Нулевая ставка налога на прибыль для медорганизаций: как подтвердить численность работников в 1С

Медицинская организация вправе платить налог на прибыль по ставке 0%, если непрерывно в течение налогового периода в её штате числится не менее 15 работников. Как именно считать эту численность, в Налоговом кодексе не сказано, и споры с инспекцией возникают чаще всего именно на этом условии.

Минфин в письме от 25.09.2026 № 03-03-07/84329 рекомендовал определять численность по порядку расчёта списочной численности из Указаний по заполнению статистической формы № П-4, утверждённых приказом Росстата от 17.11.2025 № 638 (по материалам buh.ru). Ниже - что это меняет для бухгалтера, как настроить кадровый учёт в 1С и какие отчёты подготовить для налоговой.

Нулевая ставка для медорганизаций: условия и место численности

Пункт 1 статьи 284.1 НК РФ разрешает организациям, которые ведут медицинскую деятельность, применять ставку 0% по налогу на прибыль. Право на льготу держится на комплексе условий статьи: нарушено одно, и ставка 0% становится неприменимой.

Какие условия нужно выполнить для ставки 0%

Статья 284.1 НК РФ задаёт несколько требований к организации. Ключевые:

• организация ведёт медицинскую деятельность из перечня, установленного статьёй;
• деятельность лицензирована;
• доля доходов от медицинской деятельности не меньше 90% в общем объёме доходов;
• в штате непрерывно в течение налогового периода числится не менее 15 работников.

Численность входит в этот список на равных: её нарушение лишает права на ставку так же, как и остальные пункты. Полный перечень видов медицинской деятельности и оговорок приводится в самой статье 284.1 НК РФ, сверяйтесь с её действующей редакцией.

Почему численность - самое спорное условие

НК РФ не содержит методики расчёта численности работников для целей статьи 284.1. Организации считали по-разному: списочную, среднесписочную, фактическое число занятых. Инспекция могла не согласиться с выбранным способом, и льгота оказывалась под вопросом.

Письмо Минфина от 25.09.2026 № 03-03-07/84329 снимает часть неопределённости: для расчёта численности рекомендовано применять порядок определения списочной численности из Указаний по форме № П-4 (источник). Это ориентир и для налогоплательщика, и для проверяющих.

Держите в голове статус документа. Письмо министерства не нормативный правовой акт, а разъяснение позиции ведомства. Следование ему снижает риск претензий, но не отменяет обязанность подтверждать условие кадровыми документами.

Как Минфин рекомендует считать численность: разбор письма 03-03-07/84329

Логика письма простая. Пункт 1 статьи 284.1 НК РФ требует непрерывного наличия в штате не менее 15 работников в течение налогового периода. Порядок определения численности нормами НК РФ не регламентирован. Раз так, ведомство предлагает взять готовый порядок из статистических указаний и считать списочную численность по форме № П-4 (письмо Минфина 03-03-07/84329).

Списочная численность по форме № П-4: кого учитывать

Списочная численность - это число работников, оформленных по трудовым договорам на определённую дату. В неё попадают:

• работники по трудовым договорам, включая принятых на испытательный срок;
• временные и сезонные работники;
• надомники;
• собственники организации, если они получают в ней заработную плату.

Не входят в списочную численность:

• внешние совместители;
• лица, работающие по договорам гражданско-правового характера;
• работники в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им трёх лет;
• работники в учебном отпуске без сохранения заработной платы.

Считаются списочные единицы, а не физические лица. Сотрудник на полставки даёт одну единицу, внутренний совместитель учитывается один раз по основной должности. Точный перечень категорий сверяйте с действующей редакцией Указаний, утверждённых приказом Росстата от 17.11.2025 № 638.

Непрерывность в течение налогового периода: как проверить

Налоговый период по налогу на прибыль - календарный год. Условие о 15 работниках выполнено, если списочная численность держалась не ниже этого порога в каждом месяце года, без провалов.

Пример. В январе в штате 16 человек, в феврале один сотрудник уволился и стало 14. Непрерывность нарушена, и право на ставку 0% за год утрачивается, даже если к декабрю численность выросла до 20.

Практический вывод: показатель нужно контролировать ежемесячно, а не один раз по итогам года. Отчёт, снятый в декабре, покажет благополучную картину и скроет февральский провал.

Настройка кадрового учёта в 1С для корректного расчёта численности

Показатель, который 1С выдаёт в отчётах, целиком зависит от того, как оформлены сотрудники. Если виды занятости и договоров заведены неверно, автоматический расчёт даст искажённую численность, и опираться на него в документах для ФНС нельзя. Конкретные пути меню отличаются в зависимости от версии и конфигурации, сверяйтесь с интерфейсом своей базы.

Проверка видов занятости и договоров

Кадровый учёт ведётся в разделе «Кадры». Откройте «Сотрудники», затем карточку работника и его трудовой договор. Для внешнего совместителя должен стоять вид занятости «Совместительство», иначе 1С посчитает его как основного сотрудника и завысит списочную численность. Для подрядчиков по гражданско-правовым договорам используется отдельный документ, который не формирует списочную численность.

Частая ошибка - принять совместителя как обычного работника ради простоты оформления. В отчёте это лишняя единица, а при проверке - расхождение между кадровыми документами и расчётом.

Настройка отчётов для контроля численности

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» численность удобно смотреть отчётом «Численность и текучесть кадров»: данные разбиваются по подразделениям и периодам. Как построить отчёт и что означают его колонки, разобрано в отдельном материале «Как проверить среднесписочную численность в 1С:ЗУП 8 ред. 3».

Предупреждение по методике: большинство стандартных отчётов 1С заточены под среднесписочную численность, а не под списочную. Среднесписочная считается по другим правилам и может отличаться от списочной. Для целей статьи 284.1 нужна именно списочная, поэтому выгруженные из 1С данные придётся сверять вручную и при необходимости корректировать.

Формирование отчёта о численности в 1С: пошаговая инструкция

1. Откройте раздел «Кадры» и перейдите в «Кадровые отчёты».
2. Выберите отчёт по численности, в разных конфигурациях он называется по-разному.
3. Задайте период: контролируйте каждый месяц налогового года по отдельности.
4. Проверьте, что списочная численность в каждом месяце не ниже 15.
5. Сохраните отчёты и при необходимости выгрузите их в таблицу для сверки.
6. Сформируйте справку о численности за год для внутренних документов и для налоговой.

В «1С:Бухгалтерии 8» есть отчёт, близкий по смыслу к форме П-4, но его шаблон нужно настроить под свои задачи. Заводские настройки не гарантируют, что вы увидите именно списочную численность в нужной разбивке.

Как выгрузить данные для налоговой

Если инспекция запросит подтверждение при камеральной проверке декларации с нулевой ставкой, подготовьте пакет документов:

• отчёт о списочной численности по месяцам налогового периода;
• штатное расписание;
• приказы о приёме на работу и об увольнении;
• трудовые договоры и договоры ГПХ, чтобы показать, кого вы не включали в расчёт;
• справку о численности в свободной форме с подписью руководителя.

Кого включать в списочную численность, а кого нет: практические примеры

Таблица ниже помогает быстро сориентироваться. Она составлена по логике Указаний по форме № П-4.

Дальше типичный сценарий, который ломает льготу. В клинике ровно 15 работников, порог держится на границе. Одна сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет, её исключают из списочной численности, и показатель падает до 14. Право на ставку 0% за этот год теряется, хотя фактически людей в клинике меньше не стало.

Типичные ошибки при подтверждении численности и как их избежать

1. Неверный вид занятости в 1С. Совместитель, оформленный как основной работник, добавляет лишнюю единицу в списочную численность. Проверьте карточки всех совместителей.
2. Договоры ГПХ в списочной численности. Подрядчики и исполнители по ГПХ в расчёт не входят; следите, чтобы 1С не смешивала их с трудовыми договорами.
3. Контроль непрерывности только на конец года. Провал численности в одном месяце не виден в годовом отчёте. Снимайте данные ежемесячно.
4. Отсутствие подтверждающих документов. Одного отчёта мало: нужны приказы, договоры и штатное расписание.
5. Неправильное оформление отпусков по уходу за ребёнком. Если такой отпуск не зафиксирован в 1С, сотрудник останется в списочной численности и завысит её.

Рабочее правило: раз в месяц формируйте отчёт о списочной численности, сверяйте состав работников с Указаниями по форме № П-4 и складывайте документы в отдельную папку по налоговому периоду. Письмо Минфина носит рекомендательный характер, но системное следование ему снижает риск претензий.

Что делать, если численность упала ниже 15: риски и последствия

Если в каком-либо месяце списочная численность опустилась ниже 15, право на ставку 0% по статье 284.1 НК РФ утрачивается с начала налогового периода. Налог придётся пересчитать по общей ставке, размер которой смотрите в действующей редакции статьи 284 НК РФ, и доплатить его вместе с пенями.

Пример. По итогам года декларация сдана со ставкой 0%. При проверке выяснилось, что в феврале численность составляла 14 человек. Инспекция пересчитает налог за весь год по общей ставке, начислит пени за каждый день просрочки и может запросить пояснения. Чтобы закрыть вопрос самостоятельно, подайте уточнённую декларацию раньше, чем это сделает инспекция.

Порядок действий при потере права: пересчитать налоговую базу и налог за год, доплатить разницу и пени, подать уточнённую декларацию и сохранить кадровые отчёты из 1С, которые объясняют причину расхождения.

Краткие итоги: алгоритм подтверждения численности в 1С

1. Проверьте, что организация выполняет все условия статьи 284.1 НК РФ, включая долю доходов и численность.
2. Настройте виды занятости и договоров в 1С: совместители и ГПХ не должны попадать в списочную численность.
3. Ежемесячно формируйте отчёт о списочной численности в разделе «Кадры».
4. Сравнивайте показатель с порогом 15 человек в каждом месяце, а не только в целом за год.
5. Храните отчёты, приказы, трудовые договоры и штатное расписание за налоговый период.
6. При падении численности ниже 15 пересчитайте налог по общей ставке и подайте уточнённую декларацию.

Разъяснение Минфина от 25.09.2026 № 03-03-07/84329 задаёт ориентир: для условия о численности по статье 284.1 НК РФ берите порядок списочной численности из Указаний по форме № П-4. Такой подход на текущий момент снижает риск спора с инспекцией, если он подкреплён ежемесячными отчётами и кадровыми документами.