Учёт стажёров в 1С:ЗУП по новым правилам ТК РФ с 2027 года

С 1 марта 2027 года вступают в силу поправки в Трудовой кодекс, которые вводят специальную статью о стажировке. Работодатели обязаны заключать со стажёрами срочные трудовые договоры на срок до шести месяцев, закреплять за ними наставников и отказываться от испытательного срока при переводе сотрудника на бессрочный договор. Эти изменения напрямую затрагивают кадровый учёт и расчёт заработной платы, а значит, требуют корректной настройки в 1С:Зарплата и управление персоналом.

В этой статье разберём, как подготовить конфигурацию к новым требованиям: создать вид договора «Стажировка», настроить начисление оплаты, отразить наставничество и сформировать отчётность для СФР. Материал построен как пошаговая инструкция - вы сможете сразу применить описанные действия в работе.

Что меняется в стажировках с 1 марта 2027 года

Поправки в ТК РФ закрепляют стажировку как отдельную форму трудовых отношений. Раньше понятие «стажёр» использовалось скорее на практике, чем в законе. Теперь работодатель получает чёткие рамки: срочный трудовой договор на период до шести месяцев, обязательное наставничество и прямой запрет на испытательный срок, если после стажировки сотрудника переводят на постоянную позицию.

Для бухгалтера и кадровика это означает три конкретных изменения в учёте. Первое: в 1С:ЗУП нужно выделить отдельный вид договора с ограничением по сроку. Второе: в карточке сотрудника и отчётности корректно отразить период стажировки как особый вид стажа. Третье: оформить наставника и доплату за наставничество, чтобы избежать претензий при проверке. Разберём каждый шаг.

Настройка вида договора для стажёра в 1С:ЗУП

Корректный вид договора - основа учёта. Если использовать стандартный срочный договор без дополнительных настроек, система не отличит стажёра от временного сотрудника, а отчётность может уйти с ошибками. Настроим шаблон правильно.

Создание шаблона срочного трудового договора со стажёром

Перейдите в раздел «Настройка» - «Кадровый учёт» - «Виды договоров». Нажмите «Создать» и заполните поля:

Наименование: укажите «Стажировка» или «Срочный трудовой договор (стажировка)» - это название будет отображаться в печатных формах и отчётах.
Вид договора: выберите «Срочный трудовой договор».
Срок договора: установите ограничение «до 6 месяцев». В поле «Максимальный срок» укажите 6 месяцев - система не даст заключить договор на больший период.
Условие об испытательном сроке: снимите флажок «Устанавливать испытательный срок». Это зафиксирует запрет, предусмотренный поправками.

Дополнительно в поле «Дополнительные условия» можно прописать фразу о наставничестве - она автоматически подтянется в печатную форму договора. Сохраните шаблон. Теперь при приёме стажёра вы выбираете этот вид договора, и система контролирует срок и отсутствие испытания.

Указание стажа и условий труда для стажёра

Вид стажа влияет на формирование СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1. В карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» в поле «Вид стажа» выберите значение, соответствующее стажировке. Если в вашей конфигурации такого значения нет, обратитесь к справочнику «Виды стажа» и добавьте новое с кодом, рекомендованным СФР для срочных договоров.

Важный нюанс: если стажёр работает во вредных условиях, льготный стаж начисляется только за фактически отработанное время. Проверьте, что в позиции штатного расписания корректно заполнены условия труда и класс вредности. Ошибка на этом этапе приведёт к неверному расчёту пенсионных прав сотрудника.

Начисление оплаты стажёрам: пошаговая инструкция

Оплата стажёра может рассчитываться по окладу или часовой ставке. Выбор зависит от графика работы: если стажёр трудится полный день, удобнее оклад; если график скользящий - часовая ставка упрощает расчёт. В любом случае сумма не должна быть ниже МРОТ с учётом районного коэффициента.

Назначение начисления в документе «Приём на работу»

При создании документа «Приём на работу» перейдите на вкладку «Оплата труда». Нажмите «Добавить» и выберите вид расчёта «Оплата по окладу» или «Оплата по часовой ставке». Укажите сумму. Если в организации применяются районные коэффициенты и северные надбавки, добавьте их отдельными строками - система рассчитает их автоматически при начислении зарплаты.

НДФЛ и страховые взносы с выплат стажёру начисляются в стандартном порядке. Никаких льгот или исключений для этой категории сотрудников ТК РФ не предусматривает. Проверьте, что в карточке сотрудника корректно указан статус налогового резидента и сведения о детях для стандартных вычетов.

Отражение наставничества в 1С:ЗУП

Новые правила обязывают закреплять за стажёром наставника. Это требование нужно отразить документально и, если наставничество оплачивается, настроить соответствующее начисление. Иначе при проверке трудовая инспекция зафиксирует нарушение.

Самый простой способ зафиксировать наставничество - издать приказ в свободной форме и прикрепить его скан в карточку сотрудника. Для учёта доплаты потребуется настройка в системе.

Настройка вида начисления «Доплата за наставничество»

Перейдите в раздел «Настройка» - «Начисления» и создайте новый вид расчёта. Заполните основные реквизиты:

Наименование: «Доплата за наставничество».
Назначение начисления: «Повременная оплата труда и надбавки».
Способ расчёта: можно задать фиксированной суммой или процентом от оклада наставника. Например, формула «Оклад * 0.15» даст 15% доплаты.

На вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» укажите, что доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Способ отражения выберите тот же, что и для основной зарплаты наставника. Сохраните начисление. Назначить его сотруднику можно через документ «Назначение планового начисления» или «Кадровый перевод» - во втором случае доплата будет действовать с даты перевода до окончания стажировки.

Формирование отчётности для СФР по стажёрам

Приём и увольнение стажёра, как и любого сотрудника, требует подачи сведений в СФР. Основной отчёт - ЕФС-1, подраздел 1.1. Срок подачи: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Ошибка в заполнении мероприятия или кода выполняемой функции приведёт к запросу от фонда и необходимости подавать корректировку.

Заполнение ЕФС-1 при приёме и увольнении стажёра

В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически на основании кадровых документов. Проверьте ключевые поля перед отправкой:

Мероприятие: «ПРИЁМ» или «УВОЛЬНЕНИЕ» - выбирается системой по документу-основанию.
Код выполняемой функции: указывается из позиции штатного расписания. Убедитесь, что для должности стажёра он заполнен в соответствии с профстандартом.
Основание: для срочного договора в поле может отражаться «срочный трудовой договор» - это корректно.
Дата начала/окончания периода: при увольнении стажёра дата окончания совпадает с последним днём стажировки.

Помимо ЕФС-1, стажёры попадают в персонифицированные сведения о физических лицах, которые подаются ежемесячно. В разделе о стаже за отчётный период система укажет период работы по срочному договору - проверьте, что даты не выходят за пределы шести месяцев.

Типичные ошибки при учёте стажёров и как их избежать

Переход на новые правила неизбежно сопровождается ошибками. Собрали четыре самые частые ситуации и способы их предотвратить.

Неверный вид договора. Если оформить стажёра по обычному срочному договору без ограничения в шесть месяцев и без отметки о наставничестве, при проверке это квалифицируют как нарушение. Решение: создайте отдельный шаблон договора «Стажировка» и используйте только его.

Отсутствие наставника в документах. Устная договорённость с наставником не заменяет приказ и запись в учёте. Решение: издавайте приказ о закреплении наставника в день приёма стажёра и, если предусмотрена доплата, сразу назначайте её в 1С:ЗУП.

Неправильный стаж в отчётности. Если в карточке сотрудника не указан особый вид стажа для периода стажировки, СФР может запросить пояснения. Решение: проверьте справочник «Виды стажа» и назначьте корректное значение до отправки первого отчёта.

Ошибки в ЕФС-1. Неверный код выполняемой функции или отсутствие отметки о срочном характере договора - частая причина возврата отчёта. Решение: перед отправкой сверьте код с профстандартом и убедитесь, что в основании указан срочный договор. Если ошибка уже допущена, подайте корректировку в течение двух рабочих дней.

Настройка учёта стажёров в 1С:ЗУП требует внимания к деталям, но при системном подходе задача решается за один-два часа. Главное - не откладывать подготовку на февраль 2027 года. Уже сейчас можно создать шаблоны договоров, настроить начисления и проверить справочники. Это избавит от аврала в марте и защитит от штрафов.