Как подготовиться к уведомлению о начале оборота табачной и никотинсодержащей продукции в 1С

Компании, которые продают табачную и никотинсодержащую продукцию, уже сейчас стоит проверить лицензирование, регистрацию в ГИС МТ «Честный ЗНАК», маркировочный учет, кассовое оборудование, ЭДО и остатки в 1С. Эти процессы определяют, сможет ли организация подтвердить легальность товара и продолжить продажи после ужесточения правил.

По доступным материалам подтверждены требования, связанные с лицензированием торговли табачной и никотинсодержащей продукцией. При этом утвержденной формы уведомления о начале оборота, порядка его электронной подачи и требований к подписи в этих материалах нет. Не следует настраивать 1С под предполагаемый формат документа: сначала нужно дождаться действующих нормативных актов и подзаконных правил.

С 1 октября 2026 года начинает действовать закон о лицензировании розничной и оптовой торговли табачной и никотинсодержащей продукцией. С 1 марта 2027 года продажа без лицензии запрещается. Перед подачей документов нужно перепроверить сроки, ставки госпошлины и условия в действующей редакции норм.

Что известно о новых требованиях к обороту табачной продукции

Не смешивайте уведомление о начале оборота и лицензирование

Уведомление о начале оборота и лицензия могут быть разными механизмами контроля. Для них могут отличаться состав документов, срок подачи, канал передачи сведений, полномочия подписанта и последствия ошибки. Лицензия подтверждает право вести определенный вид торговли, а уведомление может фиксировать факт начала деятельности или оборота товаров.

Доступная информация позволяет говорить о подготовке к лицензированию и контролю маркированной продукции. Она не подтверждает, что для табака и НСП уже утверждены форма уведомления, электронный маршрут отправки или конкретный вид электронной подписи. Бухгалтерии и IT-службе стоит отслеживать официальные публикации Минфина, профильных ведомств и обновления используемой конфигурации 1С.

До публикации порядка уведомления не закладывайте в учетную политику или техническое задание неподтвержденные поля, статусы и сроки. Подготовьте данные и процессы, которые потребуются при любом способе контроля оборота.

Почему подготовку в 1С нельзя откладывать до появления формы документа

Ошибки обычно возникают раньше отправки заявления или уведомления. Причиной становятся дубли карточек номенклатуры, неверная товарная группа, неразобранные коды маркировки, расхождения по остаткам, просроченный сертификат подписи или сбой на кассе.

Проверьте, как в 1С отражаются приемка, перемещение, продажа, возврат и списание маркированного товара. Отдельно оцените обмен с «Честным ЗНАКом», маршруты УПД, роли сотрудников и работу кассы в разрешительном режиме. Такой аудит даст перечень конкретных задач до появления новых форм документов.

Какие сроки и условия лицензирования нужно проверить до начала работы

По доступным материалам лицензирование розничной и оптовой торговли табачной и никотинсодержащей продукцией начинает действовать с 1 октября 2026 года. После 1 марта 2027 года продажа товаров без требуемой лицензии запрещена. Руководителю нужно включить эти даты в план подготовки, а перед практическими действиями сверить их с актуальной редакцией нормативных актов.

Розничная, развозная и оптовая торговля: какая лицензия потребуется

Для розничной и развозной торговли лицензии оформляют органы исполнительной власти субъектов РФ. Для опта требуется отдельная лицензия на юридическое лицо. Розничная лицензия выдается на одну торговую точку, поэтому сеть должна рассчитать потребность по каждому объекту.

Алкогольная лицензия не дает права торговать табачной продукцией и НСП без отдельного разрешения. При наличии нескольких юридических лиц, склада, интернет-заказов, развозной торговли или пунктов выдачи заранее определите, какой вид торговли ведет каждая площадка. Это влияет на комплект документов, бюджет и распределение ответственности.

Практические вопросы учета и подготовки к лицензированию разобраны в статье о настройке учета и продаж табачной продукции в 1С перед лицензированием.

Базовые условия для соискателя: Честный ЗНАК, площадь, задолженность и госпошлина

До подачи заявления проверьте условия, которые могут остановить получение лицензии:

• организация или предприниматель зарегистрированы в ГИС МТ «Честный ЗНАК» по нужным товарным группам;
• площадь торгового объекта составляет не менее 5 кв. м;
• налоговая задолженность не превышает 3 000 рублей;
• кассовое оборудование подготовлено для разрешительного режима маркировки;
• госпошлина уплачена до подачи заявления.

По доступным материалам розничная лицензия стоит 20 000 рублей за каждый год действия на одну торговую точку. Для оптовой торговли указана госпошлина 800 000 рублей. Ставки и порядок оплаты нужно подтвердить до перечисления денег: изменения в правилах могут затронуть сумму, реквизиты и способ подачи заявления.

Какие товары включить в проверку ассортимента

Сформируйте выборку товаров по фактическому ассортименту. В нее должны попасть табачная продукция, никотинсодержащая продукция и устройства для потребления никотина. Устройства упоминаются в регулировании, поэтому их нельзя исключать из проверки только потому, что они не содержат табак.

Сопоставьте ассортимент с карточками номенклатуры, товарными группами маркировки, данными кассы и настройками обмена. Если один товар заведен несколькими позициями, назначьте ответственному сотруднику задачу по объединению или закрытию ошибочных карточек с сохранением истории документов.

Табачная продукция: учет в 1С перед новыми требованиями

Состав функций зависит от конфигурации 1С, ее редакции, подключенных модулей, кассового ПО и способа обмена с внешними системами. Единого алгоритма настройки нет. Начните с аудита текущего состояния и зафиксируйте разрывы в рабочем списке: проблема, товарная группа, риск, ответственный, срок исправления и результат проверки.

Проверьте карточки номенклатуры и товарные группы

Для каждой позиции табачной и никотинсодержащей продукции проверьте наименование, единицу измерения, штрихкод, ставку НДС при ее применимости, товарную группу маркировки и связанные реквизиты. Одинаковые товары не должны попадать в учет под разными наименованиями без понятной причины.

Отдельно проверьте устройства для потребления никотина. Их часто ведут в отдельной группе, поэтому они могут не попасть в выборку при тестировании маркировки и кассы. Бухгалтеру полезно сверить перечень позиций с закупочными документами, а 1С-специалисту - с правилами обмена и настройками оборудования.

Честный ЗНАК и табачная продукция в 1С: проверьте обмен и статусы кодов

Проверьте регистрацию организации в ГИС МТ «Честный ЗНАК», действующие учетные записи, права пользователей и работоспособность интеграции. В тестовом контуре или на согласованной контрольной операции убедитесь, что 1С получает и обрабатывает сведения по кодам маркировки.

Контроль нужен на каждом этапе движения товара: при приемке от поставщика, перемещении между объектами, продаже, возврате покупателя, возврате поставщику, списании и других операциях, которые применяет компания. Для каждого статуса назначьте ответственного сотрудника и порядок действий при ошибке.

Полезно вести журнал инцидентов. Указывайте дату, товар, код маркировки, документ 1С, сообщение системы, действие сотрудника и итог. Такой журнал ускоряет разбор повторяющихся ошибок и дает интегратору точные данные для диагностики.

Сверьте остатки в 1С, на складе и в системе маркировки

Проведите инвентаризацию регулируемых товарных групп до начала критичных сроков. Сопоставьте три набора данных: остатки в 1С, фактическое наличие на складе или в торговой точке, сведения в системе маркировки. Проверку лучше вести по каждому торговому объекту и месту хранения.

Расхождение не следует закрывать произвольным списанием или ручной продажей. Сначала установите причину: незагруженный УПД, неверное перемещение, дубль карточки, ошибочная приемка, возврат без отражения в системе или товар с неясным статусом. После этого оформите корректирующую операцию по действующим правилам и сохраните подтверждающие документы.

• Излишек: проверьте историю поступления, УПД и статус каждого кода.
• Недостача: сопоставьте данные склада, кассы, перемещений и списаний.
• Дубликат: найдите исходную карточку и исключите дальнейшее использование ошибочной позиции.
• Неясный статус кода: приостановите продажу до проверки в 1С и системе маркировки.

Касса, маркировка и разрешительный режим: что протестировать до запуска

Кассовое оборудование должно корректно работать с разрешительным режимом маркировки. Контроль на кассе связан с лицензированием: по доступным материалам «Честный ЗНАК» сможет автоматически фиксировать продажи без требуемой лицензии. Параметры подключения зависят от модели кассы, драйвера, оператора фискальных данных и версии 1С, поэтому настройки нужно проверять на используемой связке программ и оборудования.

Минимальные сценарии проверки кассовой операции

1. Отсканируйте код маркировки и убедитесь, что касса и 1С корректно распознают товар.
2. Проведите продажу товара с разрешенным статусом.
3. Проверьте реакцию системы на ошибочный, повторно использованный или неактуальный код.
4. Оформите возврат покупателя и убедитесь, что сведения отражаются корректно.
5. Проверьте отмену чека до оплаты и после начала кассовной операции по правилам используемого оборудования.
6. Убедитесь, что данные передаются через связку 1С, кассы, оператора фискальных данных и маркировочной системы.

Результаты каждого теста фиксируйте в протоколе. Укажите дату, торговую точку, версию 1С, модель кассы, версию драйвера, сценарий, ожидаемый результат, фактический результат и ответственного за исправление. Подробный разбор проверки запретов при продаже маркированных товаров есть в статье о настройке проверки маркированных товаров в 1С.

Как реагировать на блокировку или отказ в продаже

Сотрудник торговой точки не должен обходить контроль вручную, если статус товара неясен. Продажу следует остановить, сохранить данные чека и кода маркировки, проверить сведения в 1С и системе маркировки, затем передать инцидент ответственному сотруднику или интегратору.

После 1 марта 2027 года продажа без лицензии может повлечь административную ответственность, крупные штрафы и изъятие продукции. Внутренняя инструкция для кассиров должна содержать прямой запрет на замену товара другой карточкой, повторное сканирование случайного кода и продажу при неустраненной ошибке.

Риски автоматического контроля и действия продавца при проблемах с маркировкой разобраны в материале о подготовке 1С к автоматическому контролю маркировки.

ЭДО и электронная подпись: подготовка к подаче документов и работе с УПД

Учет может быть настроен корректно, но работа остановится, если организация не сможет вовремя принять, подписать или отправить юридически значимый документ. Проверьте ЭДО, маршруты согласования и полномочия подписантов заранее.

Доступные материалы не подтверждают форму электронного уведомления, способ его подачи и вид подписи для него. До появления официального порядка можно подготовить общую инфраструктуру ЭДО и сверить ее с новыми требованиями после публикации правил.

Проверьте маршруты УПД и электронных документов от поставщика

Проверьте подключение к оператору ЭДО, обмен УПД с поставщиками, права сотрудников на приемку и обработку документов. Для каждой схемы поставки убедитесь, что номенклатура в УПД сопоставляется с карточками 1С, а сведения о кодах маркировки не теряются при загрузке.

Отдельно протестируйте корректировочные документы, возврат поставщику и возврат от покупателя. В этих операциях часто возникают расхождения между первичкой, товарным учетом и статусом маркированного товара.

Актуализируйте электронную подпись и права подписантов

Проверьте срок действия сертификатов электронной подписи, доверенности, внутренние полномочия и доступы к ЭДО, ГИС МТ и личным кабинетам. Составьте календарь продления сертификатов, чтобы не обнаружить истечение срока в день отправки заявления или приема поставки.

После публикации официального порядка уведомления сопоставьте его требования с используемым видом подписи и маршрутом согласования. Если подпись принадлежит руководителю, предусмотрите резервный порядок на период его отсутствия с учетом действующих полномочий и доверенностей.

План подготовки: кто и что должен сделать в компании

Подготовку удобно вести как короткий проект. Для каждой задачи укажите владельца, срок, подтверждающий документ, зависимость от других работ и критерий готовности. Последовательность работ: подтвердить право на торговлю и ассортимент, привести в порядок учет, проверить обмены и кассу, затем обучить сотрудников.

Задачи главного бухгалтера и товарного учета

• Проверить налоговую задолженность и получить актуальные сведения до подачи документов.
• Сверить ассортимент, номенклатуру, первичные документы и учетные остатки.
• Установить порядок регулярной сверки остатков в 1С, на складе и в системе маркировки.
• Проверить правила оформления возвратов, списаний и корректировок.
• Контролировать уплату госпошлины и комплект документов для применимого вида лицензии.

Задачи 1С-специалиста и интегратора

• Проверить версию конфигурации 1С, подключенные расширения и необходимость обновлений.
• Протестировать обмен с «Честным ЗНАКом» и оператором ЭДО.
• Проверить роли пользователей, доступы и журналирование ошибок.
• Провести тесты кассы по согласованным сценариям и оформить протокол.
• Проверить резервное копирование и возможность восстановить базу до обновления.
• Подготовить оценку доработок, если официальные требования потребуют новых реквизитов или документов.

Решения руководителя: бюджет, лицензии и контроль сроков

Руководителю нужно определить модель торговли по юридическим лицам и торговым точкам, рассчитать бюджет на госпошлины, оборудование, сопровождение и интеграцию. Для каждой розничной точки нужна отдельная лицензия. Для опта оформляется отдельная лицензия на юридическое лицо.

Назначьте ответственных за лицензирование, учет, маркировку, кассу и ЭДО. Контроль сроков нельзя оставлять между подразделениями: бухгалтерия может подготовить документы, IT-служба - обеспечить работу 1С, а решение о бюджете и подаче заявления остается за руководителем.

Итоговый чек-лист перед новыми правилами оборота

1. Подтвердите применимые нормы, сроки и условия по действующей редакции нормативных актов.
2. Разграничьте уведомление о начале оборота и лицензирование, не используйте неподтвержденные требования к будущему уведомлению.
3. Определите вид торговли, юридические лица и все торговые точки.
4. Проверьте потребность в лицензиях: для розницы - по каждой точке, для опта - по юридическому лицу.
5. Сверьте регистрацию в «Честном ЗНАКе» по требуемым товарным группам.
6. Проверьте площадь торговых объектов, налоговую задолженность и порядок уплаты госпошлины.
7. Включите в проверку табак, НСП и устройства для потребления никотина.
8. Приведите в порядок карточки номенклатуры, штрихкоды, товарные группы и связанные реквизиты.
9. Сверьте остатки в 1С, на складе и в системе маркировки.
10. Протестируйте приемку, продажу, возврат, отмену чека и реакцию кассы на проблемный код.
11. Проверьте маршруты УПД, доступы к ЭДО и полномочия сотрудников.
12. Актуализируйте сертификаты электронной подписи и доверенности.
13. Назначьте ответственных, установите сроки и сохраните протоколы проверок.
14. Отслеживайте официальные разъяснения о форме, составе и порядке подачи уведомления.

Конкретные настройки нужно сверять с используемой версией 1С, кассовым оборудованием и актуальными требованиями регулятора. Подготовленный учет, проверенные обмены и понятная ответственность снижают риск остановки продаж в момент запуска новых правил.