Можно ли принять сотрудника, если в трудовой книжке нет записей о последних местах работы

Работодатель не вправе отказать соискателю в трудоустройстве из-за отсутствия в бумажной трудовой книжке записей о последних местах работы. Эту позицию прямо подтвердили эксперты Роструда. Трудовая книжка остается основным документом о трудовой деятельности и стаже работника по ст. 66 ТК РФ, но ее неполнота не должна блокировать прием на работу.

Требовать от соискателя восстановления недостающих записей работодатель не может. Закон обязывает принять документ в том виде, в каком он предоставлен, и продолжить его ведение. Отказ в оформлении на этом основании будет расценен как необоснованный и нарушающий трудовые права гражданина.

С точки зрения кадрового учета в 1С это означает: вы заполняете только те сведения, которые подтверждены документально. Вымышленные или восстановленные со слов сотрудника данные вносить нельзя. Это прямой путь к искажению персонифицированного учета и претензиям при проверке.

Какие документы запросить у сотрудника перед оформлением в 1С

Перед тем как создавать документ «Прием на работу» в 1С, соберите обязательный пакет документов по ст. 65 ТК РФ:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовая книжка (бумажная) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р / СТД-СФР, если сотрудник отказался от бумажной;
СНИЛС;
документ об образовании и квалификации, если должность требует специальных знаний.

Бумажная трудовая книжка с неполными записями принимается как есть. Никаких дополнительных справок с предыдущих мест работы закон не требует. Но на практике есть смысл подстраховаться.

Письменное подтверждение от сотрудника: зачем и как оформить

Заявление об отсутствии записей не предусмотрено ТК РФ как обязательное. Однако оно снимает риски с работодателя: вы фиксируете, что неполнота книжки не связана с утерей документа или умышленным сокрытием стажа. При проверке ГИТ или споре с работником такое заявление подтвердит вашу добросовестность.

Пример формулировки: «Я, ФИО, подтверждаю, что в моей бумажной трудовой книжке серии __ номер __ отсутствуют записи о трудовой деятельности за период с __ по __ по причинам, не зависящим от текущего работодателя. Восстанавливать записи не требую, прошу принять трудовую книжку в имеющемся виде и продолжить ее ведение». Документ составляется в свободной форме, подписывается сотрудником и подшивается к личному делу.

После сбора документов переходите к оформлению в программе. Алгоритм зависит от того, с какой конфигурацией вы работаете.

Пошаговая инструкция: прием сотрудника в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия кадровый учет ведется в разделе «Зарплата и кадры». Перейдите в «Кадровые документы» и создайте документ «Прием на работу».

Обязательные поля для заполнения:

Дата приема и табельный номер (система присвоит автоматически);
ФИО сотрудника - строго по паспорту;
Подразделение и должность - из справочников организации;
Вид занятости и график работы;
Оклад или тарифная ставка.

На вкладке «Трудовая деятельность» укажите, что сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку. Поле «Сведения о предыдущих местах работы» оставьте пустым, если подтвержденных данных нет. Программа не требует обязательного заполнения этого блока для проведения документа.

Запись о приеме в бумажную трудовую книжку внесите через кнопку «Трудовая книжка» в документе приема. Потребуется указать дату записи и номер приказа о приеме. Система сформирует стандартную формулировку: «Принят в [подразделение] на должность [должность]».

Заполнение сведений о трудовой деятельности при неполной истории

Форма СТД-Р в 1С:Бухгалтерия заполняется автоматически на основании проведенных кадровых документов. При приеме сотрудника с неполной бумажной книжкой в электронной трудовой книжке также не будет полной истории - это нормально. Работодатель передает в СФР только свои кадровые мероприятия: прием, перевод, увольнение. Предыдущие периоды работы в СТД-Р не отражаются.

При отправке отчета СЗВ-ТД отметьте мероприятие «ПРИЕМ». Основанием будет приказ о приеме на работу. Никаких дополнительных сведений о прошлых местах работы в отчет включать не нужно.

Пошаговая инструкция: прием сотрудника в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом путь к документу: «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Прием на работу».

Заполните основные вкладки:

Главное - дата приема, подразделение, должность, график работы, вид занятости;
Трудовой договор - номер и дата договора, срок (если срочный), испытательный срок;
Оплата труда - оклад, надбавки, аванс.

На вкладке «Трудовая деятельность» в поле «Вид трудовой книжки» выберите «Бумажная». Табличную часть «Сведения о предыдущих местах работы» не заполняйте - оставьте пустой. Это допустимо. Программа проведет документ без этих данных.

Чтобы внести запись о приеме в бумажную трудовую, нажмите кнопку «Трудовая книжка» в верхней панели документа и выберите «Внести запись». Укажите дату записи и реквизиты приказа. 1С:ЗУП автоматически подставит формулировку в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Если вам нужна более глубокая настройка кадрового учета в этой конфигурации, изучите пошаговое руководство по настройке кадрового учета в 1С:ЗУП 8. Там разобрана вся оргструктура и автоматизация кадровых операций.

Как внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку

Запись вносится на основании приказа о приеме на работу, а не на основе предыдущих записей в книжке. Это принципиальный момент. Даже если предыдущие записи отсутствуют за несколько лет, вы продолжаете ведение документа с новой строки.

Обязательные реквизиты записи:

порядковый номер записи (следующий после последней имеющейся);
дата внесения;
формулировка: «Принят в [наименование подразделения] на должность [наименование должности]»;
наименование документа-основания: приказ от __ № __.

В 1С и в 1С:Бухгалтерии, и в 1С:ЗУП можно сформировать печатную форму записи для вклеивания в трудовую книжку. Это ускоряет работу и исключает ошибки ручного заполнения.

О правилах заверения записей печатью работодателя читайте в материале какие печати допустимы для заверения записей в трудовой книжке. Там же есть чек-лист для кадровика и настройка печатных форм в 1С:ЗУП.

Что делать, если сотрудник позже принесет недостающие сведения

Ситуация: через месяц после приема работник предоставил справки с предыдущих мест работы, подтверждающие стаж. Внести эти записи в бумажную трудовую книжку задним числом нельзя. Инструкция по заполнению трудовых книжек не предусматривает восстановление пропущенных записей силами текущего работодателя.

В 1С вы можете дополнить сведения о стаже в регистре «Страховой стаж» для корректного расчета больничных. Для этого в 1С:ЗУП используйте документ «Ввод данных о стаже». На расчет зарплаты и текущие кадровые документы эти дополнения не повлияют.

Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

Ошибка 1: попытка восстановить записи в бумажной трудовой со слов сотрудника. Даже если работник точно помнит даты и названия организаций, вносить записи без подтверждающих документов нельзя. Это фальсификация трудовой книжки. Ответственность - вплоть до уголовной по ст. 327 УК РФ.

Ошибка 2: заполнение в 1С вымышленных данных о предыдущих местах работы. Некоторые бухгалтеры вносят в справочник «Предыдущие места работы» примерные сведения, чтобы «закрыть пустоту». Это искажает данные персонифицированного учета. При сверке с СФР такие расхождения вызовут вопросы.

Ошибка 3: невнесение записи о приеме в бумажную трудовую. Если сотрудник предоставил бумажную книжку, работодатель обязан продолжить ее ведение. Пропуск записи о приеме - нарушение ст. 66 ТК РФ, которое фиксируется при проверке ГИТ.

Ошибка 4: игнорирование письменного заявления от сотрудника. Без заявления вы рискуете остаться без доказательств того, что книжка изначально была неполной. При конфликте работник может заявить, что вы потеряли часть записей. Заявление снимает этот риск.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли отправлять СЗВ-ТД при приеме такого сотрудника?
Да. СЗВ-ТД подается не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу. В отчете указывается мероприятие «ПРИЕМ» и реквизиты приказа. Отсутствие записей о предыдущих местах работы на эту обязанность не влияет.

Можно ли отказать в приеме, если трудовая книжка сильно испорчена?
Нет, если основные реквизиты читаемы: ФИО, дата рождения, серия и номер документа. Если книжка пришла в негодность физически, сотрудник вправе попросить оформить новую или перейти на электронную трудовую книжку. Отказ в приеме из-за состояния книжки неправомерен.

Как быть, если сотрудник потерял трудовую книжку?
Сотрудник пишет заявление об утере, а работодатель оформляет новую бумажную трудовую книжку. В 1С это отражается через документ «Прием на работу» с пометкой «Оформлена новая трудовая книжка». Стоимость бланка работодатель вправе удержать с сотрудника по его заявлению. Альтернативный вариант - переход на электронную трудовую книжку без оформления бумажной.

Влияет ли неполнота трудовой книжки на расчет больничного?
Да. Для расчета пособия по временной нетрудоспособности учитывается страховой стаж. Если стаж не подтвержден записями в трудовой, он может быть занижен, а пособие рассчитано в меньшем размере. Рекомендуйте сотруднику запросить справки СТД-Р или СТД-СФР у предыдущих работодателей для корректировки стажа в 1С.

Что делать, если сотрудник предоставил бумажную трудовую, но хочет перейти на электронную?
Переход возможен в любой момент по заявлению сотрудника. В 1С:ЗУП это оформляется документом «Изменение вида трудовой книжки». Бумажную книжку вы возвращаете сотруднику, а в СФР передаете сведения только о своих кадровых мероприятиях. Подробнее о кадровых операциях при увольнении и связанной отчетности - в статье оформление увольнения по сокращению в 1С:ЗУП.

Прием сотрудника с неполной трудовой книжкой в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера