Обязательный медосмотр внешнего совместителя в 2026 году: позиция Роструда и учет в 1С: Бухгалтерия

Позиция Роструда: обязателен ли медосмотр для внешнего совместителя?

Внешнему совместителю нужно пройти обязательный медосмотр у нового работодателя. Действующая справка с основной работы не освобождает от этой обязанности. Такова позиция Роструда, и она основана на нормах Трудового кодекса РФ. Статья 214 ТК РФ обязывает работодателя организовать проведение медосмотров для сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда, а также в случаях, предусмотренных законодательством. Совместительство - это отдельный трудовой договор. Условия труда на рабочем месте совместителя могут отличаться от условий на основной работе. Ответственность за допуск к работе без медосмотра лежит на каждом работодателе отдельно. Штраф за такое нарушение достигает 130 000 рублей на юридическое лицо по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Проверяющие не примут аргумент «у него есть справка от основного работодателя». Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н требует, чтобы направление на предварительный медосмотр выдавал тот работодатель, с которым заключается договор. В направлении указываются вредные факторы именно на новом рабочем месте. Поэтому справка с прежнего места работы не релевантна.

Почему справки с основной работы недостаточно?

Логика требования проста. Каждый работодатель проводит специальную оценку условий труда (СОУТ) на своих рабочих местах. Карта СОУТ фиксирует конкретные вредные факторы: шум, вибрацию, химические вещества, биологические агенты. Набор факторов на основном месте работы и на месте работы по совместительству может не совпадать. Врач при осмотре опирается на перечень факторов из направления конкретного работодателя. Медицинское заключение выдается под конкретные условия. Использовать заключение, выданное для других условий, значит подвергать работника невыявленному риску. Работодатель-совместитель не вправе перекладывать свою обязанность по охране труда на основного работодателя.

На какие должности распространяется требование об обязательном медосмотре?

Требование касается не всех. Обязательные медосмотры проходят работники, чьи должности указаны в Перечне, утвержденном Приказом Минтруда и Минздрава от 31.12.2020 № 988н/1420н. Основные категории:

Работы с вредными и опасными условиями труда (класс 3.1 и выше по результатам СОУТ).
Подземные работы.
Работы, связанные с движением транспорта (водители, машинисты, пилоты).
Работы на высоте и верхолазные работы.
Работы в организациях пищевой промышленности, общественного питания и торговли.
Работы в медицинских организациях.
Работы в образовательных организациях, детских лагерях и учреждениях.
Работы в сфере бытового обслуживания (парикмахерские, бани, салоны красоты).

Офисные сотрудники, работающие за компьютером, проходят медосмотры только при наличии вредных факторов по результатам СОУТ. Если аттестация рабочего места показала допустимый класс условий труда (класс 2), медосмотр для офисного совместителя не обязателен. Но если внешний совместитель устраивается, например, водителем в транспортную компанию, медосмотр обязателен, даже если его основная работа - менеджер в офисе.

Какие документы запросить у будущего сотрудника для медосмотра?

Перед тем как выдать направление на предварительный медосмотр, кадровику нужно получить от соискателя минимальный пакет документов. Чек-лист для внешнего совместителя:

Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
СНИЛС (страховое свидетельство).
Направление на медосмотр, заполненное работодателем. Форма направления утверждена Приказом Минздрава № 29н. В нем нужно указать наименование работодателя, форму собственности, код ОКВЭД, наименование медицинской организации, должность работника и вредные факторы из карты СОУТ.
Результаты предыдущих медосмотров (при наличии). Если работник проходил периодический осмотр на прежнем месте работы, эти данные помогут врачу оценить динамику здоровья.

Направление заполняется на основании карты СОУТ. Если должность совместителя новая и СОУТ еще не проводилась, нужно опираться на аналогичные рабочие места или провести внеплановую СОУТ в течение 12 месяцев. Без правильно заполненного направления медицинская организация не проведет осмотр.

Как отразить расходы на предварительный медосмотр в 1С: Бухгалтерия?

Расходы на предварительный медосмотр внешнего совместителя отражаются в 1С: Бухгалтерия так же, как и для основного работника. Специального документа для совместителей нет. Главное - правильно выбрать сотрудника в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники». Он должен быть заведен с признаком «Внешний совместитель».

В 1С: Бухгалтерия 8.3 есть два основных способа учета расходов. Выбор зависит от того, кто платит клинике напрямую.

Вариант 1: Прямая оплата медицинской организации

Этот вариант самый распространенный. Работодатель заключает договор с клиникой и оплачивает услуги по безналичному расчету. В 1С операция оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В шапке документа укажите контрагента-клинику и договор. В табличной части выберите номенклатуру услуги, укажите сумму и счет затрат.

Счет затрат зависит от подразделения, куда принимается совместитель: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Статья затрат - «Расходы на медосмотр» или «Расходы на охрану труда». Проводка сформируется стандартная: Дт 20 (26, 44) - Кт 60.01. Оплата клинике регистрируется отдельным документом «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику»: Дт 60.01 - Кт 51.

Медицинские услуги по обязательным медосмотрам чаще всего не облагаются НДС на основании пп. 2 п. 2 ст. 149 НК РФ. Если клиника применяет освобождение от НДС, в документе поступления в колонке «% НДС» укажите «Без НДС». Входной НДС к вычету в этом случае не принимается. Если клиника выставила счет-фактуру с НДС, проверьте правомерность выделения налога. Ошибка в учете НДС может привести к доначислениям при проверке.

Вариант 2: Компенсация расходов сотруднику

Иногда сотрудник сам оплачивает медосмотр, а работодатель компенсирует затраты. Этот вариант тоже допустим, но требует дополнительных документов. Сотрудник должен написать заявление на компенсацию и приложить оригиналы чеков или квитанций из клиники.

В 1С операция отражается в два этапа. Сначала выплатите деньги сотруднику. Используйте документ «Выдача наличных» (касса) или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с персоналом». Счет расчетов - 73.03 «Расчеты по прочим операциям». Проводка: Дт 73.03 - Кт 50.01 (или 51).

Затем спишите затраты на расходы. Создайте документ «Операция, введенная вручную» с проводкой: Дт 20 (26, 44) - Кт 73.03. В аналитике укажите статью затрат «Расходы на медосмотр». Убедитесь, что сумма компенсации соответствует подтверждающим документам. Компенсация расходов на обязательный медосмотр не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но при проверке инспектор запросит заявление сотрудника и чеки.

Налоговый учет расходов на медосмотр: как избежать ошибок

Расходы на обязательные предварительные медосмотры уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Основание - подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Условия для признания расходов:

Медосмотр обязателен по закону для этой должности.
Есть договор с медицинской организацией, имеющей лицензию.
Есть акт оказанных услуг или другой первичный документ.
Расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.

Суммы оплаты обязательных медосмотров не облагаются НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 НК РФ прямо исключает эти компенсационные выплаты из налоговой базы. Страховые взносы на эти суммы тоже не начисляются (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Это касается как прямой оплаты клинике, так и компенсации сотруднику.

Типичные ошибки бухгалтеров:

Учет как прочих расходов, а не как расходов на охрану труда. Это некритично для налога на прибыль, но искажает аналитику по охране труда.
Попытка принять НДС к вычету. Если клиника законно применила освобождение по ст. 149 НК РФ, вычета нет. Если клиника выделила НДС неправомерно, вычет рискован.
Отражение медосмотра как материальной помощи. Это приведет к ошибочному начислению НДФЛ и взносов.
Отсутствие подтверждающих документов. Без акта оказанных услуг и направления на медосмотр расходы могут снять при проверке.

Особенности оформления медосмотра внешнего совместителя в 1С

В 1С нет отдельного функционала для учета медосмотров совместителей. Все операции проводятся стандартными документами. Ключевой момент - корректное заведение сотрудника в программе. При приеме на работу внешнего совместителя в документе «Прием на работу» установите флаг «Внешнее совместительство» и укажите ставку (обычно 0,5 или 0,25). В карточке сотрудника автоматически проставится соответствующий признак.

При заполнении документа «Поступление услуг» или «Операция» выберите этого сотрудника в аналитике затрат, если настраиваете учет по сотрудникам. Расходы спишутся на то же подразделение и счет затрат, куда начисляется зарплата совместителя. Если внешний совместитель работает на нескольких должностях в одной организации, и обе должности входят в перечень обязательных медосмотров, медосмотр нужен по каждой должности. В этом случае расходы можно разнести пропорционально или отнести на одно подразделение, закрепив это в учетной политике.

Взаимодействие с больничными листами и другими кадровыми событиями для совместителей имеет свою специфику. Рекомендуем ознакомиться с нашим материалом Взаимодействие с больничным в 1С: Бухгалтерия: учет совместительства и предотвращение ошибок, где разобраны типичные проблемы и настройки.

Что изменилось в 2026 году: актуальные требования и планы

На июль 2026 года кардинальных изменений в порядке проведения обязательных медосмотров не произошло. Приказ Минздрава № 29н продолжает действовать. Перечень должностей, утвержденный Приказом № 988н/1420н, остается базовым документом. Минтруд в 2025 году анонсировал проект по актуализации перечня вредных факторов, но на текущий момент проект не принят. Следите за обновлениями в официальных источниках.

В 1С: Бухгалтерия в 2026 году вышли релизы с обновленными формами отчетности в СФР. Изменения в регистрации работодателей и сотрудников в Социальном фонде России с июля и сентября 2026 года затронули и кадровый учет. Рекомендуем изучить статью Изменения в регистрации работодателей и сотрудников в СФР в 1С с 2026 года: как настроить и не ошибиться, чтобы корректно настроить систему.

Общий вектор законодательства - усиление контроля за охраной труда. Электронные медкнижки и интеграция с Единой государственной информационной системой в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ) постепенно расширяются. Это может упростить проверку подлинности медицинских заключений в будущем. Пока же кадровикам и бухгалтерам нужно строго соблюдать действующий порядок. Ошибки в оформлении медосмотра внешнего совместителя - это не только налоговые риски, но и прямая угроза безопасности труда. Штрафы за допуск к работе без медосмотра остаются высокими, а судебная практика складывается в пользу контролирующих органов.

Для комплексной подготовки к другим изменениям в учете 2026 года рекомендуем ознакомиться с обзором ключевых изменений в законодательстве и сервисах 1С на май 2026 года.