Отмена патентной системы для иностранных работников: что изменится в оформлении и учете в 1С

Что изменится после отмены патентной системы: краткий ответ работодателю

По состоянию на 31 августа 2026 года отмену патентной системы нельзя считать подтвержденным фактом без опубликованного профильного нормативного акта, даты вступления изменений в силу и переходных правил. Поэтому работодателю рано автоматически переводить иностранных работников на новую схему или прекращать контроль действующих патентов.

Если патентную модель отменят, иностранца все равно нельзя будет допустить к работе без проверки законного основания занятости. Кадровику придется сверить гражданство, режим въезда, миграционный статус, срок пребывания, разрешение на работу или иной подтверждающий документ, условия договора и территорию занятости. Работодатель должен будет подать обязательные уведомления и сохранить подтверждение их отправки.

Для бухгалтерии и специалистов по 1С изменения затронут карточку сотрудника, реестр миграционных документов, контроль сроков, налоговый статус, начисления, отчетность и обмен между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией. Отмена патента сама по себе не заменяет разрешение на работу, трудовой договор или миграционный учет.

Какие процессы работодателю придется пересмотреть в первую очередь

Подготовку удобно разделить на пять зон. Каждая зона требует участия своего сотрудника, а итоговую проверку нужно закрепить за ответственным руководителем.

Зона проверки	Что нужно проверить	Кто отвечает
Основание для допуска к работе	Патент, разрешение на работу, статус гражданина ЕАЭС, ВНЖ, РВП или другое основание, которое действует для конкретного работника	Кадровик и ответственный за миграционные документы
Миграционные документы	Паспорт, миграционная карта, регистрация, срок пребывания, цель въезда, территория работы и реквизиты разрешительных документов	Кадровик
Трудовой договор	Вид договора, срок, должность, место работы, условия оплаты, основание срочности и социальные гарантии	Кадровик и руководитель
Уведомления	Форму, адресата, срок подачи, содержание уведомления и подтверждение передачи сведений	Кадровик, юрист или назначенный ответственный
Данные в 1С	Гражданство, миграционный статус, реквизиты документов, даты окончания, налоговый статус, начисления и отчетные сведения	Специалист по 1С и бухгалтерия

Руководителю нужно определить, сколько иностранных работников потребуется компании, на какие должности их принимают и кто проверяет документы до первого рабочего дня. Кадровик собирает комплект и следит за сроками. Бухгалтер проверяет влияние статуса работника на начисления, налоги и отчетность. Специалист по 1С настраивает поля, отчеты, напоминания и обмены. Такое распределение снижает риск, при котором каждый участок заполнен частично, но общая схема остается неподтвержденной.

Что нельзя считать изменившимся без официального подтверждения

До публикации окончательных правил нельзя переносить в локальные инструкции следующие положения:

• сам факт отмены патентной системы и конкретную дату ее начала;
• перечень иностранных граждан и работодателей, которых затронет новая модель;
• универсальную замену патента разрешением на работу;
• обязательность организованного набора для всех работодателей;
• роль посредников, государственных органов и принимающей стороны;
• правила для ранее выданных и еще действующих патентов;
• сроки уведомлений, состав документов и переходный период;
• дополнительные гарантии работодателя, связанные с жильем, медицинской помощью, транспортом или возвращением работника;
• конкретные штрафы и другие меры ответственности.

Без этих данных безопасный порядок подготовки строится как аудит. Компания проверяет действующие документы, фиксирует контрольные даты и готовит несколько сценариев оформления. Кадровые шаблоны меняют после публикации финального закона и официальных разъяснений.

Отмена патента и новые правила: что подтверждено, а что требует проверки

В теме смешиваются два разных блока. Первый связан с миграционным допуском иностранных работников. Второй касается срочных трудовых договоров для малого и среднего бизнеса. Эти нормы нельзя объединять в один специальный режим найма иностранцев.

Что меняет Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ для МСП

С 1 сентября 2026 года для МСП увеличивается порог численности работников, при котором можно использовать специальное основание для заключения срочных трудовых договоров: с 35 до 70 человек. Для розничной торговли и бытовых услуг сохраняется лимит не более 20 работников.

Изменение влияет на выбор вида трудового договора у подходящих работодателей. Оно не отменяет миграционную проверку и не дает автоматического права принять любого иностранца на срочный договор. Работодатель по-прежнему должен подтвердить основание допуска к работе, проверить документы и соблюсти правила уведомления.

Срочный трудовой договор заключают на определенный срок, который не может превышать 5 лет. В договоре нужно указать причину срочности. Само гражданство работника такой причиной не служит.

Связь общих трудовых правил с миграционным учетом подробно разобрана в материале о изменениях трудового законодательства 2026 года.

Какие положения о новой модели найма нужно подтвердить

Перед изменением процесса найма руководителю и кадровой службе нужно получить ответы на несколько вопросов:

1. Какие категории иностранных граждан переходят на организованный набор?
2. Какие работодатели смогут подавать заявки и в каком порядке?
3. Кто формирует заявку: сама компания, кадровый посредник или государственный орган?
4. Нужно ли разрешение на работу для каждой категории работников?
5. Что произойдет с ранее выданными патентами до окончания их срока?
6. Нужно ли переоформлять действующие договоры?
7. С какой даты меняются формы и сроки уведомлений?
8. Какие документы подтверждают исполнение дополнительных гарантий работодателя?
9. Какая ответственность наступает за ошибку в статусе, профессии, территории или сроке документа?

Пока на эти вопросы нет точных ответов в финальных правилах, в учетной политике и кадровом регламенте нужно использовать условные формулировки. Например, реестр можно подготовить уже сейчас, а конкретное поле для нового разрешения добавить после появления официальной формы документа.

Как использовать переходные положения в кадровой работе

Действующих сотрудников и новых кандидатов нужно разделить на отдельные группы:

Группа	Что проверить	Результат
Работники с действующим патентом	Срок патента, платежи, регион действия, должность и срок трудового договора	Продолжить контроль по текущей схеме до появления переходных правил
Работники с документами, срок которых скоро заканчивается	Дата окончания, возможность продления или перехода на другое основание	Назначить ответственного и подготовить решение заранее
Новые кандидаты	Гражданство, режим въезда, цель пребывания, право на работу и комплект документов	Выбрать процедуру до фактического допуска к работе
Работники, прибывающие организованной группой	Список кандидатов, должности, места работы, документы и условия размещения	Сформировать отдельный проект привлечения и проверить его по новым нормам

Автоматическое переоформление опасно. Для каждого работника нужно зафиксировать, какое основание действует сейчас, когда оно заканчивается и какой документ потребуется после изменения закона.

Переход к организованному набору иностранных работников: какая цепочка действий появится

Организованный набор можно использовать как рабочую модель подготовки, но конкретные обязанности работодателя нужно сопоставить с окончательным текстом поправок. Универсального порядка, который подходит любой компании и любой категории иностранцев, заранее устанавливать нельзя.

Организованный набор иностранных работников: что должен подготовить работодатель

До подачи заявки или обращения в уполномоченный орган компания собирает исходные данные:

• наименование вакансий и количество работников;
• профессию, квалификационные требования и опыт;
• место работы и территорию, где сотрудник фактически будет трудиться;
• график, режим работы и предполагаемый срок занятости;
• размер оплаты и состав компенсаций;
• требования к знанию языка, если они применимы к должности;
• контактное лицо работодателя;
• готовность жилья, бытовых условий, медицинской поддержки и транспорта, если такие обязанности установит закон или договор;
• план проверки документов каждого кандидата.

Руководитель утверждает потребность и бюджет. Кадровая служба формирует требования к кандидатам. Бухгалтерия рассчитывает фонд оплаты труда и возможные расходы на документы. Юрист или миграционный специалист проверяет законность процедуры. Специалист по 1С готовит структуру данных и контрольные отчеты.

Групповой набор не отменяет персональную проверку. У каждого работника должны быть отдельные документы, карточка, трудовой договор и запись о контрольных датах.

Разрешение на работу для иностранных граждан: как определить необходимость

Необходимость разрешения зависит от гражданства, режима въезда, основания пребывания, профессии, территории работы и действующих исключений. Поэтому правило «разрешение нужно всем» равно рискованно, как и правило «после отмены патента разрешение не требуется».

Кадровику удобно применять последовательный алгоритм:

1. Зафиксировать гражданство и документ, удостоверяющий личность.
2. Определить режим въезда и цель пребывания в России.
3. Проверить основание нахождения в стране: миграционную карту, регистрацию, ВНЖ, РВП или другой документ.
4. Определить категорию работника и применимые исключения.
5. Проверить необходимость патента, разрешения на работу или другого документа.
6. Сверить профессию, должность и территорию работы с условиями разрешения.
7. Занести реквизиты документа и контрольные даты в кадровую систему.
8. Зафиксировать решение ответственного сотрудника до даты допуска к работе.

В реестре нужно хранить номер документа, дату выдачи, дату окончания, территорию действия, профессию или должность, орган выдачи и файл копии. Бумажная копия не заменяет контроль в системе: документ может закончиться раньше срока договора.

Проверка статуса пребывания до допуска к работе

Одного паспорта недостаточно. Перед приемом нужно сопоставить сведения в паспорте, миграционной карте, регистрации и документах о праве на работу.

• ФИО и порядок написания должны совпадать во всех документах.
• Дата рождения и гражданство не должны расходиться в карточке и копиях.
• Нужно проверить срок пребывания и дату постановки на миграционный учет.
• Цель въезда должна допускать предполагаемую работу, если такое требование действует для категории работника.
• Адрес регистрации и территория работы должны соответствовать установленным правилам.
• Должность и место фактической работы должны совпадать с разрешительными документами.

Внутреннее правило можно сформулировать так: допуск к работе происходит после проверки полного набора документов и согласования результата ответственным сотрудником. При расхождении данных прием приостанавливают до выяснения причины.

Какие документы нужны для трудоустройства иностранца

Комплект документов зависит от гражданства и миграционного статуса. Для первичной проверки удобно использовать четыре группы: личность и пребывание, право на работу, медицинские и страховые документы, трудовые и уведомительные документы.

Документы, удостоверяющие личность и пребывание в России

Кадровая служба проверяет оригиналы и заносит реквизиты в карточку сотрудника. Внутри компании нужно определить, где хранится копия и кто отвечает за ее актуальность.

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• миграционная карта, если она нужна конкретному работнику;
• регистрация или иной документ о пребывании;
• ВНЖ, РВП или документ, подтверждающий другое основание пребывания;
• документы, подтверждающие гражданство и персональные данные;
• переводы документов, если их требует применимый порядок.

При занесении данных в 1С:ЗУП нужно проверить написание ФИО, дату рождения, гражданство, серию и номер документа, дату выдачи и срок действия. Дублирование карточек создает расхождения в начислениях и отчетности, поэтому поиск сотрудника нужно выполнять до создания новой записи.

Разрешение на работу, медицинские документы и страхование

В зависимости от категории иностранца кадровику может потребоваться патент, разрешение на работу, документ о статусе ВКС, подтверждение права работать без отдельного разрешения или другое основание допуска.

Медицинские документы, результаты медосвидетельствования и страховое покрытие проверяют в случаях, предусмотренных правилами для конкретной категории и должности. Универсальный список для всех иностранцев составлять нельзя. Сроки медосвидетельствования и состав документов нужно сверять с актуальными требованиями перед приемом.

В 1С рекомендуется хранить:

• вид документа или основания допуска;
• номер и дату выдачи;
• срок окончания;
• территорию действия;
• связь документа с сотрудником и должностью;
• статус проверки и дату последнего контроля;
• ФИО ответственного сотрудника.

Трудовой договор, уведомления и внутренние документы

К трудовым документам относятся трудовой договор, приказ о приеме, сведения о должности, месте работы, режиме, оплате и условиях труда. Если договор срочный, в нем указывают фактическое основание и срок.

Уведомление о заключении договора передают в уполномоченный орган по действующей форме и в установленный срок. При прекращении договора выполняют отдельное уведомительное действие, если оно предусмотрено правилами для этой категории работников. Сотрудник, который отправляет уведомление, сохраняет копию, подтверждение передачи и сведения о результате приема.

Внутренний пакет может включать лист проверки, журнал контроля сроков, маршрут согласования, форму допуска к работе и акт сверки данных между кадровой системой и бухгалтерией. Эти формы помогают доказать, кто проверил документ и когда это произошло.

Срочный трудовой договор с иностранным работником: основания, срок и гарантии

Срочный трудовой договор с иностранным работником не легализует работу при отсутствии права на трудовую деятельность. Сначала проверяют миграционное основание, затем выбирают вид договора и оформляют кадровые документы.

Когда законно заключать срочный договор

Срочность должна опираться на предусмотренное законом обстоятельство. В материалах по теме указаны три практических сценария:

• сезонная работа, когда занятость зависит от сезона;
• проектная работа с заранее определенным периодом;
• замещение временно отсутствующего работника, например сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком.

Кадровику нужно собрать документы, которые подтверждают временный характер работы: описание проекта, календарный план, приказ о замещении, сведения о сезонности или иной документ, связанный с причиной срочности.

Срочный договор требует согласия работника и работодателя. В тексте договора указывают дату начала, дату окончания или событие, после которого договор прекращается, а также конкретное основание срочности.

Иностранное гражданство, необходимость контролировать срок патента или желание упростить увольнение не заменяют законное основание для срочности.

Срок договора и правила для МСП

Максимальный срок срочного трудового договора составляет 5 лет. Если временная причина исчезла, продолжение работы нужно оценить с учетом правил о срочном договоре и постоянной занятости.

С 1 сентября 2026 года МСП с численностью до 70 работников получают более широкую возможность использовать основание, связанное с численностью персонала. Для розничной торговли и бытовых услуг сохраняется предел до 20 работников.

Перед применением этого правила нужно проверить:

• включена ли организация или ИП в категорию МСП;
• какова численность работников на нужную дату;
• относится ли деятельность к розничной торговле или бытовым услугам;
• есть ли в договоре допустимое основание срочности;
• соблюдены ли миграционные требования конкретного иностранца.

Изменение лимита для МСП не дает специальной миграционной льготы. Оно касается трудового договора, а не права иностранного гражданина находиться в России и работать.

Гарантии иностранного работника и обязанности работодателя

Официальное оформление дает работнику право на оплачиваемый отпуск, больничный и другие социальные гарантии, которые связаны с трудовыми отношениями и страховым статусом. Эти условия нужно учитывать при расчете выплат и формировании отчетности.

Дополнительные гарантии для участников организованного набора могут касаться проживания, медицинской помощи, транспорта, бытовых условий или возвращения работника. Их нельзя включать в обязательный чек-лист без подтвержденного нормативного требования. После публикации правил нужно определить, какие гарантии устанавливает закон, какие фиксируются в договоре, а какие компания предоставляет добровольно.

Прием на работу иностранных граждан в 1С: что изменить в кадровом учете

Конкретные названия документов и полей зависят от конфигурации, релиза и подключенных расширений. Для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии нужно определить функциональные требования, затем проверить их на копии информационной базы.

Карточка иностранного сотрудника и реквизиты документов

В карточке сотрудника должны быть доступны сведения, которые позволяют подтвердить статус и подготовить отчетность:

• гражданство;
• документ, удостоверяющий личность;
• миграционный статус;
• основание права на работу;
• реквизиты патента или разрешения, если они применимы;
• регистрационные сведения;
• даты выдачи и окончания документов;
• место работы и территория занятости;
• налоговый статус;
• страховой статус и данные для начислений.

Единым источником данных нужно назначить кадровую систему или другой утвержденный регистр. Копирование реквизитов вручную в несколько документов увеличивает риск опечаток. Перед приемом новой записи проверяют совпадение ФИО, даты рождения и документа с уже существующими карточками.

Контроль сроков в 1С

Для каждого документа в системе фиксируют дату окончания и ответственного. Отчеты должны показывать документы с близким сроком завершения, просроченные записи и сотрудников без заполненного основания допуска.

Минимальный набор контрольных статусов:

• документ получен;
• оригинал проверен;
• копия сохранена;
• сведения внесены в 1С;
• уведомление подготовлено;
• уведомление отправлено;
• требуется продление;
• допуск приостановлен до проверки.

Напоминание должно приходить не одному сотруднику, а ответственному и его руководителю при отсутствии реакции. Конкретный срок напоминания выбирают с учетом времени на получение нового документа и особенностей категории иностранца.

Практические настройки для реестра, напоминаний и обмена между программами собраны в статье об автоматизации учета иностранных сотрудников в 1С.

Связка кадровых данных с начислениями и отчетностью

После изменения статуса или основания работы нужно проверить, как данные попадают в начисления и регламентированную отчетность. Сверяют:

• дату приема и дату фактического допуска;
• вид занятости и условия договора;
• налоговый статус;
• страховые начисления;
• виды выплат и удержаний;
• данные для кадровых отчетов;
• результат обмена между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией;
• сведения в уведомлениях и бумажных документах.

Изменение миграционного документа не должно менять начисления автоматически без проверки правил для конкретной категории. Бухгалтер фиксирует дату изменения статуса, основание и документы, после чего тестирует расчет в копии базы.

Уведомления МВД в 1С нужно готовить после проверки реквизитов сотрудника, договора и оснований приема. Пошаговый порядок подготовки и отправки уведомления описан в материале о подготовке уведомления МВД о трудоустройстве иностранца в 1С:ЗУП.

Что проверить в обновлении и настройках конкретной версии 1С

Перед изменением базы нужно зафиксировать версию конфигурации, релиз платформы, подключенные расширения, регламентированную отчетность и обмены. Интерфейс и состав полей могут различаться даже у близких релизов.

Проверка включает четыре шага:

1. Создать резервную копию и тестовую базу.
2. Проверить доступные справочники, документы и регистры по иностранным сотрудникам.
3. Смоделировать прием, изменение документа, продление, увольнение и формирование уведомления.
4. Сверить результат с кадровыми документами, расчетом зарплаты и отчетностью.

Если типовая функциональность не хранит нужный реквизит или не формирует напоминание, доработку согласуют отдельно. В техническом задании фиксируют источник данных, правила проверки, права доступа, журнал изменений и сценарии отказа.

Контроль сроков, уведомлений и ответственности работодателя

Контроль строят вокруг событий, а не вокруг отдельных папок с копиями документов. Для каждого иностранного работника должен существовать календарь, где видны даты окончания документов, срок договора, контроль медосвидетельствования, уведомления и ответственные сотрудники.

Контрольные точки до допуска к работе

До первого рабочего дня ответственное лицо проверяет:

1. личность и гражданство;
2. миграционную карту, регистрацию и срок пребывания;
3. право на работу и территорию действия документа;
4. соответствие должности и профессии разрешительным документам;
5. медицинские и страховые документы, если они нужны для категории работника;
6. трудовой договор и основание срочности;
7. готовность уведомлений;
8. заполнение карточки в 1С;
9. ФИО проверяющего и дату согласования.

Результат фиксируют в чек-листе или электронном регистре. Устная отметка руководителя не заменяет запись, которую можно проверить после приема.

Календарь продления и уведомлений

Реестр документов должен содержать минимум такие поля:

Поле	Пример значения
Работник	ФИО и табельный номер
Документ	Патент, разрешение, регистрация, медзаключение
Дата окончания	Конкретная календарная дата
Территория	Регион или место действия документа
Ответственный	ФИО сотрудника и подразделение
Статус	Проверен, продлевается, просрочен, допуск приостановлен
Следующее действие	Запросить документ, проверить оригинал, обновить карточку

Контрольные даты в 1С сверяют с оригиналами и официальным календарем обязанностей работодателя. Разные категории работников могут иметь разные правила, поэтому один общий шаблон напоминаний часто дает ошибки.

Расходы на оформление документов нужно заранее передать в бюджет. При планировании затрат бухгалтеру пригодится материал о размерах госпошлин за миграционные документы, но суммы и льготы перед оплатой проверяют по действующим правилам.

Основные зоны риска и ответственность

Наиболее опасные ситуации связаны с фактическим допуском к работе до завершения проверки:

• у работника закончился патент, разрешение, регистрация или другое основание;
• должность или территория не совпадают с разрешительным документом;
• уведомление отправлено с ошибкой или не подтверждено;
• кадровая карточка содержит другие паспортные данные;
• договор подписан, но обязательные миграционные действия не завершены;
• сведения в 1С:ЗУП не совпадают с данными в 1С:Бухгалтерии;
• работник продолжает трудиться после окончания документа;
• срочный договор заключен только из-за иностранного гражданства;
• компания обещала дополнительные гарантии, но не закрепила их в договоре или локальном документе.

Трудовой договор не снимает ответственность за миграционные нарушения. Перед публикацией внутреннего регламента нужно проверить конкретные составы нарушений и санкции по актуальной редакции КоАП РФ и профильных норм.

План подготовки работодателя к новым правилам

Компании не нужно ждать финальных поправок, чтобы начать подготовку. Уже сейчас можно собрать реестр, распределить ответственность и проверить качество данных в 1С. Правовые формулировки и шаблоны договоров корректируют после публикации окончательных требований.

Аудит действующих иностранных работников

Составьте единый реестр работников со следующими сведениями:

• гражданство;
• основание работы;
• вид договора и основание срочности;
• должность и территория занятости;
• сроки паспорта, регистрации, патента, разрешения и медицинских документов;
• статус уведомлений;
• налоговый и страховой статус;
• ответственный сотрудник;
• ближайшая контрольная дата.

Отдельно выделите сотрудников с документами, которые заканчиваются в ближайшее время, с расхождениями в персональных данных, с неясным основанием допуска и с фактическим местом работы, отличающимся от указанного в документах.

Распределение задач между кадрами, бухгалтерией и 1С

Участник	Задачи
Кадровая служба	Проверить документы, статус пребывания, право на работу, договор, уведомления и сроки
Бухгалтерия	Проверить налоговый статус, страховые начисления, выплаты, расходы на документы и отчетность
Специалист по 1С	Настроить справочники, поля, контроль сроков, права доступа, обмены и тестовые сценарии
Руководитель	Утвердить регламент, назначить ответственных, определить бюджет и дополнительные условия для работников

В регламенте закрепите порядок передачи информации между подразделениями. Например, кадровик передает бухгалтеру сведения об изменении статуса в день получения подтверждающего документа, а специалист по 1С обновляет карточку после проверки оригинала.

Проверка после публикации окончательных правил

После появления финального закона и разъяснений выполните повторную проверку:

1. Определите дату вступления изменений в силу.
2. Разберите переходные положения для действующих патентов и договоров.
3. Уточните категории работников и работодателей, которых затрагивает новая модель.
4. Проверьте требования к организованному набору и разрешению на работу.
5. Сверьте формы и сроки уведомлений.
6. Обновите шаблоны трудовых договоров, приказы и чек-листы.
7. Проверьте релиз 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и подключенные расширения.
8. Протестируйте прием, продление документа, изменение статуса, начисление зарплаты и увольнение.
9. Проведите аудит действующих сотрудников после обновления базы.

Главный рабочий принцип на переходный период: сначала подтвердить основание работы и статус пребывания, затем оформить договор и уведомления, после этого закрепить данные в 1С и поставить документы на контроль. Такой порядок помогает сохранить непрерывность начислений и снижает риск допуска сотрудника с просроченными или неподтвержденными документами.