Новая форма 3-Ф: отчет о просроченной задолженности по зарплате в 1С с 2027 года

Росстат утвердил обновленную форму № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате». Ее применяют с 1 февраля 2027 года, а первые сведения собирают за отчетный период на 31 января 2027 года.

Показатели формы формируют по данным бухгалтерского и кадрового учета. Бухгалтерии нужно заранее сверить начисления, фактические выплаты, сроки выплаты зарплаты и сведения о сотрудниках в используемых контурах 1С.

Ниже разобраны правила определения респондентов, признаки просроченной задолженности, порядок перехода с прежней отчетности и практический алгоритм подготовки данных в 1С:Бухгалтерии, 1С:ЗУП и других конфигурациях.

Форма 3-Ф с 2027 года: что изменится для бухгалтерии

Ключевые изменения в одном месте

Вопрос	Ответ
Как называется отчет	Форма № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате».
Кто утвердил форму	Росстат.
Когда начинается применение	С 1 февраля 2027 года.
За какую дату начинают собирать сведения	За отчетный период на 31 января 2027 года.
Какие данные используют	Сведения бухгалтерского и кадрового учета.
Что требуется проверить в 1С	Начисления, выплаты, сроки выплаты, остатки задолженности, состав сотрудников и соответствие данных между учетными контурами.

Изменение затрагивает порядок подготовки статистических сведений. Бухгалтеру придется сопоставить данные по расчетам с персоналом и кадровой информации, а затем проверить их на отчетную дату.

Почему бухгалтерии нужно проверить данные заранее

Задолженность по зарплате формируется не в одном документе. В 1С:ЗУП хранятся начисления, кадровые события, ведомости и выплаты. В 1С:Бухгалтерии отражаются проводки, расчеты с сотрудниками и операции по перечислению денежных средств. При обмене между базами часть сведений может обновиться с задержкой или попасть в учет с другим аналитическим разрезом.

До первой подготовки формы проверьте:

все ли документы начисления зарплаты проведены за нужный период;
отражены ли фактические выплаты по каждому сотруднику;
совпадают ли даты выплаты в расчетной и бухгалтерской базах;
закрыты ли кадровые документы по приему, переводу и увольнению;
сопоставляются ли физические лица и сотрудники в разных программах;
можно ли расшифровать остаток задолженности на 31 января 2027 года.

Для дополнительной проверки расчетов удобно использовать общий порядок подготовки зарплатных отчетов в 1С:ЗУП. Форма 3-Ф имеет собственные правила, поэтому показатели из других отчетов нельзя переносить автоматически без сверки с ее указаниями.

Кто сдает форму 3-Ф по задолженности по зарплате

Как проверить, входит ли организация в круг респондентов

Обязанность по форме 3-Ф определяется правилами статистического наблюдения. Наличие долга по зарплате не создает обязанность автоматически, а отсутствие долга не отменяет ее.

Проверку удобно выполнить в такой последовательности:

Найдите уведомление Росстата для организации и проверьте перечень форм на соответствующий период.
Сверьте идентификаторы организации, включая ИНН, ОГРН и код территории, если они указаны в уведомлении или сервисе статистического ведомства.
Проверьте, относится ли организация к категории респондентов по указаниям к форме № 3-Ф.
Уточните, распространяется ли обязанность на головную организацию, филиал или обособленное подразделение.
Сопоставьте найденные сведения с актуальной редакцией приказа Росстата и указаний по заполнению.

Искать ответ только по организационно-правовой форме, численности работников или факту наличия задолженности рискованно. Окончательным ориентиром служат критерии конкретного статистического наблюдения и уведомление, сформированное для организации.

Когда отчет не подается

Организация не подает форму, если по действующим критериям она не относится к респондентам этого наблюдения. Отсутствие просроченной задолженности само по себе не подтверждает освобождение.

Для нулевой задолженности порядок зависит от указаний к форме. Они могут требовать представить отчет с нулевыми показателями или устанавливать отдельное правило для ситуации, когда наблюдаемое явление отсутствует. Перед отказом от сдачи нужно проверить именно этот пункт.

Если организация входит в круг респондентов, сначала определите обязанность по сдаче, затем заполните показатели. Нулевое значение задолженности и отсутствие обязанности по форме, это разные ситуации.

Не следует оставлять форму без движения только потому, что все сотрудники получили зарплату вовремя. Ошибка в определении респондента может привести к пропуску статистической отчетности, даже если итоговая сумма задолженности равна нулю.

Почему отсутствие просрочки не всегда отменяет обязанность

Форма предназначена для статистического наблюдения, поэтому ее сдача связана с включением организации в круг респондентов. Положительное значение показателя нужно для характеристики задолженности, но оно не всегда служит условием представления отчета.

Рабочий алгоритм выглядит так:

Проверить уведомление Росстата и критерии формы.
Установить отчетную дату.
Рассчитать задолженность по правилам формы.
Если задолженность отсутствует, отразить нулевые значения или применить другой порядок, указанный в инструкции.
Сохранить подтверждение проверки обязанности и расчетов.

Просроченная задолженность по заработной плате: что это

От какой даты считать просрочку

Просрочка возникает, когда установленный срок выплаты зарплаты истек, а обязательство перед работником не исполнено. Для оценки состояния задолженности нужно сравнить три даты:

дату начисления выплаты;
срок выплаты, закрепленный в трудовом договоре, локальном документе или другом основании;
дату фактического перечисления или выдачи денег.

Для формы 3-Ф ключевым считается состояние расчетов на отчетную дату. Дата начисления сама по себе не показывает, стала ли сумма просроченной. Аналогично, проведенная ведомость без фактического перечисления денег не всегда подтверждает исполнение обязательства.

Пример. Зарплата должна быть выплачена 10 января, но деньги перечислили 3 февраля. На 31 января обязательство еще не исполнено, поэтому сумму нужно проверить как возможную просроченную задолженность. Если срок выплаты установлен на 5 февраля, а на 31 января деньги еще не перечислены, просрочка на отчетную дату не возникла.

Какие суммы проверять в учете

Перед заполнением формы разделите данные на четыре группы:

начисленная заработная плата;
суммы, фактически выплаченные сотрудникам;
остаток обязательства на отчетную дату;
суммы, по которым уже истек установленный срок выплаты.

Проверку проводят по сотрудникам и периодам, чтобы увидеть, когда возник остаток и почему он сохранился. Отдельно анализируют начисления за предыдущие месяцы, выплаты частями, исправления и переносы между ведомостями.

Состав выплат нужно сопоставлять с указаниями к форме. Нельзя включать в отчет все суммы, которые находятся на расчетах с персоналом, только из-за их отражения на одном бухгалтерском счете или в одном отчете 1С. Назначение выплаты, срок ее перечисления и правила статистической формы могут различаться.

Как не перепутать просроченную задолженность с обычной кредиторской задолженностью

Просроченная задолженность по зарплате относится к невыполненному обязательству перед работником после наступления установленного срока выплаты. Обычная кредиторская задолженность включает другие обязательства: расчеты с поставщиками, бюджетом, фондами и прочими получателями.

Даже в расчетах с сотрудниками встречаются суммы, которые нельзя переносить в форму без проверки:

подотчетные средства;
компенсации и возмещения расходов;
алименты и другие удержания;
отпускные и пособия с отдельными сроками выплаты;
суммы по гражданско-правовым договорам, если правила формы не относят их к нужной категории выплат.

Для каждой суммы задайте три вопроса: кому она причитается, за что начислена и когда должна была быть выплачена. Затем проверьте, входит ли она в состав показателей формы № 3-Ф.

С какого отчетного периода применять новую форму 3-Ф

1 февраля 2027 года и 31 января 2027 года: в чем разница

Эти даты относятся к разным событиям:

1 февраля 2027 года, дата начала применения обновленной формы;
31 января 2027 года, отчетная дата, на которую начинают собирать сведения по форме.

Рабочая схема для бухгалтера: до 31 января закрыть начисления и выплаты, проверить кадровые сведения, затем сформировать остатки на отчетную дату. После наступления 1 февраля проверить, появился ли нужный шаблон в используемом релизе 1С, и заполнить отчет по актуальным указаниям.

Что произойдет с прежней формой отчетности

Начало применения новой формы не дает права автоматически считать прежнюю форму отмененной за все периоды. Последний период ее использования, дата прекращения действия и наличие переходной сдачи определяются приказом Росстата и его переходными положениями.

Перед отправкой отчета проверьте три пункта:

какой период считается последним для прежней формы;
нужно ли сдавать старую форму за дату, предшествующую 31 января 2027 года;
требуется ли отдельное представление сведений за переходную дату.

Не дублируйте одну и ту же отчетность по старому и новому шаблону без прямого требования. Одновременно не удаляйте старую форму из рабочего регламента, пока не проверены переходные нормы приказа Росстата.

Как организовать переход в учетной политике и регламенте отчетности

Главному бухгалтеру и ответственному за 1С нужно зафиксировать контрольную точку перехода:

Назначить ответственного за проверку уведомления и указаний Росстата.
Закрепить отчетную дату 31 января 2027 года в календаре закрытия периода.
Определить, кто сверяет бухгалтерские данные, а кто подтверждает кадровую часть.
Проверить обмен между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией, если используются две базы.
Проверить доступность обновленного шаблона в рабочей конфигурации.
Сохранить порядок действий для следующего отчетного периода.

Такой регламент снижает риск ситуации, когда форма уже доступна для отправки, но исходные данные еще не сверены между бухгалтером, кадровым специалистом и администратором учетной системы.

Как подготовить данные для формы 3-Ф в 1С

Какие данные взять из бухгалтерского и кадрового учета

Правило об источниках показателей требует использовать бухгалтерские и кадровые сведения вместе. Подготовьте единый набор данных:

список работников и их статус на отчетную дату;
сведения о приеме, переводе и увольнении;
начисления заработной платы за нужные периоды;
установленные сроки выплаты по видам начислений;
ведомости, платежные документы и даты фактической выплаты;
остатки расчетов с сотрудниками на 31 января 2027 года;
расшифровки сумм по сотруднику, подразделению и периоду.

В 1С:ЗУП начните с документов начисления и выплаты зарплаты, расчетных листков, ведомостей и отчетов по расчетам с сотрудниками. В 1С:Бухгалтерии проверьте отражение операций, аналитику расчетов с персоналом, банковские документы и остатки по счетам учета зарплаты.

Названия отчетов и разделов отличаются в зависимости от конфигурации, редакции и релиза. Ориентируйтесь на назначение регистра или отчета, а не на точное название пункта меню.

Кадровые сведения удобно сопоставлять с правилами отбора работников в статистических формах. Для такого контроля можно использовать практический материал о заполнении формы № 1 «Рабочая сила» в 1С:ЗУП, учитывая, что у формы 3-Ф собственные показатели и указания.

Проверка начислений и выплат за отчетный период

Сверку проводите до заполнения статистического отчета. Последовательность может выглядеть так:

Сформировать список начислений за период, который участвует в расчете.
Проверить проведение документов начисления и отсутствие незакрытых расчетов.
Сформировать список ведомостей на выплату и сопоставить его с банковскими или кассовыми документами.
Проверить дату фактического перечисления денег, а не только дату создания ведомости.
Сверить остаток по каждому сотруднику с расшифровкой расчетов.
Выделить суммы, по которым срок выплаты истек до 31 января 2027 года.

Особое внимание уделите частичным выплатам. Если начислено 80 000 рублей, а выплачено 60 000, остаток нужно связать с конкретной выплатой и ее сроком. В форму попадает не автоматически весь остаток, а показатель, рассчитанный по правилам формы.

Проверьте ручные операции и исправления. Они могут изменить остаток по сотруднику, но не устранить первопричину расхождения между начислением и фактической выплатой.

Сверка кадровых данных с расчетами по зарплате

Кадровый контур влияет на состав работников и связь суммы с конкретным сотрудником. Сверьте:

сотрудников, принятых в конце отчетного периода;
уволенных работников, по которым остались начисления или выплаты;
переводы между подразделениями;
изменения должности и условий оплаты;
сотрудников, работавших в предыдущих периодах;
совпадение ФИО, идентификаторов физических лиц и карточек сотрудников.

Если зарплата рассчитывается в 1С:ЗУП, а проводки формируются в 1С:Бухгалтерии, сравните итоги до и после обмена. Расхождение может появиться из-за непроведенного документа, фильтра по подразделению, разных дат отражения или ошибки сопоставления физического лица.

Не исправляйте кадровые документы и проводки только ради совпадения с предполагаемым значением формы. Сначала найдите первичный документ, который объясняет расхождение.

Что делать, если формы еще нет в используемом релизе 1С

Отсутствие формы в интерфейсе не означает, что отчет можно отложить. Сначала проверьте:

доступны ли обновления для вашей конфигурации;
какая дата публикации релиза и какие формы статистической отчетности в него включены;
соответствует ли шаблон официальной форме и актуальным указаниям;
поддерживает ли текущая версия автоматическое заполнение и проверку показателей.

До появления встроенного отчета используйте согласованный рабочий регистр или таблицу для сверки. В нее занесите сотрудника, период начисления, сумму начисления, срок выплаты, дату фактической выплаты и остаток на 31 января 2027 года.

Ручная подготовка контрольной таблицы не требует изменения проводок. Корректировки в учете вносят только при наличии подтверждающего документа и установленной причины ошибки.

Проверка формы 3-Ф перед отправкой

Контрольный список бухгалтера

Перед подписанием и отправкой формы проверьте:

Организация входит в круг респондентов по форме № 3-Ф.
Выбрана отчетная дата 31 января 2027 года или другой период, прямо указанный в форме.
Используется актуальный шаблон и действующие указания Росстата.
Показатели сформированы по данным бухгалтерского и кадрового учета.
Начисления и выплаты проведены, а платежные документы подтверждают фактическое перечисление денег.
Сроки выплаты определены по локальным документам и условиям оплаты.
Суммы задолженности расшифровываются по сотрудникам и периодам.
Данные 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии совпадают или каждое расхождение имеет объяснение.
Нулевые показатели заполнены по правилам формы, а не удалены из отчета по усмотрению пользователя.
Форму проверил и подписал назначенный ответственный сотрудник.

Какие расхождения нужно разобрать до отправки

Автоматически заполненные цифры требуют ручной проверки, если в отчете обнаружены:

отрицательные или неожиданно большие остатки;
разрыв между начисленной и выплаченной зарплатой без расшифровки;
суммы по уволенным сотрудникам;
выплаты без соответствующего начисления;
начисления без ведомости или платежного документа;
незаполненные кадровые документы;
расхождения между физическим лицом и карточкой сотрудника;
ручные корректировки, меняющие остаток задолженности;
несовпадение дат проведения документов и дат фактических операций.

Каждое расхождение сопоставьте с первичным документом, регистром и настройкой обмена между базами. Если причина не найдена, показатель нельзя считать подтвержденным только потому, что его сформировала программа.

Что сохранить для внутреннего контроля

Сохраните комплект, по которому можно восстановить расчет:

копию отправленной формы;
расшифровку задолженности по сотрудникам и периодам;
дату и время формирования отчета;
название конфигурации и номер релиза 1С;
результаты сверки бухгалтерского и кадрового учета;
перечень ручных корректировок с пояснениями;
подтверждение использования актуального шаблона Росстата;
квитанцию или иной результат отправки через используемый канал.

Такая подборка поможет ответить на вопросы руководителя, внутреннего контролера или проверяющего и быстрее восстановить логику расчета при следующей сдаче.

Главная контрольная точка перехода, 31 января 2027 года. До этой даты проверьте обязанность по сдаче, состав работников, сроки выплат, начисления и фактические перечисления. После появления формы в вашем релизе 1С сопоставьте автоматическое заполнение с подготовленной расшифровкой и действующими указаниями Росстата.