Обучение по охране труда в 1С:ЗУП: как организовать учет без нарушений и штрафов

Почему обучение по охране труда нельзя проводить в отпуске: разъяснения Роструда

Роструд выпустил однозначные разъяснения: проводить обучение по охране труда во время ежегодного оплачиваемого отпуска запрещено. Это прямое нарушение статьи 107 ТК РФ, которая определяет отпуск как время отдыха, свободное от исполнения трудовых обязанностей. Статья 114 ТК РФ гарантирует работнику сохранение места работы и среднего заработка именно для отдыха, а не для выполнения требований работодателя по обучению.

Обязанность работодателя организовать обучение по охране труда закреплена в статье 212 ТК РФ. Однако реализовать эту обязанность можно только в рабочее время. Попытка вызвать сотрудника на инструктаж или проверку знаний в период отпуска создает риски: жалоба в Государственную инспекцию труда, внеплановая проверка, штраф по статье 5.27 КоАП РФ до 130 000 рублей на юридическое лицо. ГИТ выдает предписание об устранении нарушения, а само обучение может быть признано недействительным.

Практика показывает, что конфликтные ситуации часто возникают, когда срок действия удостоверения истекает в период отпуска. Кадровик видит горящий срок и пытается срочно организовать обучение. Решение здесь одно: перенести обучение на рабочие дни до начала отпуска. Закон не делает исключений для «горящих» удостоверений. Если сотрудник уже в отпуске, а срок истек, работодатель обязан провести внеплановое обучение в первый рабочий день после выхода сотрудника. До этого момента работник не может быть допущен к работе, если истек срок проверки знаний.

Планирование обучения в 1С:ЗУП: как совместить график с рабочим временем и избежать конфликтов с отпусками

В 1С:Зарплата и управление персоналом инструменты планирования обучения собраны в разделе «Кадры» или «Охрана труда», в зависимости от версии конфигурации. Основной механизм - справочник «Виды обучения» и документ «График обучения». Справочник хранит перечень программ: вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте, обучение по оказанию первой помощи, обучение по использованию СИЗ, повышение квалификации по охране труда. Для каждого вида можно задать периодичность: например, ежегодно или раз в три года.

Документ «График обучения» формирует план на период. При заполнении программа проверяет график работы сотрудника и не позволяет назначить обучение на выходные дни по производственному календарю. Однако контроль пересечения с отпусками требует дополнительной настройки. В типовой конфигурации прямой блокировки нет, поэтому перед утверждением графика необходимо свериться с графиком отпусков. Практический прием: сформируйте отчет «Сводная по отпускам» за нужный период и сравните даты с проектом графика обучения. Если обнаружено пересечение, сместите обучение на более раннюю дату.

Настройка графика обучения с контролем сроков удостоверений

Чтобы предотвратить ситуацию с истекающим в отпуске удостоверением, настройте в 1С:ЗУП автоматические напоминания. В карточке сотрудника на вкладке «Кадры» или «Охрана труда» есть блок «Удостоверения и допуски». Здесь вводятся реквизиты удостоверения и дата окончания срока действия. Включите напоминание в настройках программы: раздел «Администрирование» - «Настройки пользователей и прав» - «Напоминания». Система будет выводить предупреждение за настраиваемый период до истечения срока, например за 30 или 60 дней.

Пример: сотрудник Иванов уходит в отпуск с 1 августа, удостоверение по охране труда истекает 15 августа. Напоминание сработает в июне. У кадровика есть июль, чтобы организовать обучение. Планируем даты на 15-17 июля, пока сотрудник на рабочем месте. После прохождения обучения вносим результаты, и срок удостоверения обновляется автоматически. Отчет «Сроки действия удостоверений» позволяет выгрузить список всех сотрудников с истекающими сроками и отсортировать по дате. Это базовый инструмент для ежемесячного контроля.

Оформление приказа на обучение и регистрация результатов в 1С:ЗУП

Документальное оформление начинается с приказа. В 1С:ЗУП используется документ «Приказ на обучение», который находится в разделе «Кадры» - «Обучение персонала». Документ фиксирует основание, вид обучения, период и место проведения. На его основании в дальнейшем вводятся результаты обучения.

Создание приказа на обучение с отрывом от производства: практический пример

Ситуация: сотрудник Петров, инженер производственного цеха, направляется на 3-дневный курс по охране труда с отрывом от производства. Создаем документ «Приказ на обучение». В шапке указываем организацию, подразделение, дату и номер приказа. В табличной части выбираем сотрудника Петрова, вид обучения - «Обучение по охране труда (с отрывом от производства)». Заполняем даты начала и окончания: 15-17 июля 2026 года. Проверяем, что эти даты не попадают на отпуск по графику отпусков. В поле «Основание» указываем реквизиты договора с учебным центром или программы обучения. Поле «Место проведения» заполняется адресом учебного центра или указанием на дистанционный формат. После проведения документа приказ доступен для печати по унифицированной форме.

Важный нюанс: если обучение проводится без отрыва от производства, выбирается соответствующий вид, и даты могут пересекаться с рабочим графиком. В этом случае в табеле учета рабочего времени дни отмечаются как рабочие, без дополнительных обозначений.

Фиксация инструктажа и проверки знаний: как внести результаты

После завершения обучения вводится документ «Результаты обучения». Он создается на основании приказа: в журнале приказов нажимаем «Создать на основании» и выбираем «Результаты обучения». Система автоматически подтягивает сотрудника, вид обучения и даты из приказа. Остается заполнить результат: сдал или не сдал. При успешной сдаче указывается дата следующей проверки знаний. Если обучение включает проверку знаний с выдачей удостоверения, вносится номер протокола проверки знаний и реквизиты удостоверения.

После проведения документа «Результаты обучения» в карточке сотрудника автоматически обновляется информация на вкладке «Удостоверения и допуски». Срок действия удостоверения продлевается на установленную периодичность. Это исключает ручной ввод и снижает риск ошибки. Если сотрудник не сдал проверку знаний, в документе фиксируется отрицательный результат. Это основание для повторного обучения или отстранения от работы в соответствии со статьей 76 ТК РФ. С 31 августа 2026 года вступают в силу новые правила обучения по охране труда (постановление № 805), которые ужесточают требования к периодичности инструктажей для опасных работ.

Расчет начислений и удержаний при обучении с отрывом от производства

Статья 187 ТК РФ обязывает работодателя сохранять за работником средний заработок при направлении на обучение с отрывом от производства. В 1С:ЗУП для этого используется предопределенный вид начисления «Оплата по среднему заработку» или создается отдельный вид начисления «Обучение с отрывом от производства». Выбор зависит от учетной политики организации и требований к аналитике.

Настройка вида начисления для оплаты обучения

Для создания отдельного вида начисления перейдите в раздел «Настройка» - «Начисления». Создайте новый элемент, укажите наименование «Обучение по охране труда с отрывом от производства». В поле «Назначение начисления» выберите «Повременная оплата труда и надбавки». На вкладке «Основное» в поле «Способ расчета» установите «По среднему заработку». На вкладке «Учет времени» укажите вид времени «Обучение с отрывом от производства». Этот вид времени должен быть предварительно создан в классификаторе видов рабочего времени.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет» настройте отражение в бухгалтерском учете: обычно это счет затрат 20 или 26, статья затрат «Расходы на охрану труда». Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве облагаются в общем порядке. В расчетном листке начисление будет отображаться отдельной строкой, что обеспечивает прозрачность для сотрудника и удобство при проверках ГИТ.

Если работодатель принимает решение о дополнительной оплате сверх среднего заработка, создается еще один вид начисления с методом расчета «Фиксированной суммой» или «Процентом от среднего заработка». Удержания при обучении по охране труда применяются редко и только в случаях, предусмотренных ученическим договором, когда сотрудник обязуется отработать определенный срок после обучения за счет работодателя. В типовой ситуации с обязательным обучением по охране труда удержания не применяются. Пошаговая инструкция по расчету среднего заработка за период обучения в 1С:Бухгалтерия поможет бухгалтерам, ведущим учет в смежной программе.

Типичные ошибки при учете обучения по охране труда и как их избежать

Первая ошибка - проведение обучения в период отпуска. Кадровик видит, что сотрудник свободен, и назначает инструктаж на отпускные дни. Результат: жалоба в ГИТ, штраф, предписание о повторном обучении в рабочее время. Решение: перед утверждением графика обучения сверять даты с графиком отпусков.

Вторая ошибка - отсутствие приказа на обучение. Устное распоряжение руководителя не заменяет кадровый документ. При проверке инспектор ГИТ запросит приказы на обучение за последние три года. Если их нет, фиксируется нарушение статьи 212 ТК РФ. Решение: оформлять приказ в 1С:ЗУП на каждое учебное мероприятие, даже если это внутренний инструктаж.

Третья ошибка - неверный расчет оплаты. Вместо среднего заработка бухгалтер начисляет оклад за дни обучения. Это занижает выплату, так как средний заработок учитывает премии и надбавки за расчетный период. Решение: настроить вид начисления «По среднему заработку» и контролировать расчетную базу.

Четвертая ошибка - игнорирование истекающих удостоверений. Сотрудник допускается к работе с просроченным удостоверением, что приравнивается к отсутствию обучения. Штраф по статье 5.27.1 КоАП РФ достигает 130 000 рублей. Решение: настроить напоминания в 1С:ЗУП и ежемесячно формировать отчет по срокам действия удостоверений.

Пятая ошибка - неправильная регистрация результатов. В документе «Результаты обучения» не заполняется дата следующей проверки, и срок удостоверения не обновляется. Решение: заполнять все поля документа, контролировать автоматическое обновление в карточке сотрудника. Четкий алгоритм учета обучения СИЗ в 1С:ЗУП поможет избежать ошибок при настройке программ обучения.

Автоматизация учета обучения по охране труда: возможности 1С:ЗУП

1С:ЗУП позволяет выстроить сквозной учет обучения по охране труда от планирования до отчетности. Отчет «Обученность персонала» показывает процент сотрудников, прошедших обучение по каждому виду, и выявляет отстающих. Отчет «Сроки действия удостоверений» формирует список с истекающими сроками в разрезе подразделений. Оба отчета настраиваются в разделе «Кадры» - «Кадровые отчеты».

Интеграция с медосмотрами и специальной оценкой условий труда (СОУТ) расширяет контроль. При наличии вредных факторов на рабочем месте, выявленных по результатам СОУТ, программа напоминает о необходимости внеочередного обучения. Данные о медосмотрах связываются с допусками к работам, и при отсутствии медицинского заключения обучение может быть заблокировано до прохождения медкомиссии.

Грамотная настройка 1С:ЗУП позволяет сформировать пакет документов для проверки ГИТ в несколько кликов: приказы на обучение, протоколы проверки знаний, удостоверения, графики обучения, табели учета рабочего времени с отметками об обучении. Это экономит часы подготовки и снижает стресс при внезапной проверке. Опыт судебных споров 2026 года подтверждает: документальная фиксация всех кадровых событий в 1С становится решающим аргументом при защите позиции работодателя.