Как в 1С:ЗУП 2026 учесть новый формат электронного представления формы ЕФС-1 с 1 июля 2026 года
Пошагово разбираем, как подготовить ЕФС-1 в 1С:ЗУП после перехода на электронный формат с 1 июля 2026 года. Узнайте, где проверить релиз, как диагностировать XML, что учесть в подразделе 1.3 и как исправить типовые отказы при отправке.
С 1 июля 2026 года при подготовке ЕФС-1 нужно учитывать новый электронный формат, если отчет попадает под переходные правила. Главный практический шаг для пользователя 1С:ЗУП 8 редакции 3: проверить, что установленный релиз прямо поддерживает формат ЕФС-1, действующий с этой даты.
Номер релиза, идентификатор XML-схемы, точные теги и атрибуты нельзя надежно определить по одному факту, что программа формирует ЕФС-1. На 2 сентября 2026 года в доступных материалах нет подтвержденного перечня версий 1С:ЗУП именно для нового формата ЕФС-1. Версии 3.1.24.308 и 3.1.23.458 относятся к поддержке СТД-Р и не подтверждают совместимость с обновленной выгрузкой ЕФС-1.
Ниже приведен безопасный алгоритм: как определить границы изменений, проверить XML, обновить программу, подготовить исходные сведения и обработать отказ оператора.
Что изменится в электронном формате ЕФС-1 с 1 июля 2026 года
Переход затрагивает способ формирования и проверки файла обмена. Внешний вид отчета в 1С может измениться минимально, а XML-структура при этом получить новые элементы, атрибуты, коды или правила обязательности.
Рабочая дата перехода в этой задаче - 1 июля 2026 года. Перед отправкой проверьте, какой период, кадровое событие и тип представления указаны в отчете. Дата публикации схемы, дата выпуска релиза 1С и дата обязательного применения формата могут отличаться.
С какой даты начинает действовать новый формат ЕФС-1
С 1 июля 2026 года файл ЕФС-1 нужно формировать по новой схеме, если требования к конкретному подразделу или виду сведений уже вступили в силу. При наличии переходных положений учитывайте не только период отчета, но и дату события: приема, перевода, увольнения, начала или окончания договора ГПХ.
- Дата утверждения формата показывает, когда появился нормативный документ или описание XML.
- Дата публикации определяет, когда разработчики и операторы получили доступ к требованиям.
- Дата обязательного применения определяет, по какой схеме нужно отправлять файл.
- Переходные правила могут связывать формат с периодом, датой события или датой первичного представления.
Номер нормативного акта и пункт о вступлении в силу нужно брать из утвержденного описания формата, которое используется при сопровождении вашей конфигурации. Без этой проверки нельзя корректно определить, попадает ли конкретный отчет под переходное правило.
Какие подразделы формы ЕФС-1 затрагивает обновление
Форма ЕФС-1 включает несколько подразделов, которые создаются при разных основаниях. В рабочей базе могут использоваться подразделы 1.1, 1.2, 1.3, 2 и 3, но состав отчета зависит от обязанности страхователя и вида передаваемых сведений.
| Подраздел | Что проверить перед выгрузкой | Как определить факт изменения формата |
|---|---|---|
| 1.1 | Кадровое событие, даты, основание, сведения о сотруднике | Сравнить состав XML-элементов с новой схемой |
| 1.2 | Период, стажевые сведения, категории и коды | Проверить обязательность и допустимые значения элементов |
| 1.3 | Должность, код классификатора, дата кадрового изменения | Сверить заполнение с актуальным справочником и XSD |
| 2 | Основание представления и сведения по соответствующей обязанности | Проверить, входит ли подраздел в область новой схемы |
| 3 | Реквизиты, которые формируются при специальном основании | Сопоставить версию формата и правила контроля |
Не переносите вывод об изменениях одного подраздела на всю форму. Если новая схема меняет только отдельную группу сведений, остальные части могут продолжать проверяться по прежним правилам.
Порядок создания подразделов, заполнения отчета и предотправительного контроля разобран в пошаговой инструкции по ЕФС-1 в 1С:ЗУП.
Почему изменился формат электронной отчетности ЕФС-1
Изменение XML обычно следует за изменением состава сведений, классификаторов или правил контроля. Когда в форме появляется новый реквизит, электронное представление должно описать его имя, тип, обязательность, допустимые значения и условие появления.
Как нормативный документ влияет на XML-файл
Связка между нормой и XML выглядит так: требование к сведениям попадает в описание формы, описание формы фиксируется в электронной схеме, а 1С и оператор обновляют проверки файла.
| Норма или реквизит | Техническое отражение | Правило заполнения | Дата применения |
|---|---|---|---|
| Новый реквизит формы | Отдельный XML-элемент | Заполняется при условии, указанном в описании формата | С 1 июля 2026 года, если это предусмотрено переходными правилами |
| Измененный код или классификатор | Элемент с ограниченным перечнем значений | Принимаются только значения из актуального справочника | С даты, указанной в схеме |
| Обновленный тип даты | Элемент с форматом, заданным XSD | Дата берется из кадрового документа или регистра | С даты начала действия схемы |
| Служебный признак файла | Атрибут корневого или служебного элемента | Формируется программой и не редактируется вручную | С даты обязательной проверки файла |
Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п связано с более ранними правилами представления сведений, включая сведения о заключении и прекращении договоров ГПХ в составе ЕФС-1. Этот документ нельзя использовать как подтверждение конкретной XML-схемы, которая действует с 1 июля 2026 года.
Чем новый формат отличается от изменения экранной формы в 1С
При подготовке отчета участвуют три слоя:
- Пользовательская форма, где бухгалтер или кадровик указывает период и проверяет значения.
- Данные информационной базы, включая кадровые документы, регистры, справочники и настройки организации.
- Файл обмена, который создается по конкретной схеме и проходит форматно-логический контроль.
Поле может называться в интерфейсе привычно, но выгружаться в новом элементе XML. Обратная ситуация тоже возможна: технический атрибут изменится, а отдельного поля на экране не появится, потому что его значение программа получает автоматически.
Поэтому проверяйте четыре результата: заполненный отчет, идентификатор формата, содержимое XML и протокол оператора. Повторная отправка старого файла не исправит несовместимость схемы.
Какие теги и атрибуты обновлены в XML ЕФС-1
Точные имена новых тегов, атрибутов, XPath, длины строк и перечни кодов нужно брать из утвержденной XSD-схемы или официальной таблицы электронного формата. В доступных материалах нет подтвержденного списка таких изменений, поэтому ниже приведена карта проверки, а не выдуманный перечень XML-имен.
Изменения в служебных атрибутах и версии файла
Начните проверку с корневого элемента XML. В нем или во вложенном служебном блоке обычно находятся признаки, по которым оператор выбирает схему проверки. Точные названия зависят от утвержденного формата.
| Группа | Что искать в XML | Тип данных | Обязательность | Ручное редактирование |
|---|---|---|---|---|
| Версия формата | Идентификатор схемы или версии в корневом блоке | Строка или перечисление по XSD | Уточняется по схеме | Нет |
| Тип представления | Признак первичного, корректирующего или иного представления | Код из допустимого перечня | Условная или обязательная | Нет |
| Сведения об отправителе | Идентификаторы страхователя и технические реквизиты | Строка, число или код | Зависит от элемента | Нет |
| Признак подраздела | Техническая принадлежность записи к части ЕФС-1 | Код или имя элемента | Зависит от состава отчета | Нет |
| Идентификатор сотрудника | Связь строки с физическим лицом | Строка по правилам формата | Обычно условная | Нет |
Проверяйте регистр имен, вложенность, пространства имен, повторяемость и порядок элементов. XML может выглядеть корректно в редакторе и все равно не пройти проверку, если атрибут находится не на своем уровне.
Новые и измененные элементы подразделов ЕФС-1
Для каждого подраздела составьте отдельную таблицу сравнения. В нее внесите сведения из XSD и описания формата.
| Что записать | Откуда берется значение в 1С | Что проверить |
|---|---|---|
| XPath или точное имя элемента | Описание XML-схемы | Имя нельзя восстанавливать по аналогии с другой формой |
| Русское наименование | Описание реквизита отчета | Сопоставить с полем в интерфейсе 1С |
| Тип и длина | XSD | Проверить формат даты, числа или строки |
| Признак обязательности | XSD и правила заполнения | Отделить обязательные поля от условных |
| Код классификатора | Справочник 1С или кадровый документ | Проверить дату действия и актуальность кода |
| Повторяемость | Кардинальность элемента в XSD | Исключить пропуск или лишнюю повторную запись |
| Условие заполнения | Описание подраздела | Связать элемент с кадровым событием или периодом |
Источником значения может быть кадровый документ, регистр сведений о трудовой деятельности, карточка сотрудника, договор ГПХ, штатное расписание или классификатор должностей. Если значение попало в XML неверно, исправляйте первичный объект в 1С и формируйте файл заново.
Обязательность, коды и допустимые значения
Разделяйте три вида полей:
- Обязательное поле должно присутствовать в каждой записи, где действует правило.
- Условно обязательное поле появляется при конкретном событии, категории сотрудника или виде отчета.
- Необязательное поле передается только при наличии соответствующих сведений.
| Симптом ошибки | Вероятная причина | Где исправлять |
|---|---|---|
| Пустой обязательный элемент | Не заполнен кадровый документ или реквизит отчета | В первичном документе либо настройках 1С |
| Код не входит в перечень | Используется старое значение классификатора | В справочнике или карточке объекта |
| Неверный формат даты | Дата передана не по типу из XSD | В исходных данных, затем в новом XML |
| Лишний элемент | Файл сформирован по другой версии схемы | В релизе конфигурации или регламентированной отчетности |
Не исправляйте код или атрибут прямо в XML перед подписанием. Такой файл может перестать соответствовать данным отчета и контрольным суммам. Используйте ручной просмотр XML для диагностики.
Какие версии 1С:ЗУП 8 поддерживают новый формат ЕФС-1
Подтвержденного перечня релизов 1С:ЗУП, поддерживающих именно новый формат ЕФС-1 с 1 июля 2026 года, в доступных материалах нет. Поэтому безопасный ответ выглядит так: подходящим считается релиз, в описании которого прямо указана поддержка нового электронного представления ЕФС-1 и соответствующей схемы.
Как проверить установленную версию 1С:ЗУП
- Откройте меню Справка и выберите пункт О программе.
- Запишите название конфигурации: «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.
- Зафиксируйте номер релиза, номер сборки конфигурации и версию платформы 1С.
- Проверьте дату последнего обновления регламентированной отчетности.
- Сравните сведения с официальным описанием релиза, где прямо упомянут новый формат ЕФС-1.
Дата последнего обновления сама по себе не подтверждает поддержку. Важны номер релиза, установленный комплект форм и идентификатор схемы в сформированном XML.
Что делать, если релиз старше поддерживаемого
- Создайте резервную копию рабочей информационной базы.
- Проверьте требования новой конфигурации к платформе 1С, расширениям и внешним обработкам.
- Установите обновление в тестовую базу.
- Сформируйте ЕФС-1 на копии с тем же периодом и составом сотрудников.
- Проверьте XML, встроенный контроль и протокол тестовой отправки.
- Согласуйте перенос обновления в рабочую базу с ответственным за сопровождение.
Обновление конфигурации, криптографического провайдера, сертификата и сервиса отправки решает разные задачи. Проверяйте каждый компонент отдельно.
Почему версии поддержки СТД-Р нельзя считать версиями нового формата ЕФС-1
В материалах по 1С:ЗУП поддержка новой формы СТД-Р указана начиная с версий 3.1.24.308 и 3.1.23.458. Эти номера подтверждают отдельное изменение по СТД-Р.
| Версия | Что подтверждено | Что нельзя утверждать автоматически |
|---|---|---|
| 3.1.24.308 | Поддержка СТД-Р в указанном изменении | Поддержку формата ЕФС-1 с 1 июля 2026 года |
| 3.1.23.458 | Поддержка СТД-Р в указанном изменении | Наличие новых тегов и атрибутов ЕФС-1 |
Сведения о договорах ГПХ тоже не дают ответа на вопрос о релизе для нового формата. Начало и окончание договора ГПХ отражаются в ЕФС-1 по более ранним правилам, связанным с постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.
Как подготовить и выгрузить ЕФС-1 в 1С:ЗУП после обновления
Обновить программу и проверить настройки обмена
Перед заполнением отчета назначьте ответственных и зафиксируйте результат каждого шага.
| Ответственный | Проверка | Результат | Риск |
|---|---|---|---|
| Специалист 1С | Релиз, сборка, платформа, комплект форм | Версия прямо поддерживает формат ЕФС-1 | Файл создается по старой схеме |
| Бухгалтер | Период и состав отчетности | Выбран правильный вид представления | Отправка неподходящего подраздела |
| Кадровый специалист | События и первичные документы | Даты и основания совпадают с кадровым учетом | Отказ из-за расхождения сведений |
| Администратор | Сертификаты, права и канал отправки | Файл подписывается и передается оператору | Технический отказ после проверки данных |
- Проверьте резервную копию до установки обновления.
- Убедитесь, что пользователь имеет права на регламентированную отчетность и отправку.
- Проверьте срок действия сертификата электронной подписи.
- Уточните состояние сервиса отправки и установленных криптографических компонентов.
- Сверьте комплект форм и схему, доступные после обновления.
Если организация использует 1С:ERP, порядок проверки кадровых данных и готовности отчетности отличается от ЗУП. Для такой ситуации пригодится отдельный материал по проверке ERP перед обновлением.
Сформировать отчет и проверить исходные данные
- Откройте раздел регламентированной отчетности и создайте ЕФС-1 за нужный период.
- Укажите организацию, отчетный период и вид представления.
- Заполните доступные подразделы автоматически.
- Проверьте сотрудников, кадровые мероприятия, даты и основания.
- При наличии договоров ГПХ проверьте дату начала и дату окончания договора.
- Сверьте коды с актуальными справочниками.
- Запустите встроенную проверку и исправьте исходные данные.
| Ошибка | Где искать причину | Как исправлять |
|---|---|---|
| Неверная дата приема или увольнения | Кадровый документ | Исправить документ, перепровести и заполнить отчет заново |
| Не отражено событие по договору ГПХ | Договор и связанные записи | Проверить даты, статус и основание договора |
| Неверный код должности | Справочник должностей или штатное расписание | Выбрать актуальное значение и переформировать отчет |
| Неверный тип корректировки | Карточка отчета | Определить, исправляется первичный отчет или подается корректировка |
Ошибка исходных данных исправляется в кадровом документе, справочнике или регистре. Ошибка состава отчета исправляется в самом документе ЕФС-1. После каждого изменения файл нужно сформировать заново.
Проверить XML и протокол до отправки
Перед подписанием сохраните копию выгруженного файла и проверьте:
- идентификатор версии формата;
- тип представления;
- состав подразделов;
- обязательные элементы;
- даты и формат их записи;
- коды классификаторов;
- связь сведений с конкретными сотрудниками;
- отсутствие пустых значений там, где они обязательны;
- отсутствие лишних или повторяющихся записей.
Встроенная проверка 1С показывает ошибки, которые знает установленный комплект форм. Финальное решение принимает принимающая система. Сопоставьте протокол оператора с XML и описанием формата, если сообщение выглядит неоднозначно.
Что учесть в подразделе 1.3 государственным учреждениям
Для государственных учреждений автоматизированное заполнение подраздела 1.3 может учитывать актуальный справочник должностей и ОК 016-2025. Качество результата зависит от того, как должность заведена в кадровом учете и связана с классификатором.
Как используется актуальный справочник должностей и ОК 016-2025
Программа сопоставляет кадровое наименование должности с записью справочника и передает в отчет связанные реквизиты. При выборе похожего наименования вместо точного варианта код может не совпасть с требованиями формата.
| Кадровое значение | Что проверяет специалист | Риск ошибки |
|---|---|---|
| Наименование должности | Совпадает со штатным расписанием и кадровым документом | В отчет попадает другое наименование |
| Код ОК 016-2025 | Код действует на нужную дату и соответствует должности | Форматно-логический отказ или расхождение сведений |
| Квалификационный признак | Заполнен, если его требует выбранная запись | Пустой условно обязательный элемент |
| Дата кадрового изменения | Совпадает с приказом и периодом отчета | Несоответствие дат в XML |
Что проверить после автоматического заполнения подраздела 1.3
- наименование должности;
- код ОК 016-2025;
- связь должности со штатным расписанием;
- дату действия кадрового изменения;
- соответствие сотрудника и подразделения;
- наличие квалификационных и иных требуемых признаков;
- отсутствие устаревших записей справочника.
Если однозначного соответствия в справочнике нет, не выбирайте случайную похожую должность. Проверьте обновление классификатора, карточку должности и штатное расписание. После выбора корректной записи заполните подраздел 1.3 заново и сравните результат с кадровыми документами.
Какие ошибки возникают при отправке ЕФС-1 в новом формате
Файл сформирован по старой схеме
Признаки: оператор сообщает о неверной версии формата, неизвестном элементе или несовместимости схемы, хотя отчет в 1С заполнен без ошибок.
- Проверьте релиз и сборку конфигурации.
- Откройте XML и найдите идентификатор формата.
- Сравните его с версией, которая должна применяться с 1 июля 2026 года.
- Проверьте комплект регламентированной отчетности.
- Обновите программу и сформируйте новый файл.
Повторная отправка прежнего XML не устраняет ошибку схемы.
Не заполнены обязательные поля или коды
В протоколе найдите имя элемента, подраздел, строку или идентификатор сотрудника. Затем определите источник значения в 1С. Если причина связана с приемом, переводом, увольнением или договором ГПХ, исправляйте кадровый документ. Если проблема связана с кодом, проверьте справочник и дату действия классификатора.
Как исправлять отчет после отказа
| Тип отказа | Действие | Контроль после исправления |
|---|---|---|
| Ошибка кадровых данных | Исправить первичный документ и перезаполнить отчет | Новые даты и основания попали в XML |
| Неверная схема | Обновить релиз или комплект форм | Изменился идентификатор формата |
| Пропущено обязательное поле | Заполнить реквизит в источнике или отчете | Элемент появился в файле |
| Дублирование сведений | Проверить первичный и корректирующий отчет | Осталась одна корректная запись |
| Неверная корректировка | Определить тип представления и переформировать файл | Протокол не содержит ошибки по статусу отчета |
| Технический отказ | Проверить сертификат, права и сервис отправки | Получен технический результат обработки |
После отказа сохраните исходный XML, протокол, квитанцию и исправленный файл. Для корректирующих сведений отдельно зафиксируйте номер и дату первичного представления.
Чек-лист перед отправкой ЕФС-1 с 1 июля 2026 года
Короткая проверка для бухгалтера и кадрового специалиста
- Период и дата представления выбраны правильно.
- Определен состав нужных подразделов ЕФС-1.
- Персональные данные сотрудников совпадают с учетной базой.
- Даты приема, перевода, увольнения и других событий проверены по приказам.
- Договоры ГПХ отражены с правильными датами начала и окончания.
- Должности и коды ОК 016-2025 проверены для государственных учреждений.
- Первичные и корректирующие сведения не смешаны.
- Результат встроенной проверки сохранен.
Короткая проверка для специалиста 1С
- Записаны редакция, релиз и сборка 1С:ЗУП 8.
- Есть подтверждение поддержки формата ЕФС-1 с 1 июля 2026 года.
- Платформа 1С соответствует требованиям конфигурации.
- Установлен актуальный комплект регламентированной отчетности.
- Идентификатор XML-схемы совпадает с требуемой версией.
- Проверены теги, атрибуты, коды и обязательные элементы.
- Работают права пользователя, сертификат и сервис отправки.
- Получены протокол оператора и подтверждение приема.
- XML-файл, протокол и квитанция помещены в архив отчетности.
Точные версии 1С:ЗУП и конкретные XML-изменения нужно сверять с официальным описанием релиза и утвержденной XSD-схемой. Версии поддержки СТД-Р 3.1.24.308 и 3.1.23.458 не заменяют такую проверку.
Если после обновления отчет визуально заполнен, но оператор его отклоняет, начинайте диагностику с трех точек: релиз 1С, идентификатор формата и текст протокола. Такой порядок помогает отделить ошибку данных от несовместимости схемы и технического сбоя канала отправки.