Личные карточки работников частных охранных организаций: что меняет приказ Росгвардии с 1 сентября 2026 года

Что меняется с 1 сентября 2026 года: краткий ответ

С 1 сентября 2026 года личные карточки работников частных охранных организаций будут выдавать сами ЧОП, причём всем работникам организации. Сейчас личная карточка выдаётся территориальным органом Росгвардии и только частным охранникам. Такой порядок следует из сообщения о проекте приказа Росгвардии, который размещён на Едином портале для размещения проектов НПА.

Правовое основание изменений - Федеральный закон от 30.11.2024 № 427-ФЗ. Он закрепил за Федеральной службой войск национальной гвардии РФ полномочие устанавливать образец личной карточки работника частной охранной организации и требования к бланку такой карточки. Проект приказа наполняет это полномочие конкретикой и вводит саму форму документа.

Для организации меняются три вещи. Первая: выдающим звеном становится сам ЧОП, а не внешний орган. Вторая: охват расширяется с охранников на весь штат. Третья: появляется собственный документ, за оформление, хранение и учёт которого отвечает работодатель. Ниже разберём правовую базу, последствия для кадрового учёта и то, что стоит заранее проверить в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Действующий порядок: кто и как выдаёт личные карточки сейчас

Действующий порядок отличается от будущего двумя признаками: кто выдаёт документ и на кого он распространяется. Карточку оформляет территориальный орган Росгвардии, а получают её частные охранники, то есть работники, выполняющие охранные функции. На бухгалтерию, кадровую службу и административный персонал ЧОП этот контур не распространяется.

Отсюда практическая особенность: единого документа, который подтверждал бы статус работника ЧОП по всему штату, сейчас нет. Выдача привязана к внешнему органу, поэтому организация не управляет ни сроками, ни объёмом выдачи. Процедурные детали действующего порядка публикация не раскрывает: перечень оснований выдачи, сроки и комплект документов регулируются отдельными актами, и их стоит уточнять по действующим нормам, а не по новостным пересказам.

Правовое основание: что закрепил 427-ФЗ

Федеральный закон от 30.11.2024 № 427-ФЗ определил, кто устанавливает форму личной карточки работника частной охранной организации. По положениям закона образец карточки и требования к бланку утверждает Федеральная служба войск национальной гвардии РФ. Дальше ведомство выпускает приказ, в котором образец и требования появляются в виде обязательного текста.

Проект такого приказа уже опубликован на Едином портале для размещения проектов НПА. Существенная оговорка: речь идёт именно о проекте. Нормы 427-ФЗ действуют, а конкретные требования к карточке начнут применяться после утверждения приказа. Планировать документооборот нужно с поправкой на то, что финальная редакция может отличаться от текущей.

Что содержит проект приказа Росгвардии: образец и требования к бланку

Проектом приказа предлагается установить две вещи: образец личной карточки работника частной охранной организации и требования к бланку личной карточки. Публикация ограничивается описанием предмета регулирования. Состав полей образца, формат бланка, обязательные реквизиты, элементы защиты и правила заполнения в ней не раскрыты, поэтому переносить сюда ожидания из смежных отраслей не стоит.

Предположить можно, что требования к бланку коснутся формата, обязательных реквизитов и способа изготовления. Это именно предположение, а не норма. Ориентироваться нужно на финальный текст приказа, который появится на официальных ресурсах, и на официальные разъяснения после его утверждения. До этого момента корректный источник для планирования - сама публикация проекта.

Как новый порядок скажется на кадровом учёте и документообороте ЧОП

Приказ определит форму документа, а не внутреннюю процедуру. Порядок выдачи, хранения и учёта организация выстраивает сама, и эта часть работы ложится на кадровую службу и руководителя. Рекомендации ниже собраны по общей логике кадрового делопроизводства: прямых указаний о перестройке учёта в материалах о проекте приказа нет, поэтому их стоит уточнить после публикации финального текста.

Ключевое следствие - рост объёма документов. Карточки понадобятся на весь штат, а не только на охранников. Появляется постоянный поток операций: оформление при приёме, замена при смене фамилии или паспорта, сдача и списание при увольнении. Такой поток требует регламента и ответственного, иначе записи в журнале начнут расходиться с фактической выдачей.

ответственный за оформление, выдачу и хранение карточек;
журнал учёта с датой выдачи, номером карточки и подписью работника;
связка карточки с личным делом работника;
локальный акт, описывающий процедуру;
правила замены карточки и действий при увольнении.

Кого назначить ответственным и как организовать выдачу

В ЧОП с развитой кадровой службой выдачу логично закрепить за кадровиком, в небольших организациях - за руководителем или уполномоченным сотрудником. Обязанность стоит прописать в трудовом договоре, должностной инструкции или отдельном приказе: если карточка не выдана, спросить будет не с кого.

Рабочая схема выглядит так: сформировать карточку на основании личных данных и кадровых документов, выдать под подпись, зарегистрировать в журнале, оставить отметку в личном деле. Помещение и оборудование для выдачи особой подготовки не требуют, а вот форму журнала и место хранения копий лучше определить заранее. Если журнал вы захотите вести в учётной системе, пригодится разбор настройки личных карточек и кадровых печатных форм в 1С.

Что делать с карточками, выданными ранее

Сведений о переходных положениях в доступных материалах нет. До утверждения приказа и официальных разъяснений массовое переоформление карточек, которые уже выдал территориальный орган Росгвардии, смысла не имеет: неизвестно, будут ли они признаваться действительными и в какой срок их потребуется заменить.

Безопасный шаг - зафиксировать текущий статус в учётной системе: у кого карточка есть, кто и когда её выдал, есть ли срок действия. Такая инвентаризация занимает несколько часов, а при появлении переходных норм позволяет провести замену организованно, без поиска данных по бумажным папкам.

Что проверить в 1С:Зарплата и управление персоналом до 1 сентября 2026 года

В материалах о проекте приказа нет перечня данных, которые нужно проверять в учётной системе. Чек-лист ниже построен на типовом составе личной карточки работника и на логике кадрового учёта. Это подготовительная работа, а не требование приказа: смысл в том, чтобы к моменту публикации образца данные были выверены и печать карточек не превратилась в отдельный проект на месяц.

Персональные данные и справочники

Начните с персональных данных. Ошибка в одной букве фамилии или в коде подразделения паспорта означает переделку уже готового документа.

Что проверить	Где смотреть в 1С:ЗУП	На что обратить внимание
ФИО	Справочник «Физические лица», карточка сотрудника	Написание совпадает с паспортом, включая регистр букв и дефисы
Дата и место рождения	Карточка физического лица	Сверка с паспортом, а не с анкетой при приёме
Паспортные данные	Документ, удостоверяющий личность	Серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения
СНИЛС, ИНН	Карточка физического лица	Актуальные номера, отсутствие дублей физлиц
Адрес регистрации	Карточка физического лица	Полный адрес с индексом, если поле попадёт в образец
Контакты	Карточка сотрудника	Телефон и электронная почта, по которым работника можно найти
Фотография	Файлы, прикреплённые к карточке сотрудника	Понадобится, если образец предусмотрит фото

Отдельно проверьте справочники «Физические лица», «Сотрудники» и «Должности» на дубли и устаревшие записи. Дубли физлиц приводят к тому, что часть данных хранится в одной карточке, а часть - в другой, и печатная форма вытягивает пустые поля.

Кадровые документы и приказы

Проверьте приказы о приёме, переводах, совмещении и совместительстве. Наименование должности должно совпадать со штатным расписанием, подразделение - с фактическим местом работы, а ФИО в приказе - с карточкой физического лица. Расхождения всплывут именно на печати карточки, когда данные из разных документов нужно свести в одну форму.

Оцените и закрытые периоды: если после утверждения приказа потребуется добавить сведения задним числом, придётся распроводить документы. Это дополнительная работа и риск для уже сданной отчётности. Как такие задачи решаются на практике, разобрано в материале об автоматизации воинского учёта в 1С по требованиям 2026 года: там пошагово описан подход к личным карточкам, кадровым формам и выгрузке сведений.

Шаблоны печатных форм и доработки

Типовые печатные формы 1С:ЗУП закрывают внутренние кадровые документы, но не образец Росгвардии. Когда появится утверждённый образец, с высокой вероятностью понадобится внешний отчёт или дополнительная печатная форма: её добавляют в конфигурацию и обновляют вместе с релизами. Чем раньше вы соберёте состав полей и определите источник каждого значения, тем дешевле обойдётся доработка.

Заранее решите, где хранить номер и дату карточки, а также журнал выдачи: в 1С через дополнительные сведения или отдельный документ либо вне системы. Вариант с 1С удобнее для отчётности и поиска, но требует разовой настройки специалистом.

Риски и неопределённости: что учесть до вступления приказа в силу

Главная неопределённость - статус документа. Приказ существует в виде проекта, а значит, его текст, состав требований и даже дата вступления в силу могут измениться. Публикация, на которую опирается этот разбор, датирована 18 мая 2026 года, поэтому перед принятием решений сверяйтесь с актуальной версией на официальных ресурсах.

заказ типографских бланков до утверждения образца: риск получить тираж, не соответствующий требованиям;
массовая переделка печатных форм в 1С под ещё не опубликованный образец;
отсутствие данных о переходных положениях для карточек, выданных территориальным органом Росгвардии;
неизвестные сроки появления поддержки нового образца в типовых конфигурациях;
переход обязанности выдавать карточки к самой организации, а вместе с ней и контроля за их наличием у каждого работника.

Что безопасно делать сейчас: выверить данные, спроектировать процедуру, назначить ответственного. Что стоит отложить: печать бланков под неизвестный формат и доработку печатных форм под образец, которого пока нет.

Пошаговый план подготовки к 1 сентября 2026 года

Отслеживать статус проекта приказа на Едином портале для размещения проектов НПА и официальные разъяснения Росгвардии.
Проверить в 1С:ЗУП персональные данные работников и справочники «Физические лица», «Сотрудники», «Должности» на ошибки и дубли.
Сверить кадровые документы: приказы о приёме и переводах, должности, подразделения, штатное расписание.
Назначить ответственного за оформление, выдачу и хранение карточек, закрепив обязанность приказом или должностной инструкцией.
Разработать форму журнала учёта и определить место хранения копий.
Провести инвентаризацию действующих карточек и зафиксировать их статус в учётной системе.
Оценить, нужна ли доработка печатной формы в 1С, и при необходимости подключить 1С-специалиста заранее.
После утверждения приказа обновить локальные акты и провести сверку данных повторно, уже под конкретный образец.

Первые три пункта не требуют затрат и снимают основную часть рисков: к моменту публикации образца у вас будут выверенные данные. Печать бланков и доработку форм начинайте только после появления финального текста приказа.