Настройка учета отпусков в 1С: нужно ли заявление по новым разъяснениям Роструда

Эксперты Роструда подтвердили: Трудовой кодекс не требует от работника писать заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск, если он идет отдыхать строго по утвержденному графику. Основание для начала отдыха в этом случае - сам график отпусков (форма Т-7) и приказ работодателя (форма Т-6).

Однако работодатель вправе закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА) собственное правило - например, обязать сотрудников подавать заявление за две недели до начала отпуска по графику. Разъяснения Роструда не являются нормативным актом, но отражают позицию ведомства при проверках. Окончательное решение, нужен ли этот документ в вашей компании, принимаете вы и фиксируете его в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении об отпусках.

Программы 1С поддерживают оба сценария. Мы разберем, как настроить учет отпусков в 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: Бухгалтерия без заявления, а также как включить обязательное заявление, если этого требует ваш ЛНА.

Обязательно ли заявление на отпуск по графику: позиция Роструда

Статья 123 ТК РФ устанавливает очередность предоставления оплачиваемых отпусков через график, обязательный и для работодателя, и для работника. Процедура проста: график утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, после чего сотрудник должен быть уведомлен о времени начала отпуска под роспись минимум за две недели. О заявлении в этой статье ничего не сказано.

Роструд в своих разъяснениях 2026 года подчеркнул: если отпуск предоставляется по графику, заявление не входит в перечень обязательных документов по ТК РФ. Это логично - стороны уже согласовали даты отдыха, утвердив график. Дополнительное письменное волеизъявление сотрудника здесь избыточно.

Другое дело - отпуск вне графика. Здесь заявление становится обязательным, поскольку именно оно инициирует перенос дат и служит основанием для корректировки утвержденного графика. Аналогичная ситуация возникает при делении отпуска на части: если в графике зафиксирован непрерывный период в 28 календарных дней, а сотрудник хочет разбить его, потребуется его письменная просьба и согласие работодателя.

Работодатель может прописать в ЛНА требование подавать заявление даже при уходе по графику. Это не нарушение, а дополнительная мера контроля. В локальном акте можно закрепить срок подачи, форму документа и маршрут согласования. Главное - не ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ. Штраф за отсутствие заявления при таком раскладе маловероятен, но сама норма дисциплинирует документооборот и упрощает взаимодействие между кадровой службой и бухгалтерией при расчете отпускных.

Варианты учета отпусков в 1С: с заявлением или без

1С позволяет гибко настроить кадровый учет под регламент конкретной организации. Выбор сводится к двум основным сценариям.

Учет на основании графика отпусков (без заявления). Приказ на отпуск формируется напрямую из утвержденного графика. Этот вариант сокращает бумажный документооборот и подходит организациям, где сотрудники строго следуют запланированным датам. В 1С: ЗУП можно настроить массовое создание приказов по графику, что экономит часы работы кадровика при большом штате.

Учет с обязательным заявлением. Система требует ввода документа «Заявление на отпуск» перед созданием приказа. Этот сценарий оправдан, если ЛНА компании закрепляет такую обязанность или если практикуются частые отклонения от графика. Заявление становится первичным документом, запускающим цепочку согласования и расчета отпускных.

Выбор варианта зависит исключительно от ваших локальных актов. Ниже - пошаговые инструкции для обоих подходов в 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия.

Настройка учета отпусков без заявления в 1С: ЗУП и Бухгалтерия

Этот сценарий выбирают компании, которые доверяют утвержденному графику как единственному основанию для отдыха сотрудников. Настройка занимает несколько минут.

Настройка в 1С: Зарплата и управление персоналом

В 1С: ЗУП редакции 3.1 отключение требования заявления делается централизованно через настройку видов отпусков. Действуйте по шагам.

1. Перейдите в раздел «Настройка» - «Кадровый учет» - «Виды отпусков».
2. Откройте карточку вида отпуска «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» (или другой вид, который настраиваете).
3. Снимите флажок «Требуется заявление на отпуск». Если флажок активен, система будет блокировать создание приказа до ввода заявления.
4. Сохраните настройку.

Теперь документ «Отпуск» можно создавать напрямую из графика отпусков. Для этого откройте «Кадры» - «Графики отпусков», выберите нужного сотрудника и нажмите «Оформить отпуск». Система автоматически заполнит даты из графика и сформирует приказ по форме Т-6. Печатная форма заявления при этом не формируется.

Массовое формирование приказов доступно через обработку «Формирование приказов по графику отпусков» в разделе «Кадры». Отметьте сотрудников, у которых приближается дата начала отпуска, и создайте приказы одной кнопкой. Это радикально ускоряет работу при штате от 50 человек.

Настройка в 1С: Бухгалтерия

В 1С: Бухгалтерия 8 редакции 3.0 кадровый функционал ограничен, но для малых организаций его достаточно. Заявление на отпуск здесь не является обязательным документом по умолчанию - система не требует его для создания приказа.

Чтобы оформить отпуск без заявления, зайдите в раздел «Зарплата и кадры» - «Кадровые документы» - «Отпуска». Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск». В открывшейся форме укажите сотрудника и период отпуска. Если в системе заполнен график отпусков, даты можно подтянуть из него через кнопку «Заполнить по графику». Приказ Т-6 формируется автоматически при проведении документа.

Важный нюанс: в 1С: Бухгалтерия отсутствует механизм массового создания приказов по графику. При штате более 20-30 человек ручной ввод каждого отпуска становится трудоемким. В таких случаях мы рекомендуем рассмотреть переход на 1С: ЗУП для кадрового учета, оставив 1С: Бухгалтерию для бухгалтерских операций. Настройка кадровых процессов в 1С: ЗУП позволяет гибко управлять любыми изменениями без нарушения штатного расписания.

Настройка учета отпусков с заявлением: когда это необходимо

Обязательное заявление оправдано в трех ситуациях: прямой требование ЛНА, частые переносы отпусков по инициативе сотрудников и необходимость многоступенчатого согласования дат. В этих случаях заявление становится контрольной точкой, фиксирующей волеизъявление работника до издания приказа.

Включение требования заявления в 1С: ЗУП

Алгоритм включения зеркален отключению, описанному выше.

1. Откройте «Настройка» - «Кадровый учет» - «Виды отпусков».
2. В карточке нужного вида отпуска установите флажок «Требуется заявление на отпуск».
3. При необходимости настройте маршрут утверждения: вкладка «Согласование» позволяет задать последовательность визирующих лиц (руководитель отдела, главный бухгалтер, директор).
4. Сохраните настройку.

Теперь при попытке создать документ «Отпуск» система потребует сначала ввести «Заявление на отпуск». Создать его можно из карточки сотрудника, из графика отпусков или из раздела «Кадры» - «Заявления сотрудников». В заявлении указываются даты начала и окончания отпуска, вид отпуска и при необходимости - комментарий. После проведения заявления запускается маршрут согласования, если он настроен. Только после утверждения заявления всеми участниками маршрута становится доступным создание приказа.

Печатная форма заявления формируется автоматически. При необходимости шаблон можно доработать под корпоративный стиль через «Настройка» - «Печатные формы».

Особенности в 1С: Бухгалтерия

В 1С: Бухгалтерия нет встроенного документа «Заявление на отпуск» и маршрутов согласования. Если ваш ЛНА требует заявление, есть два обходных пути.

Первый - добавить внешнюю печатную форму заявления через «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки» - «Дополнительные отчеты и обработки». После добавления форму можно будет заполнять и распечатывать из карточки отпуска.

Второй - прикрепить скан подписанного сотрудником заявления к документу «Отпуск» через механизм присоединенных файлов. Для этого в форме отпуска нажмите на скрепку и загрузите файл. Это не автоматизирует процесс, но обеспечивает хранение первичного документа в системе.

Для полноценного кадрового документооборота с заявлениями, согласованиями и контролем сроков мы рекомендуем использовать 1С: ЗУП. Контроль сроков выплаты отпускных - критичная задача, и в ЗУП она решается автоматическими напоминаниями, которые в Бухгалтерии недоступны.

Утверждение графика отпусков и формирование приказов: практические советы

График отпусков - фундамент отпускного документооборота. Ошибки на этом этапе множатся при каждом последующем приказе. Разберем процесс в 1С: ЗУП, поскольку в 1С: Бухгалтерия функционал графиков урезан и не позволяет массовых операций.

Создание и утверждение графика отпусков в 1С

График отпусков на календарный год заполняется до 17 декабря предшествующего года (с учетом правила о двухнедельном сроке до начала года). В 1С: ЗУП перейдите в «Кадры» - «Графики отпусков» и нажмите «Создать». Укажите год, организацию и подразделение (если графики ведутся раздельно).

Заполнить график можно вручную или автоматически. Автоматическое заполнение доступно по кнопке «Заполнить» - оно распределяет отпуска сотрудников равномерно в течение года с учетом их пожеланий, если они внесены в карточки. После заполнения проверьте, что общая продолжительность отпуска по каждому сотруднику соответствует положенной (обычно 28 календарных дней основного плюс дни дополнительного, если есть).

Утверждение графика происходит через печатную форму Т-7 и приказ руководителя. В 1С: ЗУП можно создать приказ об утверждении графика прямо из формы графика - кнопка «Создать на основании» - «Приказ об утверждении графика отпусков». Номер и дата приказа зафиксируются в карточке графика.

Автоматическое формирование приказов на отпуск

Когда график утвержден, приказы на отпуск можно создавать по мере наступления дат. В 1С: ЗУП для этого есть обработка «Формирование приказов по графику отпусков» (раздел «Кадры» - «Сервис»).

В обработке задайте период, за который нужно создать приказы (например, предстоящий месяц), и нажмите «Заполнить». Система отберет всех сотрудников, у которых начало отпуска попадает в указанный диапазон. Отметьте нужных сотрудников флажками и нажмите «Создать приказы». Документы «Отпуск» будут созданы автоматически, каждый с корректными датами из графика и рассчитанными отпускными.

Контрольный совет: после массового создания приказов проверьте расчет отпускных по нескольким сотрудникам выборочно. Ошибки в среднем заработке случаются, особенно если в расчетном периоде были больничные, командировки или изменения оклада. Оформление отсутствий сотрудника напрямую влияет на расчет среднего заработка, поэтому все неявки должны быть корректно отражены в системе до формирования отпускных приказов.

Риски и проверки: как избежать претензий ГИТ

При проверке государственная инспекция труда смотрит три ключевых момента в отпускном документообороте.

Наличие утвержденного графика отпусков. Отсутствие графика - прямое нарушение статьи 123 ТК РФ. Штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц и ИП - от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение влечет штраф до 20 000 рублей для должностных лиц и до 70 000 рублей для юрлиц.

Своевременность уведомления работника о начале отпуска. Инспектор проверит, есть ли подпись сотрудника об уведомлении минимум за две недели до начала отпуска. В 1С: ЗУП можно сформировать уведомление из графика отпусков и зафиксировать факт ознакомления. Отсутствие уведомления - основание для переноса отпуска по требованию работника и штраф как за нарушение трудового законодательства.

Правильность оформления приказов. Приказ Т-6 должен быть подписан руководителем до начала отпуска. Отпускные выплачены минимум за три календарных дня до начала отдыха (статья 136 ТК РФ). Нарушение срока выплаты - самостоятельный состав правонарушения со штрафом до 50 000 рублей на организацию.

Отсутствие заявления на отпуск по графику не является нарушением, если ваш ЛНА не требует его подачи. Инспектор ГИТ не вправе штрафовать за отсутствие документа, не предусмотренного ни ТК РФ, ни локальным актом работодателя. Чтобы исключить разночтения при проверке, четко пропишите в ЛНА выбранный порядок: «Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основании утвержденного графика отпусков без подачи работником отдельного заявления» - или обратную формулировку, если заявление обязательно.

Отдельная группа рисков - отпуска вне графика. Здесь заявление обязательно, и его отсутствие при переносе дат может быть квалифицировано как нарушение порядка предоставления отпусков. Оформление отпусков без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам также требует письменного заявления сотрудника - без него отсутствие на работе может быть расценено как прогул.

Сравнение возможностей 1С: ЗУП и 1С: Бухгалтерия для учета отпусков

Выбор конфигурации для кадрового учета зависит от размера организации и сложности документооборота. Ниже - прямое сравнение функционала отпусков.

Для организаций со штатом до 15-20 человек и простым отпускным документооборотом возможностей 1С: Бухгалтерия достаточно. При большем штате, наличии нескольких видов отпусков, необходимости согласования заявлений и массовых операций однозначно нужна 1С: Зарплата и управление персоналом. Полный кадровый документооборот в 1С: ЗУП покрывает не только отпуска, но и все остальные кадровые события - от приема до увольнения по сокращению.

Выбранный порядок учета отпусков - с заявлением или без - зафиксируйте в ЛНА и настройте 1С соответствующим образом. Это снимет вопросы при внутреннем аудите и при проверке ГИТ. Актуальные настройки системы, соответствующие вашему регламенту, исключают двойную работу и ошибки при расчете отпускных.