Учёт банковских карт сотрудников в 1С: как подготовиться к ограничению в 20 карт с 2027 года

С 1 сентября 2027 года вступает в силу закон, который ограничивает количество платёжных карт на одного человека до 20 штук. Для бухгалтера это прямой сигнал к инвентаризации зарплатных и корпоративных карт сотрудников. Без автоматизированного контроля в 1С легко пропустить превышение лимита и получить отказ банка в выпуске новой карты или блокировку старых.

Учёт банковских карт в 1С: Бухгалтерия и 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позволяет централизованно отслеживать количество карт по каждому физическому лицу. Инструмент для этого - справочник «Банковские карты». Его правильная настройка и регулярный аудит помогут избежать кассовых разрывов при выплате зарплаты и проблем с подотчётными лицами.

Что изменится с 1 сентября 2027 года: суть закона и его влияние на учёт в 1С

Новый закон вводит прямой количественный лимит: не более 20 платёжных карт на одно физическое лицо. Под ограничение попадают все типы карт - дебетовые, кредитные, зарплатные и корпоративные. Банки получат обязанность отказывать в выпуске новой карты, если общее число уже достигло 20. Для компании это означает риск задержки зарплатного проекта или невозможность выдать корпоративную карту новому сотруднику.

Бухгалтеру придётся контролировать общее количество карт каждого работника. Ручной учёт в Excel при текучке кадров и регулярном перевыпуске карт быстро станет источником ошибок. 1С: Бухгалтерия и 1С: ЗУП содержат механизмы для автоматизации этого процесса. В справочнике «Банковские карты» каждая запись привязывается к конкретному сотруднику. Система позволяет вывести список всех карт одного человека и подсчитать их количество.

Важный нюанс: закон не разделяет карты по назначению. Зарплатная карта в банке А, корпоративная в банке Б и личная кредитная карта, известная бухгалтерии, суммируются. Компания обязана учитывать карты, которые она инициировала к выпуску. Если сотрудник самостоятельно открыл десятую карту в стороннем банке, на учёте в 1С это не отразится, но при попытке оформить зарплатную карту банк увидит общий лимит и откажет.

Где в 1С ведётся учёт банковских карт: справочник «Банковские карты»

Справочник «Банковские карты» в 1С: Бухгалтерия находится в разделе «Зарплата и кадры». В 1С: ЗУП он расположен в разделе «Выплаты». Этот справочник хранит записи о всех картах, используемых для перечисления заработной платы, командировочных расходов и расчётов с подотчётными лицами. Каждая запись жёстко связана с элементом справочника «Сотрудники».

Просмотреть все карты конкретного сотрудника можно прямо из его карточки. На вкладке «Выплаты, учёт затрат» есть табличная часть с перечнем банковских карт. Система позволяет хранить историю: старые карты не удаляются, а помечаются как недействительные. Это важно для аудита - вы видите полную картину, а не только активные счета.

Для контроля лимита в 20 карт используйте поля «Владелец карты» и «Назначение». Первое однозначно идентифицирует сотрудника. Второе разделяет зарплатные и корпоративные карты. Штатные отчёты в типовых конфигурациях не показывают общее количество карт по сотруднику напрямую. Потребуется минимальная настройка универсального отчёта или добавление дополнительных реквизитов.

Как добавить новую карту сотрудника и указать её тип

Процедура добавления карты в 1С: Бухгалтерия редакции 3.0:

Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите в справочник «Банковские карты».
Нажмите кнопку «Создать».
В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо из справочника. Проверьте, что выбрали нужного человека - ФИО и табельный номер.
Введите номер карты. Система не проверяет его на соответствие формату, поэтому сверяйте с данными банка.
В поле «Банк» укажите банк-эмитент. Если банка нет в справочнике, добавьте его через классификатор БИК.
В поле «Назначение» выберите «Зарплатная» или «Корпоративная». Это ключевое поле для последующей аналитики.
Укажите дату открытия и при необходимости срок действия.
Запишите и закройте элемент.

В 1С: ЗУП процесс аналогичен, но справочник доступен через меню «Выплаты» - «Банковские карты сотрудников». Привязка к сотруднику обязательна. Без неё карта не попадёт в зарплатную ведомость.

Корректное заполнение всех полей критично для последующего контроля. Если назначение не указано, вы не сможете отфильтровать только корпоративные карты. Если не заполнен банк, при смене зарплатного проекта будет сложно понять, какие карты подлежат замене.

Настройка дополнительных реквизитов для контроля количества карт

Типовой справочник «Банковские карты» содержит базовый набор полей. Для углублённого контроля лимита добавьте дополнительные реквизиты без программирования:

В режиме «Администрирование» откройте «Общие настройки» и перейдите к дополнительным реквизитам и сведениям.
Выберите справочник «Банковские карты сотрудников».
Создайте реквизит «Дата выпуска» с типом «Дата». Это поможет отслеживать хронологию.
Создайте реквизит «Срок действия» с типом «Дата». Позволит заранее планировать перевыпуск.
Создайте реквизит «Статус» с типом «Строка» и фиксированными значениями: «Активна», «Заблокирована», «Закрыта».
Создайте реквизит «Основание выпуска» с типом «Строка» для ссылки на приказ или заявление сотрудника.

Эти реквизиты появятся в форме элемента справочника. Их можно вывести в отчёты и использовать для фильтрации. Автоматический подсчёт количества карт через дополнительные реквизиты напрямую не реализуется. Для этого понадобится простой отчёт на системе компоновки данных (СКД), который сгруппирует записи по сотруднику и подсчитает их количество.

Как отслеживать лимит в 20 карт на сотрудника: отчёты и контроль

Мониторинг количества карт - регулярная процедура. Рекомендуемая периодичность - ежемесячно перед формированием зарплатных ведомостей. Разовый аудит перед 1 сентября 2027 года обязателен. Используйте два подхода: ручной контроль через справочник и автоматизированный через отчёты.

Ручной метод: откройте справочник «Банковские карты», отсортируйте по полю «Сотрудник» и визуально подсчитайте количество записей для каждого. Этот способ годится для компании с штатом до 15 человек. При большем количестве сотрудников ручной подсчёт приводит к ошибкам.

Автоматизированный метод: постройте отчёт, который выводит сотрудников и количество привязанных к ним карт. В 1С: Бухгалтерия и 1С: ЗУП для этого подходит «Универсальный отчёт». Он доступен в разделе «Администрирование» - «Отчёты».

Построение простого отчёта по количеству карт в 1С: Бухгалтерия

Инструкция по созданию отчёта для аудита текущей базы карт:

Перейдите в раздел «Администрирование» и откройте «Универсальный отчёт».
В поле «Объект анализа» выберите справочник «Банковские карты сотрудников».
На вкладке «Группировки» добавьте группировку по полю «Сотрудник».
На вкладке «Поля» оставьте «Сотрудник» и добавьте поле «Количество».
На вкладке «Отбор» установите фильтр по дополнительному реквизиту «Статус», если вы его добавили. Выберите значение «Активна», чтобы исключить закрытые карты.
Нажмите «Сформировать». Система выведет таблицу: ФИО сотрудника и число активных карт.
Отсортируйте по убыванию количества. Сотрудники с 18-20 картами попадают в зону риска.

Этот отчёт можно сохранить в избранное для регулярного использования. Если универсальный отчёт не даёт нужной детализации, администратор 1С может создать отчёт на СКД с аналогичной логикой. В нём дополнительно настраивается вывод номеров карт и банков для каждой группировки.

Что делать, если у сотрудника уже больше 20 карт: алгоритм действий

Обнаружение превышения лимита - не повод для паники, но сигнал к немедленным действиям. Алгоритм:

Проведите инвентаризацию. Сверьте данные 1С с фактическими картами на руках у сотрудника. Возможно, часть карт уже закрыта, но не отражена в учёте.
Выявите неиспользуемые карты. Запросите у сотрудника информацию: какими картами он реально пользуется. Корпоративные карты с нулевым оборотом за последние 6 месяцев - кандидаты на закрытие.
Проверьте дубли. Иногда одна и та же карта заводится в 1С дважды из-за ошибки в номере. Сравните номера карт и банки.
Инициируйте закрытие лишних карт. Направьте в банк заявление на закрытие карты. Получите подтверждение.
Отразите закрытие в 1С. Не удаляйте карту из справочника. Установите для неё статус «Закрыта» через дополнительный реквизит или снимите флажок «Действующая», если такое поле есть в вашей конфигурации.
Согласуйте действия с сотрудником. Закрытие зарплатной карты без предупреждения приведёт к невыплате заработной платы. Выпустите новую карту в рамках зарплатного проекта, если это необходимо.

Если превышение возникло из-за массового перевыпуска карт, проверьте, закрыл ли банк старые карты. Часто банк оставляет старую карту активной на срок до 90 дней после выпуска новой. В этот период у сотрудника формально две действующие карты.

Массовый выпуск и перевыпуск карт: как не нарушить лимит

Массовый выпуск карт происходит при смене зарплатного проекта, открытии нового филиала или плановой замене карт с истекающим сроком действия. В эти моменты риск превышения лимита максимален. Бухгалтер единовременно заводит десятки новых записей в справочник, часто не проверяя текущее количество карт у каждого сотрудника.

Типичный сценарий: компания переходит в новый банк и выпускает зарплатные карты для 50 сотрудников. У части из них уже есть корпоративные карты, старые зарплатные и личные карты, учтённые в системе. Суммарно у некоторых может оказаться 15-18 карт. Добавление ещё одной зарплатной карты достигает лимита в 20. Если сотрудник позже захочет открыть личную карту в другом банке, он получит отказ.

Рекомендации для безопасного массового выпуска:

Перед запуском процедуры сформируйте отчёт по текущему количеству карт на каждого сотрудника. Выявите тех, у кого уже 18 и более карт.
Ведите реестр выпускаемых карт в Excel с колонкой «Текущее количество + новая». Если сумма превышает 20, выпуск для этого сотрудника блокируется до выяснения.
Настройте автоматический контроль в 1С. Опишите логику проверки: при добавлении новой карты система сравнивает текущее количество с лимитом и выдаёт предупреждение.
При перевыпуске карт синхронизируйте даты закрытия старых и активации новых. Идеальный вариант - старые карты закрываются в день активации новых.

Пример настройки проверки лимита при добавлении карты

В типовых конфигурациях 1С нет встроенной проверки лимита в 20 карт. Реализовать её можно через механизм подписок на события или расширение конфигурации. Логика проверки:

При записи элемента справочника «Банковские карты» срабатывает процедура проверки.
Процедура подсчитывает количество активных карт для сотрудника, указанного в текущем элементе.
Если количество достигает 20, система выдаёт предупреждение: «Внимание! У сотрудника Иванов И.И. уже 20 активных карт. Выпуск новой карты может привести к нарушению лимита.».
Пользователь может прервать запись или продолжить, если уверен, что часть старых карт будет закрыта.

Эта доработка требует участия программиста 1С. Она создаётся в виде расширения, чтобы не снимать конфигурацию с поддержки. Для компании с большим штатом такая автоматизация окупается предотвращением ошибок и экономией времени на ручных проверках.

Особенности учёта корпоративных и зарплатных карт: раздельный контроль

Закон не разделяет карты по типам. Лимит в 20 штук общий для зарплатных, корпоративных и любых других карт, выпущенных на имя физического лица. Для внутреннего учёта компании разделение полезно. Оно позволяет понять структуру карточного портфеля сотрудника и принять решение, какие карты закрывать при приближении к лимиту.

В 1С разделение реализуется через поле «Назначение карты». При создании карты укажите значение «Зарплатная» или «Корпоративная». Если компания использует карты для командировочных расходов, заведите отдельное назначение «Командировочная».

При построении отчётов добавьте группировку по назначению. Вы увидите, что у сотрудника 2 зарплатные карты, 1 корпоративная и 17 личных. Это даёт полную картину и основания для разговора с сотрудником о закрытии неиспользуемых зарплатных карт, оставшихся от старых зарплатных проектов.

Корпоративные карты требуют особого внимания. Они часто выпускаются для сотрудников, которые не получают зарплату на карту этого банка. Бухгалтер может не знать о личных картах сотрудника. Рекомендуется включить в заявление на выпуск корпоративной карты пункт, где сотрудник указывает общее количество имеющихся у него карт. Это снизит риск неожиданного отказа от банка.

Ответственность за нарушение лимита: что грозит компании и сотруднику

На момент публикации статьи конкретные санкции за превышение лимита карт находятся в стадии уточнения. Банк России и законодатели прорабатывают механизмы ответственности. Исходя из текста закона и сложившейся практики регулирования банковской сферы, вероятны следующие последствия:

Банк откажет в выпуске новой карты, если общее количество достигло 20. Это автоматический технический отказ на стороне банковской системы.
Банк может заблокировать часть карт при выявлении нарушения. Риск блокировки зарплатной карты - прямой путь к задержке выплаты заработной платы и нарушениям трудового законодательства.
Для банков предусмотрена административная ответственность за выпуск карт сверх лимита. Банки будут жёстко контролировать соблюдение норматива.
Для компании основной риск - операционный. Задержка зарплаты, невозможность выдать корпоративную карту командированному сотруднику, срыв платежей.

Правильный учёт в 1С минимизирует эти риски. Регулярный мониторинг количества карт и превентивное закрытие неиспользуемых счетов защитят компанию от неприятных сюрпризов при взаимодействии с банками. О других изменениях в банковской сфере, которые повлияют на учёт в 1С, читайте в статье о новых требованиях к раскрытию информации банками с 2027 года.

План подготовки к 1 сентября 2027 года: чек-лист для бухгалтера

До вступления закона в силу остаётся время. Используйте его для планомерной подготовки учётной системы. Чек-лист из пяти шагов:

Аудит текущих карт в 1С. Сформируйте отчёт по количеству карт на каждого сотрудника. Выявите тех, у кого 15 и более карт. Проверьте корректность заполнения справочника: всем ли картам присвоено назначение, нет ли дублей, актуальны ли статусы.
Настройка дополнительных реквизитов. Добавьте поля «Дата выпуска», «Срок действия», «Статус». Это повысит качество аналитики и упростит контроль.
Разработка регламента выпуска новых карт. Зафиксируйте процедуру: перед добавлением карты в 1С ответственный сотрудник проверяет текущее количество карт у работника. При достижении 18 карт решение о выпуске принимает главный бухгалтер.
Обучение сотрудников. Проведите короткий инструктаж для расчётчиков зарплаты и кассиров. Объясните важность поля «Назначение карты» и последствия превышения лимита.
Регулярный мониторинг. Настройте ежемесячное формирование отчёта по количеству карт. Включите эту операцию в календарь бухгалтера наравне с закрытием месяца.

Этот план не требует значительных трудозатрат. Основная работа - разовый аудит и минимальная настройка справочника. Дальнейший контроль занимает 10-15 минут в месяц. Подробнее о настройке учёта заработной платы и предотвращении нарушений читайте в материале о контроле заработной платы в 1С.