Как в 1С подготовить комплект документов для уволенного сотрудника: алгоритм по требованиям Роструда

По письменному заявлению уволенного работника работодатель должен бесплатно выдать заверенные копии документов, связанных с работой, не позднее трех рабочих дней со дня обращения. Основание - статья 62 ТК РФ и разъяснения Роструда.

В запрос могут войти копии приказов о приеме, переводах и увольнении, выписка из трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности, справки о заработке, доходах, страховых взносах и периоде работы, а также расчетный листок. Точный состав комплекта определяет содержание заявления.

1С помогает найти кадровые документы, сформировать печатные формы и подготовить справки. Названия разделов и доступных отчетов зависят от конфигурации, редакции, релиза и настроек прав. Поэтому перед выдачей нужно сверить сведения в программе с подписанными документами и данными бухгалтерского учета.

Что обязан выдать работодатель по статье 62 ТК РФ

Письменное заявление - основание для выдачи документов

Устной просьбы недостаточно для надежного контроля срока. Работник подает заявление на бумаге, через представителя или по принятому у работодателя каналу электронного документооборота. В документе должны быть понятны:

фамилия, имя, отчество бывшего сотрудника;
данные, позволяющие найти его в учете, например дата рождения, табельный номер или СНИЛС;
наименование работодателя;
перечень требуемых документов;
периоды, за которые нужны сведения;
способ получения комплекта;
дата обращения и подпись заявителя.

Формулировка должна быть конкретной. Запрос справки о заработке за 2025 год требует одного набора данных, а просьба выдать сведения обо всех начислениях за весь период работы требует проверки нескольких расчетных периодов.

После получения заявления поставьте входящий номер и дату. Правила регистрации обращений можно связать с внутренним реестром заявлений. Практические варианты отметок и учета обращений в 1С разобраны в материале о регистрации заявлений работников.

Какие документы обычно запрашивает уволенный сотрудник

Состав комплекта зависит от цели обращения. Чаще всего бывший работник просит следующие документы:

Кадровые приказы: копии приказов о приеме, переводе, изменении условий трудового договора и увольнении.
Сведения о трудовой деятельности: выписку из бумажной трудовой книжки, копию нужных страниц или сведения по электронной трудовой книжке.
Справки о заработке и доходах: справку о заработке за выбранный период, справку о доходах и суммах налога, которую в быту часто называют справкой 2-НДФЛ.
Сведения о страховых взносах: документ с данными за запрошенный период, если сотрудник прямо указал его в заявлении.
Подтверждение периода работы: справку с датами приема, переводов и увольнения.
Расчетные документы: расчетный листок, сведения об окончательном расчете, компенсации за неиспользованный отпуск и удержаниях, если они запрошены.

Работодатель не обязан автоматически выдавать весь кадровый архив. Подготовьте документы, связанные с работой, которые перечислены в заявлении. Если формулировка слишком широкая или непонятная, запросите уточнение письменно и сохраните его вместе с обращением.

Как зарегистрировать запрос и рассчитать трехдневный срок

Какие реквизиты заявления проверить

До поиска документов проверьте, можно ли однозначно связать заявление с бывшим сотрудником и конкретным работодателем. Сверьте ФИО, организацию, период работы и перечень документов.

Отдельно уточните формулировки, которые часто трактуют по-разному:

«выписка из трудовой книжки» может означать сведения за определенный период или полный перечень записей;
«справка о зарплате» может требовать начисления, фактические выплаты, доходы для налогообложения или средний заработок;
«сведения о взносах» могут относиться к начисленным суммам, отчетным периодам или подтверждению страхового стажа;
«копии всех приказов» требуют уточнения периода и вида кадровых мероприятий.

Если запрос составлен неоднозначно, зафиксируйте уточняющий вопрос и ответ работника. Это позволит доказать, какой комплект нужно было подготовить.

Как поставить контроль в рабочей системе

В день получения заявления внесите в журнал или электронную карточку четыре обязательных значения: дату обращения, входящий номер, ответственного сотрудника и крайний срок. Затем разделите задачу между кадровой службой и бухгалтерией.

Для контроля удобно использовать таблицу:

Поле	Что указать
Заявитель	ФИО, табельный номер, организация
Дата получения	Дата фактического поступления заявления
Крайний срок	Три рабочих дня с учетом графика работодателя
Исполнитель	Кадровик, бухгалтер или другой ответственный
Статус	Получено, в работе, на проверке, заверено, выдано
Подтверждение	Подпись, почтовая квитанция или электронная отметка

Стандартная 1С не во всех конфигурациях автоматически контролирует юридические сроки по статье 62 ТК РФ. Контроль можно вести в журнале входящих обращений, в задаче учетной системы, через 1С:Документооборот или в принятом электронном документообороте.

Что делать, если заявление поступило в конце рабочего дня

Закрепите в локальном порядке момент получения и регистрации бумажных и электронных обращений. Для электронной подачи сохраняйте дату и время доставки, а для бумажной формы ставьте отметку о приеме.

Срок считают в рабочих днях по графику работодателя. Выходные и нерабочие праздничные дни в расчет не включают. Например, если заявление поступило во вторник при обычной пятидневной неделе, подготовку следует завершить не позднее пятницы. Внутренний срок лучше поставить на день раньше, чтобы осталось время на сверку и заверение.

Если заявление пришло после окончания рабочего дня, используйте правило, закрепленное в документообороте организации. При спорной ситуации сохраняйте подтверждение фактического получения и ориентируйтесь на более раннюю подтвержденную дату.

Как составить комплект документов по содержанию заявления

Сопоставить формулировку запроса с конкретной формой

Перед работой в 1С составьте карту комплекта. Она помогает понять, какой документ нужен сотруднику и где его искать.

Формулировка в заявлении	Что подготовить	Возможный источник
Приказ о приеме	Заверенная копия приказа о приеме	Кадровый документ в 1С:ЗУП или архив
Приказы о переводах	Копии приказов за запрошенный период	Кадровая история сотрудника
Приказ об увольнении	Заверенная копия приказа об увольнении	Документ увольнения и подписанный экземпляр
Выписка из трудовой книжки	Выписка или копия нужных страниц	Бумажная трудовая книжка, 1С:ЗУП, архив
Справка о заработке	Справка за установленный период	Расчет зарплаты в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии
Сведения о доходах и налоге	Актуальная справка о доходах и суммах налога	Налоговые данные работодателя
Сведения о взносах	Оформленная справка или подтверждение за нужный период	Регистры и отчетность по страховым взносам
Расчетный листок	Листок за месяц или период, указанный в заявлении	Расчетный документ в зарплатной базе

Копия приказа, выписка из приказа, выписка из трудовой книжки и внутренний аналитический отчет 1С имеют разное содержание. Если сотрудник просит заверенную копию приказа, распечатка регистра или краткая выписка не заменяет этот документ.

Проверить период и состав данных

Для каждого документа определите период, подразделение, должность и статус работника на нужную дату. Проверьте кадровые события до и после переводов, работу в нескольких подразделениях и смену организации в одной информационной базе.

Особое внимание уделите случаям, когда сведения хранятся в разных базах. Сопоставьте карточку физического лица, СНИЛС, организацию, даты приема и увольнения. По справкам о заработке сверяйте начисления, выплаты, удержания и окончательный расчет. Расхождение хотя бы в одном месяце нужно выяснить до печати документа.

Копии приказов в 1С:ЗУП: прием, переводы и увольнение

Как найти кадровые документы сотрудника

Откройте карточку бывшего сотрудника в 1С:ЗУП и проверьте, к какой организации и трудовому договору относится запрос. Затем перейдите к связанным кадровым документам или кадровой истории. В разных редакциях эти команды могут находиться в карточке сотрудника, разделе кадрового учета или журнале документов.

Сверьте по датам:

приказ о приеме и дату начала работы;
приказы о переводах, изменении подразделения и должности;
изменения условий трудового договора, если они указаны в заявлении;
приказ об увольнении и основание прекращения договора;
другие кадровые документы, прямо перечисленные бывшим сотрудником.

Если в базе есть несколько физических лиц с одинаковыми ФИО, используйте дополнительные идентификаторы. Поиск по одной фамилии не подтверждает, что найден нужный работник.

Какие реквизиты сверить перед печатью

Перед формированием печатной формы проверьте номер и дату приказа, ФИО, должность, подразделение, вид кадрового события, дату его действия и основание. Убедитесь, что документ проведен, подписан в принятом порядке и не содержит пустых обязательных полей.

Печатайте форму из утвержденного кадрового документа, а не из черновика. Если после увольнения в базе исправляли ошибку, сравните текущую печатную форму с подписанным экземпляром и журналом регистрации приказов.

В 1С:ЗУП команда печати может называться по-разному. Ищите ее среди печатных форм документа, связанных отчетов или команд кадрового журнала. При отличии названия формы ориентируйтесь на содержание и релиз программы.

Если приказ оформлялся не в 1С

Отсутствие приказа в базе не отменяет обязанности выдать копию, если документ связан с работой и указан в заявлении. Найдите подписанный бумажный экземпляр, электронный файл с подтверждением подписания или запись в архивной системе.

Не создавайте приказ задним числом только ради печати из 1С. Сначала проверьте юридическое основание, полномочия подписанта и порядок восстановления кадрового документа. Практика работы с кадровыми документами при увольнении по сокращению описана в гайде по документообороту в 1С:ЗУП.

Выписка из трудовой книжки в 1С: какую форму подготовить

Бумажная трудовая книжка: копия или выписка

Сначала определите, как велись сведения о трудовой деятельности сотрудника в запрошенный период. Для бумажной трудовой книжки проверьте титульный лист и записи о приеме, переводах и увольнении.

Если нужна выписка, включите записи, которые относятся к указанному периоду и позволяют идентифицировать работника, работодателя и кадровые события. Если работник запросил копию трудовой книжки, подготовьте копии нужных страниц и заверьте их по принятому у работодателя порядку.

Сверьте записи с приказами. Дата перевода в трудовой книжке должна согласовываться с кадровым документом, а запись об увольнении должна отражать основание и дату прекращения трудового договора.

Электронная трудовая книжка и актуальная форма сведений

При электронном учете определите, какая форма сведений о трудовой деятельности доступна в текущем релизе 1С. В интерфейсе может использоваться СТД-Р или актуальное название формы, установленное для конкретной версии программы.

Проверьте даты кадровых мероприятий, должности, основания и факт передачи сведений в установленном порядке. Не подменяйте сведения о трудовой деятельности произвольной распечаткой кадровой истории.

Если форма в релизе изменилась, сначала проверьте обновления и настройки кадрового учета. При сомнениях сопоставьте печатную форму с данными переданных сведений и архивом кадровых документов.

Выдача трудовой книжки при увольнении в 1С и документы после увольнения

Выдача оригинала бумажной трудовой книжки в день увольнения и подготовка копий после увольнения - разные действия. 1С помогает отразить кадровое событие и сформировать печатные формы, но факт передачи оригинала подтверждается отдельной подписью, распиской или другим документом.

Последующее обращение бывшего работника обязывает подготовить запрошенные копии и сведения по статье 62 ТК РФ. Наличие записи о выдаче оригинала не заменяет ответ на новый письменный запрос.

Справки для уволенного сотрудника в 1С: зарплата, налог и страховые взносы

Справка о заработке и доходах

Выберите форму по цели и формулировке заявления. Справка о заработке может содержать начисления за выбранные месяцы, а справка о доходах и суммах налога отражает доходы, вычеты и налоговые показатели за налоговый период.

Проверьте в справке:

ФИО и идентификаторы работника;
наименование и реквизиты работодателя;
налоговый период или период заработка;
начисленный доход;
удержанный и перечисленный налог, если форма его предусматривает;
даты выплат и корректировки;
подпись уполномоченного лица.

Название 2-НДФЛ по-прежнему встречается в заявлениях и рабочей переписке. При подготовке документа используйте действующую форму справки о доходах и суммах налога, доступную в вашей версии 1С.

Внутренний отчет по начислениям не всегда заменяет справку. Если сотруднику нужна официальная справка, сформируйте предназначенную для выдачи печатную форму и проверьте ее реквизиты.

Сведения о страховых взносах и периоде работы

Уточните, за какой период нужны сведения о страховых взносах и для какой цели их запрашивают. Формулировка определяет, потребуется ли справка с суммами, подтверждение периода работы или документ на основе отчетных данных.

Используйте регистры, расчетные документы и отчетность работодателя, но оформите результат как документ для выдачи сотруднику. Техническая выгрузка регистра без подписи и пояснения может оказаться непонятной для заявителя и недостаточной для подтверждения фактов.

Справку о периоде работы составляйте по кадровым данным. Укажите даты приема и увольнения, периоды переводов при необходимости, должности и организацию. Если сотрудник работал у нескольких юридических лиц, подготовьте сведения отдельно по каждому работодателю.

Расчетный листок уволенному в 1С: когда включать в комплект

Расчетный листок включайте в комплект, если он указан в заявлении или нужен для подтверждения расчетов с бывшим работником. Подготовьте листок за конкретный месяц либо период, который указал заявитель.

Перед выдачей проверьте начисления, удержания, выплаты, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и окончательный расчет. Суммы должны совпадать с расчетными документами и данными зарплатного учета.

Если зарплату считают в 1С:ЗУП, ищите расчетный листок в зарплатных отчетах и документах по сотруднику. При расчете зарплаты в 1С:Бухгалтерии используйте соответствующие отчеты этой базы. Название команды и состав печатной формы зависят от версии программы.

Если данные находятся в разных базах 1С

При связке 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии назначьте ответственного за итоговую сверку. Кадровик проверяет периоды работы, должности и основания кадровых событий. Бухгалтер проверяет начисления, налог, выплаты и взносы.

Сопоставьте карточку физического лица, СНИЛС, организацию, даты увольнения и период справки. Зафиксируйте источник каждого документа в рабочем реестре. При расхождениях сначала выясните причину, затем формируйте комплект.

Как заверить и выдать комплект без нарушения срока

Что проверить перед заверением

Сверьте подготовленные документы с заявлением по листам и периодам. В комплекте не должно быть документов другого сотрудника, черновых форм, пустых страниц или отчетов, которые бывший работник не запрашивал.

Проверьте:

ФИО и идентификаторы заявителя;
наименование работодателя;
даты приема, переводов и увольнения;
периоды справок;
суммы доходов, налога и выплат;
полноту страниц и приложений;
правильность подписанта;
соответствие печатной формы текущему релизу 1С.

Как оформить заверенную копию

На копии укажите отметку о верности, подпись уполномоченного лица, его должность, расшифровку подписи и дату заверения. Используйте порядок, закрепленный в правилах делопроизводства организации.

Многостраничный документ пронумеруйте и прошейте либо заверьте страницы способом, который принят у работодателя. Проверьте, чтобы отметка относилась ко всему комплекту и чтобы страницы нельзя было заменить без видимых следов.

Выгрузка PDF из 1С сама по себе не подтверждает заверение копии. Электронный файл может иметь юридическую силу при использовании принятого электронного документооборота и корректной электронной подписи. Для бумажной выдачи распечатку нужно заверить.

Как подтвердить выдачу документов

При личной передаче попросите бывшего сотрудника расписаться в получении. Укажите дату, перечень документов и количество страниц.

При отправке по почте сохраните опись вложения, квитанцию и подтверждение вручения. При передаче через электронный документооборот сохраните квитанции, отметки доставки и документы, подтверждающие подписание.

Представителю выдавайте комплект после проверки полномочий. Сохраните доверенность или другой документ, подтверждающий право получить сведения.

Сопроводительная опись должна содержать номер заявления, дату выдачи, перечень документов и способ передачи. Она связывает заявление с конкретным комплектом и помогает подтвердить соблюдение трехдневного срока.

Финальный чек-лист перед закрытием обращения

Заявление получено и зарегистрировано.
Указаны дата получения и входящий номер.
Крайний срок рассчитан по рабочему календарю.
Назначены кадровый и бухгалтерский исполнители.
Каждая просьба сопоставлена с конкретным документом.
Периоды, организации и данные сотрудника проверены.
Печатные формы соответствуют текущему релизу 1С.
Копии заверены уполномоченным лицом.
Комплект выдан бесплатно.
Дата, способ передачи и получение подтверждены.
Обращение закрыто в журнале или электронной системе.

Частые ошибки и автоматический контроль в 1С

Ошибки, из-за которых возникают претензии

Запрос приняли устно. Без письменного заявления трудно доказать дату обращения и согласованный перечень документов.
Срок посчитали в календарных днях. Для статьи 62 ТК РФ используют рабочие дни по графику работодателя.
Выдали только приказ об увольнении. Бывший сотрудник может запросить приказы о приеме и переводах, сведения о трудовой деятельности и справки.
Передали незаверенную распечатку. Печатная форма из 1С не всегда заменяет заверенную копию.
Взяли неверный период. Справка за последний месяц не отвечает на запрос о доходах за год.
Смешали данные разных работников. Поиск только по ФИО создает риск ошибки при наличии однофамильцев.
Не сверили базы. Данные 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии могут различаться по периоду, суммам и организации.
Использовали устаревшую форму. Название и состав печатных форм меняются вместе с законодательством и релизом программы.
Отказали из-за отсутствия документа в 1С. Документ нужно искать в подписанном экземпляре, электронном архиве или другой системе хранения.
Не сохранили подтверждение выдачи. Без расписки, почтовых документов или электронной квитанции сложно подтвердить результат.

Что можно автоматизировать в 1С и смежных системах

Автоматизируйте повторяющиеся этапы, которые не требуют правовой оценки:

шаблон заявления с полями для периода и способа получения;
регистрацию входящего обращения;
расчет контрольной даты по рабочему календарю;
задачу кадровику и бухгалтеру;
статусы готовности каждого документа;
шаблон сопроводительной описи;
чек-лист проверки и заверения;
журнал выдачи и хранения подтверждений.

Доступность таких функций зависит от редакции 1С, расширений, прав пользователей и подключенного электронного документооборота. Сначала проверьте, какие объекты уже есть в вашей базе, затем настройте недостающие статусы и маршруты.

Для контроля задач, шаблонов и движения документов можно использовать возможности 1С:Документооборота. Подборка практических сценариев собрана в обзоре функций 1С:Документооборота 3.0.

Если в 1С нет нужного документа или форма отличается

Проверьте релиз, настройки функциональности и права доступа. Иногда печатная форма скрыта из-за роли пользователя или доступна в другом разделе программы.

Если документа действительно нет в базе, найдите подписанный первичный документ в архиве. Для кадровых приказов используйте бумажный экземпляр, электронный файл с подтверждением подписания или архивную систему.

Не создавайте фиктивную запись задним числом и не выдавайте неподтвержденные сведения ради внешнего сходства формы. Если требуется восстановить документ, подключите ответственного за кадровый учет и оформите восстановление по внутреннему порядку.

Как обработать запрос на документы, не связанные с работой

Разделите смешанное заявление на две части. К первой отнесите документы, связанные с трудовыми отношениями: кадровые приказы, сведения о трудовой деятельности, данные о заработке и расчетах. По этой группе примените порядок статьи 62 ТК РФ.

Ко второй части отнесите документы, которые не подтверждают работу, начисления или трудовые отношения. По ним отдельно определите правовое основание, срок ответа и возможность предоставления.

Не оставляйте смешанный запрос без ответа целиком. Выдайте документы, связанные с работой, в установленный срок, а по остальным сведениям направьте отдельное разъяснение.