Как правильно отразить НДФЛ с отпускных в 6-НДФЛ: дата получения дохода и срок уплаты налога

Ключевые даты для отпускных в 6-НДФЛ: где бухгалтер чаще всего ошибется

Главная ошибка при заполнении расчета 6-НДФЛ для отпускных – путаница между датой выплаты денег сотруднику и датой начала отпуска. Это приводит к расхождениям с данными налоговой инспекции и последующим требованиям предоставить пояснения.

Законодательное правило однозначно: для отпускных датой фактического получения дохода (строка 100) считают день выплаты денег сотруднику. Срок перечисления удержанного НДФЛ в бюджет (строка 110) – следующий рабочий день после этой выплаты. Дата начала отпуска, даже если она приходится на следующий месяц, не влияет на эти показатели в отчетности. Правильное определение этих двух дат – основа корректного заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Правильное определение даты фактического получения дохода (строка 100)

Строка 100 в разделе 2 расчета 6-НДФЛ – это дата фактического получения дохода. Согласно Налоговому кодексу РФ, для доходов в виде оплаты труда, к которым относятся и отпускные, этой датой признают день их выплаты налогоплательщику. От этой даты зависит налоговый период, в котором налоговый агент исчислил и удержал НДФЛ.

Дата начала отпуска, указанная в приказе, не является датой получения дохода для целей НДФЛ. Это правило действует даже когда отпуск начинается в следующем календарном месяце или налоговом периоде. Ошибочное указание в строке 100 даты начала отпуска – распространенная причина несоответствия данных.

Примеры из практики: как не перепутать дату выплаты и дату отпуска

Рассмотрим типичные ситуации, чтобы закрепить правило.

Пример 1. Организация выплатила отпускные сотруднику 25 марта 2026 года. Отпуск по графику начинается 1 апреля 2026 года. В этом случае строка 100 в расчете 6-НДФЛ за первый квартал 2026 года должна содержать дату 25.03.2026. Указание даты 01.04.2026 будет ошибкой.

Пример 2. Выплата отпускных произведена 30 декабря 2025 года. Отпуск начинается 10 января 2026 года. Дата фактического получения дохода – 30.12.2025. Эта операция отражается в расчете 6-НДФЛ за 2025 год, а не за 2026 год.

Пример 3. Отпускные выплачены в пятницу, 27 марта 2026 года. Отпуск начинается в субботу, 28 марта 2026 года. Несмотря на то что отпуск начинается на следующий день, правило не меняется: строка 100 = 27.03.2026.

Срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 110): расчет и важность

Строка 110 в разделе 2 расчета 6-НДФЛ – это срок перечисления налога. Налоговый кодекс устанавливает правило: налоговый агент обязан перечислить сумму исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

Для определения этой даты нужно найти первый рабочий день, следующий за датой выплаты (значением строки 100). Если следующий календарный день – выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день.

Продолжим примеры:

Для выплаты 25.03.2026 (предположим, это рабочий четверг) срок уплаты налога (строка 110) – 26.03.2026 (пятница).

Для выплаты 30.12.2025 срок уплаты зависит от производственного календаря. Если 31 декабря 2025 года – рабочий день, то срок 31.12.2025. Если 31 декабря – выходной, то срок переносится на первый рабочий день января 2026 года. Ошибка – привязать срок уплаты к дате начала отпуска (10.01.2026).

Пошаговое отражение отпускных в 6-НДФЛ в программе 1С:Бухгалтерия

Программа 1С:Бухгалтерия автоматически заполняет строки 100 и 110 расчета 6-НДФЛ на основе даты документа, которым оформлена выплата. Этим документом обычно выступает «Ведомость в банк» или «Выплата зарплаты». Алгоритм работы системы основан на законодательных нормах и не зависит от версии релиза конфигурации.

Главная задача бухгалтера – корректно указать дату документа, отражающего фактическую выплату отпускных. Если деньги перечислены 25 марта, то в документе должна стоять эта дата. Программа автоматически включит эту операцию в расчет за тот период, к которому относится дата выплаты, и рассчитает срок уплаты налога.

Для межпериодных выплат (выплата в одном месяце, отпуск в другом) в 1С даты в формируемом отчете 6-НДФЛ будут соответствовать дате выплаты. Это корректное поведение системы.

Контрольная проверка данных перед отправкой отчетности

После формирования расчета 6-НДФЛ в 1С рекомендуем выполнить контрольную проверку для выплат, сделанных в конце месяца или года.

Сравните дату в документе выплаты отпускных с датами в разделе 2 расчета. Убедитесь, что значение строки 100 совпадает с датой выплаты из документа. Проверьте правило для строки 110: это должен быть следующий рабочий день после даты в строке 100.

Типичный сигнал ошибки в уже сформированном отчете: если для отпускных, выплаченных в марте, а строке 100 стоит апрельская дата (дата начала отпуска). Обнаружив такое несоответствие, нужно проверить и при необходимости исправить дату в первичном документе о выплате и пересформировать отчет.

Если ошибка уже допущена: подача корректирующего расчета 6-НДФЛ

Если неверные даты по отпускным уже отражены в сданном в ИФНС расчете 6-НДФЛ, необходимо подать корректирующий расчет за тот же отчетный период.

Корректирующий расчет – это новая форма 6-НДФЛ, в которой содержатся исправленные данные. Он подается в общем порядке. При этом в 1С:Бухгалтерия автоматически формируется Приложение 1 к расчету, которое содержит пояснения о характере внесенных исправлений.

Порядок действий в программе: создать новую версию расчета за требуемый период, убедиться, что во всех первичных документах указаны корректные даты выплат, заново сформировать и проверить отчет, затем отправить его в налоговую инспекцию. Эта процедура является исправлением ошибки и сама по себе не влечет штрафных санкций, если налог был своевременно и в полной сумме перечислен в бюджет.

Итог: как избежать претензий от налоговой по отпускным в 6-НДФЛ

Соблюдение трех правил гарантирует корректное отражение отпускных и отсутствие претензий от ФНС.

1. Строка 100 всегда равна дате фактической выплаты отпускных сотруднику. Дата в приказе на отпуск значения не имеет.
2. Строка 110 всегда равна следующему рабочему дню после даты из строки 100. Учитывайте производственный календарь.
3. Проверяйте эти даты в 1С перед сдачей отчета, особенно для выплат на стыке месяцев и в конце года. Сравнивайте дату документа о выплате с данными в разделе 2 расчета.

Этот алгоритм позволяет сформировать отчет без расхождений, минимизировать риски получения требований о пояснениях и сосредоточиться на других рабочих задачах.