Как подготовить учет и документы к обязательному переходу на ЭПД с 1 сентября 2026 года в 1С

С 1 сентября 2026 года участникам автомобильных грузоперевозок по территории России нужно подготовить работу с электронными перевозочными документами, ЭПД. Грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю и экспедитору стоит заранее определить свои роли в обмене, проверить электронные подписи, обновить 1С и провести тестовую перевозку с контрагентами.

Для подготовки не нужно ждать первой проблемной отгрузки. Проверьте, какие перевозочные документы использует компания, кто их создает и подписывает, через какого оператора идет обмен и как сотрудники действуют при отказе сервиса. Переход связывают с изменениями, вступающими в силу с 1 сентября 2026 года, в том числе с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.

Финальное решение по каждой перевозке зависит от ее условий, договора, вида груза и действующей редакции нормативных требований. До отправки груза сверяйте применимый формат документа, порядок подписи и допустимость бумажного оформления с оператором ЭДО, перевозчиком и ответственным за правовые вопросы в компании.

Кого коснется обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Подготовка к ЭПД касается компаний, которые участвуют в перевозке грузов автомобильным транспортом по России. Одна организация может одновременно быть грузоотправителем, грузополучателем и экспедитором. Для каждой роли нужен свой набор действий в документе, поэтому проверьте процесс отдельно по юридическим лицам, филиалам и направлениям перевозок.

Полезно заранее разобрать схему обмена с перевозчиками. В статье о подготовке к ЭПД в 1С и работе с 1С:Управлением автотранспортом рассмотрены вопросы обязательных документов и настройки сервиса 1С-ЭПД.

Основные участники обмена ЭПД

Участник	Что делает при перевозке	Что проверить в 1С и процессе
Грузоотправитель	Передает сведения о грузе, условиях перевозки, отправителе и получателе. Формирует начальную часть транспортной накладной.	Карточки организаций, контрагентов, адреса погрузки, номенклатуру, вес, количество мест и полномочия подписанта.
Перевозчик	Подтверждает прием груза, указывает сведения о транспортном средстве, водителе и фактическом ходе перевозки.	Данные автомобиля, водителя, путевого листа, основания полномочий и доступ к подписанию.
Грузополучатель	Подтверждает прием груза, фиксирует расхождения, недостачу или отказ в приемке.	Кто принимает груз, как сотрудник получает уведомление, где фиксируются расхождения и кто подписывает итоговый титул.
Экспедитор	Организует перевозку или действует от имени стороны договора, если это предусмотрено договором и полномочиями.	Роль в конкретной перевозке, доверенности, порядок обмена с заказчиком и перевозчиком.

Назначьте владельца процесса по каждой роли. Например, логист заполняет сведения о маршруте и перевозчике, бухгалтер проверяет реквизиты контрагента и хранение документов, уполномоченный сотрудник подписывает титул квалифицированной электронной подписью, КЭП.

Исключения: кому можно остаться на бумаге

Бумажные документы нельзя считать универсальным вариантом переходного периода. Их применяют только в случаях, которые прямо оставлены действующими правилами для конкретной перевозки. Не переносите исключение с одной операции на другую без проверки.

Перевозки для личных, семейных и иных непредпринимательских нужд могут не входить в обязательный контур.
Международная перевозка требует отдельной проверки, поскольку в ней могут действовать международные документы и специальные правила.
Перевозки опасных грузов, драгоценных металлов и иных грузов с особым режимом требуют сверки с отраслевыми требованиями.
Документированная недоступность ГИС ЭПД или сервиса оператора может дать основание применить резервный бумажный порядок, если его допускает действующий регламент.

Отсутствие связи у сотрудника, неподготовленный водитель или неактуальная версия 1С сами по себе не подтверждают право оформить перевозку на бумаге. Зафиксируйте порядок действий при сбоях в локальной инструкции и согласуйте его с перевозчиком до начала рейса.

Какие документы нужно будет оформлять в электронном виде

Основной документ в грузоперевозке, электронная транспортная накладная, ЭТрН. В зависимости от схемы перевозки понадобятся электронный путевой лист, электронный заказ-заявка, электронный заказ-наряд и электронная сопроводительная ведомость. Не все формы нужны каждой компании: набор зависит от договора, вида перевозки и роли участника.

Документ	Для чего нужен	Кому проверить процесс
Электронная транспортная накладная, ЭТрН	Подтверждает передачу груза перевозчику, перевозку и приемку получателем.	Грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю, экспедитору при участии в обмене.
Электронный путевой лист, ЭПЛ	Содержит сведения, связанные с выпуском транспортного средства и работой водителя, включая обязательные отметки, когда они требуются.	Перевозчику и владельцу транспортного средства.
Электронный заказ-заявка	Фиксирует заказ перевозки и ее условия до подачи транспорта.	Заказчику перевозки, перевозчику, экспедитору.
Электронный заказ-наряд	Используется в перевозках, где применяют договор фрахтования.	Фрахтователю и фрахтовщику.
Электронная сопроводительная ведомость	Применяется в предусмотренных правилами схемах перевозки и для грузов с особым порядком контроля.	Сторонам, на которых распространяется специальный режим перевозки.

Используйте актуальную редакцию машиночитаемого формата. Формат и состав обязательных сведений могут меняться, поэтому перед запуском обмена проверьте разъяснения регуляторов, включая требования ФНС и Минтранса, а также документацию оператора ЭДО.

Электронная транспортная накладная: структура и подписание

ЭТрН состоит из последовательных титулов, которые подтверждают события перевозки. В рабочей схеме обычно выделяют Т1 грузоотправителя, Т2 перевозчика, Т3 грузополучателя и Т4 с подтверждением результата приемки. Точные наименования, порядок заполнения и набор титулов сверяйте с форматом, который использует ваш оператор.

Т1 содержит исходные сведения о грузе, отправителе, получателе, условиях перевозки и пункте погрузки.
Т2 подтверждает прием груза перевозчиком и дополняет сведения о транспортировке.
Т3 фиксирует действия грузополучателя при приемке.
Т4 может отражать итоговое подтверждение получения и результат завершения перевозки.

Каждый юридически значимый титул подписывает уполномоченная сторона. Проверьте, что сертификат КЭП выпущен на нужное физическое лицо, не истек, доступен на рабочем месте и связан с корректными правами в 1С. Если документ подписывает сотрудник по доверенности, отдельно проверьте требования к машиночитаемой доверенности и полномочиям.

Электронный путевой лист и другие документы

ЭПЛ связан с работой перевозчика и водителя. В нем могут потребоваться сведения о транспортном средстве, заданиях, предрейсовом медицинском осмотре и техническом контроле. Поля и обязательные отметки нужно проверять по правилам, которые действуют для вашего типа транспорта.

Не смешивайте заказ-заявку и заказ-наряд. Заказ-заявка фиксирует условия заказа перевозки, а заказ-наряд используют в схеме фрахтования. Сопроводительная ведомость применяется в специальных случаях. В справочнике 1С полезно завести отдельные шаблоны процессов для каждой формы, чтобы диспетчер не выбирал документ вручную по памяти.

Как будет организован обмен ЭПД через ГИС ЭПД

ГИС ЭПД, государственная информационная система электронных перевозочных документов, обеспечивает обмен юридически значимыми перевозочными документами. Участник формирует документ в учетной системе или интерфейсе оператора, подписывает нужный титул и получает статусы обработки. Следующий участник видит документ в своем сервисе, дополняет его и подписывает свою часть.

Для стабильной работы подготовьте сквозную цепочку: 1С:Предприятие, сервис или модуль ЭДО, оператор ЭПД, ГИС ЭПД, контрагенты. Ошибка в любом звене может остановить обмен. Сотрудники должны понимать разницу между статусами «черновик», «отправлен», «доставлен», «требует исправления» и «подписан», если такие статусы использует выбранный оператор.

Роль операторов ЭДО и роуминг

Оператор ЭДО дает интерфейс для отправки, получения, подписи и контроля статусов ЭПД. Подключение может идти через интеграцию с 1С или через веб-интерфейс оператора. Уточните до начала работы, поддерживает ли сервис нужные формы ЭПД, тестовый контур, уведомления и обмен с контрагентами.

Роуминг нужен для обмена, когда участники работают через разных операторов. Не считайте наличие договора с оператором доказательством готовности: запросите тестовый сценарий у ключевого перевозчика и грузополучателя. Отдельные приглашения к ЭДО могут не требоваться для перевозочных документов, но порядок зависит от сервиса и формата. Особенности приема приглашений в 1С описаны в инструкции по приглашениям к ЭДО в 1С:Бухгалтерии 8.

Зафиксируйте в договоре с оператором сроки поддержки, порядок регистрации обращений, доступность архива, правила уведомления об изменении форматов и действия при технологических работах. Для критичных перевозок полезно назначить сотрудника, который отслеживает статусы отправленных титулов до момента приемки груза.

Подготовка 1С к работе с ЭПД: пошаговый план

Составьте перечень перевозочных сценариев: собственный транспорт, сторонний перевозчик, экспедирование, фрахтование, доставка покупателю, перемещение между складами.
Определите для каждого сценария участников, документ, подписанта, оператора и резервный порядок при сбое.
Сделайте резервную копию информационной базы и проверьте версии платформы, конфигурации, расширений и подключаемых сервисов.
Обновите рабочую базу после проверки на тестовой копии.
Настройте обмен, сертификаты, права доступа и уведомления.
Проведите тестовую перевозку с реальными контрагентами и разберите все статусы до завершения приемки.

Проверка и обновление конфигурации

Ранние версии поддержки ЭПД указывались для «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, начиная с 3.0.120, и для «1С:Управления торговлей 11», начиная с 11.5.7. Эти номера нельзя использовать как критерий готовности к сентябрю 2026 года. Установите актуальный релиз, поддерживаемый вашей поставкой, и прочитайте описание изменений по ЭПД, ЭДО, сертификатам и форматам обмена.

Проверьте три уровня: платформу «1С:Предприятие», конфигурацию и внешние обработки или расширения. Старое расширение может блокировать обновление формы, а доработанный документ отгрузки может не передавать обязательный реквизит в ЭПД. В «1С:Бухгалтерии 8» простой интерфейс обмена с государственными системами получил расширенные возможности в версии 3.0.202. Порядок включения и проверки обмена разобран в инструкции по обмену с ФГИС в простом интерфейсе 1С.

После обновления не ограничивайтесь проверкой, что команда ЭПД появилась в меню. Создайте тестовый документ, заполните реквизиты, подпишите его тестовым сертификатом при наличии тестового контура и убедитесь, что оператор принимает формат без ошибок.

Настройка обмена с оператором ЭДО

В типовых конфигурациях путь часто начинается в разделе «Администрирование» или «НСИ и администрирование», затем «Электронные документы» или «Обмен электронными документами». Названия команд зависят от конфигурации и интерфейса. Найдите настройку оператора ЭДО, подключите организацию, укажите учетные данные и включите нужный сервис ЭПД.

Проверьте ИНН, КПП, наименование и адреса всех организаций, которые будут отправлять документы.
Сопоставьте карточки перевозчиков, грузополучателей и грузоотправителей с реквизитами у оператора.
Укажите способ получения уведомлений об отказах и неподписанных документах.
Настройте отдельный доступ для тестовой и рабочей среды, если оператор предоставляет оба контура.
Проверьте, что контрагенты готовы принимать документы через выбранного оператора или роуминг.

Настройка электронных подписей и прав доступа

Составьте матрицу подписей. В ней укажите документ, титул, должность подписанта, сертификат, заменяющего сотрудника и основание полномочий. Не передавайте носитель КЭП между сотрудниками и не используйте один сертификат для всех действий отдела.

В 1С настройте права так, чтобы логист мог подготовить документ, а уполномоченный сотрудник подписывал его после проверки. Руководителю может быть удобен массовый контроль входящих документов. Практический порядок массового подписания разобран в обзоре простого подписания ЭДО руководителем в 1С:Бухгалтерии 8.

За 30-60 дней до старта проверьте сроки действия сертификатов. Заранее перевыпустите сертификаты, если они истекают в период активных перевозок. Отдельно протестируйте работу КЭП на компьютере сотрудника, который фактически будет подписывать документы.

Типичные ошибки при подготовке к ЭПД и как их избежать

Ошибки в настройках и форматах

Ошибка	Как проявляется	Что сделать
Старая версия конфигурации или расширения	Документ не формируется, оператор отклоняет файл, часть полей отсутствует.	Обновить тестовую базу, проверить совместимость расширений и повторить сценарий на копии данных.
Незаполненные реквизиты	Отказ по адресу, весу, идентификатору стороны, данным автомобиля или водителя.	Настроить обязательность полей в рабочей инструкции и проверить качество справочников.
Неверное сопоставление контрагента	Документ уходит не тому получателю или не проходит идентификацию у оператора.	Сверить ИНН, КПП, роли контрагентов, идентификаторы обмена и адреса подразделений.
Неподходящий сертификат	Подпись не проходит проверку или титул подписан лицом без полномочий.	Проверить срок КЭП, полномочия, доверенность и назначение прав в 1С.
Тестирование только внутри компании	Сбой возникает при первой отправке реальному перевозчику.	Провести полный тест с отправителем, перевозчиком, грузополучателем и оператором.

Не рассчитывайте, что 1С автоматически исправит исходные данные. Система передает сведения из справочников и документов отгрузки. Ошибка в карточке склада или контрагента быстро становится ошибкой в ЭТрН.

Организационные ошибки

Частая проблема, у процесса нет владельца. Логист считает, что подпись ставит бухгалтерия, бухгалтерия ждет документ от перевозчика, водитель выезжает с непроверенным комплектом. Назначьте ответственных до первой обязательной перевозки и закрепите порядок во внутреннем регламенте.

В регламент включите время создания документа, контроль до подачи машины, порядок исправления данных, ответственного за уведомления, действия при расхождениях при приемке, резервный сценарий при сбое и срок передачи информации в бухгалтерию. Проведите короткое обучение на примере одной реальной поставки. Сотрудник должен пройти весь маршрут документа, а не только посмотреть презентацию.

Чек-лист подготовки к обязательному переходу на ЭПД

Используйте чек-лист по отделам. Отмечайте выполнение с указанием даты, ответственного и результата теста. Это поможет быстро увидеть, где перевозочный процесс еще зависит от ручной работы или бумажных документов.

Задачи для бухгалтерии

Сверить учетную политику, рабочие инструкции и правила хранения электронного архива.
Проверить связь ЭПД с документами реализации, поступления, перемещения и услуг перевозчика в 1С.
Определить, какие реквизиты ЭПД бухгалтерия контролирует до подписи, а какие получает от логистики.
Настроить доступ к архиву для сотрудников, аудиторов и ответственных за сверки.
Проверить, как расхождения по грузу и корректировки отражаются в первичных документах и учете.
Обучить сотрудников искать документ по номеру, статусу, контрагенту и рейсу.

Задачи для логистики и документооборота

Разделить все перевозки по сценариям и определить форму ЭПД для каждого сценария.
Обновить договоры с перевозчиками и экспедиторами: роли, подписи, сроки обмена, исправления и действия при сбоях.
Сверить с контрагентами готовность к оператору ЭДО и роумингу.
Проверить данные по маршрутам, точкам погрузки и разгрузки, автомобилям, водителям, весу и количеству грузовых мест.
Провести тестовый рейс с фиксацией времени на создание, подпись, отправку и приемку каждого титула.
Подготовить инструкцию для диспетчера и водителя без общих формулировок: кто, что и в какой момент делает.

Задачи для IT-отдела

Сделать резервную копию баз, проверить восстановление и доступность журналов регистрации.
Обновить платформу, конфигурацию, расширения, криптопровайдеры и компоненты обмена после теста на копии базы.
Настроить доступ к оператору, сертификатам и уведомлениям об ошибках.
Проверить права пользователей, чтобы сотрудник видел только нужные организации и документы.
Провести нагрузочную проверку, если компания ежедневно оформляет много рейсов.
Назначить канал первой линии поддержки и правила эскалации ошибки оператору или сопровождающему партнеру 1С.

Что делать, если возникли проблемы при переходе на ЭПД

При ошибке не отправляйте документ повторно несколько раз без проверки статуса. Сначала определите, где остановился обмен: в 1С, при подписи, у оператора, в роуминге или в ГИС ЭПД. Сохраните номер документа, время, текст ошибки и скриншот. Эти данные сократят время разбора в поддержке.

Если данные между сторонами расходятся, согласуйте корректировку с участником, который отвечает за соответствующий титул. Не изменяйте уже подписанные сведения вручную в обход установленного формата. Используйте предусмотренный оператором и форматом способ исправления или аннулирования.

Действия при сбоях в ГИС ЭПД

Зафиксируйте недоступность: время, сообщение об ошибке, номер обращения в поддержку и затронутые рейсы.
Сообщите перевозчику, грузоотправителю и грузополучателю о сбое до подачи транспорта или приемки груза.
Проверьте уведомления оператора и статус документа в 1С. Иногда проблема связана с сертификатом, а не с ГИС ЭПД.
Оформляйте бумажный документ только при наличии прямого основания в действующих правилах для этой ситуации.
После восстановления сервиса передайте сведения в электронном виде по установленному порядку, свяжите их с бумажным экземпляром при необходимости и не подменяйте фактическое время подписи.

Резервный порядок нужно проверить заранее на тестовом сценарии. Компания должна знать, кто принимает решение о бумажном оформлении, где хранится шаблон документа и кто контролирует последующую загрузку сведений в систему.

Куда обращаться за помощью

По проблемам маршрутизации, статусов, роуминга и приема формата обращайтесь к оператору ЭДО. По ошибкам конфигурации, прав, сертификатов и форм в 1С обращайтесь к сопровождающему партнеру или линии поддержки 1С. Вопросы о применимости исключения, бумажном резервном порядке и полномочиях подписанта передайте ответственному за правовые вопросы в компании.

Перед обращением подготовьте номер ЭПД, дату и время операции, организацию, роль участника, скриншот ошибки, журнал обмена и описание уже выполненных действий. Полный комплект сведений позволяет быстрее отделить проблему настройки 1С от ошибки оператора или контрагента.

Готовность к 1 сентября 2026 года подтверждает не установленный флажок в 1С, а успешно завершенный тестовый рейс: документ создан, подписан всеми участниками, принят оператором и сохранен в электронном архиве.