Камеральные налоговые проверки с 2026 года: работаем в 1С:Бухгалтерия по новым правилам ФНС

Что изменилось в камеральных проверках с 2026 года: краткий обзор для бухгалтера

С 2026 года камеральные налоговые проверки ФНС проходят по обновленным правилам. Изменения основаны на двух ключевых нововведениях, которые напрямую влияют на работу бухгалтерии и формирование отчетности в 1С.

Первое изменение - Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он делает электронные перевозочные документы обязательными для всех участников перевозок с 1 сентября 2026 года. Оформление электронной транспортной накладной (ЭТрН) происходит через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Второе изменение - расширение доступа ФНС к данным. С июля 2026 года налоговая служба входит в число пяти ведомств, которые получают доступ к информации для сквозного мониторинга цен на продовольственные товары. Эти данные включают сведения о доходах, расходах, прибыли и объемах реализации компаний.

Эти нововведения усиливают контроль именно по НДС и импортным операциям. У ФНС появляются новые массивы данных для автоматического сопоставления. Например, инспекторы могут сравнить информацию из ЭТрН о движении товаров с данными из деклараций по НДС и книг покупок.

Таблица ниже наглядно показывает эволюцию источников данных для ФНС и формата документооборота.

Изменения касаются не только логистов. Бухгалтерия, отвечающая за корректность налоговой отчетности, теперь должна контролировать соответствие данных в ЭТрН сведениям, на основе которых формируются декларации. Расхождение в датах отгрузки по ЭТрН и в книге продаж может стать триггером для запуска углубленной камеральной проверки.

Обязательная ЭТрН: почему это касается бухгалтерии, а не только логистов

Электронная транспортная накладная - это новый источник первичных данных для ФНС по движению товарно-материальных ценностей. Система ГИС ЭПД становится единым реестром, из которого налоговая может автоматически получать информацию.

ФНС будет сопоставлять данные из ЭТрН с декларациями по НДС и импортной отчетностью. Алгоритм проверки может выглядеть так:

1. Система ФНС фиксирует факт оформления ЭТрН на конкретную партию товара с указанием вашей компании как грузополучателя.
2. Автоматически проверяется, заявлен ли вычет НДС по этой партии в соответствующем налоговом периоде.
3. Сравниваются ключевые реквизиты: дата оприходования товара в 1С, дата в ЭТрН, стоимость, наименование и количество.

Рассмотрим пример. Компания «Альфа» импортировала партию комплектующих 15 октября 2026 года. ЭТрН была оформлена 14 октября. В 1С товар был оприходован 18 октября, а вычет НДС заявлен в декларации за 4 квартал. Расхождение в датах между ЭТрН (14.10) и документом поступления в 1С (18.10) может вызвать вопросы у инспектора. Он запросит пояснения: почему товар был получен 14-го, но учтен только 18-го? Не было ли занижения налоговой базы в периоде с 14 по 18 октября?

Ответственность бухгалтера - обеспечить корректность и синхронность данных, на основе которых формируется налоговая отчетность. Ошибка в реквизитах ЭТрН, которую вы не проконтролировали, может привести к доначислению НДС и штрафам по результатам камеральной проверки.

Практика работы с электронными перевозочными документами в 1С:Бухгалтерия

Для работы с ЭТрН в 1С:Бухгалтерия 3.0 или 8.3 необходимы подготовительные действия. В первую очередь убедитесь, что ваша конфигурация обновлена до актуального релиза, поддерживающего интеграцию с ГИС ЭПД. Проверить это можно через меню «Администрирование» → «Обновление программы» → «Настройка обновления».

Основные настройки в 1С включают:

• Подключение к ГИС ЭПД. Это делается через функционал «Электронный документооборот» или отдельную обработку обмена.
• Настройка прав пользователей. Необходимо определить, кто из сотрудников (логист, бухгалтер) будет формировать и подписывать ЭТрН.
• Обновление справочников. В карточках контрагентов (перевозчиков, экспедиторов) и договоров должны быть заполнены все реквизиты, необходимые для ЭТрН.

Инструкция по формированию ЭТрН на основе существующего документа:

1. Откройте документ «Товарная накладная» (ТОРГ-12), на основе которого нужно оформить перевозку.
2. В меню документа найдите кнопку «Создать на основании» или аналогичную.
3. В списке выберите «Электронная транспортная накладная (ЭТрН)».
4. Система автоматически перенесет основные данные: номенклатуру, количество, грузоотправителя и грузополучателя.
5. Заполните дополнительные реквизиты, специфичные для перевозки: данные перевозчика, транспортное средство, пункты погрузки/разгрузки.
6. Проверьте все реквизиты и нажмите «Записать и подписать». Документ отправится в ГИС ЭПД.

Типовые ошибки при оформлении:

• Несоответствие реквизитов. Например, ИНН перевозчика в ЭТрН отличается от ИНН в справочнике контрагентов 1С.
• Некорректные статусы подписания. Документ не отправлен в ГИС ЭПД, но считается оформленным.
• Проблемы с работой исправлений. Если в ЭТрН обнаружена ошибка, её нужно отозвать и создать новую, а не редактировать старую.

Настройка интеграции 1С с ГИС ЭПД: что нужно сделать ИТ-специалисту

Для настройки интеграции требуются технические действия. Этот раздел адресован ИТ-специалистам и администраторам 1С.

Требования к инфраструктуре:

1. Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у организации. Подпись должна быть действительной и установлена на рабочем месте или сервере.
2. Настройка криптозащиты в 1С. Убедитесь, что в программе установлены и корректно работают криптопровайдеры (КриптоПро CSP, ViPNet CSP).
3. Доступ в интернет с рабочего места или сервера, где работает 1С.

Пошаговая настройка обработки обмена:

1. Через меню «Администрирование» откройте «Настройки интеграции» или «Подключение к интернет-сервисам».
2. Найдите в списке сервисов «ГИС ЭПД» или «Электронные перевозочные документы».
3. Заполните параметры подключения: адрес веб-сервиса ГИС ЭПД, идентификаторы организации.
4. Настройте расписание обмена для автоматической отправки и получения документов.
5. Проверьте подключение, отправив тестовый документ.

Контрольные точки проверки корректности:

• В журнале регистрации 1С нет ошибок при запуске обработки обмена.
• Тестовый ЭТрН-документ получает статус «Подписан всеми сторонами» в ГИС ЭПД.
• В карточке контрагента-перевозчика отображаются полученные из ГИС ЭПД документы.

Журнал обмена и обработка ошибок находятся в меню «Электронный документооборот» → «Журнал отправки документов» или «Журнал обмена с ГИС ЭПД». В случае ошибки передачи система укажет её код и описание, например, «Неверная подпись» или «Сервис недоступен».

Чек-лист бухгалтера: контроль данных перед отправкой ЭТрН

Перед отправкой электронной транспортной накладной в ГИС ЭПД сверьте ключевые реквизиты. Это минимизирует риски ошибок и последующих запросов от ФНС.

Список для сверки между ТОРГ-12 и создаваемой ЭТрН:

• Номенклатура. Наименования, артикулы и коды ТН ВЭД должны полностью совпадать.
• Количественные показатели. Количество единиц, вес (брутто/нетто), объем.
• Стоимостные показатели. Цена за единицу и общая стоимость товара.
• Реквизиты сторон. Проверьте ИНН, КПП, полное наименование и адреса грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
• Реквизиты договоров. Номер и дата договора перевозки, указанные в ЭТрН, должны соответствовать данным в 1С.

Проверка юридических оснований: убедитесь, что договоры с перевозчиком и контрагентом (поставщиком/покупателем) актуальны, подписаны и заведены в справочник «Договоры» в 1С с правильными видами.

Если в процессе перевозки изменились условия - например, перенесли пункт разгрузки или часть товара была повреждена - необходимо оформить корректировку ЭТрН. В 1С для этого используется функционал «Корректировка ЭТрН» на основании исходного документа. Не пытайтесь редактировать отправленный документ.

Для комплексного понимания изменений в законодательстве, которые также влияют на документооборот, ознакомьтесь с нашим обзором ключевых изменений на май 2026 года.

Новые риски камеральных проверок по НДС и импорту и подготовка в 1С

Доступ ФНС к данным сквозного мониторинга цен и электронным перевозочным документам создает новые риски при камеральных проверках деклараций по НДС.

ФНС, имея оперативные данные о рыночных ценах и логистике из ЭТрН, будет выявлять случаи возможного занижения налоговой базы по НДС. Типичный сценарий: ваша компания закупает сырье у поставщика по цене, которая на 30% ниже среднерыночной, указанной в системе мониторинга. Это может стать поводом для запроса пояснений или углубленной проверки на предмет соответствия цен рыночным в рамках трансфертного ценообразования.

Для импортных операций риски также возрастают. При проверке обоснованности вычета НДС по импорту инспектор запросит не только таможенную декларацию, но и подтверждение наличия ЭТрН в электронном виде за соответствующий период. Отсутствие этой цепочки документов в 1С усложнит подготовку ответа.

Настройте в 1С отчеты и аналитики для самопроверки:

1. Контроль ценовых отклонений. Создайте отчет «Анализ цен покупок/продаж», который сравнивает ваши цены по номенклатурным группам с введенными вручную ориентировочными среднерыночными значениями. Резкие отклонения будут видны сразу.
2. Анализ цепочек контрагентов. Используйте стандартный отчет «Взаиморасчеты с контрагентами» с группировкой по группам контрагентов. Это поможет увидеть концентрацию операций с фирмами, которые могут вызывать вопросы у ФНС.

Особое внимание уделите проверкам в рамках системы прослеживаемости товаров (СПОТ). Для импортных товаров, подпадающих под СПОТ, в 1С нужно аккуратно вести дополнительные регистры и указывать коды маркировки или идентификации.

Рекомендации по дополнительной аналитике в справочниках 1С для упрощения ответов на запросы ФНС:

• В справочнике «Номенклатура» добавьте дополнительный реквизит «Страна происхождения». Это ускорит фильтрацию импортных товаров.
• В карточке контрагента-поставщика заведите поле «Признак импортера» (Да/Нет) и «Основные страны поставок».
• Для договоров с импортными поставщиками используйте отдельный вид договора, например, «Импортная поставка». Это позволит быстро формировать реестры таких операций.

Как настроить учёт для минимизации претензий по сделкам с участием импортёров

Организация учета импортных товаров в 1С требует детальной настройки. Это подготовит документальную базу к возможным запросам налоговиков.

Организуйте учет импортных товаров с помощью отдельных учетных групп. Создайте в плане счетов 1С отдельную аналитику (субконто) для счета учета товаров, например, «Вид поставки» со значением «Импорт». Альтернативно, используйте отдельные номенклатурные группы «Импортные товары».

Добавьте аналитические разрезы по странам происхождения и поставщикам. Это можно сделать через механизм «Дополнительные реквизиты и сведения» в справочнике «Номенклатура». При поступлении товара эти реквизиты будут заполняться автоматически на основе данных из документа.

Критически важный шаг - привязка первичных таможенных документов к документам поступления в 1С. При оформлении документа «Поступление товаров и услуг» для импортной партии:

1. В табличной части укажите номенклатуру.
2. В колонке «Счет учета» выберите счет для импортных товаров.
3. В нижней части документа найдите закладку «Дополнительно» или «Прочее».
4. В поле «Таможенная декларация» или «Сопроводительные документы» укажите номер и дату декларации на товары (ДТ).
5. Прикрепите скан декларации в виде файла к самому документу поступления.

Для оперативного предоставления пояснений сформируйте в 1С реестр импортных операций. Создайте внешнюю обработку или используйте стандартный отчет «Обороты счета» (например, счета 41 «Товары») с отбором по вашему признаку «Импорт». Настройте вывод ключевых полей: дата поступления, поставщик, страна происхождения, номер ДТ, сумма, заявленный НДС к вычету. Такой реестр можно выгрузить в Excel за любой период по первому запросу инспектора.

Оптимизация отчетности - ключ к экономии времени. Узнайте, какие налоговые и страховые формы можно оптимизировать в 1С в 2026 году, чтобы сосредоточиться на главном.

Алгоритм действий в 1С при получении требования ФНС по новой проверке

Получение требования о предоставлении документов или пояснений в рамках камеральной проверки - стрессовая ситуация. Четкий план действий в 1С поможет действовать быстро и избежать ошибок.

Первые шаги после получения требования через личный кабинет налогоплательщика или по ТКС:

1. Внимательно проанализируйте запрос. Определите, какие именно операции, периоды и налоги интересуют ФНС (чаще всего это НДС за конкретный квартал).
2. Зафиксируйте сроки ответа. По общему правилу на предоставление пояснений дается 5 рабочих дней, на документы - 10 дней. Отсчет начинается со дня, следующего за днем получения требования.
3. Создайте задачу или пометку в 1С или в вашей системе учета задач, чтобы зафиксировать факт получения запроса и дедлайн.

Поиск и сбор информации непосредственно в 1С:

• Используйте стандартный отчет «Анализ учета по НДС». Укажите в настройках отчета именно тот налоговый период, который указан в требовании. Отчет покажет все начисленные суммы НДС, вычеты, а также документы-основания.
• Примените «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» (например, 19 «НДС по приобретенным ценностям» или 68.02 «НДС») с детализацией по субконто и документам.
• Для получения расшифровок по конкретным контрагентам или договорам используйте отчет «Карточка счета» с установленными отборами.

Формирование пакета документов для ответа прямо из 1С:

1. На основе отчетов определите перечень первичных документов, которые нужно приложить: счета-фактуры, товарные накладные (ТОРГ-12), акты, УПД, а для импорта - таможенные декларации.
2. В 1С для большинства документов есть функция печати или выгрузки в PDF. Выгрузите каждый требуемый документ в отдельный файл PDF.
3. Сформируйте справки-расшифровки. Например, в отчете «Анализ учета по НДС» есть кнопка «Расшифровка» по любой сумме. Результат можно выгрузить в Excel.
4. Соберите все файлы (PDF-документы, Excel-справки) в одну папку, назвав её понятно, например, «Ответ_ФНС_Требование_№_от_ДД.ММ.ГГГГ».

Шаблон пояснительной записки должен быть лаконичным. Опишите операции, на которые запрашиваются пояснения, со ссылками на конкретные документы в вашей базе 1С. Укажите номера и даты этих документов. Например: «Вычет НДС в сумме ХХХ руб. по операции от ДД.ММ.ГГГГ заявлен на основании счета-фактуры № Y от ДД.ММ.ГГГГ, полученного от ООО «Поставщик» (ИНН ZZZ), что подтверждается документом «Поступление товаров и услуг» № АА от ДД.ММ.ГГГГ в информационной базе».

После отправки ответа через личный кабинет или ТКС зафиксируйте этот факт. Можно создать в 1С документ «Произвольный документ» или просто сделать запись в журнале с указанием даты отправки, номера требования и перечня отправленных файлов.

Типовые ошибки в пояснениях и как их избежать с помощью отчётов 1С

При подготовке ответа ФНС распространены ошибки, которые могут усугубить ситуацию и привести к выездной проверке.

Примеры типовых ошибок:

• Предоставление противоречивых данных. В пояснительной записке указана одна сумма, а в приложенной выгрузке из 1С - другая.
• Отсутствие прямых ссылок на первичные документы. Пояснения носят общий характер: «вычет заявлен правомерно», без указания номеров и дат конкретных счетов-фактур.
• Несоответствие цифр в пояснениях и выгруженных регистрах. Например, в тексте указана общая сумма вычета по поставщику, а в детальной оборотке по этому поставщику фигурирует иная цифра.

Чтобы избежать этих ошибок, используйте встроенные отчеты 1С для перекрестной проверки всех данных перед отправкой:

1. После подготовки черновика пояснений откройте отчет «Анализ учета по НДС» за проверяемый период.
2. Сверьте каждую цифру, упомянутую в вашем тексте, с цифрой в отчете. Они должны совпадать до копейки.
3. Запустите отчет «Карточка счета» по счету 60 «Расчеты с поставщиками» по конкретному контрагенту, фигурирующему в требовании. Убедитесь, что все документы по нему корректно проведены и сальдо сведено.

Важность единообразия в наименованиях и кодах номенклатуры сложно переоценить. Если в требовании ФНС фигурирует товар «Кабель силовой ВВГ 3х2,5», а в вашей 1С он учтен как «Кабель ВВГ 3*2,5», инспектор может не найти его. Перед отправкой проверьте, как записан спорный товар в документах, которые вы выгружаете. При необходимости в пояснениях можно дать уточнение: «В учетной системе товар числится под наименованием «Кабель ВВГ 3*2,5» (артикул 12345), что соответствует товару «Кабель силовой ВВГ 3х2,5» из вашего запроса».

Чтобы быть в курсе всех законодательных изменений, влияющих на отчетность, изучите наш практический разбор изменений 2026 года для бухгалтера.

Проактивная подготовка: регламент проверки данных в 1С перед сдачей отчётности

Лучшая стратегия работы с новыми правилами камеральных проверок - предотвращение проблем. Внедрите регулярный контрольный процесс проверки данных в 1С перед отправкой каждой декларации, особенно по НДС.

Разработайте ежеквартальный чек-лист проверок в 1С перед отправкой декларации по НДС. Он может включать:

1. Проверка контрольных соотношений внутри декларации. Запустите встроенную в 1С проверку декларации (кнопка «Проверить» перед выгрузкой). Убедитесь, что нет ошибок типа «Сумма строки 010 раздела 3 не равна сумме строк 020-040».
2. Сверка данных книги покупок и книги продаж с регистрами накопления. Используйте стандартный отчет «Сравнение книги покупок/продаж с данными учета». Он выявит документы, которые попали в книгу, но не проведены, или наоборот.
3. Анализ новых рисков. Запустите отчет по отклонению цен закупки от средних по номенклатурным группам (если вы настроили такой отчет). Проверьте, все ли импортные операции за квартал имеют привязку к таможенным декларациям в документах поступления.
4. Проверка ЭТрН. Убедитесь, что за отчетный квартал по всем отгрузкам и поступлениям, где это требуется, сформированы и подписаны ЭТрН. Сформируйте реестр ЭТрН через соответствующий отчет в 1С.

Часть проверок можно автоматизировать с помощью регламентных заданий. Например, можно настроить фоновое задание, которое раз в неделю запускает проверку соответствия данных книги покупок и регистров учета и записывает результат в журнал. Для более сложных проверок (ценовые отклонения) можно создать внешние обработки, которые будут запускаться вручную перед сдачей отчета.

Важный элемент регламента - сверка данных 1С с внешними системами. После настройки интеграции с ГИС ЭПД, сверяйте реестр отправленных из 1С ЭТрН с данными в вашем личном кабинете на портале ГИС ЭПД. Это гарантирует, что все документы дошли до оператора. Аналогично, для импортных операций можно выполнять выборочную сверку сумм и номеров ДТ с данными в личном кабинете на сайте ФТС.

Настройте в 1С напоминания и задачи для ответственных лиц. Используйте механизм «Планировщик задач» (меню «Администрирование»). Создайте задачу «Проверка данных перед сдачей декларации по НДС за 4 кв. 2026» с датой за 3 рабочих дня до крайнего срока сдачи. Назначьте задачу главному бухгалтеру или ответственному специалисту. Это превратит проактивную подготовку из идеи в рабочий процесс.

Для уверенной работы с изменениями в первичных документах, включая новые реквизиты, изучите наше практическое руководство по нововведениям 54-ФЗ и настройке учета в 1С.