Как в 1С:ЗУП 8 ред. 3 учесть новые правила сверхурочной работы с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года годовой лимит сверхурочной работы можно увеличить со 120 до 240 часов. Такое правило действует только при наличии коллективного договора или отраслевого соглашения с прямым условием о повышенном лимите. Если подтверждающего документа нет, для организации сохраняется предел 120 часов в год.

Первые 120 часов сверхурочной работы оплачиваются в полуторном размере, часы сверх этого порога - в двойном. По желанию работника повышенную оплату можно заменить временем отдыха. Для привлечения к сверхурочной работе нужно письменное согласие сотрудника. Для работников с вредными условиями труда лимит остается 120 часов.

В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 ред. 3 нужно проверить релиз, графики, табель, документы о привлечении и накопленный объем часов. Программа помогает рассчитать начисления и показать расшифровку, но не заменяет проверку коллективного договора, отраслевого соглашения и письменного согласия.

Общие кадровые изменения, которые затрагивают настройки 1С:ЗУП с 1 сентября, собраны в отдельном практическом материале. Ниже разобраны именно сверхурочные часы, их лимиты, оплата и контроль в программе.

Что изменится в правилах сверхурочной работы с 1 сентября 2026 года

Поправки к части 6 статьи 99 Трудового кодекса РФ меняют порядок определения годового объема сверхурочной работы. Базовое значение составляет 120 часов. Организация может получить возможность применять предел 240 часов, если это прямо закреплено в коллективном договоре или отраслевом соглашении и условие распространяется на конкретного работника.

Дата привлечения имеет значение. Часы, зарегистрированные после 1 сентября 2026 года, нужно проверять по новым правилам, а накопленные ранее сведения нельзя переносить в новый порядок без проверки переходных положений. Внутренняя настройка 1С не создает правовое основание для увеличения лимита.

Лимит сверхурочных 240 часов в год: когда он действует

Лимит 240 часов не включается автоматически для всех сотрудников. Перед регистрацией очередной переработки проверьте четыре обстоятельства:

1. В организации действует коллективный договор или на нее распространяется отраслевое соглашение.
2. Документ действует в период привлечения работника к сверхурочной работе.
3. Документ охватывает подразделение или категорию сотрудников, к которой относится работник.
4. В тексте есть прямое условие о возможности увеличить годовой лимит до 240 часов.

Общее упоминание сверхурочной работы, сменного режима или повышенной оплаты не подтверждает лимит 240 часов. Сохраните реквизиты документа в кадровом досье и внутреннем реестре переработок. В 1С зафиксируйте результат проверки так, чтобы бухгалтер и кадровый специалист использовали одно значение лимита.

Пример. В коллективном договоре организации прямо указано, что годовой объем сверхурочной работы может достигать 240 часов. При соблюдении остальных условий сотруднику можно регистрировать часы в пределах этого значения. В другой организации коллективного договора нет, отраслевое соглашение не применяется. Для работника там сохраняется предел 120 часов.

Письменное согласие и исключения для отдельных работников

Письменное согласие работника нужно получить до привлечения к сверхурочной работе, когда согласие требуется для конкретной ситуации. Устная договоренность, отметка в рабочем чате или одна запись в табеле не заменяют оформленный документ. В согласии должны быть понятны дата, объем или период работы и основание привлечения.

Проверяйте условия труда до выбора лимита. Для работников с вредными условиями труда предел остается 120 часов в год, поэтому их нельзя автоматически включать в общий сценарий с лимитом 240 часов. Отдельные ограничения по продолжительности сверхурочной работы и категории работников нужно проверять отдельно, если они относятся к конкретному кадровому случаю.

В 1С сохраните связь между согласием, кадровым основанием и регистрацией времени. Если в используемом релизе нет отдельного поля для согласия, храните документ в кадровом архиве и добавьте реквизиты в доступное основание или комментарий, не подменяя юридический документ записью в программе.

Как определить допустимый лимит для конкретного работника

Рабочий алгоритм состоит из последовательных проверок. Сначала определите дату сверхурочной работы и режим сотрудника. Потом проверьте условия труда, локальные документы, письменное согласие и часы, накопленные за нужный годовой период. Только после этого регистрируйте время и рассчитывайте оплату.

Коллективный договор и сверхурочная работа 240 часов

Для применения повышенного лимита соберите минимальный комплект подтверждений:

• название и реквизиты коллективного договора или отраслевого соглашения;
• дату начала и окончания действия документа;
• подразделения и категории работников, на которые он распространяется;
• дословную формулировку о возможности увеличить лимит сверхурочной работы до 240 часов в год;
• подтверждение того, что условия труда работника не исключают применение повышенного лимита.

Проверку лучше проводить до появления часов в табеле. Если документ изменили в течение года, зафиксируйте период действия каждой редакции. Одна настройка в карточке организации или сотрудника не заменяет анализ текста локального документа.

Для кадрового специалиста результатом проверки может быть запись в реестре: работник, подразделение, условия труда, применимый лимит, документ-основание, дата проверки. Бухгалтер использует этот реестр при контроле накопленных часов и расчете начислений.

Почему без подтверждающего документа остается лимит 120 часов

Само вступление поправок в силу не переводит организацию на 240 часов. Без прямого условия в коллективном договоре или отраслевом соглашении применяется предел 120 часов. Увеличивать значение вручную в 1С, чтобы пропустить регистрацию переработки, рискованно: программа будет содержать цифру без подтверждающего кадрового основания.

Если организация планирует применять 240 часов, сначала оформите или проверьте документ, затем определите круг работников. Не редактируйте прошлые документы только ради изменения контрольного числа. Сначала установите, какие нормы действовали на дату конкретного привлечения.

Как оплачивать сверхурочные: первые 120 часов и часы сверх порога

Для контроля начислений годовой объем нужно разделить на две части. Первая часть включает первые 120 подтвержденных часов. Вторая начинается с 121-го часа, если у организации есть законное основание применять увеличенный годовой лимит и сотрудник может продолжать сверхурочную работу.

Количество часов для контроля берите из подтвержденных документов и учетных данных, а не из одной строки текущего табеля. Сверяйте накопленный объем, дату работы, основание привлечения и выбранный способ компенсации.

Сверхурочная работа до 120 часов: полуторный размер

Если работник накопил 80 сверхурочных часов, весь этот объем относится к первой категории и оплачивается в полуторном размере. При проверке в 1С сопоставьте:

• 80 зарегистрированных часов с документами о привлечении;
• график и фактическую явку;
• вид начисления за сверхурочную работу;
• примененный размер оплаты в расшифровке расчета;
• выбор денежной оплаты или времени отдыха.

Полуторный размер относится к оплате сверхурочной работы, а не означает автоматическое умножение всей месячной зарплаты сотрудника. Конкретный расчет зависит от исходных данных, способа учета времени, вида начисления и настроек организации. Проверяйте формулу и базу начисления в карточке вида начисления.

Сверхурочная работа свыше 120 часов: двойной размер

Если накопленный объем достиг 130 часов, первые 120 часов относятся к первой категории, а 10 часов сверх порога оплачиваются в двойном размере. Нельзя применить один коэффициент ко всем 130 часам, если действующее правило требует разделения объема.

Порог контролируют по накоплению за требуемый годовой период. Например, в январе зарегистрировано 50 часов, в мае еще 70, а в октябре 10. При подтвержденном праве на лимит 240 часов октябрьский объем пересекает порог: 120 часов относятся к первой части, 10 часов к части сверх 120.

Проверяйте результат в расшифровке начисления. Если программа показывает один вид начисления без разделения или применяет один размер ко всему объему, проверьте релиз, формулу, последовательность документов и настройки учета. Не исправляйте сумму произвольной ручной операцией, пока не установлена причина расхождения.

Отгул вместо повышенной оплаты

По желанию работника сверхурочная работа может компенсироваться временем отдыха. Выбор нужно зафиксировать документально до расчета, чтобы бухгалтер не начислил повышенную оплату и одновременно не предоставил отгул за те же часы.

В конкретном релизе 1С:ЗУП название документа и набор реквизитов могут отличаться. Найдите доступный документ для регистрации сверхурочных и проверьте, предусмотрен ли в нем способ компенсации. Если отдельного варианта нет, оформите заявление работника и кадровый документ по принятому в организации порядку, а в программе сохраните ссылку на основание.

При предоставлении отдыха проверьте дату и продолжительность отсутствия, связь с исходными сверхурочными часами и отражение времени в табеле. Практический разбор учета отгулов в 1С:ЗУП доступен в материале об учете времени отдыха.

Как оформить сверхурочную работу в 1С:ЗУП 8 ред. 3

Точный состав команд зависит от релиза и включенных функциональных опций. Перед настройкой откройте сведения о версии программы, проверьте дату последнего обновления и выполните копирование информационной базы для тестовой проверки. Интерфейс демонстрационной базы может отличаться от рабочего.

Настройки учета времени и графики работы

Сверхурочная работа появляется при сопоставлении фактического времени с установленным режимом. Одной записи о переработке недостаточно, если график, норма или табель заполнены неверно.

Проверьте по порядку:

1. Производственный календарь на 2026 год и переносы рабочих дней.
2. График работы сотрудника, его даты действия и вид учета времени.
3. Норму часов для подразделения и расчетного периода.
4. Смены, ночные часы, отклонения и фактическую явку.
5. Период, за который регистрируются сверхурочные часы.
6. Функциональные опции учета времени и начислений, доступные в текущем релизе.

Исправляйте сначала исходные данные. Если изменить только сумму начисления, причина лишней или пропущенной переработки останется в табеле и отчетах.

Регистрация сверхурочных часов и оснований

Найдите в разделе учета времени или через команду поиска документ, предназначенный для регистрации сверхурочных часов. В разных релизах он может называться по-разному, поэтому ориентируйтесь на назначение объекта, а не на точное название команды.

В документе или связанном основании проверьте:

• организацию и сотрудника;
• дату или период сверхурочной работы;
• количество часов;
• подразделение и график;
• основание привлечения;
• наличие письменного согласия;
• способ компенсации, денежная оплата или время отдыха.

После проведения документа сравните часы с табелем. Сохраните подписанное согласие и распоряжение вместе с кадровыми материалами. Электронная запись в 1С должна помогать найти документы, но не должна подменять их.

Работа за несколько минут до начала или после окончания смены тоже требует отдельной проверки, если это время фактически отработано по поручению работодателя. Ошибки в фиксации таких интервалов разобраны в материале о судебном кейсе и учете сверхурочных в 1С.

Начисление оплаты сверхурочных в 1С:ЗУП

После регистрации времени выполните обычную последовательность расчета зарплаты за месяц, принятую в вашей базе. В документе начисления откройте расшифровку и проверьте количество часов, вид начисления, примененный размер и итоговую сумму.

Для работника, у которого накопилось 130 часов, контроль должен показать разделение на 120 часов в полуторном размере и 10 часов в двойном, если оба условия подтверждены документами. Проверьте удержания и отражение начисления в расчетных листках, но не смешивайте их с проверкой годового лимита.

Типовая конфигурация может не разделять часы по порогу автоматически в конкретном релизе. Признаки проблемы:

• в расшифровке все часы попали в один вид начисления;
• после достижения 120 часов размер оплаты не изменился;
• годовой накопленный объем не учитывает ранее зарегистрированные документы;
• отгул и денежная компенсация отражены одновременно;
• расчет зависит от ручной суммы без понятного основания.

В таком случае проверьте обновление, функциональные опции, формулу начисления и порядок проведения документов. Если нужного механизма нет, зафиксируйте требование и согласуйте отдельную настройку со специалистом по конкретному релизу. Непроверенная обработка может нарушить историю расчетов.

Учет переработок после 1 сентября 2026 года: переходный период

На 1 сентября нужно получить достоверный остаток зарегистрированных сверхурочных часов по каждому сотруднику. Отдельно храните сведения о часах, датах, основаниях, условиях труда, согласиях и способе компенсации.

Исследовательские материалы не раскрывают универсальную методику переноса накопленных часов в типовую 1С:ЗУП. Поэтому переходный порядок сверяйте с действующей редакцией нормативных правил, официальной документацией по вашему релизу и локальными документами организации.

Что проверить в данных на 1 сентября

Сформируйте контрольный реестр по сотрудникам. В него включите:

1. зарегистрированные сверхурочные часы за 2026 год;
2. даты каждой работы и расчетные периоды;
3. остаток лимита при значении 120 часов;
4. право организации применять 240 часов и документ-основание;
5. условия труда сотрудника;
6. письменные согласия и распоряжения;
7. выбранный способ компенсации;
8. данные табеля и расшифровки начислений.

Сверьте реестр с кадровыми документами и отчетами 1С. Расхождение на один час способно изменить категорию оплаты после порога, поэтому округления и ручные корректировки нужно объяснить отдельно.

Как разделить часы до и после даты изменения

Проводите контроль по датам и основаниям. Часы, зарегистрированные до 1 сентября, не переписывайте без причины. Новые часы оформляйте отдельными документами, чтобы в истории можно было увидеть дату привлечения и примененное правило.

Если нужно исправить ошибку в старом документе, сначала сохраните исходный вариант и основание корректировки. После исправления повторите расчет затронутого периода и проверьте, не изменились ли накопленный объем, вид начисления и сумма выплаты.

Отдельно подтвердите, как применять порог 120 часов к переходному периоду. Исследовательские данные не содержат готового алгоритма переноса, поэтому автоматическое объединение всех часов в одном регистре без правовой проверки создавать не следует.

Особенности учета в сменном режиме и при суммированном учете рабочего времени

В сменном и суммированном режиме переработка определяется через сравнение фактического времени с графиком и нормой за установленный период. Один месяц может не показывать итоговую картину, если сотрудник работает по учетному периоду большей продолжительности.

Для проверки используйте одновременно график, табель, документы отклонений, регистр времени и расшифровку начислений. Порядок регистрации конкретного вида времени зависит от настроек организации и возможностей текущего релиза.

Сверхурочная работа при сменном графике

Сначала проверьте смены и фактическую явку. Сопоставьте дату смены, начало и окончание работы, ночные часы, неявки, замены и отклонения. Ошибка в графике может создать переработку, которой не было, или скрыть часы, отработанные сверх плана.

При регистрации сверхурочных укажите фактическую дату и количество подтвержденных часов. Не переносите часы на удобный расчетный день, если это нарушает связь с табелем и распоряжением. После расчета проверьте, как программа отразила время в табеле и начислении.

Если организация переводит сотрудника с дневного графика на сменный, сначала проверьте кадровое изменение и дату начала нового графика. Пошаговая проверка такого перевода приведена в инструкции по смене режима работы сотрудника в 1С:ЗУП.

Суммированный учет: контроль нормы за учетный период

При суммированном учете сравнивайте факт с нормой за весь учетный период, а не только за один месяц. Сначала определите границы периода, затем проверьте норму часов, график и фактическую явку. После закрытия каждого месяца обновляйте накопительный реестр.

Годовой лимит сверхурочной работы и учетный период, за который определяют переработку, не совпадают по смыслу. Учетный период помогает установить наличие сверхурочных часов. Годовой лимит ограничивает допустимый объем таких часов за год.

Пример проверки: в одном месяце сотрудник отработал больше часов, чем предусмотрено графиком, а в следующем получил меньше смен. Не делайте вывод о годовой переработке по первому месяцу. Сопоставьте итог за учетный период, проверьте документы и только потом включайте подтвержденные часы в годовой реестр.

Какие проверки выполнить перед закрытием месяца

Перед закрытием месяца пройдите контроль от документа к начислению. Это снижает риск выплаты по неверному коэффициенту и помогает найти расхождения до формирования расчетных листков.

Чек-лист бухгалтера и кадрового специалиста

1. Проверить релиз 1С:ЗУП 8 ред. 3 и доступные функциональные опции.
2. Проверить производственный календарь, график, норму и учетный период.
3. Сверить фактическую явку, табель и документы отклонений.
4. Проверить письменное согласие и кадровое основание по каждой переработке.
5. Определить условия труда и исключить применение 240 часов к работникам с вредными условиями труда.
6. Подтвердить коллективный договор или отраслевое соглашение с прямым условием о лимите 240 часов.
7. Сверить накопленный годовой объем и определить, пересечен ли порог 120 часов.
8. Проверить разделение оплаты: первые 120 часов и часы сверх 120.
9. Проверить выбор отгула и исключить двойную компенсацию.
10. Открыть расшифровку начислений и сопоставить ее с табелем.
11. Сохранить документы переходного периода и пояснения к корректировкам.

Что делать, если расчет в 1С не соответствует правилам

Диагностируйте расхождение в таком порядке:

1. Уточните релиз и проверьте доступные обновления.
2. Проверьте функциональные опции, график, производственный календарь и норму.
3. Сверьте документы регистрации времени с табелем.
4. Проверьте вид начисления, формулу и базу расчета.
5. Сверьте накопленный годовой объем, включая документы прошлых месяцев.
6. Проверьте дату перехода, правовое основание лимита и способ компенсации.
7. Пересчитайте период и изучите расшифровку начисления.

Если типовая конфигурация не выполняет нужное разделение часов, зафиксируйте пример с исходными данными, ожидаемым и фактическим результатом. Передайте его специалисту по конкретному релизу или проверьте официальную документацию. Ручную корректировку используйте только после того, как понятно, какой документ или настройка вызвали ошибку.

Программа контролирует данные учета, но не определяет, подходит ли коллективный договор для конкретного работника. Юридическое основание, согласие, условия труда и локальные акты проверяет организация.

Перед первым расчетом после 1 сентября 2026 года зафиксируйте остаток часов по каждому работнику, подтвердите применимый лимит и проведите тестовый расчет на копии базы. После сверки с табелем и документами можно закрывать месяц в рабочей информационной базе.