Как отразить в табеле 1С дни отсутствия сотрудника с нерабочей группой инвалидности: код НН и пошаговый алгоритм

Сотрудник получил нерабочую группу инвалидности, больничный лист закрыт, но на работу он не выходит. Заявление на отпуск за свой счет писать отказывается. Кадровый специалист или бухгалтер в этой ситуации сталкивается с конкретной задачей: как заполнить табель учета рабочего времени в 1С, чтобы не нарушить закон и не исказить учет. Прямой ответ - в табеле за все дни отсутствия после закрытия больничного листа и до момента увольнения или выяснения причин нужно проставлять код «НН» (или цифровой «30») - неявка по невыясненным причинам.

Этот код не равен прогулу и не означает автоматического увольнения. Это временная фиксация факта отсутствия сотрудника на рабочем месте, когда у работодателя нет документов, подтверждающих уважительность причины. Разберем правовую основу, пошаговый алгоритм работы в программе и документальное оформление отказа сотрудника от отпуска за свой счет.

Почему в табеле нельзя оставить дни пустыми: правовая основа

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Табель учета рабочего времени - первичный документ, который фиксирует явки и неявки. Пустые ячейки в табеле означают, что работодатель не выполнил эту обязанность. За такое нарушение трудовая инспекция вправе вынести предупреждение или наложить штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: на должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию - от 30 000 до 50 000 рублей.

Нерабочая группа инвалидности сама по себе не освобождает работодателя от учета рабочего времени. Сотрудник с таким статусом не может быть допущен к работе по медицинским показаниям, но трудовые отношения с ним продолжаются вплоть до увольнения по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Весь этот период нужно фиксировать в табеле. Роструд в своих разъяснениях указывает: до выяснения причин неявки в табеле проставляется код неявки по невыясненным причинам. Это не прогул, а временная мера, которая отражает реальное положение дел - сотрудника нет на работе, причина документально не подтверждена.

Какой код использовать в 1С: НН или 30

В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия для неявки по невыясненным причинам предусмотрен буквенный код «НН» и цифровой «30». Они равнозначны и применяются в зависимости от того, какую форму табеля использует организация: Т-12 или Т-13. Форма Т-12 предполагает буквенные коды, Т-13 - и буквенные, и цифровые. В 1С при настройке вида рабочего времени можно указать оба обозначения, и программа автоматически подставит нужное в зависимости от выбранной формы табеля.

Код «НН» применяется ко всем дням отсутствия сотрудника после даты закрытия больничного листа. Если больничный закрыт 15-го числа, то с 16-го числа и до момента увольнения или получения объяснений от сотрудника в табеле каждый рабочий день по графику сотрудника отмечается кодом «НН». Выходные и нерабочие праздничные дни отмечаются обычным порядком - кодом «В».

Отметим важный нюанс: код «НН» не равен коду «ПР» (прогул). Прогул - это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, и для его фиксации нужно провести процедуру: запросить письменное объяснение, составить акт, дождаться двух рабочих дней на ответ. Только после этого можно квалифицировать неявку как прогул. Код «НН» - нейтральный маркер, который говорит: факт отсутствия зафиксирован, причина выясняется.

Пошаговый алгоритм: как проставить код НН в документе «Табель учета рабочего времени»

Порядок действий в 1С:ЗУП ред. 3.1. В других конфигурациях интерфейс может незначительно отличаться, но логика операций сохраняется.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Табели». Если в вашей конфигурации такого пункта нет, воспользуйтесь поиском по разделам: нажмите «Все функции» и найдите документ «Табель учета рабочего времени».

Шаг 2. Создайте новый документ по кнопке «Создать» или откройте уже существующий табель за нужный месяц. Укажите организацию и период - месяц, за который формируется табель.

Шаг 3. Нажмите «Заполнить» - «Сотрудниками». Программа автоматически подтянет всех работников и их графики работы. Найдите в списке нужного сотрудника. Если табель уже был заполнен ранее и в части дней стояли другие коды, их нужно скорректировать.

Шаг 4. В строке сотрудника напротив дат отсутствия дважды кликните по ячейке. Откроется форма выбора вида рабочего времени. В списке найдите код «НН» (Неявка по невыясненным причинам) или «30». Выберите его. Повторите для всех рабочих дней с даты, следующей за закрытием больничного, до конца месяца или до даты увольнения.

Шаг 5. Проверьте, что выходные дни остались с кодом «В». Проведите документ по кнопке «Провести и закрыть». Табель готов. При расчете зарплаты за этот месяц дни с кодом «НН» не будут оплачены, что корректно отражает ситуацию: сотрудник не работал, оснований для начисления зарплаты нет.

Если табель формируется не помесячно, а за первую и вторую половины месяца, повторите процедуру для каждого периода. После того как причина неявки будет выяснена или сотрудник будет уволен, табель нужно отредактировать и указать актуальный код.

Настройка отображения кодов в 1С: если НН нет в списке

В некоторых конфигурациях 1С код «НН» может отсутствовать в справочнике «Виды рабочего времени». Проверьте: раздел «Настройка» - «Классификаторы» - «Виды рабочего времени». Если записи с кодом «НН» нет, создайте новую. Нажмите «Создать», укажите наименование «Неявка по невыясненным причинам», буквенный код «НН», цифровой код «30», вид времени - «Неявки». Сохраните. После этого код появится в списке доступных для выбора в табеле.

Убедитесь, что созданный код не дублирует уже существующий и не конфликтует с другими видами неявок. Проверьте, что в настройках учетной политики или кадрового учета этот вид времени включен в список используемых.

Документальная фиксация отказа от отпуска за свой счет: зачем и как оформить

Сотрудник с нерабочей группой инвалидности после закрытия больничного не может приступить к работе. Оптимальный вариант оформления - отпуск без сохранения заработной платы по заявлению работника. Но сотрудник вправе отказаться писать такое заявление. В этом случае работодатель должен зафиксировать отказ документально. Без такого документа при возникновении спора сложно доказать, что работодатель предлагал законный способ оформления отсутствия, а сотрудник от него уклонился.

Акт об отказе от оформления отпуска за свой счет - простой, но действенный инструмент. Он подтверждает: работодатель знает о статусе сотрудника, предпринял меры для надлежащего оформления периода, но столкнулся с отказом. Акт составляется в произвольной форме, подписывается не менее чем двумя свидетелями. Рекомендуем составить его в день, когда сотруднику было сделано предложение, или на следующий рабочий день.

Наличие акта в комплекте документов вместе с табелем с кодом «НН» создает прозрачную картину для проверяющих органов и суда: работодатель действовал добросовестно, учет вел корректно, оснований для оплаты периода не было.

Образец акта об отказе от оформления отпуска за свой счет

Приведем текст, который можно взять за основу:

«Акт об отказе от оформления отпуска без сохранения заработной платы

г. [Город] [Дата составления]

Мы, нижеподписавшиеся, [ФИО, должность первого свидетеля], [ФИО, должность второго свидетеля], составили настоящий акт о том, что [дата предложения] сотруднику [ФИО сотрудника, должность] в устной форме было предложено оформить отпуск без сохранения заработной платы на период с [дата начала] по [дата окончания] в связи с наличием нерабочей группы инвалидности и закрытием листка нетрудоспособности № [номер больничного] от [дата]. От подписания заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы сотрудник отказался в нашем присутствии. Причины отказа не пояснил.

Подписи свидетелей: [ФИО, подпись], [ФИО, подпись]».

Акт регистрируется в журнале внутренних документов. Копию акта направьте сотруднику заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу, указанному в трудовом договоре. Это дополнительное доказательство того, что работодатель информировал сотрудника о ситуации.

Типичные ошибки при отражении такого периода и их последствия

Ошибка 1: продолжать ставить код «Б» (больничный) после закрытия листка нетрудоспособности. Код «Б» подтверждает временную нетрудоспособность и является основанием для выплаты пособия. После закрытия больничного листа оснований для этого кода нет. Если оставить «Б», программа начислит пособие за эти дни - возникнет переплата, которую придется возвращать, а отчетность в ФСС будет содержать недостоверные сведения.

Ошибка 2: сразу ставить код «ПР» (прогул). Прогул - дисциплинарный проступок, который требует соблюдения процедуры: затребовать объяснение, дождаться ответа, оценить причины. Без этой процедуры код «ПР» в табеле - преждевременное решение. Если на его основании будет произведено увольнение, суд восстановит сотрудника и взыщет средний заработок за вынужденный прогул. Подробнее о рисках трудовых споров мы рассказывали в статье про оформление отсутствия по семейным обстоятельствам и предотвращение незаконного увольнения.

Ошибка 3: оставлять ячейки табеля пустыми. Прямое нарушение ст. 91 ТК РФ. При проверке ГИТ пустые ячейки рассматриваются как отсутствие учета рабочего времени. Штраф и предписание об устранении нарушения последуют неизбежно.

Ошибка 4: не отражать период отсутствия до увольнения вообще. Если сотрудник не появляется несколько месяцев, а табель за эти месяцы не велся, искажается весь кадровый учет. При расчете среднего заработка для компенсации отпуска при увольнении программа возьмет неверный расчетный период. Страховой стаж для больничных будет определен неправильно. Восстановить учет задним числом сложно и трудозатратно.

Что делать дальше: если сотрудник так и не появился

Код «НН» - временная мера. Параллельно с заполнением табеля работодатель должен предпринимать активные действия по выяснению причин отсутствия.

Шаг 1. Составляйте акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Периодичность - ежедневно или еженедельно. В акте фиксируйте дату, время, факт отсутствия, подписи свидетелей. Эти документы станут доказательной базой, если дело дойдет до увольнения за прогул.

Шаг 2. Направьте сотруднику письменный запрос о причинах неявки на работу. Письмо отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения по адресу, указанному в трудовом договоре. В запросе укажите срок для ответа, например, 5 рабочих дней с момента получения письма.

Шаг 3. Если ответ не получен или причины признаны неуважительными, готовьте документы на увольнение за прогул по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. К этому моменту у вас должны быть: табели с кодом «НН» за весь период, акты об отсутствии, копия запроса с почтовой квитанцией, акт об отказе от отпуска за свой счет. Процедура увольнения за прогул имеет строгие сроки и требует точного соблюдения регламента. Рекомендуем ознакомиться с полным документооборотом при увольнении в статье про увольнение по сокращению штата в 1С:ЗУП - многие принципы оформления кадровых операций и формирования отчетности совпадают.

Если сотрудник выходит на связь и предоставляет уважительные причины отсутствия, табель корректируется: код «НН» заменяется на соответствующий фактической причине. Если причина неуважительная - на «ПР». Все изменения вносятся тем же документом «Табель учета рабочего времени» за соответствующий период.

Оформление нестандартных ситуаций в табеле - зона повышенной ответственности кадровика и бухгалтера. От корректности кода зависят расчет зарплаты, налогов, страховых взносов и стажа. Материал про оформление отсутствия у врача в 1С поможет разобраться с другими нестандартными кодами и избежать ошибок в учете.