Новые правила постановки на учет иностранных сотрудников в 2026 году: что изменилось для бухгалтера

Что такое проактивная постановка на учет и как она работает

С 1 января 2026 года ФНС переходит на проактивную постановку иностранных граждан на налоговый учет. Это означает, что ИНН присваивается автоматически, без заявления от иностранца или его работодателя. Основанием служат данные, которые налоговая получает из государственных информационных систем.

Бухгалтеру больше не нужно собирать пакет документов и отправлять сканы в инспекцию. Вся процедура происходит в фоновом режиме. ФНС сверяет сведения о въезде, миграционном статусе и биометрических данных иностранца, после чего формирует запись в ЕГРН и присваивает ИНН.

Это часть общей цифровизации налогового администрирования. Проактивный режим уже действует для отдельных категорий граждан, теперь он распространяется на иностранных работников. Для бухгалтера это снижает административную нагрузку, но требует понимания новых процессов.

Роль биометрии и ЕСИА в автоматической постановке на учет

Ключевой элемент новой системы - биометрические данные иностранца. При пересечении границы или получении патента иностранец проходит обязательную биометрическую идентификацию: сдает отпечатки пальцев и фотографию. Эти данные загружаются в Единую биометрическую систему (ЕБС) и связываются с учетной записью в ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации).

ФНС получает из ЕСИА информацию о личности иностранца: ФИО, дату рождения, паспортные данные, а также сведения о биометрии. На основе этих данных налоговая автоматически ставит иностранца на учет и присваивает ИНН. Бухгалтеру не нужно передавать в налоговую копии паспорта или иных документов - все сведения уже есть в системе.

Если иностранец не проходил биометрию, автоматическая постановка не произойдет. В этом случае действует прежний заявительный порядок.

Какие документы больше не нужно запрашивать у иностранного работника

Раньше при приеме на работу иностранца бухгалтер запрашивал у него свидетельство ИНН или уведомление о постановке на учет. Эти бумажные документы подтверждали, что человек состоит на налоговом учете. С 2026 года они уходят в прошлое.

Теперь факт постановки на учет подтверждается записью в ЕГРН, а ИНН можно проверить через электронные сервисы ФНС. Бумажное свидетельство не выдается при проактивной постановке. Если у иностранца есть старое свидетельство, оно продолжает действовать, но для новых постановок документ не предусмотрен.

Свидетельство ИНН и уведомление: почему они ушли в прошлое

ФНС перестала выдавать бумажные свидетельства при автоматической постановке на учет. Это связано с переходом на электронный документооборот и сокращением издержек. Вся информация о постановке хранится в базе налоговой и доступна онлайн.

Бухгалтеру не нужно хранить копии свидетельств в личных делах сотрудников. При проверке или подготовке отчетности достаточно указать ИНН, который можно получить из сервиса ФНС. Это снижает риск ошибок из-за нечитаемых сканов или устаревших данных.

Паспорт и миграционные документы по-прежнему обязательны для оформления трудовых отношений. Их нужно проверять и копировать в соответствии с миграционным законодательством.

Как проверить факт постановки иностранца на налоговый учет

Проверить, присвоен ли иностранцу ИНН, можно за пару минут через официальный сервис ФНС. Это бесплатно и не требует регистрации. Достаточно знать паспортные данные работника.

Рекомендуем проверять ИНН до оформления приема на работу или в первые дни после трудоустройства. Это позволит избежать ошибок в отчетности и претензий со стороны налоговой.

Пошаговая инструкция: как найти ИНН иностранца на сайте ФНС

Откройте сайт ФНС (nalog.gov.ru) и перейдите в раздел «Сервисы».
Выберите сервис «Узнай ИНН».
Заполните форму: ФИО иностранца, дату рождения, серию и номер паспорта.
Нажмите «Отправить запрос».
Если иностранец поставлен на учет, система покажет его ИНН.

Важно: данные должны точно совпадать с паспортом. Ошибка в одной букве или цифре приведет к отрицательному результату. Если ИНН не найден, возможно, иностранец не проходил биометрию или данные еще не переданы в ФНС.

Сохраните скриншот с ИНН для внутренней отчетности. Это поможет при сверке с налоговой и в случае споров.

Как отразить данные иностранного сотрудника в 1С

В карточке сотрудника в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии есть поле «ИНН». Теперь его можно заполнить, взяв номер из сервиса ФНС. Поле «Свидетельство ИНН» (серия, номер, дата выдачи) можно оставить пустым, так как документ больше не выдается.

При заполнении карточки обратите внимание на гражданство и миграционный статус. Эти данные влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов. Гражданство указывайте строго по паспорту, статус - по миграционной карте или патенту.

Заполнение полей ИНН и гражданства в 1С: практические советы

ИНН вводите без пробелов, только цифры.
Если ИНН не найден через сервис, проверьте правильность паспортных данных. Возможно, опечатка.
Не оставляйте поле ИНН пустым, если номер уже присвоен. Это может привести к ошибкам в отчетности.
Гражданство выбирайте из справочника. Если нужной страны нет, добавьте ее вручную.
Для временно пребывающих иностранцев укажите срок действия патента или разрешения на работу.

После заполнения карточки проверьте, что данные корректно отображаются в отчетах по НДФЛ и персонифицированном учете. Ошибки в ИНН могут привести к штрафам за недостоверные сведения.

Что делать, если иностранец еще не прошел биометрическую идентификацию

Если у иностранца нет биометрии, автоматическая постановка на учет не произойдет. В этом случае бухгалтеру нужно действовать по временной схеме.

Сначала запросите у иностранца ИНН. Возможно, он уже поставлен на учет ранее, например, при получении патента. Проверьте номер через сервис ФНС. Если ИНН есть, используйте его в 1С.

Если ИНН отсутствует, направьте иностранца в налоговую для постановки на учет. Для этого ему нужно подать заявление и предъявить паспорт. После получения ИНН бухгалтер заполняет карточку сотрудника.

Временный порядок: как оформить сотрудника без ИНН

Принять сотрудника на работу можно и без ИНН. В 1С поле ИНН оставьте пустым. Это не блокирует расчет зарплаты и формирование отчетности. Но помните, что в течение месяца после приема нужно получить ИНН и внести его в систему.

Рекомендуем уведомить сотрудника о необходимости пройти биометрию. Это ускорит процесс постановки на учет в будущем. Также можно направить его в ФНС для получения ИНН в заявительном порядке.

Соберите следующие документы: паспорт, миграционную карту, патент или разрешение на работу. Они понадобятся для оформления и для налоговой.

Сроки и переходный период: что нужно знать бухгалтеру

Новые правила действуют с 1 января 2026 года. Для иностранцев, которые уже поставлены на учет, ничего не меняется: их ИНН действительны, перерегистрация не требуется.

Переходный период не предусмотрен. Однако возможны технические сбои при передаче данных между системами. Поэтому в первые месяцы рекомендуем проверять ИНН каждого нового иностранного сотрудника через сервис ФНС.

Если вы обнаружили, что ИНН не присвоен, хотя иностранец проходил биометрию, обратитесь в налоговую для уточнения. Возможно, данные не были переданы.

Возможные риски и штрафы при неправильном учете

Неправильное указание ИНН или его отсутствие в отчетности может привести к штрафам. Налоговая может расценить это как недостоверные сведения. Штраф за каждый документ с ошибкой - 500 рублей по ст. 126.1 НК РФ.

Кроме того, ошибки в ИНН могут вызвать проблемы с вычетами по НДФЛ. Если налоговая не сможет идентифицировать налогоплательщика, вычеты могут быть не приняты. Это приведет к доначислению налога и пеням.

Чтобы избежать рисков, всегда проверяйте ИНН через сервис ФНС и своевременно обновляйте данные в 1С. При обнаружении ошибки подайте корректирующую отчетность.

Для более глубокого понимания изменений в налоговом учете иностранных сотрудников рекомендуем ознакомиться с нашими материалами: новые коды статусов налогоплательщиков в 6-НДФЛ и пособия иностранцам в 2026 году.