Переход на электронные перевозочные документы в 1С: пошаговое руководство для бухгалтера в 2026 году

Переход на электронные перевозочные документы в 1С: что изменится с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Для предусмотренных законом перевозок транспортные накладные, заявки на перевозку и экспедиторские документы нужно будет оформлять в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Для отдельных видов перевозок предусмотрены исключения, поэтому перед переходом проверьте, распространяются ли новые требования на ваши операции.

Эта статья - практическое руководство по переходу на электронные перевозочные документы в 1С для бухгалтера, логиста и руководителя: от выбора оператора ИС ЭПД и настройки КЭП до отправки первой транспортной накладной, контроля статусов и исправления ошибок.

Закон распространяется на участников цепочки перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Контролирующие органы получили поручение Президента РФ не штрафовать за отсутствие ЭПД до 1 марта 2027 года, ограничиваясь устным замечанием. Мораторий не отменяет обязанность выстроить процесс и оформить документы корректно. Подробнее о моратории на штрафы и условиях его действия.

Что сделать до 1 сентября 2026 года: короткий чек-лист

1. Определить, какие перевозки и документы организации подпадают под новые требования.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД и проверить возможность обмена с ключевыми контрагентами.
3. Обновить 1С до версии, совместимой с ЭПД, и настроить подсистему «Электронные перевозочные документы».
4. Проверить сертификаты электронной подписи, права пользователей и данные участников перевозки.
5. Провести тестовый обмен и закрепить регламент создания, подписания и контроля статусов ЭПД.

Навигация по статье

• Что изменится и чем ЭПД отличается от обычного ЭДО.
• Пошаговая настройка 1С для работы с ЭПД.
• Типичные ошибки бухгалтера и способы их исправления.
• Поэтапный план перехода и ответы на частые вопросы.

Какие документы теперь нужно оформлять в электронном виде

В предусмотренных законом случаях в электронный формат переводятся три типа документов:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) - основной документ, фиксирующий факт перевозки груза, его характеристики и цепочку передачи от отправителя к получателю через перевозчика.
• Электронная заявка на перевозку (заказ-заявка) - документ, предшествующий перевозке и определяющий её условия.
• Экспедиторские документы - поручения экспедитору, экспедиторские расписки и складские расписки в электронной форме.

Привычные УПД, счета-фактуры, акты выполненных работ и договоры остаются в системе обычного электронного документооборота (ЭДО). Их продолжают отправлять через операторов ЭДО - например, через Контур.Диадок или 1С-ЭДО. Транспортную накладную нужно направлять через оператора ИС ЭПД: это отдельный канал, связанный с ГИС ЭПД.

ЭПД и ЭДО: в чем разница и почему их нельзя путать

Обычный ЭДО предназначен для обмена финансово-хозяйственными документами: УПД, счетами-фактурами, актами, договорами и счетами на оплату. ИС ЭПД - специализированная система для перевозочных документов. Она интегрирована с ГИС ЭПД и обеспечивает юридически значимый обмен транспортными накладными, заявками и экспедиторскими документами.

Практический пример: счёт-фактуру и УПД вы отправляете через Диадок, а транспортную накладную - через Логистику. Оба документа могут относиться к одной отгрузке, но идут по разным каналам. В интерфейсе 1С это разделение реализовано через разные подсистемы. При настройке важно выбрать правильного оператора для каждого канала.

Кто участвует в оформлении ЭТрН и зачем нужна электронная подпись

Электронная транспортная накладная - это трёхсторонний документ. Каждый участник последовательно дополняет его своим титулом и подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП).

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН, вносит сведения о грузе, условиях перевозки и передаче перевозчику. Подписывает первый титул своей КЭП.
2. Перевозчик подтверждает принятие обязательств, фиксирует факт выполнения перевозки, при необходимости вносит замечания. Подписывает второй титул.
3. Грузополучатель подтверждает приём товара, фиксирует расхождения или отсутствие претензий. Подписывает третий титул.

КЭП придаёт электронному документу юридическую значимость без обмена бумажными оригиналами. В 1С потребуется сертификат КЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром, и справочник сотрудников с привязкой сертификата к конкретному пользователю.

Пошаговая настройка 1С для работы с электронными перевозочными документами

Настройка 1С для ЭПД состоит из четырёх этапов. Последовательность важна: сначала подключите канал обмена и подпись, затем проверьте контрагентов, создайте документ и выполните тестовую отправку.

Шаг 1: Выбор и подключение оператора ИС ЭПД

1С не обменивается ЭПД с ГИС ЭПД напрямую. Нужен оператор - аккредитованная компания, обеспечивающая роуминг и юридическую значимость перевозочных документов. На рынке работают Контур.Логистика, СБИС, Такском, Калуга-Астрал. Выбор зависит от того, с кем уже работают ваши ключевые контрагенты. Роуминг между операторами возможен, но при совпадении операторов обмен обычно проще.

Для подключения в 1С перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройка обмена с операторами ЭПД». Установите флажок «Использовать электронные перевозочные документы», выберите оператора и введите данные учётной записи. Если вы уже работаете с 1С-ЭПД, настройка выполняется через встроенный сервис «1С-ЭПД» в разделе «Электронные перевозочные документы».

После подключения проверьте тестовый обмен - отправьте черновик ЭТрН на самого себя или на тестового контрагента, предоставленного оператором.

Шаг 2: Настройка электронной подписи и справочника контрагентов

Сертификат КЭП добавляется в 1С через раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Сертификаты электронной подписи». Загрузите действующий сертификат, укажите пароль контейнера и привяжите его к пользователю, который будет подписывать ЭПД. Для крупных компаний с разделением полномочий можно настроить отдельные сертификаты для бухгалтера и логиста.

Для каждого контрагента, с которым планируется обмениваться ЭПД, проверьте:

• ИНН и КПП - реквизиты, необходимые для идентификации участника.
• Идентификатор участника ЭДО - уникальный код, присвоенный оператором. Запросите его заранее.
• Признак «Использовать электронные перевозочные документы» - флажок в карточке контрагента на закладке «ЭДО».

Заполните справочники до начала работы с документами. Массовая проверка контрагентов снизит количество возвратов и ошибок при отправке.

Шаг 3: Создание и заполнение электронной транспортной накладной в 1С

В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей путь к созданию ЭТрН следующий: меню «Покупки» или «Продажи» → «Электронные перевозочные документы» → «Транспортная накладная». В конфигурации 1С:ERP Управление предприятием раздел находится в подсистеме «Логистика».

Обязательные поля для заполнения:

• Грузоотправитель - ваша организация или склад отгрузки. Проверьте адрес и ИНН.
• Грузополучатель - конечный получатель груза. Он может не совпадать с покупателем по договору.
• Перевозчик - компания или ИП, выполняющие перевозку.
• Данные о грузе - наименование, количество, вес, объём, класс опасности, если применимо.
• Условия перевозки - адреса погрузки и разгрузки, дата и время, особые условия.

В версии 3.0.200 реализовано автозаполнение транспортной накладной на основе данных учёта продавца-грузоотправителя. Пошаговая инструкция по настройке автозаполнения ЭПД. Функция требует предварительной настройки соответствия номенклатуры и шаблонов.

Шаг 4: Отправка, отслеживание статусов и получение подписанного документа

После заполнения нажмите «Отправить». 1С передаст документ оператору ИС ЭПД, а тот - в ГИС ЭПД и контрагенту. Отслеживайте статусы в журнале «Электронные перевозочные документы».

Подписанный всеми сторонами экземпляр автоматически сохраняется в архиве 1С и у оператора ИС ЭПД. Храните ЭПД в электронном виде; распечатывать и заверять бумажные копии не требуется.

Типичные ошибки бухгалтера при переходе на ЭПД и как их избежать

Ошибки чаще всего связаны с выбором канала, данными контрагентов, КЭП, версиями 1С и отсутствием контроля статусов.

Ошибка 1: Отправка транспортной накладной через обычный ЭДО

Бухгалтер по привычке выбирает «ЭДО с контрагентами» и отправляет ЭТрН через Диадок. Такой документ не проходит через ГИС ЭПД. При создании транспортной накладной проверьте, что активна подсистема «Электронные перевозочные документы». В форме должен быть указан «Оператор ИС ЭПД», а не «Оператор ЭДО».

Ошибка 2: Неполные или некорректные данные в справочнике контрагентов

Отсутствие ИНН, идентификатора участника ЭДО или флажка «Использовать ЭПД» приводит к ошибке «Контрагент не подключен к обмену ЭПД».

1. Заполните ИНН и КПП для юридического лица.
2. Укажите идентификатор участника ЭДО.
3. Установите флажок «Использовать электронные перевозочные документы» на закладке «ЭДО».
4. Выберите оператора ИС ЭПД, через которого работает контрагент.

Ошибка 3: Игнорирование статусов подписания

Отправка не означает завершение документооборота. Настройте уведомления в 1С о смене статуса ЭПД: «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройка уведомлений». Включите оповещения о событиях «Документ подписан» и «Документ отклонён» и проверяйте журнал в дни активных отгрузок.

Ошибка 4: Попытка исправить уже отправленный документ

После отправки и подписания первым титулом ЭТрН не редактируется. При обнаружении ошибки создайте новый документ с корректными данными, а старый аннулируйте через оператора ИС ЭПД. Процедура зависит от оператора, поэтому заранее уточните его регламент.

Ошибка 5: Работа в устаревшей версии 1С

Перед началом работы обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте поддержку нужного оператора. На июль 2026 года для 1С:Бухгалтерия 8 ориентиром являются версии 3.0.200 и 3.0.201. Подробнее о подготовке к переходу и требованиях к версиям 1С.

Как организовать поэтапный переход на ЭПД без аврала

До 1 сентября 2026 года процесс можно выстроить поэтапно. Это позволит проверить настройки на ограниченном числе операций и заранее выявить проблемы с контрагентами.

1. Выберите пилотный маршрут или контрагента. Возьмите один регулярный маршрут с контрагентом, который уже работает с ЭПД или готов подключиться.
2. Настройте 1С и подписи. Подключите оператора, загрузите сертификаты КЭП, заполните справочник и проверьте тестовый обмен.
3. Проведите тестовый рейс. Оформите реальную перевозку через ЭПД параллельно с бумажным документом, если это допускается действующим регламентом, и сравните результаты.
4. Обучите сотрудников. Покажите бухгалтеру, логисту и кладовщику, как создавать, отправлять и отслеживать ЭТрН. Зафиксируйте зоны ответственности.
5. Масштабируйте. После двух-трёх успешных рейсов подключайте остальных контрагентов: сначала работающих с тем же оператором, затем использующих роуминг и сложные маршруты.

Мораторий на штрафы до марта 2027 года не заменяет подготовку, но оставляет время для отладки процессов. Условия моратория и на что он не распространяется.

Часто задаваемые вопросы по ЭПД в 1С

Какая версия 1С нужна для работы с ЭПД?

Функционал ЭПД поддерживается в 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Управление нашей фирмой. Конкретные возможности зависят от редакции, релиза и оператора. Для автозаполнения и мобильных устройств в статье используется ориентир 3.0.200 или выше. Перед обновлением проверьте требования выбранного оператора и конфигурации.

Какого оператора ИС ЭПД выбрать?

Сравните операторов по подключению ключевых контрагентов, поддерживаемым конфигурациям 1С, наличию роуминга, мобильного сценария для водителей и качеству технической поддержки. Практически удобно начинать с оператора, которым уже пользуется большинство участников ваших перевозок.

Можно ли использовать одну КЭП для ЭПД и обычного ЭДО?

Это зависит от полномочий пользователя и требований оператора. В 1С сертификат нужно загрузить и привязать к конкретному пользователю. Если роли бухгалтера и логиста разделены, настройте права и сертификаты так, чтобы каждый подписывал документы в пределах своих полномочий.

Что делать, если контрагент не готов к ЭПД?

Заранее уведомите контрагента о требованиях, уточните его оператора и предложите инструкцию по подключению. Если появляется ошибка «Контрагент не подключен к обмену ЭПД», проверьте ИНН, идентификатор участника, флажок «Использовать ЭПД» и настройки роуминга. До начала перевозки согласуйте, кто создаёт документ и кто контролирует его подписание.

Можно ли использовать ЭПД при международных перевозках?

Для международных перевозок электронный формат пока не является обязательным. При трансграничных перевозках продолжайте использовать бумажные CMR-накладные, а внутрироссийский участок маршрута оформляйте через ЭПД, если он подпадает под требования законодательства.

Как хранить электронные перевозочные документы?

Подписанные ЭПД хранятся в электронном архиве 1С и у оператора ИС ЭПД. Срок хранения определяйте с учётом требований бухгалтерского и налогового учёта для конкретного документа. Распечатывать и заверять бумажные копии не требуется. Настройте резервное копирование базы 1С и проверьте доступ к архиву.