Какие ЭПД и транспортные документы применять с 1 сентября 2026 года: практический разбор для компаний

ЭПД с 1 сентября 2026 года: короткий ответ

С 1 сентября 2026 года поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку оформляют в электронном виде по утвержденным форматам ФНС России и передают через систему ЭПД. Требование относится прежде всего к участникам договора транспортной экспедиции: клиентам и экспедиторам.

Транспортная накладная не заменяет поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки. Эти документы фиксируют разные события в цепочке доставки. Бумажные формы сохраняются только для отдельных исключений, применимость которых нужно проверять по конкретной услуге, роли компании и действующим требованиям Минтранса.

Правовую основу перехода задает Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Форматы трех электронных экспедиторских документов утверждены приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@. Компании нужно проверить маршруты перевозок, договоры, полномочия сотрудников, учетную систему и подключение к оператору ИС ЭПД.

Кого касаются обязательные электронные перевозочные документы 2026

Сначала определите роль компании в каждом маршруте. Один и тот же бизнес может выступать клиентом экспедитора при закупках, экспедитором для своих заказчиков и перевозчиком по отдельному договору. Состав документов зависит от конкретной роли и условий договора.

Практический критерий простой: если компания привлекает экспедитора для организации доставки или сама оказывает транспортно-экспедиционные услуги, нужно настроить работу с поручением экспедитору и расписками. Грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик могут участвовать в цепочке обмена, но их обязанности по каждому документу определяют договор и фактические действия с грузом.

Если компания выступает клиентом экспедитора

Клиент поручает экспедитору организовать транспортно-экспедиционные услуги. В поручении фиксируют состав услуг, сведения о грузе, условия перевозки и другие параметры, необходимые для исполнения договора. Документ нельзя заменять письмом, файлом Word или произвольным PDF.

До запуска обмена закрепите во внутреннем регламенте:

• кто готовит сведения для поручения;
• кто проверяет условия перевозки и данные о грузе;
• кто подписывает документ электронной подписью;
• кто контролирует статусы в ИС ЭПД;
• кто принимает и хранит экспедиторские или складские расписки.

Если эти обязанности не распределены, ошибка обычно возникает до отправки груза: поручение создано с неполными сведениями, подписант недоступен или ответственный сотрудник не видит статус документа.

Если компания оказывает экспедиторские услуги

Экспедитор работает с документами по утвержденным электронным форматам. При получении груза от клиента он оформляет экспедиторскую расписку. Если груз принимают на хранение, оформляют складскую расписку по отдельному сценарию.

Экспедитору нужно сопоставить каждый этап услуги с документом, который подтверждает этот этап. Поручение описывает заказ и условия услуг. Экспедиторская расписка подтверждает получение груза. Складская расписка подтверждает прием груза на хранение. Подмена документов создает риск спора о том, какое событие стороны фактически подтвердили.

Если компания только перевозит груз

Перевозчик не обязан автоматически оформлять все три экспедиторских документа только потому, что участвует в доставке. Нужно отличать обычную перевозку от транспортной экспедиции. Если компания не выступает стороной договора транспортной экспедиции и не принимает на себя функции экспедитора, ее обязанности по поручению и распискам могут не возникнуть.

Проверьте договор, заявку на перевозку, распределение ответственности за груз и фактическую схему работы. Транспортную накладную оценивайте отдельно по правилам, применимым к конкретной перевозке.

Какие документы оформлять в электронном виде с 1 сентября 2026 года

Для участников договора транспортной экспедиции обязательный электронный контур включает три документа: поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. У каждого документа свое назначение.

Поручение экспедитору

Поручение экспедитору запускает оказание транспортно-экспедиционной услуги. В нем указывают, какие действия должен выполнить экспедитор, какие характеристики имеет груз и на каких условиях организуют перевозку.

Создавайте поручение в формате ФНС России. Письмо по электронной почте, скан бумажного бланка или файл в свободной форме не заменяют структурированный электронный документ. В учетной системе проверьте, откуда подставляются реквизиты груза, клиента, экспедитора и услуги, чтобы не переносить ошибки между маршрутами.

Экспедиторская расписка

Экспедиторская расписка подтверждает, что экспедитор получил груз от клиента для организации перевозки. Ее оформляют при фактической передаче груза экспедитору. Она не описывает первоначальное поручение и не подтверждает прием товара на хранение.

Для контроля сопоставляйте дату передачи груза, реквизиты сторон, сведения о грузе и статус документа в ИС ЭПД. Расхождение между фактической отгрузкой и электронной распиской нужно устранить до того, как операция перейдет в следующий этап маршрута.

Складская расписка

Складская расписка подтверждает прием груза на складское хранение. Она требуется при наличии события хранения, а не при каждой перевозке. Если груз не передавали на хранение, складскую расписку не оформляют только ради полноты комплекта.

Не используйте складскую расписку вместо экспедиторской. Первая подтверждает хранение, вторая - получение груза экспедитором. В одном маршруте могут понадобиться обе расписки, если экспедитор сначала получил груз, а затем принял его на склад.

Кто формирует и подписывает документы

Обычная последовательность выглядит так: клиент передает поручение экспедитору, экспедитор принимает его и оформляет документы, связанные с получением груза или хранением. Участники подписывают документы электронной подписью в порядке, который закреплен договором и настроен у оператора ИС ЭПД.

Заранее согласуйте полномочия. В договоре и регламенте укажите, какая сторона формирует каждый документ, кто его подписывает, какие сроки действуют для проверки и как поступать при отказе, ошибке формата или отсутствии статуса.

Транспортная накладная и ЭПД: какие документы применять вместе

Транспортная накладная и экспедиторские ЭПД не взаимозаменяемы. Транспортная накладная относится к документированию перевозки. Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка подтверждают действия по договору транспортной экспедиции.

При одном маршруте компания может использовать транспортную накладную одновременно с поручением и расписками. Формат транспортной накладной, электронный или бумажный, определяйте по отдельным правилам для конкретной перевозки. Порядок работы с этим документом описан в разборе электронной транспортной накладной с 1 сентября 2026 года.

Разные документы подтверждают разные события

Проверяйте функцию документа, а не только его название в учетной системе. Поручение подтверждает заказ услуг экспедитора. Экспедиторская расписка фиксирует передачу груза экспедитору. Складская расписка фиксирует прием груза на хранение. Транспортная накладная документирует перевозку.

Попытка закрыть весь маршрут одной транспортной накладной приводит к пробелу в экспедиторском документообороте. В спорной ситуации документ должен подтверждать именно то действие, ради которого его оформили.

Как проверить комплект документов по маршруту

Составьте карту маршрута для каждого типового сценария. Укажите, кто передает груз, кто организует доставку, кто перевозит, где возникает хранение и кто получает товар. Затем привяжите к каждому событию документ, подписанта и ожидаемый статус в ИС ЭПД.

1. Выделите маршруты, где компания выступает клиентом или экспедитором.
2. Проверьте, есть ли поручение экспедитору.
3. Отметьте точки фактического получения груза экспедитором.
4. Отметьте операции складского хранения.
5. Определите, где применяется транспортная накладная.
6. Назначьте ответственного за контроль статусов по каждому документу.

Как проходит обмен через оператора ИС ЭПД и ГИС ЭПД

Компания формирует документ в утвержденном формате ФНС России и передает его оператору ИС ЭПД. Оператор проверяет файл, направляет сведения в ГИС ЭПД и возвращает участникам актуальные статусы обмена.

Прямого рабочего подключения компании к ГИС ЭПД недостаточно. Для обмена нужен оператор ИС ЭПД, включенный в реестр Минтранса. Обычная пересылка файлов через ЭДО не заменяет структурированный обмен через ИС ЭПД, если требуется передача сведений в государственную систему.

Чем ИС ЭПД отличается от ГИС ЭПД

ИС ЭПД - рабочий контур оператора, через который участники создают, подписывают, отправляют и получают документы. ГИС ЭПД принимает сведения, переданные оператором, на государственном уровне.

Для бухгалтера, логиста и 1С-специалиста эта разница влияет на проверку интеграции. Недостаточно увидеть возможность отправить файл из программы. Нужно убедиться, что сервис поддерживает требуемые форматы, подписи, маршрутизацию и возврат статусов.

Что проверить при выборе оператора

• Оператор включен в реестр Минтранса.
• Сервис поддерживает поручение экспедитору.
• Сервис поддерживает экспедиторскую и складскую расписки.
• Документы формируются по утвержденным форматам ФНС России.
• Подписание электронной подписью работает для ролей компании.
• Статусы доступны пользователям в сервисе или передаются в учетную систему.
• Есть понятный порядок обработки ошибок формата и отказов при обмене.

Когда экспедиторские документы можно оставить на бумаге

Бумажные формы после 1 сентября 2026 года не исчезают полностью, но электронный формат стал базовым сценарием для документов транспортной экспедиции. Применяйте бумагу только после проверки, что конкретная услуга и обстоятельства подпадают под предусмотренное исключение.

Не используйте бумажный порядок по привычке или потому, что партнер пока не завершил настройку. Отсутствие технической готовности само по себе не подтверждает право отказаться от электронного формата.

Почему нельзя применять бумагу по умолчанию

Поручение, экспедиторская расписка и складская расписка должны проходить через ИС ЭПД по утвержденным форматам, когда для операции действует обязательный электронный порядок. Бумажный документ без подходящего основания может создать проблемы с подтверждением операции и соблюдением порядка обмена.

Не переносите исключение с одного маршрута на другой. Условия перевозки, набор услуг, участники и роль компании могут отличаться даже у одного контрагента.

Как документировать выбранное исключение

Если компания считает бумажный формат допустимым, зафиксируйте проверку в рабочем документе или внутреннем регламенте. Укажите вид услуги, стороны договора, маршрут, основание для применения бумаги, период действия исключения и сотрудника, который проверил актуальность требования.

Сохраните подтверждающие документы вместе с комплектом по перевозке. При изменении договора, схемы доставки или нормативных требований повторите проверку.

Что проверить в 1С, ЭДО, TMS и WMS до 1 сентября 2026 года

Наличие ЭДО не подтверждает готовность к работе с экспедиторскими ЭПД. Учетная система должна формировать три нужных документа в форматах ФНС России, передавать их через оператора ИС ЭПД, получать статусы и связывать их с документами перевозки, отгрузки и хранения.

Для подготовки учетной части используйте пошаговый план проверки 1С и документов для перехода на ЭПД. Он поможет разделить задачи бухгалтерии, логистики и IT.

Проверка функциональности и форматов

Проверьте, может ли используемая версия 1С или интегрированное решение сформировать поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку в утвержденных форматах. Уточните совместимость 1С, ЭДО, TMS, WMS и сервиса оператора.

Отдельно проверьте источник реквизитов. В 1С сведения о грузе могут поступать из заказа, реализации, перемещения или складского документа. Ошибка в первичном документе попадет в ЭПД, если правила заполнения не настроены и не проверяются пользователем.

• Проверьте доступность актуальных обновлений и модулей обмена.
• Уточните способ интеграции: модуль, API или другой поддерживаемый механизм.
• Сверьте обязательные реквизиты в карточках контрагентов, номенклатуры и грузов.
• Настройте связь электронного документа с первичными документами учета.
• Проверьте загрузку и отображение статусов в 1С.

Электронная подпись, МЧД и права пользователей

Проверьте сроки действия сертификатов электронной подписи, содержание машиночитаемых доверенностей, полномочия подписантов и доступы в 1С, ЭДО и сервисе оператора. Сотрудник может видеть документ, но не иметь права подписать его. Такая ошибка останавливает маршрут в момент отгрузки.

Назначьте основного и резервного ответственного по каждой роли. Отпуск, увольнение или блокировка учетной записи одного сотрудника не должны останавливать создание и подписание ЭПД.

Тестовый маршрут от поручения до статуса

Проведите тестовый обмен на типовом маршруте. Создайте поручение, передайте его через оператора, получите подтверждение, оформите нужную расписку и проверьте отображение статусов в учетной системе. Если маршрут включает хранение, добавьте в тест складскую расписку.

Зафиксируйте результаты в коротком протоколе: дата теста, участники, созданные документы, статусы, ошибки и ответственный за исправление. После корректировки повторите сценарий. Полезный общий алгоритм настройки собран в руководстве по работе с ЭПД в 1С.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭПД с 1 сентября 2026 года

• Определите роль компании в каждом маршруте: клиент, экспедитор, перевозчик, грузоотправитель или грузополучатель.
• Выделите действующие договоры транспортной экспедиции.
• Составьте карту событий по каждому маршруту: поручение, получение груза, хранение, перевозка.
• Определите комплект документов для каждого события.
• Выберите оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса.
• Проверьте поддержку поручения экспедитору и обеих расписок.
• Проверьте формирование документов по форматам ФНС России.
• Обновите 1С и интеграции с ЭДО, TMS, WMS или API, если это требуется.
• Проверьте сертификаты электронной подписи, МЧД, полномочия и доступы сотрудников.
• Назначьте резервных подписантов и ответственных за контроль статусов.
• Проведите тестовый обмен от создания поручения до получения статуса.
• Опишите порядок действий при ошибке формата, отказе в подписании и отсутствии статуса.
• Отдельно подтвердите применимость бумажного исключения для каждого сценария, где его планируете использовать.

Итог: что должно быть готово к дате перехода

Готовность компании подтверждает рабочая связка из утвержденных форматов, оператора ИС ЭПД, электронной подписи, полномочий сотрудников, настроенной 1С и понятных ролей участников. Проверяйте маршрут целиком, а не отдельный документ.

Главное правило: транспортная накладная и экспедиторские ЭПД выполняют разные функции. Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка нельзя заменять транспортной накладной или произвольными файлами.