Обмен документами через 1С:Share в 1С:УНФ: практическое руководство

Что такое 1С:Share и зачем он нужен в 1С:УНФ

1С:Share - это встроенный сервис 1С:Управления нашей фирмой, который формирует публичную ссылку на документ. Контрагент открывает ссылку в браузере и видит содержимое: реквизиты, табличную часть, итоговые суммы. Никаких логинов, паролей и установки дополнительного софта не требуется.

Сервис доступен в версии 1С:УНФ 3.0.14 и выше. Он решает задачу быстрой передачи документов без настройки электронного документооборота. Вы формируете ссылку на акт выполненных работ, расходную накладную или счёт на оплату, копируете её и отправляете через почту или мессенджер. Контрагент получает доступ к актуальной версии документа за несколько секунд.

Главное преимущество - скорость. Пока контрагент не подключён к ЭДО или не готов принимать формализованные УПД, 1С:Share закрывает потребность в оперативном обмене. Ссылка готова к отправке сразу после проведения документа. Это экономит время бухгалтера и менеджера, исключает ручное сохранение в PDF и прикрепление файлов к письмам.

Как настроить и активировать 1С:Share в 1С:УНФ

В большинстве типовых конфигураций 1С:УНФ версии 3.0.14 и выше сервис активен по умолчанию. Проверьте это перед первой отправкой, чтобы избежать ошибок в момент срочной передачи документа.

Системные требования и проверка версии 1С:УНФ

Минимальная версия конфигурации - 3.0.14. Проверить версию можно через меню «Главное» - «О программе». Если версия ниже, обновите конфигурацию через раздел «Администрирование» - «Обновление программы». Без актуального релиза кнопка «1С:Share» не появится в интерфейсе документов.

Для работы сервиса требуется стабильное интернет-подключение. Ссылка формируется на стороне серверов 1С, поэтому без доступа к сети отправить документ не получится. Получателю интернет также нужен - он открывает ссылку в браузере. Скорость загрузки зависит от объёма документа и качества соединения, но в среднем страница с документом загружается за 2-5 секунд.

Проверьте настройки сервиса: перейдите в раздел «Администрирование» - «Настройки программы» - вкладка «Обмен данными». Найдите блок «1С:Share» и убедитесь, что флажок «Использовать сервис 1С:Share» установлен. Если флажок снят, установите его и нажмите «Записать и закрыть». После этого кнопка «1С:Share» станет доступна в формах документов.

Пошаговая инструкция: формируем и отправляем ссылку на документ

Откройте проведённый документ: акт выполненных работ, расходную накладную или счёт на оплату. В верхней командной панели найдите кнопку «1С:Share». Нажмите её - система сформирует уникальную ссылку и покажет окно с двумя вариантами действий.

Первый вариант - «Отправить по почте». При нажатии открывается встроенный почтовый клиент 1С с уже заполненным телом письма. Ссылка вставлена автоматически. Вам остаётся указать адрес получателя и нажать «Отправить». Второй вариант - «Скопировать ссылку». Ссылка помещается в буфер обмена, и вы вставляете её в любой мессенджер: WhatsApp, Telegram, Viber. Это удобно, когда переписка с контрагентом уже идёт в чате и не хочется переключаться на почту.

При нестабильном интернете ссылка может формироваться дольше обычного. Если окно с ссылкой не появилось в течение 10-15 секунд, проверьте подключение и нажмите кнопку повторно. Ссылка создаётся только после успешной отправки данных на сервер, поэтому при обрыве соединения документ не будет доступен получателю.

Какие документы можно передавать через 1С:Share

Сервис поддерживает основные документы, используемые при расчётах с контрагентами:

• Акт выполненных работ (оказанных услуг);
• Расходная накладная (товарная накладная);
• Счёт на оплату;
• Заказ покупателя;
• Счёт-фактура выданный.

Документы складского учёта и внутренние отчёты не поддерживаются. Если кнопка «1С:Share» неактивна для конкретного документа, значит, этот тип не входит в перечень поддерживаемых. Перед отправкой убедитесь, что документ проведён - черновики и помеченные на удаление записи не передаются.

Отправка ссылки через почту и мессенджеры

При отправке через встроенный почтовый клиент 1С использует учётную запись, настроенную в разделе «Администрирование» - «Настройка системной учётной записи». Проверьте её работоспособность заранее: отправьте тестовое письмо на свой адрес. Если письма не уходят, настройте SMTP-сервер или используйте второй способ - копирование ссылки.

Копирование ссылки - самый надёжный вариант при нестабильном интернете. Вы вставляете ссылку в сообщение мессенджера и отправляете, когда соединение восстановится. Ссылка остаётся активной, поэтому задержка в несколько минут некритична. Перед отправкой контрагенту откройте ссылку сами в режиме инкогнито браузера - это быстрая проверка доступности. Если страница загрузилась и документ отобразился корректно, ссылку можно передавать.

Как документ отображается у получателя: трансформация типов

При открытии ссылки 1С:Share автоматически адаптирует тип документа под роль получателя. Это ключевая особенность сервиса, которая экономит время на ручном пересоздании документов.

Расходная накладная, сформированная отправителем, открывается у контрагента как приходная накладная. Реквизиты «Отправитель» и «Получатель» меняются местами: ваш контрагент видит себя в роли покупателя, а вашу организацию - в роли поставщика. Номенклатура, количество и суммы остаются неизменными. Это позволяет контрагенту сразу использовать полученный документ для оприходования товаров в своей учётной системе.

Счёт на оплату трансформируется в заказ поставщику. Получатель видит документ, готовый к обработке в его 1С:УНФ. Ему не нужно вручную создавать заказ и переносить позиции - достаточно загрузить данные по ссылке. Акт выполненных работ отображается у получателя как акт оказанных услуг с теми же реквизитами и суммами.

Такая трансформация возможна благодаря единой модели данных 1С. Сервис определяет контекст открытия ссылки и подставляет соответствующий тип документа. Получатель не видит исходный тип - он работает с документом, адаптированным под его бизнес-процесс. Это снижает количество ошибок при ручном вводе и ускоряет обработку входящей первички.

Ограничения и работа при нестабильном интернете

Ссылка 1С:Share имеет ограниченный срок действия. По умолчанию она активна 30 календарных дней с момента формирования. По истечении этого срока страница с документом становится недоступной. Если контрагент не открыл ссылку вовремя, сформируйте новую - данные в ней будут актуальны на момент создания.

Объём передаваемых данных ограничен размером документа. Документы с большим количеством строк (свыше 500 позиций номенклатуры) могут загружаться медленнее. При нестабильном интернете у получателя возможны два сценария: страница загружается с задержкой или не загружается вовсе. В первом случае достаточно подождать - данные подтянутся. Во втором - проверьте соединение и обновите страницу. Если проблема повторяется, отправьте ссылку повторно через час-два, когда нагрузка на сервер снизится.

Сервис не заменяет электронный документооборот. Ссылка не имеет юридической значимости - она служит для оперативного ознакомления и ускорения обработки документов. Для официального обмена используйте ЭДО с квалифицированной электронной подписью. 1С:Share - это инструмент быстрой коммуникации, который дополняет формальный документооборот на этапе согласования и сверки.

Полезный приём: если контрагент регулярно запрашивает документы, но не готов подключать ЭДО, используйте 1С:Share для оперативной отправки, а оригиналы дублируйте почтой или курьером. Так вы сократите время на первичное согласование и сохраните юридическую чистоту документооборота.

1С:Share vs ЭДО: когда что использовать

Выбор между 1С:Share и ЭДО зависит от задачи. Оба инструмента решают проблему обмена документами, но работают на разных уровнях.

Используйте 1С:Share, когда нужно быстро показать контрагенту счёт на оплату или акт до подписания. Это ускоряет согласование и снижает количество уточняющих звонков. ЭДО подключайте для официального обмена закрывающими документами: УПД, счетами-фактурами, актами, требующими подписи обеих сторон.

Типичный сценарий: менеджер выставляет счёт через 1С:Share в мессенджере, контрагент согласовывает сумму и позиции, после оплаты бухгалтер отправляет закрывающие документы через ЭДО. Такая связка сокращает цикл сделки на 1-2 дня и исключает потерю документов в почтовых ящиках.

Подробнее о настройке электронного документооборота читайте в статье «1С-ЭДО для бухгалтера: настройка документооборота без рутины». Если вы уже работаете с ЭДО, но сталкиваетесь с задержками в обработке, рекомендуем материал «1С-ЭДО: практическое руководство по чтению статусов и устранению задержек». А для руководителей, которые хотят упростить массовое подписание документов, подготовлена инструкция «Простое подписание документов ЭДО руководителем в 1С:Бухгалтерии 8».

С версии 3.0.13 в 1С:УНФ появилась автоматическая загрузка присоединённых файлов при открытии ссылки 1С:Share. Это значит, что вместе с документом контрагент получает все сканы, приложения и дополнительные материалы, прикреплённые к исходному документу. Подробнее об этой функции - в статье «Автоматическая загрузка присоединённых файлов в 1С:УНФ через 1C:Share».