Как заполнить карточку учета организации формы 18 в 1С после обновления

В 1С:Бухгалтерии 8 начиная с версии 3.0.204 обновили заполнение отчета «Карточка учета организации», форма № 18. В организационной информации по воинскому учету появились регистрационный номер, основной и неосновные коды ОКВЭД. Состав пункта 15 теперь зависит от того, включен ли в программе учет бронирования сотрудников.

После обновления проверьте исходные сведения об организации, настройку бронирования и текущий релиз программы. Затем сформируйте отчет заново. Старую сохраненную печатную форму нельзя считать актуальной автоматически, поскольку отчет получает данные из текущей карточки организации и настроек воинского учета.

Краткий порядок действий такой: откройте «Карточку учета организации», проверьте реквизиты организации и регистрационный номер, уточните основной и неосновные коды ОКВЭД, сверьте настройку учета бронирования, сформируйте форму № 18 и проверьте пункт 15 перед передачей ответственному лицу или в военный комиссариат.

Что изменилось в карточке учета организации после обновления 1С

Какие сведения добавлены в организационную информацию

После перехода на версию 3.0.204 в организационной информации по воинскому учету учитываются дополнительные сведения, которые влияют на заполнение формы № 18:

регистрационный номер организации по воинскому учету;
основной код ОКВЭД;
неосновные коды ОКВЭД;
реквизиты организации, используемые в карточке учета;
признак ведения учета бронирования сотрудников.

Основной код ОКВЭД характеризует главный вид деятельности организации. Неосновные коды описывают дополнительные направления работы, зарегистрированные у компании. После обновления проверьте весь состав кодов, а не только значение, которое раньше выводилось в карточке организации.

Регистрационный номер сверяют с документами организации и сведениями, которые используются при воинском учете. Ошибка в одном символе приводит к недостоверному заполнению формы, даже если остальные реквизиты указаны правильно.

Почему после обновления отчет нужно сформировать заново

Отчет «Карточка учета организации» формируется на основании данных, которые программа видит в момент построения формы. К ним относятся сведения об организации, настройки воинского учета и данные о бронировании граждан, пребывающих в запасе.

Если после обновления открыть старый сохраненный отчет, он может не содержать новые поля или прежнее значение пункта 15. Рабочий порядок выглядит так:

Проверить номер релиза через раздел с информацией о программе.
Открыть карточку организации и организационную информацию по воинскому учету.
Сохранить исправленные реквизиты.
Проверить настройку учета бронирования.
Сформировать отчет заново.

Если в конкретном релизе названия команд отличаются, ориентируйтесь на смысл раздела и доступные команды карточки организации. После установки более поздней версии расположение полей может измениться.

Где найти карточку учета организации в 1С

Путь к отчету в простом интерфейсе

В простом интерфейсе сначала откройте раздел «Зарплата и кадры». В группе команд по воинскому учету выберите «Карточка учета организации».

В зависимости от релиза путь может выглядеть так:

«Зарплата и кадры».
«Воинский учет».
«Карточка учета организации».

Если команды нет на главной странице, проверьте, включен ли кадровый функционал. В простом интерфейсе часть команд скрыта, пока программа не использует соответствующие возможности. Переключение на полный интерфейс обычно открывает дополнительные разделы и команды.

Связанные сведения ищите в карточке организации. Откройте список организаций, выберите нужную компанию и перейдите к организационной информации. В ней проверьте реквизиты воинского учета, регистрационный номер и коды ОКВЭД.

Путь к отчету в полном интерфейсе

В полном интерфейсе отчет обычно доступен через расширенный кадровый контур:

Откройте раздел «Зарплата и кадры» или «Кадры».
Перейдите в группу «Воинский учет».
Выберите «Карточка учета организации».

В некоторых релизах раздел может называться только «Кадры», а команды воинского учета находятся внутри списка кадровых отчетов. Используйте встроенный поиск команд, если отчет не отображается в рабочем разделе.

Настройки, влияющие на пункт 15, находятся рядом с параметрами воинского учета или в настройках кадрового функционала. Ищите признак, связанный с учетом бронирования сотрудников. Название поля может отличаться в зависимости от релиза и доступного функционала.

Как проверить данные организации перед заполнением формы № 18

Проверка регистрационного номера по воинскому учету

Откройте карточку нужной организации и найдите блок организационной информации по воинскому учету. Проверьте, заполнено ли поле с регистрационным номером и совпадает ли значение с действующими документами.

Проверяйте следующие детали:

выбрана правильная организация;
номер относится к этой компании, а не к обособленному подразделению или другой базе;
в номере нет лишних пробелов и случайно замененных символов;
сведения сохранены после редактирования;
после сохранения отчет сформирован повторно.

Если поле пустое, сначала исправьте организационную информацию. Ручная корректировка уже сформированной печатной формы не заменяет исправление исходных данных в программе.

Проверка основного и неосновных кодов ОКВЭД

Коды ОКВЭД проверяют в реквизитах организации и в организационной информации, которая используется для воинского учета. Основной код должен соответствовать актуальным сведениям компании. Неосновные коды проверьте по составу: в карточке должны оставаться дополнительные виды деятельности, которые относятся к организации на дату формирования формы.

Пример проверки: у компании основной код связан с газораспределением, а среди дополнительных указаны строительство трубопроводов, операции с недвижимостью и аренда. В форме нужно проверить, что программа не потеряла дополнительные коды после обновления и не вывела сведения другой организации.

Если код изменился недавно, сначала обновите реквизиты организации, сохраните карточку и только после этого формируйте форму № 18. Изменение текста в печатном отчете не исправляет данные, которые программа использует при следующем формировании.

Что проверить в реквизитах организации и настройках воинского учета

Перед заполнением формы проверьте контрольный набор реквизитов:

полное и сокращенное наименование организации;
ИНН и КПП, если они выводятся в текущем варианте формы;
адрес организации;
основной и неосновные коды ОКВЭД;
регистрационный номер по воинскому учету;
сведения о лице, ответственном за воинский учет, если программа использует это поле;
признак ведения учета бронирования сотрудников;
кадровые сведения, которые участвуют в заполнении пункта 15.

Состав доступных полей зависит от релиза и включенной функциональности. Поэтому сначала проверьте версию 1С:Бухгалтерии 8, а затем сопоставляйте экранные поля с формой № 18.

Как заполнить пункт 15 в карточке учета организации

Если в организации ведется учет бронирования сотрудников

При включенном учете бронирования пункт 15 заполняется с учетом сведений о забронированных сотрудниках. Программа использует данные, которые внесены в кадровый контур и связаны с бронированием граждан, пребывающих в запасе.

Проверьте три уровня данных:

В настройках воинского учета включен признак ведения учета бронирования.
Для сотрудников внесены актуальные сведения, связанные с бронированием.
Карточки сотрудников относятся к той же организации, для которой формируется форма № 18.

После изменения сведений сохраните документы и сформируйте отчет заново. В пункте 15 должны появиться данные, которые программа учитывает для выбранной организации и текущего состояния учета бронирования. Пустой пункт при включенной настройке требует проверки кадровых сведений и записей о бронировании.

Если учет бронирования сотрудников не ведется

Если учет бронирования отключен, программа не получает из этого контура сведения о забронированных сотрудниках. Поэтому пункт 15 может остаться пустым или содержать сокращенный набор данных, предусмотренный текущей формой.

Такой результат сам по себе не означает ошибку. Сначала сопоставьте его с фактической настройкой организации:

если бронирование сотрудники не ведут и настройка выключена, отсутствие сведений может быть корректным;
если организация ведет бронирование, а настройка отключена, пункт 15 заполнится неполно;
если настройка включена ошибочно, отчет может содержать сведения, которые не должны использоваться для этой организации.

Как проверить результат заполнения пункта 15

Для проверки пункта 15 сопоставьте настройку и отчет в одной последовательности:

Запишите текущее состояние признака учета бронирования.
Проверьте наличие и актуальность сведений о забронированных сотрудниках.
Сформируйте карточку учета организации.
Откройте пункт 15 и сравните его с исходными данными.
После исправлений сохраните карточки и постройте отчет повторно.

Если пункт 15 не меняется после исправления, закройте старую форму и сформируйте новый экземпляр отчета. Проверяйте именно новую форму, а не сохраненный вариант, открытый из списка ранее созданных отчетов.

Как сформировать карточку учета организации формы 18 в 1С

Порядок формирования отчета

После проверки реквизитов выполните следующие действия:

Откройте раздел «Зарплата и кадры» или «Кадры».
Перейдите в «Воинский учет».
Откройте отчет «Карточка учета организации».
Выберите организацию, если база содержит несколько юридических лиц.
Укажите период или дату, если такие параметры присутствуют в текущем варианте отчета.
Нажмите «Сформировать».
Проверьте экранную форму и подготовьте печать или сохранение документа.

Если вы изменили регистрационный номер, коды ОКВЭД или настройку бронирования после открытия отчета, сначала сохраните изменения. Затем сформируйте отчет заново. Параметры уже открытой формы не всегда обновляются автоматически.

При подготовке нескольких форм проверьте организацию перед каждым формированием. Ошибка выбора юридического лица переносит в отчет корректные реквизиты, но от другой компании.

Какие разделы проверить в сформированной форме

В готовой форме № 18 проверьте:

наименование и идентификационные реквизиты организации;
адрес и сведения, связанные с местом ведения воинского учета;
регистрационный номер;
основной код ОКВЭД;
неосновные коды ОКВЭД;
пункт 15;
пустые обязательные поля и явно отображаемые предупреждения.

Сопоставляйте отчет с карточкой организации и документами по воинскому учету. Если в печатной форме есть расхождение, исправьте источник данных, а затем повторите формирование.

Пользователям, которые параллельно готовят кадровую статистику в 1С:ЗУП, пригодится отдельная инструкция по заполнению формы № 1 «Рабочая сила». В ней тоже разобраны проверка исходных кадровых данных и контроль автоматически заполненных разделов.

Что делать, если карточка учета организации заполняется неправильно

В отчете нет регистрационного номера или кодов ОКВЭД

Действуйте по цепочке:

Проверьте, что открыт отчет по нужной организации.
Откройте организационную информацию и найдите регистрационный номер.
Проверьте основной и неосновные коды ОКВЭД в реквизитах организации.
Уточните права пользователя на просмотр и изменение реквизитов.
Сохраните исправления.
Закройте старый отчет и сформируйте форму заново.

Если реквизиты заполнены, но в форме их нет, проверьте номер релиза. Механизм заполнения мог измениться после установки другого обновления, а названия полей могут отличаться от описания для версии 3.0.204.

Пункт 15 не соответствует настройкам организации

Сначала определите, какой сценарий должен работать: учет бронирования включен или организация его не ведет. После этого проверьте кадровые записи и сведения о забронированных сотрудниках.

Ситуация	Что проверить	Действие
Бронирование ведется, пункт 15 пуст	Признак учета бронирования и кадровые сведения	Исправить настройку или записи о сотрудниках, затем сформировать отчет заново
Бронирование не ведется, пункт 15 пуст	Фактическую настройку организации	Сопоставить пустой пункт с правилами текущей формы
В пункте 15 есть лишние сведения	Организацию, записи о бронировании и дату формирования	Исправить исходные данные и повторить формирование
Пункт 15 не изменился после исправления	Старую открытую форму и сохраненные изменения	Закрыть отчет, сохранить карточки и создать новый экземпляр

В интерфейсе нет нужного отчета или настройки

Отсутствие команды обычно связано с одним из четырех факторов:

работает простой интерфейс, который скрывает расширенные команды;
кадровый или воинский функционал отключен;
у пользователя нет прав на раздел или отчет;
установлен релиз, в котором команда называется иначе или еще не поддерживает нужный сценарий.

Переключите интерфейс на полный, проверьте кадровые функциональные опции и права доступа. Затем уточните номер релиза через меню «Справка» или окно с информацией о программе. Названия разделов в последующих версиях могут отличаться, поэтому путь нужно сверять с интерфейсом конкретной базы.

Краткий чек-лист перед передачей формы № 18

Версия 1С:Бухгалтерии 8 проверена, механизм доступен в установленном релизе.
Отчет открыт через раздел «Зарплата и кадры» или «Кадры».
Выбрана правильная организация.
Наименование, ИНН, КПП и адрес актуальны.
Регистрационный номер по воинскому учету заполнен и свернут с документами.
Основной код ОКВЭД проверен.
Неосновные коды ОКВЭД проверены по актуальному составу.
Настройка учета бронирования соответствует фактической работе организации.
Пункт 15 сопоставлен с настройкой и кадровыми сведениями.
Отчет сформирован после сохранения всех изменений.
Печатная форма проверена целиком, а не только по пункту 15.

Для релиза 3.0.204 и последующих обновлений, где сохранен этот механизм, главный принцип остается прежним: сначала исправляют организационную информацию и настройки воинского учета, затем формируют карточку заново. Такой порядок помогает получить форму № 18 с актуальными регистрационными сведениями, кодами ОКВЭД и корректным пунктом 15.