Можно ли разбить отпуск только на рабочие дни: разъяснения Роструда и учёт в 1С

Можно ли разбить отпуск так, чтобы он выпадал только на рабочие дни: короткий ответ

Да, можно. Работник вправе разбить ежегодный оплачиваемый отпуск на части так, чтобы каждая часть приходилась на рабочие дни, например по 5 календарных дней с понедельника по пятницу. Условий два: нужна договорённость с работодателем и хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Такую позицию Роструд привёл на своём сайте, отвечая на вопросы работников и работодателей (buh.ru).

Основание: статья 125 ТК РФ, по которой отпуск делится на части по соглашению между работником и работодателем. Без согласия схема не работает, даже если сотрудник готов отдыхать исключительно по будням.

Что говорит закон: статья 125 ТК РФ и разъяснения Роструда

Статья 125 ТК РФ задаёт рамки разделения ежегодного оплачиваемого отпуска: по соглашению сторон отпуск разбивают на части, и хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Правило действует для всех, кто работает по трудовому договору, независимо от должности и режима работы.

В разъяснении на buh.ru Роструд формулирует вывод прямо: работник вправе разбить отпуск на части так, чтобы он выпадал только на рабочие дни, но по соглашению с работодателем и при условии, что хотя бы одна часть ежегодного оплачиваемого отпуска будет не менее 14 календарных дней.

Минимальную продолжительность остальных частей ТК РФ не устанавливает. По соглашению сторон это могут быть интервалы по 5 дней, по 3 дня, по 2 или по 1 дню. Жёсткое требование одно: 14 календарных дней минимум для одной из частей.

Условие о 14 календарных днях: как его соблюсти

14 дней считают в календарных днях, включая выходные. Поэтому «четырнадцатидневная» часть всегда захватит минимум два выходных и целиком в будни не уложится. Если сотрудник хочет дробить отпуск только по рабочим дням, длинная часть всё равно останется с выходными внутри.

Разберём на отпуске 28 календарных дней: 14 календарных дней с 1 по 14 июня 2027 года, 5 календарных дней с 5 по 9 июля 2027 года (понедельник - пятница), 5 календарных дней с 12 по 16 июля 2027 года (понедельник - пятница) и 4 календарных дня с 19 по 22 июля 2027 года (понедельник - четверг). Итого 28 дней, условие о 14 днях выполнено, три части из четырёх приходятся на рабочие дни.

Неверный вариант - 7 + 7 + 7 + 7: ни одна часть не достигает 14 календарных дней, и статья 125 ТК РФ нарушена. Ещё одна ошибка встречается в графиках, где 14 дней считают рабочими, а не календарными: тогда часть фактически оказывается короче нормы.

Согласие работодателя: как получить и оформить

Разделение возможно по соглашению сторон, поэтому одного заявления работника недостаточно. Если руководитель против, сотрудник не вправе требовать разбивку и должен отдыхать непрерывно в даты из графика.

Отдельной формы такого соглашения ТК РФ не устанавливает. На практике применяют три варианта:

• закрепить все части в графике отпусков на будущий год;
• оформить письменное соглашение об изменении графика;
• принять заявление работника с визой руководителя.

Второй вариант удобнее, если график уже утверждён, а договорённость появилась позже.

Формулировка для соглашения: «Работник и работодатель договорились разделить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год на части: 14 календарных дней с 01.06.2027 по 14.06.2027, 5 календарных дней с 05.07.2027 по 09.07.2027, 5 календарных дней с 12.07.2027 по 16.07.2027, 4 календарных дня с 19.07.2027 по 22.07.2027». Документ с подписями сторон снимает вопросы о законности дробления при проверке.

Как настроить учёт заявлений и приказов, когда работник не подаёт отдельную бумагу, разобрано в статье Настройка учёта отпусков в 1С: обязателен ли ввод заявления по новым разъяснениям Роструда.

Примеры разделения отпуска на рабочие дни

Роструд привёл пример: 5 календарных дней с понедельника по пятницу, затем снова 5 календарных дней с понедельника по пятницу (buh.ru).

В календаре это выглядит так. Отпуск с понедельника 5 июля 2027 года по пятницу 9 июля 2027 года - это 5 календарных дней отпуска. Суббота 10 июля и воскресенье 11 июля в отпуск не входят и отпускными не оплачиваются. Следующая часть с 12 по 16 июля добавляет ещё 5 оплачиваемых дней. Фактически сотрудник отсутствует на работе с 5 по 16 июля, то есть 12 календарных дней, а оплата начисляется за 10.

Сравните с непрерывным отпуском с 5 по 16 июля: те же 10 пропущенных рабочих дней, но оплачены 12 календарных дней. Дробление по будням не добавляет дней отдыха, зато уменьшает сумму отпускных. Работнику такая схема невыгодна финансово, работодателю - экономит фонд оплаты труда.

Второй вариант для 28 дней: 14 + 9 + 5. Часть в 9 календарных дней охватит рабочий цикл с понедельника по вторник следующей недели, часть в 5 дней - чистую неделю по будням. Схема 14 + 5 + 5 + 4 тоже проходит. Ограничение одно: сумма всех частей равна продолжительности отпуска, а хотя бы одна часть не меньше 14 календарных дней.

Риски и нюансы для бухгалтера и кадровика

Как рассчитать отпускные при дроблении отпуска

Отпускные считают по формуле: средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска (статья 139 ТК РФ). Способ дробления на формулу не влияет: каждую часть оплачивают отдельно, но по одному и тому же среднему заработку, если расчётный период и выплаты не менялись.

Пример. Средний дневной заработок сотрудника 1 700 руб. Часть отпуска с 5 по 9 июля 2027 года - 5 календарных дней, отпускные 8 500 руб. Если этот же период оформить с 5 по 11 июля (7 календарных дней), отпускные составят 11 900 руб. при том же количестве пропущенных рабочих дней. Цифры условные, но пропорция показательна: включение выходных в отпуск увеличивает выплату без потери рабочих дней.

Проверьте, что в расчёт среднего заработка попали все выплаты за 12 календарных месяцев, а периоды больничных, командировок и прошлых отпусков из расчёта исключены. Если часть отпуска попадает на нерабочие праздничные дни, они в число календарных дней отпуска не включаются и отпуск продлевается (статья 120 ТК РФ).

Оформление документов: график отпусков, приказ, записка-расчёт

На каждую часть отпуска нужен свой комплект документов: приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 для одного сотрудника или Т-6а для нескольких), записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма Т-60), отметка в личной карточке Т-2. Компания вправе применять и собственные формы, если они утверждены в учётной политике.

В графике отпусков части удобно показывать отдельными строками с точными датами начала и окончания. Тогда приказ и график совпадают, и расхождений при проверке не возникает.

Отдельный денежный риск связан со сроками: отпускные платят не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Четыре части означают четыре срока выплаты, и пропуск любого приведёт к компенсации за задержку. Как рассчитать дату выплаты с учётом праздников, показано в статье Сроки выплаты отпускных в 2026 году: разъяснение Минтруда и порядок оформления в 1С.

Ещё один сценарий - увольнение до конца рабочего года, за который отпуск уже отгулян частями. Бухгалтер пересчитывает отпускные и удерживает суммы за неотработанные дни по правилам статьи 137 ТК РФ. Чем больше частей, тем больше строк для проверки в финальном расчёте.

Как оформить разделение отпуска в 1С: Бухгалтерия

Ниже описан типовой сценарий в 1С: Бухгалтерия 8.3. Названия разделов и состав полей зависят от версии и релиза конфигурации, поэтому сверяйтесь с интерфейсом своей базы.

Пошаговая инструкция: создание документа «Отпуск»

1. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и выберите пункт «Отпуска» (в части релизов кадровые документы собраны в подразделе «Кадры»).
2. Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Отпуск».
3. Укажите сотрудника и организацию, проверьте месяц начисления.
4. Задайте период первой части: с 05.07.2027 по 09.07.2027.
5. Проверьте, что количество дней равно 5 календарным дням, а сумма рассчитана по среднему заработку. При необходимости скорректируйте количество дней вручную.
6. Проведите документ и распечатайте приказ прямо из формы документа.
7. Для второй части создайте новый документ «Отпуск» с периодом с 12.07.2027 по 16.07.2027 и повторите шаги 3-6.

Требование о 14 календарных днях программа, как правило, не контролирует: соблюдение статьи 125 ТК РФ остаётся зоной ответственности кадровика. Если части отпуска приходятся на разные месяцы, оформляйте их отдельными документами, чтобы дни и суммы не объединялись в одно начисление.

Возможные ошибки и как их исправить

• Период введён с субботой и воскресеньем, а дни посчитаны как рабочие. Проверьте даты: при периоде с 05.07.2027 по 09.07.2027 дней должно быть 5.
• Неверный расчётный период среднего заработка. Откройте расшифровку расчёта в документе и убедитесь, что программа взяла 12 месяцев и нужный набор выплат.
• Даты изменили после проведения документа. Проведите перерасчёт, при необходимости отмените проведение, исправьте период и проведите документ заново.
• Несколько частей оформлены одним документом. Дни и суммы в этом случае, как правило, складываются, а приказ печатается один. Разделяйте части по отдельным документам.

После выплаты отпускных проверьте, что каждая часть отражена в отчётности по сотруднику, иначе при сверке с расчётной ведомостью появятся расхождения.

Как оформить разделение отпуска в 1С: Зарплата и управление персоналом

В 1С:ЗУП кадровый контур и расчёт зарплаты связаны напрямую, поэтому разделение отпуска удобнее вести от графика к приказу.

Настройка графика отпусков для нескольких частей

Откройте раздел «Кадры» и перейдите к графику отпусков на нужный год (в части релизов график доступен из раздела «Зарплата»). Для сотрудника добавьте столько строк, сколько частей запланировано: 14 календарных дней с 01.06.2027 по 14.06.2027, 5 календарных дней с 05.07.2027 по 09.07.2027, 5 календарных дней с 12.07.2027 по 16.07.2027, 4 календарных дня с 19.07.2027 по 22.07.2027.

Сумма дней по строкам должна совпадать с продолжительностью отпуска за рабочий год. График утверждают заранее, но изменения по согласованию сторон допустимы: внесите правку в график или оформите отдельное соглашение, чтобы строки в программе соответствовали документам на бумаге.

Создание приказа на отпуск и расчёт среднего заработка

1. Откройте раздел «Кадры» (в отдельных релизах «Зарплата») и выберите пункт «Отпуска».
2. Создайте документ «Отпуск», укажите сотрудника и период первой части, например с 05.07.2027 по 09.07.2027.
3. Проверьте поле с количеством дней: программа должна показать 5 календарных дней, а не рабочие дни.
4. Сверьте средний дневной заработок с расшифровкой: 12 месяцев, все выплаты, исключение больничных и командировок.
5. Распечатайте приказ по форме Т-6 и записку-расчёт Т-60 из формы документа, затем проведите его.
6. Повторите шаги 2-5 для каждой следующей части. Программа рассчитает каждую часть отдельно, и в ведомость попадут отдельные суммы.

Если после проведения документа меняются даты или суммы, используйте перерасчёт: 1С:ЗУП позволяет исправить документ и сформировать сторнирующие записи, чтобы в отчётности не осталось задвоенных начислений.

Чем отличаются 1С: Бухгалтерия и 1С: ЗУП при оформлении разделения отпуска

Выбор зависит от масштаба: для штата в несколько человек хватает 1С: Бухгалтерия, для кадровой службы с массовыми отпусками и сложными графиками нужен 1С: ЗУП. Состав возможностей зависит от версии и редакции программы, поэтому проверяйте функции в своей конфигурации, а официальные консультации по конкретному релизу получайте у сопровождения 1С.

Частые вопросы и типичные ошибки

Можно ли разбить отпуск на части по 1-2 дня?

Да, если есть согласие работодателя и одна из частей не менее 14 календарных дней. Минимума для остальных частей ТК РФ не устанавливает, поэтому короткие интервалы законны при договорённости сторон.

Входят ли выходные в отпуск, оформленный с понедельника по пятницу?

Нет. Отпуск с 5 по 9 июля 2027 года - это 5 календарных дней; суббота и воскресенье остаются обычными выходными и в оплату отпуска не входят. Если указать период с понедельника по воскресенье, выходные войдут в отпуск и будут оплачены.

Можно ли отозвать сотрудника из отпуска, если отпуск разбит на части?

Отзыв регулирует та же статья 125 ТК РФ: он возможен с согласия работника. В разобранном разъяснении Роструда вопрос об отзыве не затрагивался, поэтому в спорной ситуации опирайтесь на текст статьи 125 ТК РФ.

Как компенсировать неиспользованные дни при дроблении отпуска?

Денежная компенсация вместо отпуска возможна для части свыше 28 календарных дней (статья 126 ТК РФ). Само дробление права на компенсацию не создаёт. В разъяснении Роструда этот вопрос не рассматривался, порядок установлен ТК РФ.

Что делать, если сотрудник заболел перед одной из частей отпуска?

Отпуск продлевают или переносят на другие даты, а больничный оплачивают отдельно. Пошаговый перенос в 1С: Бухгалтерия с автоматическим пересчётом сумм разобран в статье Отпускные при больничном до отпуска: как оформить в 1С: Бухгалтерия 8.

Типичные ошибки при разделении отпуска на рабочие дни

• Разделение оформлено без согласия работодателя, только по желанию сотрудника.
• Ни одна часть не достигает 14 календарных дней.
• В приказе и в 1С указан период с выходными, а дни посчитаны как рабочие.
• Отпускные на все части выплачены одной суммой позже чем за три календарных дня до начала первой части.
• Вторая и последующие части не отражены в графике или не подтверждены приказом.

Практический шаг: проверьте график отпусков на будущий год. Если в нём больше двух коротких частей и ни одна не дотягивает до 14 календарных дней, переоформите документ до начала года и внесите части отдельными строками в 1С: Бухгалтерия или 1С: ЗУП.