Как оформить участие в конкурсе на замещение должности в 1С: Зарплата и управление персоналом в 2026 году

Чтобы оформить участие в конкурсе на замещение должности в 1С:ЗУП, нужно создать кадровые документы: заявление сотрудника на участие в конкурсе, приказ о проведении конкурса, а затем документы перевода или назначения на новую должность по результатам конкурса. Если заявление подается во время отпуска, это должно быть отражено в табеле учета рабочего времени с сохранением среднего заработка за дни участия в конкурсе. Настройка конкурсных процедур в 1С включает создание видов расчета для оплаты дней участия и корректировку графиков работы.

Типового документа «Заявление на конкурс» в 1С:ЗУП нет. Используется либо «Заявление сотрудника» (произвольная форма), либо регистрация в журнале входящих документов. Рекомендуем создать шаблон печатной формы. В 2026 году интерфейс может незначительно отличаться, но логика сохраняется. Главное - правильно настроить виды начислений и графики работы до начала процедуры.

Этот материал - практическое руководство для бухгалтеров и кадровиков, которые ведут учет в 1С и сталкиваются с оформлением внутренних конкурсов на замещение должностей. Мы разберем настройку системы, регистрацию заявлений, оформление перевода и учет рабочего времени в период отпуска при участии в конкурсе. Похожие принципы применяются и при настройке кадрового учета в 1С:ЗУП в целом.

Нормативная база: что говорит закон о конкурсном замещении

Конкурс на замещение должности - это процедура, регулируемая статьей 18 Трудового кодекса РФ. Трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности. Для проведения конкурса в организации должен быть разработан локальный нормативный акт, который определяет порядок и условия его проведения. 1С - инструмент для отражения этих процедур в кадровом учете, а не источник права.

Локальный акт о конкурсе должен содержать: перечень должностей, замещаемых по конкурсу, порядок формирования конкурсной комиссии, требования к участникам, критерии оценки, сроки и форму подачи заявлений. Без этого документа любые действия в программе не будут иметь юридической силы. Кадровый учет в 1С лишь фиксирует факты хозяйственной жизни, поэтому сначала разработайте и утвердите положение о конкурсе, а затем настраивайте отражение процедуры в программе.

Если сотрудник подает заявление во время отпуска, трудовое законодательство не запрещает это. Дата регистрации заявления не меняет статус отпуска, но для дней участия в конкурсе потребуется отдельный учет рабочего времени. Этот нюанс важен для корректного расчета зарплаты и отпускных.

Подготовительный этап: настройка 1С для конкурсных процедур

До начала конкурсных процедур настройте справочники и виды расчета. Это гарантирует корректный учет конкурсных дней и оплату по среднему заработку. Основные настройки находятся в разделе «Настройка» - «Начисления».

Создание вида начисления для оплаты конкурсных дней

Для оплаты дней участия в конкурсе создайте отдельный вид начисления. Пошаговая инструкция:

Перейдите в раздел «Настройка» - «Начисления».
Нажмите «Создать» и выберите назначение «Повременная оплата труда и надбавки».
В поле «Наименование» укажите «Оплата дней участия в конкурсе».
В поле «Способ расчета» выберите «По среднему заработку».
На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» настройте налогообложение: НДФЛ облагается по коду 2000, страховые взносы начисляются в общем порядке.
На вкладке «Отражение в бухгалтерском учете» укажите способ отражения - как для обычной зарплаты.

Этот вид начисления будет использоваться при заполнении документа «Начисление зарплаты». Дни участия в конкурсе отразятся отдельной строкой с расчетом по среднему заработку за 12 месяцев. Если конкурс проводится регулярно, настройте этот вид начисления один раз и используйте для всех конкурсных процедур.

Корректировка графиков работы при участии в конкурсе во время отпуска

Если сотрудник участвует в конкурсе во время отпуска, возникает конфликт неявок: в табеле за один день не может быть одновременно отпуск и явка. Решение - создать индивидуальный график работы на период конкурса или использовать документ «Табель» для ручной корректировки.

Алгоритм действий:

Откройте раздел «Кадры» - «Графики работы сотрудников».
Создайте индивидуальный график на месяц, в котором проходит конкурс.
Для дней конкурса укажите рабочие часы по обычному графику сотрудника.
Для остальных дней отпуска оставьте пометку «ОТ» (отпуск).
Назначьте этот график сотруднику документом «Изменение графика работы».

Второй вариант - прерывание отпуска. Оформите документ «Отзыв из отпуска» на дни конкурса, а оставшуюся часть отпуска предоставьте позже. Этот способ проще, но требует согласия сотрудника. При любом варианте дни конкурса оплачиваются по среднему заработку, а отпускные за эти дни сторнируются или пересчитываются.

Регистрация заявления сотрудника на участие в конкурсе

Заявление сотрудника - первый документ в цепочке оформления конкурса. В 1С:ЗУП нет специализированного документа для регистрации заявления на конкурс. Используйте один из двух способов:

Документ «Заявление сотрудника» в разделе «Кадры» - «Заявления сотрудников». В тексте укажите: «Прошу допустить меня к участию в конкурсе на замещение должности [наименование]». Дата документа - дата подачи заявления.
Регистрация в журнале входящих документов. Этот способ удобен, если в организации ведется общий учет входящей корреспонденции.

Рекомендуем создать шаблон печатной формы заявления. В разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» добавьте новый шаблон для документа «Заявление сотрудника». Это сэкономит время при повторных конкурсах.

Особенности подачи заявления во время отпуска

Дата регистрации заявления не меняет статус отпуска. Сотрудник в отпуске с 1 по 14 июля, конкурс назначен на 10 июля. В табеле 10 июля отмечается как «День участия в конкурсе» с оплатой по среднему, остальные дни отпуска - как обычно. Заявление регистрируется датой его фактической подачи, например, 5 июля, но это не прерывает отпуск автоматически.

Для корректного учета в 1С:

Зарегистрируйте заявление документом «Заявление сотрудника».
Создайте документ «Табель» на июль.
Для 10 июля вместо «ОТ» укажите обозначение, настроенное для вида начисления «Оплата дней участия в конкурсе» (например, «К»).
Проведите документ. Программа зафиксирует явку с оплатой по среднему.

Этот подход исключает задвоение неявок и обеспечивает корректный расчет зарплаты. Подробнее о работе с табелем и другими кадровыми документами читайте в статье про настройку кадрового учета в 1С:ЗУП.

Оформление приказа о проведении конкурса и создание конкурсной комиссии

Приказ о проведении конкурса и состав конкурсной комиссии фиксируются в 1С для кадрового аудита. Эти документы не формируют проводок, но служат основанием для последующего перевода или приема на работу.

Используйте документ «Приказ» в разделе «Кадры» - «Приказы». Выберите вид приказа «Произвольный приказ». В тексте укажите:

Дату и место проведения конкурса.
Наименование вакантной должности.
Состав конкурсной комиссии (ФИО, должности членов комиссии).
Сроки подачи заявлений.
Перечень документов, необходимых для участия.

Состав комиссии можно зафиксировать в этом же приказе или отдельным документом. Прикрепите скан утвержденного положения о конкурсе как вложенный файл к приказу. Это упростит поиск документов при проверке.

Фиксация результатов конкурса и перевод сотрудника на новую должность

Результаты конкурса оформляются протоколом конкурсной комиссии. На основании протокола в 1С создается кадровый документ - перевод или прием на работу. Это основной блок, ради которого проводится вся процедура.

Кадровый перевод по результатам конкурса

Если победитель конкурса уже работает в организации, оформите кадровый перевод. Пошаговая инструкция:

Перейдите в раздел «Кадры» - «Приемы, переводы, увольнения».
Нажмите «Создать» - «Кадровый перевод».
Выберите сотрудника из списка.
Укажите дату перевода - следующий день после даты протокола конкурсной комиссии.
В поле «Должность» выберите новую должность из штатного расписания.
Проверьте изменение оклада и надбавок - они подтянутся из штатного расписания автоматически.
В поле «Основание» укажите реквизиты протокола конкурсной комиссии (номер и дату).
Проведите документ.

Перед созданием перевода убедитесь, что должность в штатном расписании вакантна. Если должность занята, программа не даст провести перевод. Проверьте штатное расписание в разделе «Кадры» - «Штатное расписание».

Прием на работу нового сотрудника по конкурсу

Если победитель конкурса не работал в организации ранее, оформите прием на работу. Процедура аналогична переводу, но через документ «Прием на работу»:

Перейдите в раздел «Кадры» - «Приемы, переводы, увольнения».
Нажмите «Создать» - «Прием на работу».
Заполните данные сотрудника (если он не внесен в справочник «Сотрудники», сначала создайте новую запись).
Укажите дату приема - следующий день после даты протокола.
Выберите должность, подразделение, график работы.
В поле «Основание» укажите реквизиты протокола конкурсной комиссии.
На вкладке «Трудовой договор» укажите условия: срочный или бессрочный договор, срок испытания (если предусмотрен).

Условия трудового договора (срочный/бессрочный) зависят от законодательства и локальных актов. Для некоторых должностей, например, научно-педагогических работников, конкурс является обязательным, и договор заключается на определенный срок. Проверьте требования к конкретной должности до оформления приема. Схожие принципы применяются при оформлении временного перевода в 1С.

Учет рабочего времени и расчет зарплаты в период конкурса

Дни участия в конкурсе оплачиваются по среднему заработку, если это предусмотрено локальным актом организации. В документе «Начисление зарплаты» эти дни отразятся отдельной строкой с видом начисления «Оплата дней участия в конкурсе».

Отражение дней конкурса в табеле учета рабочего времени

В табеле для дня конкурса используйте обозначение, настроенное для вида начисления (например, «К»). Если день выпал на отпуск, то в табеле за этот день будет две записи: отпуск (сторнирован) и конкурс. Используйте документ «Табель» для ручной корректировки:

Откройте раздел «Кадры» - «Табели».
Создайте новый табель на месяц проведения конкурса.
Для дня конкурса удалите отметку «ОТ» и добавьте отметку «К» с количеством часов по графику.
Для остальных дней отпуска оставьте отметку «ОТ».

Это исключит задвоение неявок и обеспечит корректный расчет зарплаты. Средний заработок для оплаты дня конкурса рассчитывается из фактического заработка за 12 месяцев, предшествующих месяцу проведения конкурса.

Пересчет отпускных при участии в конкурсе во время отпуска

Если день конкурса оплачивается по среднему, то отпускные за этот день излишне выплачены. Сумму отпускных за день конкурса нужно сторнировать или пересчитать. В 1С это делается двумя способами:

Документом «Отпуск» с флагом «Пересчитать». Откройте исходный документ отпуска, установите флаг «Пересчитать» и проведите. Программа автоматически пересчитает отпускные за вычетом дня конкурса.
Документом «Сторнирование». Создайте документ «Сторнирование» в разделе «Зарплата», выберите исходный документ отпуска и укажите сумму к сторнированию за один день.

Первый способ предпочтительнее - он автоматически корректирует все взаимосвязанные регистры. После пересчета проверьте, что сумма отпускных уменьшилась, а за день конкурса начислена оплата по среднему. Эти две суммы могут отличаться, так как база для расчета среднего заработка для отпуска и для конкурса может быть разной (разные периоды и учитываемые выплаты).

Типичные ошибки при оформлении конкурса в 1С и как их избежать

На основе практики мы собрали частые ошибки, которые допускают кадровики и бухгалтеры при оформлении конкурсных процедур в 1С:ЗУП.

Не создан вид начисления для оплаты конкурсных дней. Программа не дает провести оплату, так как не настроен способ расчета. Решение: создайте вид начисления «Оплата дней участия в конкурсе» до начала процедуры.
Не скорректирован табель при участии в конкурсе во время отпуска. Возникает задвоение неявок: за один день в табеле стоит и отпуск, и явка. Решение: используйте документ «Табель» для ручной корректировки или создайте индивидуальный график работы.
Не проверено штатное расписание перед переводом. Должность занята или отсутствует в штатном расписании - перевод невозможен. Решение: перед созданием кадрового перевода проверьте вакантность должности в разделе «Кадры» - «Штатное расписание».
Не указано основание перевода. При проверке инспекция труда может запросить обоснование перевода. Решение: в поле «Основание» кадрового перевода всегда указывайте реквизиты протокола конкурсной комиссии.
Не пересчитаны отпускные при участии в конкурсе во время отпуска. Сотрудник получает двойную оплату: отпускные и средний заработок за один день. Решение: сторнируйте отпускные за день конкурса документом «Отпуск» с флагом «Пересчитать».

Эти ошибки легко предотвратить, если следовать описанным выше алгоритмам. При возникновении сложностей с кадровыми процедурами полезно изучить разбор типичных ошибок при сокращении штата в 1С:ЗУП - многие принципы проверки данных и корректировки табеля применимы и к конкурсным процедурам.

Автоматизация конкурсных процедур: шаблоны и настройки для ускорения работы

Если конкурсы на замещение должностей проводятся в организации регулярно, оптимизируйте процесс с помощью шаблонов и настроек 1С.

Шаблоны печатных форм. Создайте шаблоны для заявления на участие в конкурсе и приказа о проведении конкурса. В разделе «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» добавьте новые шаблоны. При следующем конкурсе вам останется только заполнить переменные данные: ФИО сотрудника, должность, даты.
Типовой кадровый перевод. Сохраните проведенный кадровый перевод по результатам конкурса как образец. При создании нового перевода выберите «Создать копированием» и измените только сотрудника и должность. Это сэкономит время на заполнение полей.
Напоминания о сроках конкурса. В 1С можно настроить напоминания о сроках подачи заявлений и дате заседания комиссии. Используйте подсистему «Задачи» в разделе «Главное» - «Мои задачи». Создайте задачу с датой исполнения и назначьте ответственного.
Вид начисления для всех конкурсов. Настроенный вид начисления «Оплата дней участия в конкурсе» используйте для всех конкурсных процедур. Не создавайте новый вид для каждого конкурса - это усложнит аналитику по начислениям.

Эти настройки сократят время на оформление конкурсных процедур и снизят риск ошибок. Принципы автоматизации кадровых процессов подробно разобраны в статье про эффективную настройку кадрового учета в 1С:ЗУП.