации;
временное удостоверение личности гражданина РФ (форма 2П) - выдается на период замены паспорта;
военный билет - для военнослужащих, проходящих службу по призыву или контракту;
паспорт моряка - для членов экипажей судов, в случаях, предусмотренных законом.

Загранпаспорт в этот перечень не входит. Он подтверждает личность гражданина РФ за пределами страны, а не внутри нее. При трудоустройстве его недостаточно.

Позиция Роструда: загранпаспорт не является документом для трудоустройства

Роструд в своих разъяснениях подтверждает: загранпаспорт не может заменить внутренний паспорт при приеме на работу. Работодатель, оформивший сотрудника по загранпаспорту, допускает нарушение. Это касается и случаев, когда соискатель утверждает, что внутренний паспорт утерян или находится на замене, а загранпаспорт «все равно действует». Формально документ действует, но для трудовых отношений он не подходит.

Если внутреннего паспорта нет, единственный законный вариант - временное удостоверение личности по форме 2П. Его выдают в подразделении по вопросам миграции МВД на срок оформления нового паспорта.

Когда паспорт считается недействительным: основные случаи

Недействительный паспорт - это не только просроченный по возрасту документ. Кадровику нужно проверять несколько признаков. Основные случаи, когда паспорт нельзя принимать:

истек срок действия - паспорт не заменен в 20 или 45 лет;
документ испорчен: порваны страницы, залит текст, повреждена фотография;
в паспорте есть неточные или нечитаемые данные;
отсутствует фотография или она не соответствует возрасту владельца;
паспорт изъят уполномоченными органами или числится недействительным в базе МВД.

Самый частый случай на практике - непереоформление паспорта по достижении 45 лет. Соискатель приносит документ, который формально выглядит нормально, но уже не действует. Ошибка кадровика здесь оборачивается приемом на работу с недействительным удостоверением личности.

Паспорт не переоформлен в 45 лет: что это значит

По достижении 20 и 45 лет паспорт гражданина РФ подлежит обязательной замене. Если человеку исполнилось 45 лет, а он не подал документы на новый паспорт, старый перестает действовать. Срок для обращения за заменой - 90 дней с даты достижения возраста. После этого паспорт считается недействительным.

Пример: соискателю 46 лет, он приносит паспорт, выданный в 25 лет. Фотография старая, отметки о замене нет. Такой документ принимать нельзя. Работодатель должен сообщить соискателю о проблеме и предложить оформить временное удостоверение личности.

Как проверить действительность паспорта

Проверка начинается с визуального осмотра. Обратите внимание на:

возраст владельца и дату выдачи паспорта;
соответствие фотографии внешности;
целостность страниц и читаемость записей;
наличие отметок о ранее выданных паспортах.

При сомнениях можно проверить документ через сервисы МВД России. Работодатель не обязан проводить такую проверку, но вправе это сделать. Для кадровой службы это способ снизить риск приема с недействительным документом.

Пошаговый алгоритм действий при недействительном паспорте

Если соискатель принес недействительный паспорт, действуйте по следующему алгоритму:

Сообщите соискателю, что документ не может быть принят для оформления трудового договора.
Объясните причину: паспорт недействителен, замена обязательна.
Предложите оформить временное удостоверение личности по форме 2П.
Откажите в приеме на работу до предоставления действительного документа.
После получения временного удостоверения или нового паспорта оформите трудовой договор.

Отказ в приеме из-за отсутствия действительного паспорта не считается дискриминацией. Это требование закона. Но отказ лучше оформить письменно, указав конкретную причину. Так вы защитите компанию от обвинений в необоснованном отказе.

Можно ли принять временное удостоверение личности

Да. Временное удостоверение личности гражданина РФ по форме 2П - законный документ, который заменяет паспорт на период его оформления. Обычно его выдают на срок до двух месяцев, но срок может продлеваться.

При приеме на работу по временному удостоверению зафиксируйте его реквизиты: серию, номер, дату выдачи, кем выдано и срок действия. После получения сотрудником нового паспорта данные нужно обновить в кадровом учете и в 1С.

Как отказать в приеме на работу, не нарушив закон

Отказ из-за недействительного паспорта правомерен. Чтобы избежать споров, оформите письменный отказ с указанием причины. Формулировка может быть такой: «В приеме на работу отказано в связи с отсутствием документа, удостоверяющего личность, соответствующего требованиям статьи 65 Трудового кодекса РФ».

Не указывайте в отказе возраст, внешность или другие признаки, которые можно трактовать как дискриминацию. Только факт: предоставленный документ недействителен.

Риски и ответственность работодателя за прием с недействительным паспортом

Заключение трудового договора с недействительным паспортом - это нарушение трудового законодательства. Ответственность наступает по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы зависят от статуса работодателя:

Категория работодателя	Штраф
Должностное лицо	от 1 000 до 5 000 руб.
Индивидуальный предприниматель	от 1 000 до 5 000 руб.
Юридическое лицо	от 30 000 до 50 000 руб.

Штраф может быть наложен за каждый случай нарушения. Если в компании несколько сотрудников оформлены с недействительными паспортами, суммы растут.

Какие штрафы грозят работодателю

Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение трудового законодательства. Прием на работу с недействительным паспортом подпадает под эту норму. Для должностных лиц и ИП штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении санкции увеличиваются.

Другие последствия: налоговые и учетные проблемы

Неверные паспортные данные в кадровом учете приводят к ошибкам в отчетности. СЗВ-ТД, персонифицированный учет, справки 2-НДФЛ - во всех этих документах фигурируют паспортные данные сотрудника. Если данные недействительны, отчетность может быть не принята или признана недостоверной. Это влечет дополнительные санкции и необходимость подачи корректировок.

Ошибка в паспортных данных на старте оформления создает цепочку проблем: неверные сведения в трудовом договоре, некорректные данные в 1С, расхождения в отчетах перед СФР и ФНС. Исправлять это дольше и дороже, чем сразу отказать в приеме до получения действительного документа.

Как отразить данные сотрудника с временным удостоверением в 1С: ЗУП

В 1С: Зарплата и управление персоналом данные документа, удостоверяющего личность, хранятся в карточке сотрудника. При приеме по временному удостоверению нужно правильно выбрать вид документа и заполнить его реквизиты. Это влияет на корректность отчетности и обмен данными с контролирующими органами.

Если вы уже сталкивались с приемом сотрудника, чей паспорт подлежит замене по возрасту, логика действий похожа. Подробнее об этом сценарии можно прочитать в пошаговой инструкции по приему в 1С:ЗУП при паспорте, подлежащем замене.

Настройка вида документа в 1С: ЗУП

Перед оформлением сотрудника добавьте временное удостоверение личности в справочник видов документов. Путь: раздел «Настройка» → «Классификаторы» → «Виды документов, удостоверяющих личность». Создайте новый вид документа с наименованием «Временное удостоверение личности гражданина РФ». Укажите, какие поля будут заполняться: серия, номер, дата выдачи, кем выдан, срок действия.

Настройка выполняется один раз. После этого вид документа будет доступен для выбора в карточках сотрудников.

Заполнение карточки сотрудника: пошагово

В карточке сотрудника в разделе «Удостоверение личности» выполните следующие шаги:

Выберите вид документа - «Временное удостоверение личности гражданина РФ».
Введите серию и номер документа.
Укажите дату выдачи.
Заполните поле «Кем выдан».
Укажите срок действия документа.

Заполняйте все поля. Пропуск хотя бы одного реквизита может привести к ошибкам при формировании отчетов. Особенно критичны серия, номер и дата выдачи - они используются в персонифицированном учете.

Обновление данных после получения паспорта

Когда сотрудник получит новый паспорт, обновите данные в карточке. Измените вид документа на «Паспорт гражданина РФ» и введите новые реквизиты. Проверьте, что в ранее сданных отчетах данные не требуют корректировки. Если отчеты уже отправлены с данными временного удостоверения, подайте корректирующие формы при необходимости.

Своевременное обновление данных в 1С защищает от расхождений в отчетности. Если сотрудник продолжает работать, а в системе остались старые данные, это приведет к ошибкам в СЗВ-ТД и других формах.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять на работу по загранпаспорту, если нет внутреннего?

Нет. Для граждан РФ при трудоустройстве обязателен внутренний паспорт или временное удостоверение личности. Загранпаспорт не подходит, даже если он действующий. Это подтверждают разъяснения Роструда.

Что делать, если у действующего сотрудника паспорт стал недействительным?

Уведомите сотрудника о необходимости замены паспорта. До предоставления нового документа он может продолжать работу, но зафиксируйте факт уведомления. После получения нового паспорта обновите данные в кадровом учете и в 1С. Если сотрудник затягивает с заменой, напомните ему о последствиях: недействительный паспорт создает проблемы с отчетностью и может привести к административной ответственности для компании.

Ситуация с неполными данными в документах сотрудника встречается и в других сценариях. Например, при приеме сотрудника с неполной трудовой книжкой работодатель тоже сталкивается с нестандартным оформлением. Разбор этого кейса есть в инструкции по приему сотрудника с неполной трудовой книжкой в 1С.

Если же вы оформляете временный перевод сотрудника, обратите внимание на пошаговую инструкцию по временному переводу в 1С:ЗУП и Бухгалтерия. Там разобраны нюансы, которые тоже влияют на корректность кадрового учета.