Расчёт больничного после увольнения в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция для бухгалтера

Бывший сотрудник заболел в течение 30 дней после увольнения. Ему положено пособие по временной нетрудоспособности, и рассчитать его нужно в 1С:ЗУП. Размер выплаты составит 60% от среднего заработка, независимо от страхового стажа. Первые три дня оплачивает работодатель, остальные дни - СФР.

Разберём весь процесс: от проверки права на пособие до формирования реестра для Соцфонда. Материал опирается на актуальные разъяснения СФР и практику работы с 1С:ЗУП.

Новые правила оплаты больничного после увольнения: что изменилось

Пособие после увольнения выплачивается на основании пункта 2 статьи 5 Федерального закона № 255-ФЗ. Страховой случай должен наступить в пределах 30 календарных дней с даты расторжения трудового договора. Дата увольнения в этот срок не входит.

Условия выплаты пособия уволенному сотруднику

Право на оплату больничного листа бывшим работодателем возникает при одновременном соблюдении трёх условий:

Трудовой договор расторгнут, запись об увольнении внесена в трудовую книжку.
Листок нетрудоспособности открыт в течение 30 календарных дней после даты увольнения.
На момент открытия больничного человек не трудоустроен в другой организации.

Если сотрудник устроился на новую работу до даты начала болезни, пособие выплачивает новый работодатель. Бывший работодатель начислять выплату не должен.

Размер пособия: почему 60% от среднего заработка

Для уволенных сотрудников процент оплаты фиксированный - 60% от среднего дневного заработка. Страховой стаж на этот показатель не влияет. Работник со стажем 10 лет и работник со стажем 6 месяцев получат одинаковый процент. Это правило действует только для случаев, когда нетрудоспособность наступила после увольнения.

Средний заработок рассчитывается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если в расчётном периоде не было заработка или он ниже МРОТ, расчёт ведётся из минимального размера оплаты труда с учётом районного коэффициента.

Подготовка 1С:ЗУП к расчёту пособия уволенному сотруднику

Перед созданием документа проверьте настройки программы. От корректности вида расчёта зависит правильность начисления и распределения суммы между работодателем и СФР.

Проверка настроек видов расчёта

Откройте раздел «Настройка» - «Начисления». В списке начислений найдите вид расчёта «Больничный лист» или «Оплата больничного листа». Проверьте его параметры:

Назначение начисления - пособие по временной нетрудоспособности.
Способ расчёта - по среднему заработку.
Процент оплаты для уволенных - 60%.

Если в программе нет отдельного вида расчёта для уволенных сотрудников, создайте его копированием существующего. В поле «Процент оплаты» укажите 60. На вкладке «Учёт» проверьте, что начисление облагается НДФЛ и не облагается страховыми взносами.

Настройка учёта первых трёх дней за счёт работодателя

В 1С:ЗУП распределение источников финансирования настраивается автоматически. В карточке вида расчёта на вкладке «Источники финансирования» укажите:

Первые 3 дня - за счёт работодателя.
С 4-го дня - за счёт СФР.

Программа сама разделит сумму при заполнении документа. Если настройка сбита, проверьте актуальность релиза конфигурации. В старых версиях 1С:ЗУП механизм мог работать некорректно.

Пошаговое оформление документа «Оплата больничного листа» для бывшего сотрудника

Документ создаётся в разделе «Зарплата» - «Больничные листы». Уволенные сотрудники остаются в базе данных, их можно выбрать в списке.

Создание документа и выбор уволенного сотрудника

Нажмите кнопку «Создать». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию бывшего работника. Программа найдёт его в списке, даже если трудовой договор расторгнут. При выборе может появиться предупреждение о том, что сотрудник уволен. Это нормальная ситуация, продолжайте заполнение.

Проверьте, что в документе корректно заполнена организация. Если в базе несколько юридических лиц, выберите ту, из которой сотрудник увольнялся.

Заполнение данных больничного листа

Укажите обязательные поля:

Номер листка нетрудоспособности.
Дата начала и окончания периода нетрудоспособности.
Причина нетрудоспособности - код 01 (заболевание) или 02 (травма).

Если больничный оформлен в электронном виде, 1С:ЗУП автоматически подтянет данные из системы ЭЛН. Проверьте корректность загруженных дат и номера.

Проверка расчёта и корректировка суммы

После заполнения полей программа рассчитает сумму пособия. Нажмите на ссылку «Подробности расчёта», чтобы открыть расшифровку. Проверьте:

Средний дневной заработок.
Процент оплаты - должен быть 60%.
Количество оплачиваемых дней.
Распределение суммы: первые 3 дня за счёт работодателя, остальные за счёт СФР.

Если сумма рассчитана неверно, откорректируйте её вручную. Установите флажок «Ручная корректировка» и внесите правильное значение. Программа пересчитает НДФЛ автоматически.

Замена расчётных лет при расчёте пособия

Уволенный сотрудник имеет право на замену лет расчётного периода. Это актуально, если в расчётные годы он находился в декрете, отпуске по уходу за ребёнком или проходил военную службу.

Когда возможна замена расчётных лет

Замена возможна в трёх случаях:

Отпуск по беременности и родам.
Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет.
Военная служба по призыву.

Обязательное условие - замена должна привести к увеличению пособия. Если средний заработок после замены не вырастет, замена не производится. Сотрудник пишет заявление в свободной форме, бухгалтер прикладывает его к расчёту.

Как указать замену лет в 1С:ЗУП

В документе «Оплата больничного листа» найдите блок «Расчётный период». Программа по умолчанию подставляет два года, предшествующих году наступления страхового случая. Чтобы заменить годы, нажмите на ссылку «Заменить годы». В открывшемся окне выберите другие календарные годы из доступных. Программа пересчитает средний заработок с учётом замены.

Проверьте, что после замены сумма пособия увеличилась. Если расчёт остался прежним, замена не имеет смысла.

Проверка корректности расчёта в отчётах

После проведения документа проверьте начисления через отчёты. Это поможет обнаружить ошибки до отправки данных в СФР.

Отчёт «Анализ начислений и выплат»

Сформируйте отчёт в разделе «Зарплата» - «Отчёты по зарплате». В настройках укажите период и выберите уволенного сотрудника. Обратите внимание на:

Общую сумму начисленного пособия.
Сумму за счёт работодателя - первые 3 дня.
Сумму за счёт СФР - с 4-го дня.

Суммы должны соответствовать расчёту в документе. Расхождение указывает на ошибку в настройках источника финансирования.

Формирование реестра для СФР

Для выплаты пособия Соцфондом сформируйте реестр сведений. В 1С:ЗУП это делается через раздел «Отчётность, справки» - «Сведения для СФР». Проверьте, что в реестре указаны:

Данные бывшего сотрудника.
Номер и дата листка нетрудоспособности.
Сумма пособия за счёт СФР.
Реквизиты для перечисления выплаты.

Реестр отправьте в СФР в течение трёх рабочих дней с даты получения документов от сотрудника.

Особые случаи: сотрудник уже трудоустроен на момент открытия больничного

Если бывший сотрудник устроился на новую работу до даты открытия листка нетрудоспособности, пособие выплачивает новый работодатель. Основание - пункт 2 статьи 5 Федерального закона № 255-ФЗ. Право на пособие у бывшего работодателя возникает только при отсутствии нового места работы.

Как проверить этот факт:

Запросить у сотрудника копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Проверить данные в системе ЭЛН - там может быть указан новый работодатель.

Если пособие ошибочно начислено, сторнируйте документ «Оплата больничного листа». Сообщите сотруднику, что за выплатой нужно обратиться к новому работодателю.

Частые ошибки при расчёте больничного после увольнения и как их избежать

Типичные ошибки, которые приводят к претензиям СФР при проверке:

Неправильное определение права на пособие. Бухгалтер не проверяет дату увольнения и дату открытия больничного. Проверяйте, что между этими датами прошло не более 30 календарных дней.
Неверный процент оплаты. Программа по умолчанию применяет процент в зависимости от стажа. Для уволенных сотрудников вручную установите 60%.
Ошибки в замене лет. Замена выполнена без заявления сотрудника или не привела к увеличению пособия. Запрашивайте заявление и проверяйте расчёт до и после замены.
Неверное распределение источников финансирования. Вся сумма отнесена на работодателя или на СФР. Проверяйте настройки вида расчёта и расшифровку в документе.

Перед отправкой реестра в СФР проведите сверку: сумма за счёт работодателя + сумма за счёт СФР = общая сумма пособия. НДФЛ удержите со всей суммы, перечислите в бюджет не позднее последнего дня месяца выплаты.

Если вы оформляли увольнение сотрудника в 1С:ЗУП, полезно проверить корректность кадровых документов. Подробный разбор процедуры увольнения по сокращению штата есть в отдельной статье. Для случаев, когда уволенная сотрудница находилась в декрете, пригодится материал о правах беременных сотрудниц в 1С:ЗУП.