Может ли заместитель руководителя отдела проводить первичный инструктаж по охране труда: разъяснение Роструда

Короткий ответ: да, если он непосредственный руководитель

Да, может. Заместитель руководителя отдела вправе проводить первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте, если должностная инструкция закрепляет за ним непосредственное руководство и управление сотрудниками отдела, включая инструктажи. Роструд дал именно такое разъяснение по вопросу о первичном инструктаже, опираясь на пункт 22 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464.

Норма оперирует ролью, а не названием должности. Для инспектора и для суда значение имеет, кто для конкретного работника непосредственный руководитель: тот, кто распределяет задания, контролирует результат и отвечает за допуск к самостоятельной работе. Приставка «заместитель» в штатном расписании этому не мешает.

Дальше разбираем, что дословно сказано в пункте 22, чем правило для заместителя отдела отличается от правила для директора, какие формулировки в документах снимают вопросы и где чаще всего спотыкаются на проверке.

Что говорит пункт 22 Правил № 2464: кто проводит первичный инструктаж на рабочем месте

Пункт 22 Правил обучения по охране труда устанавливает: инструктаж по охране труда на рабочем месте проводит непосредственный руководитель работника. Тот же пункт содержит отдельное правило для руководителя организации или филиала: его инструктирует специалист по охране труда либо иной уполномоченный работник, на которого приказом работодателя возложены обязанности по проведению инструктажа (позиция Роструда).

Почему закон говорит о роли, а не о названии должности

Структура отделов у всех разная. В одном подразделении 10 человек и один начальник, в другом 40 сотрудников, начальник и два заместителя, каждый со своей группой. Прописать в Правилах перечень наименований должностей невозможно, поэтому законодатель закрепил функциональный признак: инструктирует тот, кто непосредственно руководит работником.

Практический вывод простой. Спор решает не слово в наименовании должности, а набор документов и реальное распределение руководства. Если заместитель ставит задачи, подписывает заявки на допуск, ведёт журнал и его указания обязательны для сотрудников отдела, он и есть непосредственный руководитель для целей пункта 22.

Чем правило для руководителя организации отличается от правила для заместителя отдела

Две схемы легко перепутать, а разница определяет, нужен ли отдельный приказ.

Таблица 1. Если таблица шире экрана, прокрутите её влево или вправо. С клавиатуры: перейдите к таблице клавишей Tab и используйте стрелки.

Кого инструктируют	Кто проводит инструктаж на рабочем месте	Основание	Отдельный приказ
Работники отдела	Непосредственный руководитель работника: начальник отдела или его заместитель, если руководство отделом закреплено за ним в должностной инструкции	Пункт 22 Правил № 2464, должностная инструкция	Не требуется
Руководитель организации или филиала	Специалист по охране труда либо иной уполномоченный работник организации	Пункт 22 Правил № 2464, приказ работодателя	Обязателен

Типичная ошибка: издать приказ «на всякий случай», не отразив функцию руководства в должностной инструкции. Приказ есть, а статуса непосредственного руководителя нет. Инспектор откроет инструкцию, увидит там только «участвует в проведении инструктажей» и сделает вывод, что работника допустили к работе без обучения надлежащим лицом.

Как документально подтвердить, что заместитель - непосредственный руководитель

Статус подтверждает связка документов, а не один приказ:

должностная инструкция с функцией руководства отделом и проведения инструктажей;
трудовой договор, где указана трудовая функция и при необходимости дублируется условие о руководстве сотрудниками;
штатное расписание с наименованием должности и структурным подразделением;
локальный акт о порядке обучения по охране труда (положение или порядок, утверждённый работодателем);
программа первичного инструктажа и перечень должностей, освобождённых от него;
журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

Формулировки в должностной инструкции, которые работают

Нужны формулировки, из которых прямо следует право проводить инструктаж самостоятельно, а не «помогать» в этом начальнику отдела.

«Непосредственно руководит сотрудниками отдела: распределяет задания, контролирует сроки и качество работы, проводит инструктажи по охране труда на рабочем месте».

«Проводит первичный, повторный и внеплановый инструктажи по охране труда на рабочем месте с работниками отдела, оформляет записи в журнале регистрации инструктажа».

Раздел «Функции»: «Руководство отделом в объёме, установленном настоящей инструкцией, включая проведение инструктажей по охране труда на рабочем месте».

Размытые формулировки права не дают: «участвует в проведении инструктажей», «оказывает содействие в проведении инструктажей», «контролирует своевременность инструктажей», «отвечает за организацию обучения в отделе». Все они описывают участие, а не проведение.

Должностную инструкцию утверждает руководитель организации, работник знакомится с ней под подпись. Формулировку про инструктажи стоит синхронизировать с программой первичного инструктажа и перечнем должностей, освобождённых от него: если в перечне сотрудники отдела не значатся, инструктировать их нужно до начала самостоятельной работы.

Когда всё же нужен приказ работодателя

инструктируют самого руководителя организации или филиала: здесь без приказа о возложении обязанностей не обойтись;
работодатель назначает иного уполномоченного работника вместо специалиста по охране труда;
заместитель временно исполняет обязанности отсутствующего начальника отдела. Условие о замещении и подписании документов в этот период фиксируют в трудовом договоре или должностной инструкции, разбор подобных ситуаций есть в материале о кадровых документах при исполнении обязанностей руководителя;
обязанности по охране труда распределяют между сотрудниками, когда отдельной штатной единицы специалиста нет.

Приказ не заменяет должностную инструкцию. Он дополняет её в случаях, прямо предусмотренных Правилами № 2464, и не создаёт статус непосредственного руководителя там, где его нет по документам.

Как оформить и провести первичный инструктаж: пошаговый порядок

Проверить должностную инструкцию заместителя и при необходимости внести в неё функцию руководства отделом и проведения инструктажей, затем ознакомить работника под подпись.
Утвердить программу первичного инструктажа по охране труда.
Сформировать перечень профессий и должностей, освобождённых от первичного инструктажа, и убедиться, что инструктируемые сотрудники отдела в него не входят.
Провести инструктаж по утверждённой программе на рабочем месте, до начала самостоятельной работы.
Зарегистрировать инструктаж в журнале с подписями инструктирующего и инструктируемого.
Оформить допуск к самостоятельной работе, если работодатель установил такую процедуру локальным актом.

Первичный инструктаж проводят до начала работы, повторный - не реже одного раза в 6 месяцев, если отраслевые требования не устанавливают более частый срок. Как считать такие сроки в нестандартных ситуациях, разобрано в статье об инструктажах после реорганизации компании.

Что фиксировать в журнале регистрации инструктажа

дату проведения;
фамилию, имя и отчество инструктируемого;
профессию или должность инструктируемого;
вид инструктажа (в нашем случае первичный на рабочем месте);
причину проведения, если журнал это предусматривает;
фамилию, имя, отчество и должность инструктирующего;
подписи обеих сторон.

Должность инструктирующего в журнале должна совпадать с той, что закреплена в должностной инструкции как руководящая. Запись «провёл начальник отдела», когда фактически инструктировал заместитель, при проверке читается как формальный документ.

Типичные ошибки, из-за которых инструктаж признают непроведённым

Расхождение должностей. Инструктаж провёл заместитель, а в журнале указан начальник отдела. Последствие: запись не подтверждает обучение работника.
Нет подписи инструктируемого. Одна подпись инструктирующего доказательством проведения не служит.
Программа инструктажа не утверждена. Непонятно, в каком объёме переданы знания, и проверить полноту инструктажа невозможно.
В должностной инструкции нет функции руководства. Право заместителя проводить инструктаж документально не подтверждено.
Инструктаж после допуска к работе. Работник уже выполнял обязанности без обучения, и это отдельное нарушение.
Журнал утрачен или ведётся нерегулярно. Восстанавливать придётся по косвенным документам, порядок действий описан в статье о восстановлении журнала по охране труда.

Риски при проверке ГИТ и как их снять заранее

Инспектор сверяет между собой четыре документа: должностную инструкцию, приказ, программу инструктажа и журнал. Если право заместителя не подтверждено инструкцией, инструктаж могут признать проведённым ненадлежащим лицом, а работника - допущенным без обучения. Нарушение требований охраны труда рассматривают по статье 5.27.1 КоАП РФ: санкции предусматривают штрафы для должностных лиц и организаций, выдачу предписания об устранении.

Чек-лист самопроверки на 15 минут:

в должностной инструкции заместителя есть прямое указание на руководство сотрудниками отдела;
в той же инструкции названо проведение инструктажей по охране труда на рабочем месте;
работник ознакомлен с инструкцией под подпись, дата не позже даты первого инструктажа;
программа первичного инструктажа утверждена руководителем организации;
перечень освобождённых от первичного инструктажа не включает сотрудников отдела;
записи в журнале содержат должность инструктирующего, совпадающую с инструкцией, и обе подписи;
приказ есть там, где он нужен: для руководителя организации, для иного уполномоченного работника, для периода замещения.

Где в 1С хранить кадровые документы и учёт инструктажей

В «1С:Зарплата и управление персоналом» карточки сотрудников, штатное расписание и кадровые приказы дают быстрый ответ, кто кому непосредственный руководитель: подчинённость видна в структуре подразделений и в кадровых документах. Это экономит время при подготовке к проверке, когда нужно поднять приказ, инструкцию и сведения о работнике за один проход.

Журнал регистрации инструктажей по охране труда в типовых конфигурациях не ведётся. Его оформляют на бумаге либо ведут во внешнем файле, а в 1С прикладывают сканы или фиксируют отметки о проведении инструктажа и обучении. Как выстроить такой учёт без двойного ввода, разобрано в статье об учёте обучения по охране труда в 1С:ЗУП 8 КОРП: состав данных, контроль сроков, результаты проверки знаний и аналитика.

Практичная связка: справочник ответственных за инструктаж с указанием должностей, сканы должностных инструкций в карточках сотрудников, приказы о возложении обязанностей в одном разделе. При проверке документы находятся в одном месте, а не собираются по кабинетам.

Материал носит информационный характер. Он не заменяет текст постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 и официальные разъяснения Роструда, а помогает применить их к конкретной ситуации с заместителем руководителя отдела.