Новая форма уведомления о трудовой деятельности иностранных работников у физических лиц: что изменится с 2027 года и как подготовиться

С 1 января 2027 года временно и постоянно проживающие в России иностранные граждане обязаны уведомлять МВД о работе у физических лиц. Это прямое требование поправок в закон о правовом положении иностранных граждан. МВД уже подготовило проект новой формы уведомления и порядок его подачи. Бухгалтерам и кадровикам нужно заранее разобраться в новых обязанностях, чтобы избежать штрафов и корректно настроить учет в 1С.

Изменения касаются иностранцев с разрешением на временное проживание и видом на жительство, которые трудятся у физических лиц, например, в качестве домашнего персонала, нянь, водителей, репетиторов. Работодатели-физлица также получают новые обязанности. В статье разберем, кто именно должен уведомлять, в какие сроки, как заполнить форму и как подготовить кадровый учет в 1С.

Суть изменений: что нового с 2027 года

Поправки в закон № 115-ФЗ вводят обязанность для временно и постоянно проживающих иностранцев сообщать в МВД о заключении и расторжении трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера с физическими лицами. Ранее уведомление требовалось только при работе у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Теперь сфера контроля расширяется на частных нанимателей.

Проект формы уже опубликован МВД. Он устанавливает единый формат сведений: данные иностранца, данные работодателя-физлица, сведения о работе. Подать уведомление можно через портал госуслуг, лично в территориальном органе МВД или по почте. Электронный способ будет основным.

Кто обязан уведомлять: категории иностранных граждан

Обязанность распространяется на две категории иностранцев, работающих у физических лиц:

• временно проживающие в РФ, имеющие разрешение на временное проживание;
• постоянно проживающие в РФ, имеющие вид на жительство.

Граждане ЕАЭС, работающие по трудовым договорам, в эту обязанность не попадают, если иное не предусмотрено отдельными нормами. Высококвалифицированные специалисты, работающие у физических лиц, также подлежат уведомлению, поскольку закон не делает для них исключения в данном случае.

Работодатель-физлицо обязан проконтролировать подачу уведомления. На практике уведомление подает сам иностранец, но работодатель заинтересован в подтверждении факта отправки, чтобы избежать претензий при проверках.

Сроки и периодичность уведомления

Уведомление нужно подать в течение 30 календарных дней с даты заключения трудового договора или договора ГПХ. При расторжении договора срок такой же: 30 дней с даты прекращения работы.

Если иностранец уже работает у физического лица на 1 января 2027 года, уведомление подается в течение 30 дней с этой даты. Периодичность обновления не требуется: форма подается при заключении и расторжении договора. При изменении существенных условий, например, смене адреса работодателя, рекомендуется подать корректирующее уведомление.

Новая форма уведомления: структура и особенности заполнения

Проект формы содержит несколько блоков: сведения об иностранном гражданине, сведения о работодателе-физлице, сведения о трудовой деятельности. Форма машиночитаемая, часть полей заполняется автоматически при подаче через госуслуги.

Поля включают ФИО, дату рождения, гражданство, реквизиты документа, подтверждающего право на проживание, адрес регистрации. Для работодателя указываются ФИО, паспортные данные, ИНН при наличии, адрес. В блоке о работе фиксируются дата начала, вид договора, должность или вид выполняемой работы.

Пошаговая инструкция по заполнению

Заполняйте форму последовательно, сверяя данные с документами. Порядок действий:

1. Укажите ФИО иностранца полностью, без сокращений, как в паспорте.
2. Внесите дату рождения и гражданство.
3. Укажите вид документа: разрешение на временное проживание или вид на жительство, его серию, номер, дату выдачи.
4. Заполните адрес регистрации по месту жительства или пребывания.
5. Внесите данные работодателя-физлица: ФИО, паспорт, ИНН, адрес.
6. Укажите дату заключения договора и вид: трудовой или ГПХ.
7. Опишите вид работы: няня, водитель, репетитор, помощник по хозяйству.
8. Проверьте все поля перед отправкой.

При подаче через госуслуги часть данных подтягивается из личного кабинета. Это снижает риск ошибок в паспортных данных.

Типичные ошибки и как их избежать

Частые ошибки при заполнении:

• несоответствие ФИО данным паспорта, например, буква «е» вместо «ё»;
• неверный номер документа о праве проживания;
• пропуск даты заключения договора;
• указание юридического лица вместо физического;
• отправка без проверки адреса регистрации.

Перед отправкой проверьте форму по документам. При электронной подаче система подсветит незаполненные обязательные поля. Сохраните копию отправленного уведомления с отметкой о принятии.

Порядок подачи уведомления: через госуслуги и другие способы

Основной способ подачи - портал госуслуг. Он быстрее и исключает потерю документов. Альтернативы: личная подача в территориальный орган МВД или отправка по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Подача через портал госуслуг: пошагово

Для подачи нужна подтвержденная учетная запись на госуслугах. Электронная подпись для физических лиц не требуется, если форма подается через личный кабинет иностранца. Пошаговый порядок:

1. Войдите в личный кабинет на портале госуслуг.
2. В поиске найдите услугу «Уведомление о трудовой деятельности иностранного гражданина у физического лица».
3. Заполните интерактивную форму: данные подтянутся автоматически, недостающие внесите вручную.
4. Загрузите скан договора, если требуется.
5. Отправьте форму и дождитесь регистрации заявления.
6. Сохраните номер заявления и квитанцию о принятии.

Статус обработки отображается в личном кабинете. При отказе укажут причину, после исправления можно подать повторно.

Другие способы подачи: лично и по почте

Личная подача: придите в территориальный орган МВД по месту жительства иностранца, заполните бумажную форму, передайте сотруднику. Получите отрывную часть с отметкой о приеме.

Почтовая отправка: заполните форму, отправьте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Датой подачи считается дата отправки. Сохраните почтовую квитанцию.

Ответственность за неисполнение требований

За неподачу или несвоевременную подачу уведомления предусмотрены штрафы. Для иностранного гражданина размер санкций может составлять от 2 000 до 5 000 рублей. Для работодателя-физлица штраф выше: от 5 000 до 7 000 рублей. В отдельных случаях возможна административная ответственность за нарушение миграционного законодательства.

Повторное нарушение в течение года увеличивает штраф. При систематических нарушениях возможны меры вплоть до аннулирования разрешения на временное проживание или вида на жительство. Контролируйте сроки подачи и храните подтверждения отправки.

Как подготовиться к изменениям в 1С

Бухгалтерам и кадровикам нужно заранее настроить учет, чтобы не пропустить сроки. В 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия можно добавить реквизиты для хранения данных об уведомлениях и создать напоминания.

Настройка кадрового учета в 1С

В карточке сотрудника-иностранца добавьте дополнительные реквизиты: вид документа о праве проживания, дата подачи уведомления, дата расторжения договора. Это можно сделать через справочник «Физические лица» и механизм дополнительных сведений.

Для работодателей-физлиц, которые ведут учет в 1С, полезно создать отдельную папку или регистр сведений для хранения копий уведомлений и отметок о подаче. Это упростит проверку при запросе МВД.

Автоматизация напоминаний и отчетов

В 1С настройте напоминания о приближающихся сроках подачи уведомлений. Используйте механизм «Задачи» или регламентные задания. Например, создайте задачу за 5 дней до истечения 30-дневного срока после приема иностранца на работу.

Сформируйте список иностранных сотрудников, работающих у физических лиц, с датами договоров. Это можно сделать через отчет по сотрудникам с отбором по гражданству и статусу. При обновлении конфигураций 1С следите за появлением типовых форм уведомлений, связанных с новыми требованиями МВД.

Смежные изменения в регламентированной отчетности и формах МВД уже появляются в обновлениях 1С. Например, в версии 2.5.27.68 «1С:Комплексная автоматизация» добавлены обновленные документы для МВД по трудовым договорам с иностранными гражданами. Это поможет подготовиться к новому порядку.

Актуальный статус проекта и возможные изменения

Форма уведомления находится в стадии проекта. МВД может скорректировать поля, сроки или порядок подачи до официального утверждения. Точные требования станут известны после публикации приказа.

Отслеживайте обновления на официальном портале правовой информации и сайте МВД. До утверждения формы ориентируйтесь на проект, но закладывайте возможность корректировок в учетные процессы.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли уведомлять при работе по ГПХ?
Да, обязанность распространяется на трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.

Что делать, если иностранец уже работает у физлица на 1 января 2027 года?
Подать уведомление в течение 30 дней с этой даты.

Кто подает уведомление: иностранец или работодатель?
Формально обязанность лежит на иностранце, но работодатель-физлицо заинтересован в контроле подачи и хранении подтверждений.

Нужна ли электронная подпись для подачи через госуслуги?
Для подачи через личный кабинет иностранца ЭЦП не требуется. Для юридических действий от имени работодателя может понадобиться.

Как отразить уведомление в 1С?
Добавьте дополнительные реквизиты в карточку сотрудника и настройте напоминания о сроках. Следите за обновлениями конфигураций, в которых появляются типовые формы для МВД.