Оформление несовершеннолетних работников в 1С:ЗУП в 2026 году: пошаговая инструкция

Что изменилось в 2026 году: новые рекомендации Минтруда и их влияние на 1С:ЗУП

С 22 мая 2026 года действуют обновленные рекомендации Минтруда по трудоустройству подростков. Для бухгалтера и кадровика это сигнал проверить настройки в 1С:Зарплата и управление персоналом. Главный фокус рекомендаций - усиление контроля за соблюдением сокращенного рабочего времени, обязательность медосмотров и корректность расчета зарплаты при неполной занятости.

Практическое следствие для 1С:ЗУП: перед приемом подростка нужно обновить справочник графиков работы, проверить виды начислений и убедиться, что система не позволит назначить испытательный срок. Эта инструкция учитывает актуальные требования 2026 года и проведет вас через каждый шаг настройки.

Шаг 1. Подготовка к приему: что проверить до оформления в 1С:ЗУП

До создания документов в программе зафиксируйте юридические ограничения. Трудовой кодекс РФ запрещает совместительство для лиц младше 18 лет. Статья 70 ТК РФ исключает испытательный срок. Статья 266 ТК РФ требует предварительный медицинский осмотр за счет работодателя. Эти три пункта прямо влияют на настройки в 1С:ЗУП.

Возрастные категории и нормы рабочего времени

Продолжительность рабочей недели зависит от возраста сотрудника. Цифры закреплены в ТК РФ и обязательны для настройки графика:

• 14–15 лет - не более 24 часов в неделю, до 5 часов в день;
• 15–16 лет - не более 24 часов в неделю, до 5 часов в день;
• 16–18 лет - не более 35 часов в неделю, до 7 часов в день.

Если подросток совмещает работу с учебой в течение учебного года, нормы снижаются вдвое. Для летних каникул действуют полные значения из списка выше.

Медосмотр и испытательный срок: как отразить в 1С:ЗУП

Медосмотр фиксируется в разделе «Кадры» - «Медицинские осмотры». Создайте документ «Медицинский осмотр», укажите сотрудника, вид осмотра (предварительный), дату и результат. Это не просто формальность: без этого документа система не заблокирует прием, но при проверке инспектор ГИТ запросит подтверждение.

Испытательный срок при создании трудового договора должен отсутствовать. В документе «Прием на работу» поле «Испытательный срок» оставляйте пустым. Если в вашей версии 1С:ЗУП поле активно и заполнено по умолчанию, проверьте настройки шаблона договора в разделе «Настройка» - «Кадровый учет» - «Шаблоны трудовых договоров».

Шаг 2. Настройка графика работы для несовершеннолетнего в 1С:ЗУП

График работы определяет норму времени и влияет на расчет зарплаты. Ошибка здесь приводит к переплате или недоплате, а также к нарушению ТК РФ. Настройка выполняется в разделе «Настройка» - «Графики работы сотрудников».

Создание сокращенного графика для разных возрастных групп

Создайте новый график по кнопке «Создать». Заполните реквизиты:

• Наименование: «Сокращенный 24 часа (14-15 лет)» или «Сокращенный 35 часов (16-18 лет)»;
• Вид графика: «Пятидневка»;
• Часы работы: для 14-15 лет - 5 часов в день (например, с 09:00 до 14:00), для 16-18 лет - 7 часов (с 09:00 до 16:00).

В таблице «Расписание работы» установите для каждого рабочего дня нужную продолжительность. Система автоматически рассчитает недельную норму - проверьте, что она соответствует 24 или 35 часам.

Настройка гибкого графика для подростка на летних каникулах

Гибкий график актуален, когда подросток работает неполный день с плавающим началом и окончанием. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен флажок «Гибкий график» в форме настройки графика. После его включения появляется возможность задать интервалы обязательного присутствия и переменного времени.

Укажите:

• Фиксированное время: например, с 11:00 до 13:00 (обязательное присутствие);
• Переменное время: с 09:00 до 11:00 и с 13:00 до 15:00.

При гибком графике критично соблюдать недельную норму. 1С:ЗУП проконтролирует это при расчете зарплаты и заполнении табеля. Переработки система отметит как отклонения.

Шаг 3. Оформление трудового договора и приказа о приеме в 1С:ЗУП

После настройки графика переходите к кадровым документам. Раздел «Кадры» - «Сотрудники» - кнопка «Создать».

Заполнение карточки сотрудника: на что обратить внимание

При вводе даты рождения система определяет возраст сотрудника. Если на дату приема ему меньше 18 лет, 1С:ЗУП может выдать предупреждение. Игнорировать его не стоит - это индикатор, что дальше потребуются особые настройки.

На вкладке «Трудовой договор» проверьте:

• Вид занятости: «Основное место работы». Совместительство для несовершеннолетних недоступно - система не должна дать выбрать этот вариант;
• График работы: выберите созданный ранее сокращенный или гибкий график;
• Испытательный срок: поле пустое. Если заполнено - очистите вручную.

Документ «Прием на работу»: ключевые настройки

Документ создается из карточки сотрудника или из раздела «Кадры» - «Приемы на работу». Заполните:

• Дата приема: первый рабочий день;
• Подразделение и должность: выберите из справочника. Для подростков 14-15 лет должность должна соответствовать перечню легких работ, не причиняющих вреда здоровью;
• График работы: созданный ранее сокращенный график;
• Условия оплаты: оклад или часовая тарифная ставка. Рекомендуется использовать оплату по часам - это упростит расчет при гибком графике и исключит ошибки переплаты за полный месяц.

Поле «Испытательный срок» должно оставаться пустым. Проверьте это перед проведением документа. После проведения доступна печатная форма трудового договора и приказа Т-1.

Шаг 4. Расчет зарплаты несовершеннолетнего в 1С:ЗУП

При сокращенном графике зарплата начисляется пропорционально отработанному времени. Если оставить стандартную настройку «Оплата по окладу», система может рассчитать полный оклад за неполный месяц, что приведет к переплате и искажению отчетности.

Настройка начислений для сокращенного графика

В плане видов расчета используйте начисление «Оплата по окладу (по часам)». Формула этого начисления делит оклад на норму часов по графику сотрудника и умножает на фактически отработанные часы. Настройка находится в разделе «Настройка» - «Начисления».

Ключевой параметр - «Норма времени определяется по графику сотрудника». Убедитесь, что этот переключатель активен. Если норма берется из производственного календаря, расчет будет некорректным: система поделит оклад на 40-часовую неделю вместо 24-часовой.

Пример расчета зарплаты для разных возрастных групп

В примере сотрудник отработал полный месяц по своему сокращенному графику. Норма по графику совпала с фактом, поэтому начислен полный оклад. При гибком графике с отклонениями сумма изменится пропорционально часам.

Шаг 5. Отражение отпуска и учета времени на каникулах

Подростки часто принимаются на летние каникулы по срочному трудовому договору. Это влияет на расчет отпускных и заполнение табеля.

Расчет отпускных дней для срочного договора

За каждый полный месяц работы сотруднику положено 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев). При увольнении 1С:ЗУП автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск в документе «Увольнение».

Проверьте настройки вида отпуска в разделе «Настройка» - «Виды отпусков». Основной ежегодный отпуск должен иметь продолжительность 28 календарных дней. Система сама рассчитает остаток дней пропорционально отработанному времени при условии, что в карточке сотрудника корректно заполнена дата приема.

Заполнение табеля при гибком графике

Табель учета рабочего времени (раздел «Кадры» - «Табели») при гибком графике заполняется по фактическим данным. Система автоматически подтягивает часы из графика, но при отклонениях требует ручной корректировки.

Контролируйте недельную норму: для 14-15 лет - 24 часа, для 16-18 лет - 35 часов. При превышении 1С:ЗУП может отметить часы как сверхурочные. Для несовершеннолетних сверхурочная работа запрещена - такое отклонение нужно немедленно исправлять корректировкой графика или табеля.

Типичные ошибки при оформлении несовершеннолетних в 1С:ЗУП и как их избежать

• Назначен испытательный срок. Проверьте шаблон трудового договора и поле в документе «Прием на работу». Ошибка возникает, если в настройках по умолчанию задан испытательный срок для всех должностей. Исправьте шаблон в разделе «Настройка» - «Кадровый учет».
• Не настроен сокращенный график. Сотруднику назначена стандартная 40-часовая неделя. Система не блокирует это автоматически. Перед проведением приема убедитесь, что выбран график с продолжительностью 24 или 35 часов.
• Зарплата рассчитана от полного оклада. Используется начисление «Оплата по окладу» вместо «Оплата по окладу (по часам)». При 5-часовом дне система выплатит полный оклад, что является ошибкой. Настройте вид начисления до первого расчета зарплаты.
• Превышена недельная норма часов. При гибком графике без контроля норма может быть превышена. Проверяйте табель еженедельно и настройте автоматический контроль в разделе «Настройка» - «Производственный календарь».
• Не учтен медосмотр. Отсутствует документ «Медицинский осмотр» в базе. Создайте его до приема или сразу после, чтобы при проверке подтвердить соблюдение ст. 266 ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы по оформлению подростков в 1С:ЗУП

Можно ли оформить подростка на 0,5 ставки?

Да. Создайте график с продолжительностью, соответствующей половине нормы для его возраста. Для 14-15 лет это 12 часов в неделю, для 16-18 лет - 17,5 часов. В документе «Прием на работу» укажите этот график и оклад, пропорциональный отработанному времени.

Как ввести ночные смены?

Никак. Статья 96 ТК РФ запрещает ночную работу для несовершеннолетних. В 1С:ЗУП нет прямой блокировки, но при настройке графика с ночными часами вы сознательно идете на нарушение. Контролируйте этот момент при создании графика.

Нужно ли уведомлять СФР?

Да, прием на работу оформляется стандартно - с подачей ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Никаких специальных уведомлений именно для несовершеннолетних не требуется, но в отчетности должны быть корректно отражены сокращенный график и начисления.

Как отразить согласие родителей?

Для подростков 14-15 лет требуется письменное согласие одного из родителей и органа опеки. В 1С:ЗУП нет специального поля для этого документа. Рекомендуется прикрепить скан согласия как вложение к карточке сотрудника (кнопка «Присоединенные файлы») или зафиксировать реквизиты документа в поле «Дополнительная информация».

Практика оформления несовершеннолетних в 1С:ЗУП тесно связана с общими настройками кадрового учета. Если вы работаете с особыми режимами рабочего времени, обратите внимание на настройку сокращенной рабочей недели для работников с детьми - там разобраны похожие механизмы графиков и пересчета нормы времени. При переводе сотрудника между графиками пригодится инструкция по изменению режима работы в 1С:ЗУП без ошибок. Если подросток оформляется на лето с последующим увольнением, изучите полный документооборот при увольнении - это поможет корректно рассчитать компенсацию отпуска и сформировать СЗВ-СТАЖ.