Обязательный переход на ЭПД с 1 сентября 2026 года: пошаговая инструкция для бухгалтера и логиста

Кого и когда коснется обязательный переход на ЭПД

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ. Он обязывает всех участников грузоперевозок перейти на электронные перевозочные документы. Бумажные транспортные накладные, путевые листы и заказы-наряды теряют юридическую силу. Это касается грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Исключений по видам транспорта или масштабу бизнеса нет.

Переходный период продлится до 1 марта 2027 года. В этот срок контролирующие органы (Госавтоинспекция и Ространснадзор) не будут штрафовать за отсутствие ЭПД. Они ограничатся устным замечанием. Это время дано бизнесу для тестирования обмена, настройки учётных систем и обучения сотрудников. После 1 марта 2027 года за отсутствие электронных документов начнут применяться штрафы по статье 12.31.1 КоАП РФ. Сумма штрафа для должностных лиц составит от 20 000 до 30 000 рублей, для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей.

Какие документы становятся электронными

С 1 сентября 2026 года в цифровой формат переводятся три ключевых документа:

Электронная транспортная накладная (ЭТН). Заменяет бумажную транспортную накладную и товарно-транспортную накладную. Фиксирует факт перевозки груза, его характеристики, адреса погрузки и разгрузки, а также смену статусов в процессе доставки.
Электронный путевой лист (ЭПЛ). Подтверждает техническую исправность автомобиля, прохождение медосмотра водителем и маршрут движения. Содержит отметки механика и медицинского работника.
Электронный заказ-наряд. Оформляется при фрахтовании транспортного средства. Определяет условия перевозки, стоимость и ответственность сторон.

Бумажные аналоги этих документов с 1 сентября 2026 года не будут иметь юридической силы. Их нельзя будет предъявить при проверке на дороге или при налоговой ревизии. Подробнее о том, как подготовиться к переходу без авралов и использовать мораторий на штрафы до марта 2027 года, читайте в нашем материале о моратории на штрафы за отсутствие ЭПД.

Подготовка учетной системы 1С к работе с ЭПД

Настройка 1С начинается с обновления конфигурации. Для работы с ЭПД требуется «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 версии не ниже 3.0.157 или «1С:Управление нашей фирмой» версии 3.0.7 и выше. Если ваша версия ниже, обновите её через встроенный механизм «Обновление программы». После обновления включите функциональность ЭПД в разделе «Администрирование» - «Функциональность» - вкладка «Транспорт». Установите флаг «Электронные перевозочные документы».

Следующий шаг - подключение к сервису 1С-ЭПД. Это встроенный модуль, который обеспечивает обмен документами с ГИС ЭПД. Для подключения перейдите в раздел «Настройки» - «Электронные документы» - «1С-ЭПД». Здесь потребуется указать данные организации и выбрать оператора ЭДО. Полный алгоритм настройки 1С-ЭПД, получения КЭП и организации документооборота мы разобрали в пошаговом руководстве по переходу на ЭПД.

Создание титулов электронной транспортной накладной

Электронная транспортная накладная состоит из титулов. Каждый участник перевозки заполняет свой титул и подписывает его КЭП. В 1С создание титулов происходит в документе «Электронная транспортная накладная» (раздел «Покупки» или «Продажи» - «Электронные перевозочные документы»).

Титул грузоотправителя заполняется первым. Обязательные поля:

Наименование грузоотправителя, его ИНН и адрес.
Наименование грузополучателя, его ИНН и адрес.
Данные о грузе: наименование, количество, вес, объём, стоимость (для товарной части).
Адрес погрузки и планируемая дата.
Сведения о сопроводительных документах на груз (ТОРГ-12, счёт-фактура).

После заполнения титул подписывается КЭП грузоотправителя и отправляется перевозчику через ГИС ЭПД.

Титул перевозчика заполняется после получения титула отправителя. В нём указываются:

Сведения о транспортном средстве: госномер, марка, тип.
Данные водителя: ФИО, данные водительского удостоверения.
Информация о приёме груза: дата и время фактической погрузки, состояние груза и упаковки.
Особые отметки (при наличии).

Титул грузополучателя закрывает перевозку. В нём фиксируются:

Дата и время фактической разгрузки.
Состояние груза при приёмке.
Расхождения по количеству или качеству (если есть).

Все титулы подписываются КЭП ответственных лиц. Система автоматически проверяет цепочку подписания и фиксирует статусы в ГИС ЭПД.

Настройка электронного путевого листа

Электронный путевой лист создаётся в разделе «Транспорт» - «Путевые листы». В 1С формируется документ «Электронный путевой лист». Обязательные поля:

Транспортное средство. Выберите из справочника «Основные средства» автомобиль, на который оформляется путевой лист. Проверьте, что в карточке ОС заполнены госномер, VIN и марка.
Водитель. Укажите сотрудника из справочника «Сотрудники». Проверьте наличие данных водительского удостоверения в карточке.
Маршрут. Заполните адрес выезда и адрес назначения. При необходимости добавьте промежуточные точки.
Дата и время выезда/возврата. Плановая и фактическая.
Показания одометра. Начальные и конечные.

Особенность электронного путевого листа - отметки о медосмотре и техосмотре. В бумажной версии механик и медик ставят штампы. В электронной они подписывают титулы своими КЭП. Для этого в 1С настраиваются роли «Механик» и «Медицинский работник» с привязкой сертификатов КЭП. После выезда автомобиля водитель в мобильном приложении 1С-ЭПД подтверждает приём путевого листа. При возврате - закрывает его с фактическими данными.

Электронные подписи для ЭПД: кому и какие нужны

Каждый участник электронного документооборота обязан использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Без неё подписание титулов невозможно. Распределение подписей выглядит так:

Грузоотправитель подписывает титул отправителя. Подпись ставит руководитель организации или сотрудник с доверенностью.
Перевозчик подписывает титул перевозчика, а также путевой лист (водитель, механик, медик).
Грузополучатель подписывает титул получателя при приёмке груза.
Экспедитор (если участвует) подписывает свой титул экспедитора.

Для сотрудников, которые действуют от имени организации, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Она оформляется в электронном виде и подтверждает полномочия конкретного работника. Например, водитель подписывает путевой лист на основании МЧД от перевозчика. Без МЧД его подпись не будет иметь силы.

Как получить и настроить КЭП в 1С

Получить КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Список аккредитованных УЦ опубликован на сайте Минцифры. Для получения потребуются:

Заявление на выпуск сертификата.
Паспорт и СНИЛС руководителя (или сотрудника).
Документы о регистрации юридического лица или ИП.

После получения сертификата настройте его в 1С. Перейдите в раздел «Администрирование» - «Настройки электронной подписи». Нажмите «Добавить» и выберите файл сертификата (расширение .pfx или .p12). Укажите пароль к контейнеру. После добавления привяжите сертификат к пользователю 1С в разделе «Администрирование» - «Пользователи и права». Выберите пользователя и укажите его сертификат КЭП.

Для массового подписания документов руководителем в 1С:Бухгалтерии 8 версии 3.0.200 появился удобный интерфейс. Подробности настройки и требования к рабочему месту описаны в обзоре нового функционала подписания ЭДО.

Обмен с оператором ГИС ЭПД: подключение и тестирование

ГИС ЭПД - это государственная информационная система, через которую проходит весь документооборот между участниками перевозок. Прямого подключения к ней у пользователей нет. Обмен осуществляется через операторов ЭДО, аккредитованных для работы с ГИС ЭПД. Список таких операторов опубликован на сайте ФНС.

Для подключения выберите оператора из списка и заключите с ним договор. В 1С настройка выполняется в разделе «Настройки» - «Электронные документы» - «1С-ЭПД». Укажите выбранного оператора и данные договора. После этого проведите тестовый обмен: отправьте пробный документ и проверьте, что он успешно прошёл через ГИС ЭПД и доставлен контрагенту.

Переходный период до 1 марта 2027 года - лучшее время для тестирования. Начните с одного контрагента, который уже готов к обмену. Отработайте все типы документов: транспортную накладную, путевой лист, заказ-наряд. Проверьте корректность заполнения титулов и цепочку подписания. Пошаговую инструкцию по настройке 1С для работы с ЭПД - от выбора оператора до отправки первого документа - мы разобрали в руководстве для бухгалтера.

Тестирование электронных документов в мобильном приложении 1С-ЭПД

Мобильное приложение 1С-ЭПД доступно для Android и iOS. Оно позволяет водителю подписывать титулы погрузки и выгрузки электронной транспортной накладной прямо на месте. Это ускоряет документооборот и исключает необходимость возвращаться в офис для подписания в стационарной 1С.

Для тестирования установите приложение из официального магазина приложений. Авторизуйтесь под учётной записью, привязанной к вашей организации в 1С-ЭПД. Создайте тестовую транспортную накладную в стационарной 1С и отправьте её водителю. Водитель в приложении увидит входящий документ, проверит данные и подпишет титул своей КЭП. После этого статус документа обновится в ГИС ЭПД, и следующий участник цепочки получит уведомление.

Аналогично тестируется путевой лист. Водитель получает его в приложении перед выездом, подтверждает медосмотр и техосмотр, а после возвращения вносит фактические данные и закрывает документ. Проведите несколько циклов тестирования с разными контрагентами и маршрутами, чтобы выявить возможные ошибки до обязательного перехода.

План действий: чек-лист для перехода на ЭПД

Ниже - пошаговый план подготовки к обязательному переходу на ЭПД. Выполните эти шаги до 1 сентября 2026 года, чтобы избежать сбоев в работе.

Обновить 1С. Проверьте версию конфигурации и установите актуальный релиз. Включите функциональность ЭПД в настройках.
Получить КЭП. Оформите квалифицированные электронные подписи на руководителя и ответственных сотрудников (бухгалтер, логист, механик, медик).
Оформить МЧД. Выпустите машиночитаемые доверенности на сотрудников, которые будут подписывать титулы от имени организации.
Настроить титулы. Создайте шаблоны транспортных накладных и путевых листов в 1С. Проверьте заполнение обязательных полей.
Выбрать оператора ЭДО. Заключите договор с оператором, аккредитованным для работы с ГИС ЭПД.
Подключить 1С-ЭПД. Настройте обмен с оператором в разделе «Электронные документы».
Провести тестовый обмен. Отправьте пробные документы с одним-двумя контрагентами. Проверьте всю цепочку подписания.
Установить мобильное приложение 1С-ЭПД. Настройте доступ для водителей и проведите тестирование подписания титулов на месте погрузки/разгрузки.
Обучить сотрудников. Проведите инструктаж для бухгалтеров, логистов и водителей по работе с электронными документами.
Проверить контрагентов. Уточните у ключевых партнёров их готовность к обмену ЭПД. Синхронизируйте настройки.

Переход на ЭПД - не просто техническая настройка, а изменение процесса документооборота. Начните подготовку заранее, используя переходный период до 1 марта 2027 года для отладки всех этапов. Это позволит избежать штрафов и сохранить непрерывность перевозок после вступления требований в полную силу.