Внутреннее совместительство в 1С:ЗУП: как оформить и внести запись в трудовую книжку по заявлению работника

Запись о внутреннем совместительстве вносится в трудовую книжку только при наличии письменного заявления сотрудника. Если заявления нет, работодатель не обязан и не вправе вносить такую запись по своей инициативе. В 1С:ЗУП нужно выстроить процесс так, чтобы программа учитывала наличие или отсутствие заявления и корректно формировала печатную форму трудовой книжки.

Разберем по шагам: какие документы создать при приеме на внутреннее совместительство, как зафиксировать заявление работника в системе, как настроить печатную форму и какой алгоритм поможет кадровой службе избежать претензий ГИТ.

Правовые основы: когда запись о совместительстве вносится в трудовую книжку

Статья 66 ТК РФ устанавливает: трудовая книжка содержит сведения о работнике, выполняемой работе и переводах на другую постоянную работу. Запись о работе по совместительству вносится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего совместительство. Для внутреннего совместительства такой документ не требуется, поскольку работодатель один и тот же.

Роструд в письме от 30.09.2019 № 2967-ТЗ разъяснил: запись о совместительстве вносится только по желанию работника. Работник должен подать письменное заявление с просьбой внести запись. Без заявления запись не вносится, и это не считается нарушением.

Позиция Роструда и нормативная база

Позиция Роструда однозначна: работодатель не может самостоятельно решить, вносить запись о совместительстве или нет. Только заявление работника запускает эту процедуру. В письме № 2967-ТЗ подчеркивается, что запись о работе по совместительству вносится по месту основной работы на основании заявления. Для внутреннего совместительства это означает: кадровик принимает заявление, регистрирует его и только после этого вносит запись в трудовую книжку.

Нормативная база включает статью 66 ТК РФ и Порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Пункт 10 Порядка повторяет: запись о совместительстве вносится по желанию работника.

Риски при неправильном оформлении

Внесение записи о совместительстве без заявления работника создает риск трудового спора. Работник может заявить, что запись ему не нужна, и потребовать признать ее недействительной. ГИТ при проверке может выдать предписание об устранении нарушения, если обнаружит, что запись внесена без документального основания.

Обратная ситуация тоже проблемна: работник подал заявление, а запись не внесена. Это нарушение статьи 66 ТК РФ. Работник вправе обратиться в ГИТ или суд. Суд может обязать работодателя внести запись и компенсировать моральный вред. Поэтому заявление нужно не только получить, но и зафиксировать его наличие в учетной системе.

Подготовка к оформлению внутреннего совместительства в 1С:ЗУП

Перед оформлением приема на внутреннее совместительство проверьте два момента: настройки кадрового учета в программе и наличие заявления от работника. Пропуск любого из них приведет к ошибкам на следующих этапах.

Проверка настроек программы

В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка», затем «Кадровый учет». Убедитесь, что включена возможность работы с совместительством. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 8.3 эта опция включена по умолчанию, но после обновлений или переноса базы настройки могут сброситься. Проверьте, что в справочнике «Виды занятости» есть значение «Внутреннее совместительство». Если нет, добавьте его вручную.

Также проверьте, что в карточке сотрудника заполнены данные основного места работы: должность, подразделение, дата приема. Внутреннее совместительство оформляется только для сотрудника, который уже числится в базе по основному месту.

Получение заявления от работника

Заявление составляется в свободной форме. Работник пишет: «Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по внутреннему совместительству в должности [название должности] с [дата]». Обязательные реквизиты: ФИО работника, должность по совместительству, дата, подпись.

Зарегистрируйте заявление в журнале входящей документации. Присвойте ему номер и дату. Эти данные понадобятся для фиксации в 1С:ЗУП. Храните оригинал заявления в личном деле сотрудника. Если работник не подавал заявление, не создавайте его задним числом и не вносите запись в трудовую книжку.

Оформление приема на внутреннее совместительство в 1С:ЗУП

Прием на внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Прием на работу». Он создает второй трудовой договор с тем же сотрудником, но с другим видом занятости.

Создание документа «Прием на работу»

Откройте раздел «Кадры», выберите «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Прием на работу». В поле «Сотрудник» выберите нужного работника. Программа предложит оформить прием по основному месту, если у сотрудника еще нет действующего трудового договора. Для внутреннего совместительства выберите вид занятости «Внутреннее совместительство».

Заполните обязательные поля:

• Подразделение и должность по совместительству.
• Дата приема.
• Оклад или тарифная ставка.
• График работы. Для совместителя график должен учитывать ограничение: не более 4 часов в день.

Вид занятости «Внутреннее совместительство» влияет на расчет стажа и зарплаты. Программа будет начислять зарплату по совместительству отдельно от основного заработка.

Особенности трудового договора при совместительстве

В трудовом договоре обязательно укажите, что работа выполняется по совместительству. Это требование статьи 282 ТК РФ. Также зафиксируйте режим рабочего времени: не более 4 часов в день, а в дни, свободные от основной работы, допускается полный рабочий день. Оплата производится пропорционально отработанному времени или на других условиях, определенных договором.

В 1С:ЗУП данные трудового договора заполняются в документе «Прием на работу». Поле «Вид договора» должно содержать значение «Трудовой договор по совместительству». Номер и дата договора присваиваются вручную или автоматически в зависимости от настроек нумерации.

Фиксация заявления работника на запись в трудовой книжке в 1С:ЗУП

Типовая конфигурация 1С:ЗУП не содержит отдельного поля «Заявление на запись в трудовую книжку». Чтобы программа учитывала наличие или отсутствие заявления, используйте дополнительные реквизиты или произвольные события.

Добавление дополнительного реквизита

Самый простой способ - добавить дополнительный реквизит в справочник «Сотрудники». Откройте раздел «Настройка», затем «Дополнительные реквизиты». Создайте реквизит с типом «Булево» и названием «Заявление на запись о совместительстве». Установите значение «Да», если работник подал заявление, и «Нет», если не подал.

Для хранения номера и даты заявления добавьте второй реквизит строкового типа, например «Реквизиты заявления о совместительстве». Заполняйте его вручную: «№ 15 от 10.08.2026». Эти данные пригодятся при проверках и при формировании печатной формы.

Использование произвольных событий

Продвинутый вариант - механизм «Произвольные события». Он позволяет хранить историю изменений. Создайте событие с типом «Заявление на запись в трудовую книжку» и привяжите его к сотруднику. В карточке события укажите дату, номер заявления и статус. Этот способ удобен, если нужно отслеживать несколько заявлений от одного сотрудника за разные периоды.

Выбор между дополнительным реквизитом и произвольным событием зависит от объема кадрового учета. Для большинства компаний достаточно дополнительного реквизита. Произвольные события оправданы при большом потоке совместителей и необходимости вести детальную историю.

Настройка печатной формы трудовой книжки с учетом заявления

Стандартная печатная форма трудовой книжки в 1С:ЗУП выводит все записи о работе, включая совместительство, если они внесены в систему. Чтобы запись о совместительстве появлялась только при наличии заявления, нужно доработать макет печатной формы.

Редактирование макета печатной формы

Откройте конфигуратор 1С. Найдите макет печатной формы «Трудовая книжка». Определите область, отвечающую за вывод сведений о работе. Добавьте условие: строка о совместительстве выводится только если значение дополнительного реквизита «Заявление на запись о совместительстве» равно «Да».

Для пользователей без доступа к конфигуратору есть два варианта. Первый - обратиться к специалисту по 1С для доработки макета. Второй - использовать внешние печатные формы, которые поддерживают условный вывод записей. Внешние формы подключаются через раздел «Администрирование» без изменения конфигурации.

Проверка результата

После настройки протестируйте печатную форму на двух сотрудниках: с заявлением и без. У сотрудника с заявлением запись о совместительстве должна выводиться. У сотрудника без заявления запись должна отсутствовать, даже если в системе есть данные о приеме на совместительство.

Проверьте также корректность остальных записей: о приеме на основную работу, переводах, увольнениях. Доработка макета не должна затронуть вывод других сведений. Если обнаружите ошибки, вернитесь к редактированию условия или обратитесь к специалисту.

Алгоритм действий кадровой службы для исключения рисков

Соберите все шаги в единый алгоритм. Это снизит вероятность ошибок и упростит обучение новых сотрудников кадровой службы.

Чек-лист для кадровика

1. Проверить, подавал ли работник заявление на внесение записи о совместительстве.
2. Оформить прием на внутреннее совместительство документом «Прием на работу».
3. Зафиксировать наличие или отсутствие заявления в 1С:ЗУП через дополнительный реквизит.
4. Настроить печатную форму трудовой книжки с учетом заявления.
5. Внести запись в трудовую книжку вручную, если заявление есть.
6. Подшить оригинал заявления в личное дело сотрудника.

Соблюдение этого порядка исключает ситуацию, когда запись внесена без заявления или заявление есть, а запись отсутствует. Оба случая создают риск претензий.

Типичные ошибки и как их избежать

Первая ошибка - внесение записи о совместительстве без заявления. Кадровик по привычке вносит все записи о работе, не проверяя основание. Решение: включить проверку заявления в обязательный шаг перед внесением записи.

Вторая ошибка - неотражение заявления в системе. Заявление получено, но в 1С:ЗУП не зафиксировано. При следующем формировании печатной формы запись не выведется. Решение: заполнять дополнительный реквизит сразу после регистрации заявления.

Третья ошибка - неправильная настройка печатной формы. Условие вывода настроено неверно, и запись о совместительстве выводится у всех сотрудников. Решение: тестировать форму на контрольных примерах после каждой доработки.

Четвертая ошибка - отсутствие заявления в личном деле. При проверке ГИТ не сможет подтвердить, что запись внесена на законном основании. Решение: хранить оригиналы заявлений в личных делах, а копии - в электронном виде.

Частые вопросы по оформлению внутреннего совместительства в 1С:ЗУП

Нужно ли вносить запись о внутреннем совместительстве, если работник не подавал заявление?

Нет. Запись вносится только по заявлению работника. Отсутствие заявления означает, что запись не вносится. Это не нарушение.

Можно ли внести запись о совместительстве позже, если работник подал заявление после приема?

Да. Работник может подать заявление в любой момент в течение срока действия трудового договора по совместительству. Запись вносится на основании заявления, независимо от даты приема.

Как исправить ошибку, если запись о совместительстве уже внесена без заявления?

Признайте запись недействительной в порядке, установленном пунктом 12 Порядка ведения трудовых книжек. Внесите запись о недействительности предыдущей записи. Подробнее об исправлении записей в трудовой книжке читайте в материале о работе с трудовыми книжками в 1С.

Влияет ли запись о совместительстве на расчет пенсии?

Да. Периоды работы по совместительству включаются в страховой стаж, если за эти периоды уплачивались страховые взносы. Запись в трудовой книжке подтверждает период работы, но основным документом для пенсионного фонда являются сведения персонифицированного учета.

Как оформить внутреннее совместительство, если сотрудник уже работает на 1,5 ставки?

Внутреннее совместительство и увеличение объема работ по основной должности - разные правовые конструкции. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором с видом занятости «Внутреннее совместительство». Работа на 1,5 ставки по основной должности оформляется как совмещение или увеличение объема работ. Подробнее о работе на 1,5 ставки читайте в руководстве по настройке кадрового учета в 1С:ЗУП.

Оформление отметок на заявлениях сотрудников, включая заявления о внесении записей в трудовую книжку, разобрано в статье о регистрации заявлений в 1С.