Госдума отклонила электронные уведомления об увольнении: что меняется в кадровом учёте и как это отразить в 1С

Госдума отклонила поправки в ТК РФ, которые разрешали направлять работникам электронные уведомления о сокращении штата или ликвидации организации. Из законопроекта исключили и норму о подписании электронной подписью документов о прохождении инструктажа по технике безопасности. Об этом сообщил депутат Госдумы Андрей Исаев (сообщение на buh.ru).

Значит, две кадровые процедуры остаются бумажными: уведомление о сокращении штата или ликвидации вручают работнику так, чтобы факт и дату ознакомления можно было подтвердить, а прохождение инструктажа по технике безопасности подтверждают подписью в журнале. В 1С это отражается печатными формами, журналами и отметками об ознакомлении, а не настройками электронного обмена.

Второй сюжет касается денег. Законопроект № 1103297-8 увеличивает годовой лимит сверхурочной работы со 120 до 240 часов и вводит единый порядок оплаты переработок исходя из средней величины сверхурочного времени за учётный период. Для кадровика и бухгалтера это повод заранее проверить графики работы, виды расчёта и контроль годового лимита в 1С: Зарплата и управление персоналом.

Что именно отклонила Госдума: электронные уведомления и подпись инструктажей

Формулировка новости конкретная: парламентарии отклонили поправки в ТК РФ, предусматривавшие возможность направления работникам электронных уведомлений о сокращении штата или ликвидации организации. Из законопроекта убрали и норму, которая позволяла подписывать электронной подписью документы о прохождении инструктажа по технике безопасности (buh.ru).

Что это меняет в документообороте:

Уведомление о сокращении численности или штата и уведомление при ликвидации организации оформляют на бумаге и вручают работнику способом, который позволяет подтвердить факт и дату ознакомления.
Документы об инструктаже по технике безопасности подтверждаются подписью работника и подписью лица, проводившего инструктаж, в журнале или на бумажном бланке.

Границы отклонения узкие: речь идёт о двух процедурах. О других кадровых документах в сообщении не сказано, поэтому перед отказом от бумажного варианта в конкретной ситуации сверяйтесь с действующей редакцией ТК РФ и локальными актами компании.

Практический риск: если в компании уже настроен маршрут отправки уведомления о сокращении через ЭДО или сервис электронных подписей, такой сценарий стоит перевести в бумажный. Проверьте шаблоны писем, регламенты и чек-листы кадровой службы, чтобы работник не получил юридически незначимое электронное письмо вместо документа, который подтверждает соблюдение процедуры.

Новый лимит сверхурочной работы 240 часов: что предлагает законопроект № 1103297-8

Законопроект № 1103297-8 увеличивает максимальный годовой порог сверхурочной работы со 120 до 240 часов. Поправки в Трудовой кодекс РФ в декабре одобрило Правительство РФ (сообщение на buh.ru).

Андрей Исаев отметил: с учётом всех ограничений работодатели будут применять норму редко, в основном на предприятиях оборонной промышленности с работой в три смены, где ограничена возможность приёма новых сотрудников с допуском и нужной квалификацией.

Условия привлечения к сверхурочной работе: согласие работника и коллективный договор

Увеличенный лимит не отменяет базовых условий. Сверхурочная работа допускается только с согласия самого работника и при условии, что она предусмотрена коллективным договором или отраслевым соглашением. Если такого условия в договоре нет, привлекать людей к переработкам за пределами нормального рабочего времени нельзя, даже когда каждый работник подписал отдельное согласие.

Пример формулировки для коллективного договора: «Работодатель вправе привлекать работников к сверхурочной работе с их письменного согласия в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в пределах годового лимита сверхурочной работы, определённого настоящим коллективным договором».

Согласие работника лучше оформлять отдельным бланком с датой, количеством часов и периодом, а не одной строкой в приказе. Так проще подтвердить добровольность привлечения к переработке.

Право на день диспансеризации для перерабатывающих свыше 120 часов в год

Работники, которые переработали свыше 120 часов в год, получат право на один день за счёт работодателя для прохождения диспансеризации. В кадровом учёте такой день стоит выносить отдельным видом времени, чтобы он не попал в неявки и не исказил расчёт стажа и среднего заработка. Порядок оформления и оплаты дня уточняйте по финальной редакции законопроекта.

В 1С: ЗУП под такие ситуации заводят отдельное начисление или вид отсутствия с настройкой оплаты и подключают его к табелю. Право на день контролируют по накопленным сверхурочным часам за год, поэтому без сводки по переработкам по каждому работнику здесь не обойтись.

Новый порядок оплаты переработок: средняя величина сверхурочного времени за учётный период

Поправками устанавливается единый порядок оплаты сверхурочной работы с учётом рабочего времени, исходя из средней величины сверхурочного времени, приходящегося на каждый день (смену) учётного периода (по данным buh.ru).

Коэффициенты остаются узнаваемыми. При переработке до 120 часов в год и не более 4 часов в день первые 2 часа оплачиваются в полуторном размере, вторые 2 часа в двойном. С 121-го часа оплата идёт не менее чем в двойном размере за каждый час.

Как рассчитать среднюю величину сверхурочного времени: пошаговый пример

Условие примера: учётный период квартал, норма по производственному календарю 480 часов, фактически отработано 520 часов, в периоде 60 рабочих смен, часовая ставка 500 рублей.

Сверхурочные часы за период: 520 - 480 = 40 часов.
Количество смен по графику: 60.
Средняя величина сверхурочного времени на смену: 40 / 60 = 0,67 часа.
Распределение часов для оплаты: первые 2 часа за период по коэффициенту 1,5, остальные 38 часов по коэффициенту 2 (при условии, что в день не больше 4 часов переработки и годовой лимит позволяет).
Повышенная оплата: 2 × 500 × 1,5 = 1 500 рублей плюс 38 × 500 × 2 = 38 000 рублей, итого 39 500 рублей. Если эти 40 часов уже оплачены по одинарной ставке в составе зарплаты, доплата составит 19 500 рублей.
Проверка годового лимита: 40 часов за квартал при таком темпе дают около 160 часов за год, значит часть часов сверх 120 оплачивается не менее чем в двойном размере.

Средняя величина связывает оплату с днём (сменой) внутри учётного периода и снимает разночтения при суммированном учёте. Пока законопроект не принят, действует прежний порядок, поэтому формулы для 1С готовьте как тестовый вариант и не переносите их в рабочую базу до вступления изменений в силу.

Как настроить учёт сверхурочных в 1С: Зарплата и управление персоналом

В 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) почти всё нужное уже есть: графики с суммированным учётом, документ «Работа сверхурочно», виды расчёта для повышенной оплаты. Задача сводится к проверке настроек и корректировке расчётов. Названия разделов и команд зависят от релиза конфигурации, поэтому сверяйтесь со своей версией и тестируйте изменения на копии базы.

Настройка графика работы с суммированным учётом рабочего времени

Откройте раздел «Настройка» - «Графики работы сотрудников» и создайте новый график или откройте действующий.
Установите флажок «Суммированный учёт рабочего времени» и выберите учётный период: месяц, квартал или год.
Заполните часы работы по дням недели. Для типовых режимов используйте заполнение по производственному календарю, тогда норма часов подтянется автоматически.
Проверьте, что норма за учётный период совпадает с производственным календарём на нужный год: расхождения дают лишние сверхурочные часы и ошибки в оплате.
Назначьте график сотруднику документом «Изменение графика работы» или кадровым переводом. Порядок смены режима разобран в статье «Как изменить режим работы сотрудника в 1С:ЗУП без ошибок и лишних штатных единиц».

Ввод документа «Работа сверхурочно» и расчёт оплаты

Сверхурочные фиксируются документом «Работа сверхурочно» в разделе «Зарплата». Указывают сотрудника, дату и количество часов, а программа начисляет сумму по виду расчёта «Оплата сверхурочных часов».

Что проверить в виде расчёта:

формула должна использовать показатели времени (часы сверхурочных) и часовую ставку сотрудника;
коэффициенты 1,5 и 2 задаются в формуле вручную, поэтому типовую формулу придётся править или заводить отдельный вид расчёта;
границу 120 часов в год типовой вид расчёта не отслеживает, оплату с 121-го часа удобнее считать отдельным начислением или доработанной формулой.

Правка типового вида расчёта требует снятия с поддержки или создания нового вида. Перед изменением сделайте копию базы и прогоните тестовый расчёт. Примеры настройки оплаты переработок с судебными нюансами разобраны в материале «Трудовые споры и автоматизация: как правильно учитывать и оплачивать сверхурочную работу в 1С».

Контроль годового лимита сверхурочных в 1С

Типовые отчёты показывают часы по видам времени: отчёт «Учёт рабочего времени» в разделе «Зарплата» помогает увидеть сверхурочные по сотруднику за месяц. Для годового контроля лимита:

выгружайте часы сверхурочных по месяцам и суммируйте их по каждому работнику;
настройте внешний отчёт или проверку при записи документа, если нужен автоматический стоп на 240 часах;
ведите контрольную таблицу с датой, когда сумма по работнику приблизилась к 120 часам: от этой отметки меняется коэффициент оплаты.

Автоматического контроля годового лимита в типовой конфигурации может не быть, поэтому сверку ведут вручную или через доработку. Перед изменениями обновите конфигурацию: в релизах появляются новые виды расчётов и коэффициенты для сверхурочных, о составе обновления читайте в разборе «Что нового в Комплексной автоматизации 2.5.27.88». Общий план подготовки графиков и начислений под новые правила собран в статье «Кадровые изменения в 1С:ЗУП с 1 сентября 2026 года».

Бумажное оформление увольнения и инструктажей: как отразить в 1С

Электронные уведомления о сокращении и электронная подпись инструктажей не применяются, поэтому в 1С ведут бумажный контур: печатные формы, журналы, отметки об ознакомлении. Программа здесь работает как генератор документов и хранилище сведений, а не как канал доставки.

Создание и печать уведомлений об увольнении в 1С: ЗУП

Создайте кадровый документ в разделе «Кадры»: для сокращения подойдёт документ по увольнению с основанием «Сокращение численности или штата».
Проверьте печатную форму уведомления: ФИО работника, должность, дата предполагаемого увольнения, причина, подпись работника и дата ознакомления.
Распечатайте два экземпляра, вручите работнику под подпись, отметку о вручении подшейте в дело.
Если типовой печатной формы нет или она не подходит под локальные акты, поправьте макет печатной формы: набор реквизитов задаётся в конфигураторе и не затрагивает данные учёта.

Для отказа работника от ознакомления подготовьте акт с подписями свидетелей: без него спор о соблюдении процедуры решается не в пользу работодателя. Хранение организуйте по номенклатуре дел, чтобы дату уведомления можно было подтвердить при проверке.

Учёт инструктажей по технике безопасности в 1С

Инструктаж по технике безопасности фиксируется бумажным журналом или бланком. Варианты учёта в 1С:

если в конфигурации доступна подсистема «Охрана труда», фиксируйте инструктажи её документами и печатайте журнал регистрации инструктажей;
если подсистемы нет, ведите журнал вручную, а в 1С держите отметки о прохождении или скан-копии в присоединённых файлах;
настройте печатную форму журнала с графами: дата, вид инструктажа, ФИО работника, подписи работника и инструктирующего.

В 1С: Бухгалтерия отражают расходы на бумажный контур: покупку журналов и бланков, услуги типографии, картриджи, услуги архива. Проводите их через поступление материалов или услуг и относите на счёт 26 (для торговли на счёт 44) с выбранной статьёй затрат, чтобы видеть стоимость бумажного документооборота в отчётности.

Практические рекомендации для бухгалтера и кадровика: подготовка к изменениям

Чек-лист подготовки:

Проверьте коллективный договор и отраслевое соглашение: есть ли условие о сверхурочной работе и какой годовой лимит в них закреплён.
Обновите графики работы: суммированный учёт, учётный период, норма по производственному календарю.
Проверьте вид расчёта для оплаты сверхурочных: коэффициенты 1,5 и 2, граница 120 часов в год.
Организуйте контроль годового лимита 240 часов по каждому работнику.
Подготовьте бумажные формы уведомлений об увольнении и журнал инструктажей, уберите сценарии отправки этих документов по ЭДО.
Возьмите на контроль принятие законопроекта № 1103297-8 и обновления 1С: меняйте настройки только после того, как финальная редакция станет известна.

До принятия законопроекта применяйте действующие нормы: годовой лимит 120 часов и текущий порядок оплаты переработок. Подготовленные графики и виды расчёта держите в тестовой базе и перенесите их в рабочую сразу после вступления изменений в силу, тогда переход пройдёт без пересчёта зарплаты задним числом.