Обновление правил обучения по охране труда 2026: настройка учёта в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии

Что изменилось в правилах обучения по охране труда с 31 августа 2026 года

Постановление Правительства № 805 от 30.06.2026 вносит точечные, но критически важные правки в действующий порядок обучения по охране труда. Главное: правила продлены до 2032 года, а для работников на опасных участках введена новая периодичность повторного инструктажа - раз в три месяца. Одновременно уточнён регламент внепланового обучения по средствам индивидуальной защиты (СИЗ) и первой помощи.

Для специалиста по кадрам и бухгалтера это означает немедленную ревизию настроек в 1С. Пропуск инструктажа или неверно заданная дата в системе - прямой путь к штрафу по ст. 5.27.1 КоАП РФ до 130 000 рублей на организацию. Разберём, как адаптировать учёт в «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» под новые требования, чтобы исключить риски.

Повторный инструктаж каждые 3 месяца: кого касается

Новое правило не распространяется на весь штат. Для большинства сотрудников периодичность повторного инструктажа сохраняется прежней - раз в полгода. Обязанность проводить инструктаж каждые три месяца возникает только для работников, чьи должности или виды работ включены в перечень профессий с дополнительными требованиями охраны труда. Этот перечень работодатель утверждает локальным нормативным актом.

На что ориентироваться при составлении перечня:

Отраслевые нормы. Например, для водителей автотранспорта повторный инструктаж проводится не реже одного раза в три месяца - транспорт относится к средствам повышенной опасности.
Приказ Минтруда № 127н от 07.03.2018 по охране труда при окрасочных работах. Для маляров инструктаж также установлен раз в три месяца.
Правила № 552н при работе с инструментом и приспособлениями - периодичность та же, раз в квартал.

Если в вашей организации есть такие позиции, в 1С нужно создать отдельный вид инструктажа с периодичностью 3 месяца и назначить его конкретным должностям. Остальным работникам оставляете стандартный шестимесячный цикл.

Внеплановое обучение по СИЗ и первой помощи: новые уточнения

Постановление № 805 чётче регламентирует, в каких случаях инициируется внеплановое обучение. Типовые ситуации:

Вступление в силу новых нормативных актов по охране труда.
Изменение технологического процесса или замена оборудования.
Ввод в эксплуатацию новых СИЗ, требующих специальных навыков.
Несчастный случай на производстве или предписание инспектора ГИТ.

Порядок теперь жёстко привязан к конкретным основаниям. В 1С это отражается через документы «Обучение по охране труда» с типом «Внеплановое». Игнорировать новые уточнения рискованно: при проверке инспектор запросит не только журнал инструктажей, но и подтверждение того, что внеплановое обучение назначено строго по регламенту.

Настройка охраны труда в 1С:ЗУП под новые требования 2026 года

Первое, что нужно сделать перед любыми изменениями - убедиться, что конфигурация обновлена до актуального релиза. Разработчики 1С обычно встраивают поддержку новых законодательных требований в типовые обновления. Если ваша версия ниже рекомендуемой, часть описанных ниже механизмов может отсутствовать или работать некорректно.

После обновления переходим к настройкам.

Обновление справочника видов инструктажей

Путь в интерфейсе: Администрирование → Настройка состава разделов → Охрана труда → Виды инструктажей. Здесь хранятся все типы инструктажей с их параметрами.

Для работников из перечня опасных профессий создайте новый вид инструктажа или скопируйте существующий «Повторный инструктаж» и измените периодичность на 3 месяца. Поле «Периодичность» задаёт интервал, через который система будет сигнализировать о необходимости повторного проведения. Укажите значение «3» и выберите единицу измерения «Месяц».

Проверьте, что для остальных должностей в аналогичном элементе справочника установлено значение «6 месяцев». Это исключит путаницу при автоматическом формировании графика.

Назначение инструктажей сотрудникам на опасных работах

После настройки справочника нужно привязать новый вид инструктажа к конкретным позициям штатного расписания или сотрудникам. Используйте документ «Назначение инструктажа» (раздел Охрана труда → Инструктажи). В табличной части укажите:

Вид инструктажа - тот самый, с периодичностью 3 месяца.
Сотрудников или должности, для которых он обязателен.
Дату начала действия назначения - 31.08.2026 или более позднюю, если переходите на новые правила поэтапно.

Система автоматически рассчитает дату следующего инструктажа и включит сотрудников в график. При приближении срока в интерфейсе появится напоминание. Это закрывает риск пропуска: вы не держите даты в голове, 1С сама подсветит просрочку.

Для внепланового обучения алгоритм другой. Документ «Обучение по охране труда» создаётся по факту наступления основания - изменения правил, новых СИЗ или предписания. В шапке документа выберите тип «Внеплановое», укажите программу обучения и список сотрудников. После проведения документ фиксирует факт обучения и обновляет историю в карточке сотрудника.

Отражение затрат на обучение по охране труда в 1С:Бухгалтерии

Расходы на обучение по охране труда - это не только зарплата инструктирующего специалиста, но и услуги сторонних учебных центров, покупка программ, аренда помещений. В бухгалтерском учёте такие затраты относятся на счета учёта затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» - в зависимости от того, где заняты обучаемые сотрудники.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерия:

Оформите документ «Поступление услуг» на основании договора с учебным центром. В табличной части укажите статью затрат - создайте или выберите существующую с наименованием «Расходы на охрану труда».
Зарегистрируйте счёт-фактуру полученный, если поставщик работает с НДС.
Проверьте проводки: дебет счёта затрат (20, 26, 44) - кредит счёта 60 «Расчёты с поставщиками».

В налоговом учёте расходы на обучение по охране труда включаются в прочие расходы на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Условие: обучение проводится по программам, утверждённым работодателем, и есть подтверждающие документы - договор, акт оказанных услуг, программа обучения, приказ о направлении сотрудников. Без полного пакета инспекторы снимут расходы при проверке.

Если обучение проводит собственный специалист без привлечения сторонних организаций, затраты формируются из его заработной платы и страховых взносов. В этом случае отдельных документов на поступление услуг не требуется - расходы автоматически попадают на счета затрат через начисление зарплаты. Рекомендуем завести обособленную статью затрат для аналитики: так вы в любой момент сможете сформировать отчёт и подтвердить сумму расходов на охрану труда перед налоговой или трудовой инспекцией.

Как избежать штрафов: проверка настроек и документирование

Типичные ошибки, которые выявляют проверки ГИТ после вступления новых правил:

Несоответствие периодичности: для опасных работ в 1С оставлен шестимесячный интервал вместо трёхмесячного.
Отсутствие подписей в журналах инструктажей - электронный учёт в 1С не освобождает от бумажного журнала с живыми подписями.
Неутверждённый перечень профессий с дополнительными требованиями - инспектор запросит локальный акт, и если его нет, зафиксирует нарушение.

Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ: для должностных лиц и ИП - до 25 000 рублей, для юридических лиц - до 130 000 рублей. При повторном нарушении санкции кратно возрастают, возможна дисквалификация руководителя.

Формирование отчётов по охране труда в 1С для внутреннего аудита

Штатные отчёты 1С:ЗУП позволяют провести самопроверку за несколько минут. Три ключевых отчёта:

График инструктажей - показывает плановые даты по всем сотрудникам. Настройте отбор по виду инструктажа с периодичностью 3 месяца и убедитесь, что даты рассчитаны корректно.
Журнал инструктажей - фиксирует фактическое проведение. Сверьте с графиком: все ли плановые инструктажи выполнены, нет ли пропусков.
Список работников, не прошедших инструктаж - самый критичный отчёт. Если в нём есть сотрудники с истекшей датой, это прямое доказательство нарушения для инспектора.

Рекомендуем выгрузить эти отчёты по состоянию на 31 августа 2026 года и сверить с новыми требованиями. Обнаружили расхождения - сразу корректируйте настройки и проводите недостающие инструктажи. Лучше потратить час на самопроверку, чем неделю на переписку с инспекцией и подготовку возражений.

Отдельное внимание - документам внепланового обучения. Проверьте, что по каждому основанию (новые СИЗ, изменение правил, несчастный случай) в 1С создан отдельный документ «Обучение по охране труда» и в карточках сотрудников отражены актуальные записи. Если в этом году уже вводились новые СИЗ или менялись технологические процессы, а внеплановое обучение не проводилось - вы в зоне риска.

Для комплексной подготовки к проверкам полезно изучить смежные изменения в работе с СФР. Настройка 1С для больничных с 1 июля 2026 поможет синхронизировать кадровый и страховой учёт. Если вы только начинаете разбираться с учётом обучения, рекомендуем пошаговую инструкцию по отражению обучения по охране труда в 1С с расчётом среднего заработка. Для общего понимания контекста законодательных изменений 2026 года посмотрите обзор ключевых изменений в законодательстве и сервисах 1С.