НДС на УСН: как отражать прослеживаемые товары в отчётах и книге покупок в 2026 году

ФНС выпустила письмо от 24.07.2026 №СД-36-15/6410@, которое прямо разграничивает обязанности плательщиков НДС на УСН по учёту прослеживаемых товаров. Правило зависит от применяемой ставки налога. Организации и ИП со ставками 5% и 7% отражают приобретение прослеживаемых товаров в Отчёте об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Плательщики со ставками 10%, 20% и 22% регистрируют счета-фактуры в книге покупок. Двойного учёта быть не должно: одна операция попадает только в один регистр.

Это разъяснение снимает неопределённость, которая возникла после того, как упрощенцы стали плательщиками НДС. До письма ФНС бухгалтеры часто сомневались, нужно ли заполнять книгу покупок при пониженных ставках, если поставщик выставил счёт-фактуру на прослеживаемый товар. Теперь ответ однозначен.

Главное правило: отчёт или книга покупок?

Ключевой критерий - наличие права на вычет входного НДС. Компании и ИП, выбравшие пониженные ставки 5% или 7%, не могут принять налог к вычету. Для них книга покупок как инструмент учёта вычетов не применяется. Вся информация о движении прослеживаемых товаров попадает в специализированный Отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Этот отчёт не связан с декларацией по НДС и служит для контроля за оборотом импортных товаров из перечня Правительства.

Плательщики с общими ставками 10%, 20% и 22% имеют полное право на вычет. Они регистрируют полученные счета-фактуры в книге покупок в стандартном порядке. Дополнительно дублировать запись в Отчёте об операциях не требуется. ФНС подчеркнула: совмещать два способа учёта по одной операции нельзя.

Почему возникла путаница: две системы учёта НДС на УСН

С 2025 года все организации и ИП на УСН признаются плательщиками НДС, но с разным объёмом прав. Законодатель предусмотрел две параллельные модели:

Пониженные ставки 5% и 7%. Применяются при доходах до 60 млн рублей в предыдущем году. Вычет входного НДС не предоставляется. Книга покупок не ведётся.
Общие ставки 10%, 20% и 22%. Применяются при превышении лимита в 60 млн рублей или по желанию налогоплательщика. Вычет доступен в полном объёме. Книга покупок обязательна.

Прослеживаемые товары добавили сложности. Их учёт регулируется отдельным постановлением Правительства №1110 и требует фиксации каждой операции с момента ввоза до выбытия. До письма ФНС от 24.07.2026 оставался открытым вопрос: если поставщик выставил счёт-фактуру с РНПТ, обязан ли покупатель на ставке 5% или 7% зарегистрировать его в книге покупок? Теперь ответ отрицательный. Книга покупок для таких плательщиков - лишний регистр. Данные о прослеживаемом товаре передаются только через Отчёт об операциях.

Как избежать дублирования записей: практические примеры

Дублирование возникает, когда бухгалтер по привычке регистрирует счёт-фактуру в книге покупок и одновременно включает товар в Отчёт об операциях. Это ошибка. Правило простое: один документ-основание - один регистр. Выбор регистра зависит от ставки НДС, которую применяет покупатель.

Пример 1: Ставка НДС 7% - только Отчёт об операциях

ИП на УСН получил доход 45 млн рублей в 2025 году. С 2026 года он применяет ставку НДС 7%. В июле 2026 года ИП приобрёл партию импортного оборудования, включённого в перечень прослеживаемых товаров. Поставщик выставил счёт-фактуру с выделенной суммой НДС и указанием РНПТ.

Действия ИП:

Счёт-фактура получен, но в книге покупок не регистрируется. Права на вычет нет.
В 1С:Бухгалтерии 8 формируется документ «Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами». В него переносятся реквизиты счёта-фактуры, РНПТ и количество товара.
Отчёт отправляется в ФНС в электронной форме. Срок - не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.

Никаких записей в книге покупок по этой операции не появляется. Если бухгалтер случайно зарегистрирует счёт-фактуру, программа может задвоить данные, и при сверке с налоговой возникнут расхождения.

Пример 2: Ставка НДС 20% - только книга покупок

Организация на УСН превысила лимит в 60 млн рублей по итогам 2025 года. С 2026 года она работает со ставкой НДС 20%. В августе 2026 года компания купила ту же партию прослеживаемого оборудования у того же поставщика.

Действия бухгалтера:

Полученный счёт-фактура регистрируется в книге покупок. Сумма НДС принимается к вычету.
В Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами эта операция не включается. ФНС получит данные о движении товара через книгу покупок и раздел 8 декларации по НДС.
В 1С:Бухгалтерии 8 используется стандартный документ «Счёт-фактура полученный». При проведении он автоматически формирует запись в книге покупок и регистре «Прослеживаемые товары».

Организация не обязана дублировать информацию в Отчёте об операциях. Попытка сделать это приведёт к двойному учёту одного и того же товара.

Заполнение декларации по НДС: куда попадают прослеживаемые товары

Декларация по НДС и Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами - два независимых документа. Для плательщиков со ставками 10%, 20% и 22% данные из книги покупок переносятся в Раздел 8 декларации. Именно там ФНС видит реквизиты счетов-фактур, суммы налога и РНПТ прослеживаемых товаров. Раздел 8 формируется автоматически при заполнении декларации в 1С.

Для плательщиков со ставками 5% и 7% ситуация иная. Их декларация по НДС содержит только данные о начисленном налоге с продаж. Книга покупок не ведётся, раздел 8 не заполняется. Информация о прослеживаемых товарах уходит в ФНС отдельно - через Отчёт об операциях. Этот отчёт не привязан к налоговой декларации и подаётся по своему графику.

Важный нюанс: если плательщик со ставкой 5% или 7% ошибочно зарегистрирует счёт-фактуру в книге покупок, программа может включить эти данные в раздел 8. На камеральной проверке налоговая увидит расхождение и запросит пояснения. Чтобы избежать этого, перед отправкой декларации проверьте, не попали ли в книгу покупок лишние документы.

Настройка 1С для корректного заполнения декларации

В 1С:Бухгалтерии 8 начиная с версии 3.0.200 реализован раздельный учёт входящего НДС в зависимости от применяемой ставки. При первичной настройке УСН с НДС программа запрашивает выбранную ставку и автоматически определяет, нужно ли вести книгу покупок. Проверьте параметры в разделе «Налоги и отчёты» - «НДС»:

Для ставок 5% и 7% галка «Вести книгу покупок» должна быть снята. Если она активна, программа будет предлагать регистрировать счета-фактуры, что приведёт к ошибкам.
Для ставок 10%, 20% и 22% книга покупок обязательна. Убедитесь, что в настройках указана правильная ставка и включён флаг «Организация применяет НДС».

Регистр «Прослеживаемые товары» в 1С заполняется автоматически при проведении документов поступления, если в карточке номенклатуры установлен признак прослеживаемости. Для плательщиков с пониженными ставками данные из этого регистра выгружаются в Отчёт об операциях. Для плательщиков с общими ставками - попадают в книгу покупок и далее в раздел 8 декларации.

Что считается прослеживаемым товаром: короткий ликбез

Прослеживаемые товары - это импортные товары из перечня, утверждённого Правительством РФ. Перечень закреплён в Постановлении №1110 и периодически обновляется. В него входят, например, некоторые виды бытовой техники, электроники, строительного оборудования. Каждая партия получает уникальный регистрационный номер - РНПТ. Этот номер сопровождает товар от ввоза в страну до продажи конечному потребителю или выбытия по иным основаниям.

Чтобы проверить, относится ли конкретная позиция к прослеживаемым товарам, в 1С:Бухгалтерии 8 откройте карточку номенклатуры. На закладке «Учёт» есть поле «Прослеживаемый товар». Если оно заполнено, программа автоматически включит эту позицию в соответствующие регистры и отчёты. При создании новой номенклатуры сверяйтесь с актуальным перечнем. Ошибка в признаке прослеживаемости приведёт к расхождениям в отчётности и запросам от ФНС.

Когда возникает обязанность: переходный период 2026 года

Обязанность по учёту прослеживаемых товаров возникает одновременно с началом применения НДС. Если организация или ИП превысили лимит доходов в середине 2026 года и стали плательщиками НДС с третьего квартала, то прослеживаемые товары, купленные в первом и втором кварталах, не требовали специального учёта. Они были приобретены в период, когда компания не являлась плательщиком НДС.

С квартала, в котором началось применение НДС, все новые поступления прослеживаемых товаров учитываются по описанным правилам. Если применяется пониженная ставка - через Отчёт об операциях. Если общая ставка - через книгу покупок. Остатки товаров, купленных до перехода на НДС, в Отчёт об операциях не включаются, поскольку в момент их приобретения обязанность по прослеживаемости не действовала.

Для плательщиков, которые с начала 2026 года работают со ставками 5% или 7%, обязанность подавать Отчёт об операциях действует с первого квартала. Первый отчёт за январь-март 2026 года нужно было сдать до 25 апреля 2026 года.