Новые коды должностей для ЕФС-1 с 30 мая 2026 года: что проверить в подразделе 1.3

Дата 30 мая 2026 года заявлена как начало действия обновленных кодов должностей для подраздела 1.3 ЕФС-1. Однако в доступных материалах нет номера нормативного документа, даты его публикации и полного текста переходных положений. Поэтому утверждать, что новые значения уже нужно применять к конкретной отчетности, без проверки официального акта нельзя.

Предполагаемые изменения затрагивают справочник кодов должностей и профессий, сведения о заработной плате и условиях деятельности работников государственных и муниципальных учреждений. Информация о приведении справочника к ОК 016-2025 и новые электронные форматы ЕФС-1 тоже требуют подтверждения по официальной редакции документа.

Практический вывод: не заменяйте все коды и не пересдавайте ранее принятые отчеты только из-за даты 30 мая. Сначала проверьте нормативный акт, переходные правила, релиз 1С и статус конкретного отчета. До этой проверки подготовьте перечень должностей, сопоставьте их с кадровыми документами и выделите позиции, для которых код могли изменить, объединить или исключить.

Что меняется в ЕФС-1 с 30 мая 2026 года

Заявленная поправка связана со справочником кодов должностей для подраздела 1.3 ЕФС-1. Речь идет о реквизитах, которые помогают описать должность или профессию работника при передаче сведений о заработной плате и условиях деятельности.

Для публикации статьи нужно указать реквизиты официального нормативного акта: номер, дату принятия, дату публикации, дату вступления в силу и приложение с новой редакцией справочника. В переданных материалах этих данных нет. До их появления дату 30 мая 2026 года следует воспринимать как заявленную дату изменения, а не как подтвержденное основание для автоматической замены значений.

На какие организации и сведения распространяются изменения

Проверьте, относится ли учреждение к организациям, которые заполняют подраздел 1.3 ЕФС-1. В первую очередь нужно выделить:

• государственные и муниципальные учреждения, передающие сведения по работникам;
• сотрудников, по которым в подразделе отражаются заработная плата и условия деятельности;
• должности и профессии, для которых в форме требуется код из актуального справочника;
• электронные отчеты, которые формируются в 1С и проходят контроль в сервисе сдачи отчетности.

Кадровые сведения и реквизиты электронной формы связаны, но это разные уровни проверки. Изменение справочника отчета не означает автоматического изменения трудового договора, штатного расписания или должностной инструкции.

Подраздел 1.3 нельзя проверять отдельно от остальных кадровых данных. Сверьте наименование должности, дату приема, кадровые переводы, фактические обязанности и сведения, которые программа переносит в отчет. Для сравнения с трудовой функцией в подразделе 1.1 пригодится пошаговая инструкция по трудовой функции и коду ОКЗ в 1С:ЗУП.

С какой отчетности применять новые правила

Первая отчетность определяется не только датой 30 мая, но и переходными положениями. В документе должны быть указаны правила для отчетов, которые:

• сформировали или отправили до даты вступления новой редакции;
• формируют после этой даты за период, начавшийся раньше;
• подают повторно после отказа или исправления;
• корректируют после принятия первоначальных сведений.

Без текста переходных положений нельзя назвать единственный период, с которого новый код обязателен. Отчет, принятый до даты изменения, не нужно автоматически пересдавать. Основание для корректировки появляется, если в ранее переданных сведениях была ошибка, отчет не принят или нормативный акт прямо требует повторной передачи.

Какие коды указывать в подразделе 1.3 ЕФС-1

В рабочих обсуждениях выражения «код должности», «код профессии» и «код ОКЗ» часто используют как синонимы. Для заполнения ЕФС-1 их нужно разделять. Код ОКЗ берут из классификатора занятий, а допустимое значение в отчете зависит от конкретного реквизита, версии формы и электронного формата.

ОК 016-2025 служит отдельным ориентиром для наименований профессий и должностей. Совпадение названия в ОК 016-2025 и ОКЗ не подтверждает, что в ЕФС-1 нужно указать любой из этих кодов. Сначала определите требование формы, затем проверьте значение в актуальном справочнике отчета.

Как выбрать код по должности и трудовым функциям

Выбирайте код по фактической работе сотрудника, а не по ближайшему названию в поиске. Используйте такой порядок:

1. Опишите фактические обязанности работника и выделите основную трудовую функцию.
2. Сверьте название должности со штатным расписанием и трудовым договором.
3. Проверьте должностную инструкцию, профессиональный стандарт и квалификационный справочник, если они применимы к должности.
4. Найдите подходящее занятие или профессию в ОКЗ, затем сопоставьте результат с актуальным справочником ЕФС-1.
5. Проверьте, что выбранное значение действует на дату формирования отчета.
6. Сохраните основание выбора: редакцию справочника, дату проверки и ответственного сотрудника.

Если в справочнике есть несколько близких вариантов, сравните описания функций. Названия «руководитель», «специалист», «старший специалист» или «администратор» сами по себе не раскрывают содержание работы.

Чем отличаются код ОКЗ и сведения из ОК 016-2025

ОКЗ группирует занятия по содержанию труда. ОК 016-2025 используется для классификации наименований профессий и должностей. Справочник ЕФС-1 задает значения, которые принимает конкретная форма в установленной редакции.

Код для отчета нельзя выбирать по одному ОК 016-2025 без проверки требований формы. Ошибка возникает, когда специалист находит подходящее название в классификаторе, но передает в ЕФС-1 значение из другой редакции или другого справочника.

Обновленный справочник кодов должностей для ЕФС-1: что проверить

Полный перечень добавленных, измененных и исключенных значений можно составить только по официальному приложению к нормативному акту. В доступных материалах такого приложения нет, поэтому конкретные числовые коды и таблицу «старое значение - новое значение» приводить нельзя.

Для внутренней проверки подготовьте рабочую таблицу с пятью полями: прежний код, новое значение, наименование должности, описание функции и дата начала действия. Отдельной колонкой отметьте решение по каждой записи.

Как сопоставить старые и новые коды

1. Выгрузите из 1С перечень кодов, которые используются в карточках должностей и сотрудников.
2. Найдите каждый код в официальной таблице соответствия или приложении к акту.
3. Сверьте новое наименование и описание функции, а не только числовое значение.
4. Проверьте дату начала действия нового кода.
5. Отметьте записи, которые добавили, переименовали, объединили или исключили.
6. Перед массовой заменой отдельно проверьте спорные должности и работников с кадровыми изменениями.

Нужно ли менять штатное расписание и должностные инструкции

Изменение отчетного кода не меняет автоматически наименование должности и трудовую функцию. Если работодатель сохраняет прежнюю должность и обязанности, обычно требуется обновить реквизит, который участвует в формировании ЕФС-1, и проверить его передачу в 1С.

Кадровая процедура потребуется, если новое значение связано с фактическим переименованием должности, изменением обязанностей или условий труда. В таком случае проверьте штатное расписание, трудовой договор, приказ о кадровом изменении и должностную инструкцию.

Должностную инструкцию работодатель разрабатывает с учетом профессиональных стандартов и квалификационных справочников. Для раздела с обязанностями используют профстандарт, ОКЗ или ОК 010-2014, а также локальные документы учреждения. Отчетный код не заменяет описание обязанностей.

Как подготовить 1С к обновлению кодов должностей ЕФС-1

Последовательность действий зависит от конфигурации, релиза и способа сдачи отчетности. Для 1С:ЗУП названия разделов и расположение реквизитов могут различаться, поэтому ориентируйтесь на описание обновления поставщика и встроенную справку программы.

Что проверить в карточках сотрудников и должностей

1. Сделайте резервную копию информационной базы перед загрузкой новых классификаторов и массовой заменой значений.
2. Зафиксируйте текущий перечень должностей, кодов, сотрудников и дат последних кадровых изменений.
3. Проверьте штатное расписание, трудовые договоры и должностные инструкции.
4. Найдите работников с переименованными, объединенными или исключенными позициями.
5. Проверьте код ОКЗ или другой реквизит, который использует конкретная версия формы.
6. Обновите конфигурацию и классификаторы только после проверки доступного релиза.
7. Сформируйте тестовый отчет и сравните заполнение подраздела 1.3 с исходным перечнем.

Не исправляйте код вручную в готовом XML-файле. Такое изменение может нарушить связь между реквизитами, контрольными соотношениями и данными информационной базы.

Как проверить электронный формат и протокол контроля

Корректный код из справочника может не пройти проверку, если 1С формирует файл по старой версии формата. Перед отправкой проверьте:

• релиз конфигурации и дату его публикации;
• поддержку нужной редакции ЕФС-1;
• дату действия электронного формата;
• загрузку актуальных классификаторов;
• текст ошибки и реквизит, который ее вызвал;
• результат встроенной проверки и протокол приема.

Сведения о новом электронном формате с 1 июля 2026 года нельзя считать подтвержденными только по описанию темы. Сверьте номер версии формата с обновлением программы и требованиями сервиса сдачи отчетности. Практический порядок проверки XML и релиза разобран в материале о новом электронном представлении ЕФС-1 в 1С:ЗУП.

Нужно ли исправлять ранее сданные сведения

Ответ зависит от трех обстоятельств: периода отчета, статуса приема и содержания переходных положений. Техническое обновление справочника не равно исправлению недостоверных сведений.

• Если отчет принят, данные соответствовали кадровым документам, а акт не требует повторной передачи, пересдача не нужна.
• Если код был указан ошибочно уже по правилам, действовавшим на дату отчета, подайте корректирующие сведения по установленному порядку.
• Если отчет отклонен из-за формата или недопустимого кода, сначала обновите 1С и классификаторы, затем сформируйте файл повторно.
• Если переходные положения прямо требуют заменить значение в ранее переданных данных, сохраните основание и исправьте сведения в указанном порядке.

Перед корректировкой зафиксируйте исходный файл, протокол приема и причину изменения. Это поможет отделить обязательную корректировку от лишней пересдачи.

Проверка кодов должностей перед отправкой ЕФС-1: пошаговый чек-лист

Используйте чек-лист для каждой отчетной кампании, особенно если в учреждении менялись должности, кадровая структура или релиз 1С.

1. Определите период отчета и редакцию ЕФС-1.
2. Проверьте официальный документ, справочник и переходные правила.
3. Выгрузите из 1С перечень должностей, кодов и работников.
4. Сопоставьте коды с фактическими функциями, штатным расписанием и трудовыми договорами.
5. Проверьте ОКЗ, ОК 016-2025, профессиональный стандарт и квалификационный справочник, если они относятся к должности.
6. Обновите конфигурацию и классификаторы в резервной копии или тестовой базе.
7. Сформируйте ЕФС-1 и проверьте подраздел 1.3.
8. Выполните встроенную проверку, изучите протокол и сохраните результат приема.

Перед сдачей отчетности за первое полугодие 2026 года полезно провести комплексную сверку кадровых данных и начислений. Для этого можно использовать пошаговый алгоритм проверки данных в 1С:ЗУП.

Типичные ошибки при заполнении подраздела 1.3

• Выбран неправильный классификатор. Специалист берет код из ОК 016-2025, хотя реквизит формы требует значение из справочника ЕФС-1 или код ОКЗ. Профилактика: сначала определить источник реквизита по описанию формы.
• Используется устаревший код. В карточке должности остается значение из старой редакции. Профилактика: проверить дату действия и релиз программы.
• Код выбран по одному названию. Похожие должности могут иметь разные функции. Профилактика: сопоставить обязанности, штатное расписание и инструкцию.
• Данные отчета расходятся с кадровыми документами. В 1С указано одно название, а в трудовом договоре другое. Профилактика: исправить первичные кадровые данные до формирования отчета.
• Код заменен вручную в XML. Файл перестает соответствовать данным информационной базы. Профилактика: исправлять реквизит в карточке должности или сотрудника.
• Новое значение применено не с того периода. Код из новой редакции попадает в отчет за период, для которого действовало старое правило. Профилактика: проверить переходные положения.

Кто отвечает за проверку данных

В небольшом учреждении все задачи может выполнять один сотрудник. Внутреннюю проверку лучше поручить второму человеку, который сравнит отчет с кадровым перечнем и протоколом контроля.

Пример проверки кода: старшая медицинская сестра

Старшая медицинская сестра подходит для проверки, потому что одно и то же название может скрывать разные обязанности. В материалах по этой должности код ОКЗ связан с руководителем среднего медицинского персонала, который выполняет организационно-управленческие функции. Числовое значение кода в доступном фрагменте не отображается полностью, поэтому приводить его без актуального справочника нельзя.

Какие документы сопоставить по должности

Проверьте четыре группы данных:

1. Трудовой договор и штатное расписание, где указано наименование должности.
2. Должностную инструкцию с перечнем обязанностей.
3. Профессиональный стандарт «Специалист по организации сестринского дела».
4. Актуальный ОКЗ, ОК 016-2025 и справочник, который использует редакция ЕФС-1.

По должностной инструкции нужно установить, руководит ли сотрудник средним и младшим медицинским персоналом, распределяет ли работу, контролирует ли ее выполнение и отвечает ли за организационные процессы. Одного совпадения по словам «старшая медицинская сестра» недостаточно.

Если сотрудник фактически выполняет работу без организационно-управленческих функций, сравните обязанности с другим подходящим описанием. Итоговый код выбирают по функции, кадровым документам и требованиям формы.

Как перенести результат проверки в ЕФС-1 и 1С

1. Зафиксируйте выбранный код, редакцию справочника и дату проверки.
2. Откройте карточку должности или сотрудника в используемой конфигурации 1С.
3. Обновите реквизит в базе, а не в сформированном XML.
4. Проверьте дату кадрового изменения и период действия кода.
5. Сформируйте тестовый вариант ЕФС-1.
6. Сравните значение в подразделе 1.3 с карточкой 1С и кадровыми документами.
7. Выполните контроль и сохраните протокол.

Пример старшей медицинской сестры показывает общий принцип: название должности задает направление поиска, а окончательный выбор подтверждают функции и актуальный справочник. Без полного действующего источника числовой код нельзя считать надежным.

Частые вопросы о новых кодах должностей для ЕФС-1

Можно ли оставить прежний код, если должность не менялась?

Да, если прежний код продолжает действовать для нужного периода и его не заменили в новой редакции справочника. Если запись исключили или сопоставили с новым значением, изменение должности не требуется автоматически, но реквизит отчета придется проверить и обновить по переходным правилам.

Ориентируйтесь на таблицу соответствия, дату начала действия и статус отчета. Не пересдавайте принятые сведения без ошибки или прямого требования нормативного акта.

Где найти актуальный справочник кодов должностей для ЕФС-1?

Ищите его в официальном нормативном документе и приложениях к нему, в описании электронного формата ЕФС-1 и в подтвержденном обновлении используемой конфигурации 1С. Проверяйте дату редакции файла и источник публикации.

Таблица из старой статьи, форума или локального файла не подтверждает действующее значение. Для спорной должности сохраните копию документа, по которому выбрали код.

Что делать, если 1С не принимает новый код?

1. Прочитайте полный текст ошибки и определите, какой реквизит не прошел контроль.
2. Проверьте период отчета и дату действия кода.
3. Сверьте релиз конфигурации и загрузку классификатора.
4. Сравните значение в карточке должности с актуальным справочником ЕФС-1.
5. Проверьте электронный формат и контрольные соотношения.
6. Повторно сформируйте отчет после исправления данных в базе.

Если ошибка сохраняется, передайте в сопровождение 1С текст сообщения, релиз программы, период отчета и протокол проверки. Не меняйте значение вручную в XML, пока не установлена причина отказа.