Новые правила режима труда и отдыха водителей с 2026 года: настройка в 1С:ЗУП

С 1 сентября 2026 года вступит в силу новый приказ Минтранса, который кардинально меняет правила режима труда и отдыха для водителей. Ключевое нововведение - обязательное предоставление перерыва при рабочей смене продолжительностью более 4 часов. Это изменение требует от работодателей пересмотра графиков работы и внесения правок в локальные нормативные акты. В статье мы разберем, как корректно отразить эти изменения в кадровом учете, используя 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП), чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что меняется для водителей с 1 сентября 2026: ключевые поправки приказа Минтранса

Новый приказ Минтранса России (ID 165661) заменит действующий приказ № 424. Он разработан во исполнение статьи 329 ТК РФ и устанавливает обновленные особенности режима рабочего времени и времени отдыха для водителей автомобилей. Основные изменения касаются трех аспектов: подтверждения суммированного учета рабочего времени, фиксации стандартной продолжительности смены в 10 часов (до 12 часов в исключительных случаях) и введения нового правила о перерыве.

Сравнительная таблица: приказ № 424 vs новый приказ 2026 года

Чтобы быстро оценить объем предстоящих изменений в учете, сравните ключевые параметры старого и нового порядка.

Параметр	Приказ № 424 (действует сейчас)	Новый приказ (с 01.09.2026)	Что значит для учета
Учетный период	Допускается суммированный учет.	Суммированный учет рабочего времени прямо предусмотрен.	Подтверждает текущую практику, но требует проверки настроек в 1С:ЗУП.
Максимальная продолжительность смены	Общие ограничения по ТК РФ.	Стандартно - 10 часов. В исключительных случаях - до 12 часов.	Необходимо проверить и скорректировать существующие графики сменности.
Перерыв при смене более 4 часов	Не регламентирован явно для всех случаев.	Обязательное предоставление перерыва (в рамках правил разделения смены на части).	Требует принципиального изменения структуры графика работы в 1С:ЗУП для всех смен длиннее 4 часов.

Именно последний пункт - обязательный перерыв - станет главной операционной задачей для кадровых служб и бухгалтерий транспортных компаний.

Проверьте, касаются ли нововведения вашей компании

Новые правила распространяются не на всех. Прежде чем начинать работу по адаптации, убедитесь, что ваша организация или ваш клиент попадает под действие приказа.

На кого распространяются правила:

Юридические лица и индивидуальные предприниматели - работодатели, эксплуатирующие транспортные средства.
Водители, для которых управление автомобилем входит в трудовые обязанности.
Водители - индивидуальные предприниматели, управляющие автомобилем самостоятельно.

Кто освобожден от применения новых правил:

Водители служебных легковых автомобилей при обслуживании государственных органов.
Водители международных перевозок.
Водители, работающие исключительно в пределах территории предприятия без выезда на дороги общего пользования.
Водители ведомственной охраны, пожарных автомобилей, скорой медицинской помощи и других специальных транспортных средств.

Рекомендуем свериться со штатным расписанием и трудовыми договорами, чтобы точно определить круг сотрудников, для которых необходимо обновить учет.

Практические шаги: как подготовить кадровый учет и документы компании

Переход на новые правила требует последовательных действий. Чтобы успеть к 1 сентября 2026 года, составьте дорожную карту, которая включает анализ, изменение документов и тестирование.

Анализ действующих графиков. Выявите всех водителей, у которых продолжительность смены превышает 4 часа.
Внесение изменений в локальные нормативные акты. Это обязательный этап для юридического закрепления новых условий.
Разработка и утверждение новых графиков сменности с учетом обязательных перерывов.
Ознакомление водителей с изменениями под подпись.
Тестовая настройка новых графиков в 1С:ЗУП и пробный расчет зарплаты.

Какие локальные акты нужно изменить и как это оформить

Изменения в трудовом законодательстве должны найти отражение во внутренних документах компании. Фокус нужно сделать на двух ключевых актах.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В раздел «Режим рабочего времени и отдыха» необходимо внести дополнения, касающиеся водителей. Пример формулировки: «Для водителей автомобилей при рабочей смене продолжительностью более 4 часов устанавливается перерыв для отдыха и питания продолжительностью не менее [указать время, например, 30 минут] в соответствии с утвержденным графиком сменности. Конкретное время предоставления перерыва определяется графиком работы».

2. Положение об оплате труда (если оно есть в компании). Если в вашей организации есть отдельные положения об оплате работы в ночное время, в выходные или о суммированном учете, их также нужно проверить на соответствие новым требованиям к продолжительности смены.

Все изменения утверждаются приказом руководителя. С этим приказом, а также с обновленными ПВТР, каждого водителя необходимо ознакомить под подпись до 1 сентября 2026 года. Это защитит компанию от потенциальных трудовых споров. Для автоматизации кадрового документооборота в подобных ситуациях полезно знать, как адаптировать учет в 1С:ЗУП и 1С:Кадры под новые законодательные нормы.

Пошаговая настройка графика работы водителя в 1С:ЗУП с учетом новых правил

Техническая реализация новых требований происходит в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Основная логика - использование типа графика «Сменный график» с суммированным учетом рабочего времени.

Создание или редактирование графика. Перейдите в раздел «Настройка» -> «Графики работы». Создайте новый график или откройте для редактирования существующий, который применяется к вашим водителям.
Настройка параметров учета. В карточке графика установите:
- Вид графика: «Сменный график».
- Учетный период: например, «Месяц».
- Продолжительность смены: укажите планируемую длительность (10 или 12 часов).
Формирование расписания смен - ключевой этап. Перейдите на вкладку «Расписание» и настройте чередование периодов работы и отдыха на весь учетный период. Именно здесь вы закладываете обязательный перерыв.

Пример создания графика «Водитель-дальнобойщик» с перерывом после 4 часов

Рассмотрим конкретный кейс для водителя с суммированным учетом и стандартной сменой 10 часов.

Учетный период: Месяц.
Продолжительность смены: 10 часов.
Структура смены в 1С: При заполнении расписания на месяц вперед, смена длительностью 10 часов разбивается на части. Например:
- Работа (4 часа)
- Перерыв (1 час) - этот период отмечается как «Перерыв» с соответствующим кодом.
- Работа (5 часов)
- Отдых (междусменный, например, 14 часов)

Важно: период «Перерыв» в рамках смены является временем, не включаемым в рабочее время. Однако его наличие становится обязательным условием корректного графика. В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) такая смена будет отражена как 9 часов работы (4+5) и 1 час перерыва.

Особые случаи: вахта, скользящие графики и работа в праздники

Новые правила распространяются и на сложные графики работы.

Вахтовый метод. Настройка ведется в соответствующем документе «Вахтовый метод» в 1С:ЗУП. Принцип включения перерыва в продолжительность вахтовой смены сохраняется. Необходимо заложить перерывы при планировании графика вахты.

Работа в праздничные дни. Перерыв, как часть рабочего времени, не оплачивается. Однако если работа в праздничный день производится сверх нормы, важно проверить корректность расчета доплат в 1С. Система должна корректно выделять часы работы в праздник, исключая время перерыва. Рекомендуем перед массовым применением протестировать новый график на тестовой базе или на одном сотруднике, чтобы убедиться в правильности расчетов, особенно при сложных сценариях, таких как учет и оплата сверхурочной работы.

Для руководителей и IT-специалистов, которые следят за всеми законодательными изменениями, влияющими на учет, полезен будет обзор ключевых изменений в законодательстве и сервисах 1С.

Контрольный чек-лист и частые ошибки при переходе на новые правила

Чтобы переход прошел гладко, используйте этот чек-лист.

Внесены изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Утверждены новые графики сменности с обязательными перерывами.
Сотрудники (водители) ознакомлены с изменениями под подпись.
В 1С:ЗУП созданы и привязаны к сотрудникам обновленные графики работы.
Проведен пробный расчет заработной платы за тестовый период для проверки корректности учета.

Перечень частых ошибок, которых следует избегать:

Неверная длительность или тип перерыва в графике 1С. Перерыв должен быть отмечен соответствующим кодом (например, «Перерыв для отдыха и питания»), а не просто «Выходным» или «Отсутствием». Иначе он не будет корректно исключаться из нормы рабочего времени.
Забыли обновить документы для отдельных категорий водителей. Проверьте водителей-совместителей, водителей на отдельных марках автомобилей или с особыми условиями труда (например, сотрудников, имеющих особый стаж). Для них должны быть подготовлены отдельные приложения к допсоглашениям или новые графики.
Отсутствие тестового расчета. Без пробного начисления легко пропустить ошибки в учете ночных, праздничных или сверхурочных часов, которые возникают из-за новой структуры смены.
Невнимательность к слухам. Ориентируйтесь только на официальные документы. Чтобы отделить реальные изменения от слухов, как это бывает с новыми правилами ККТ или льготами, помогает методичный подход, описанный в материале про законодательные изменения и слухи.

Своевременная подготовка - залог беспроблемного перехода на новые правила с 1 сентября 2026 года. Начните с анализа документов и тестовой настройки в 1С уже сейчас, чтобы избежать аврала и возможных штрафов за нарушение трудового законодательства.