Окончательный расчет при увольнении: как оформить в 1С, если последний день работы — выходной

День увольнения сотрудника выпал на субботу или праздник. Бухгалтер открывает 1С, чтобы провести окончательный расчет, и сталкивается с вопросом: переносить выплату на ближайший рабочий день или считать в выходной. Роструд дает однозначный ответ: если последняя смена работника является его последним рабочим днем, переносить окончательный расчет на понедельник нельзя. Работодатель обязан рассчитать сотрудника в день увольнения, даже если этот день по производственному календарю выходной.

В статье разберем алгоритм действий для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Покажем, как настроить документ увольнения, чтобы зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и выходное пособие попали в расчетную ведомость нужной датой. Отдельно остановимся на типичных ошибках, из-за которых инспекция фиксирует нарушение статьи 140 ТК РФ.

Почему нельзя переносить расчет на ближайший рабочий день

Статья 84.1 ТК РФ устанавливает: днем прекращения трудового договора считается последний день работы сотрудника. Исключение одно, когда за работником сохранялось место, но фактически он не работал. В остальных случаях дата увольнения и последний рабочий день совпадают.

Статья 140 ТК РФ требует выплатить все причитающиеся суммы в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, деньги перечисляют не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете. Ключевой нюанс: выходной день по графику сменности не освобождает работодателя от обязанности рассчитать работника. Последняя смена, после которой сотрудник уходит, и есть его последний рабочий день. Поэтому бухгалтер проводит выплату именно этой датой, а не ждет понедельника.

Нарушение срока влечет материальную ответственность по статье 236 ТК РФ. За каждый день задержки начисляется компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы. Плюс возможен административный штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций от 30 000 до 50 000 рублей.

Что входит в окончательный расчет

Перед настройкой 1С проверьте состав выплат. Окончательный расчет при увольнении включает три группы начислений:

• заработная плата за фактически отработанное время до даты увольнения;
• компенсация за все неиспользованные отпуска, включая дополнительные;
• выходное пособие, если оно предусмотрено основанием увольнения или трудовым договором.

В 1С:ЗУП эти суммы формируются автоматически в документе «Увольнение». В 1С:Бухгалтерия расчет делают вручную или через документ «Начисление зарплаты» с последующей корректировкой. Важно, чтобы дата выплаты совпадала с датой увольнения, даже если она выходная.

Если сотрудник в день увольнения не работал, например, при сменном графике последняя смена пришлась на пятницу, а дата увольнения указана воскресеньем, расчет перечисляют в пятницу вместе с последней сменой. Либо в воскресенье, если банковский день позволяет провести платеж. Переносить на понедельник нельзя.

Настройка документа увольнения в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом документ «Увольнение» находится в разделе «Кадры». Алгоритм для нестандартной даты:

1. Откройте раздел «Кадры», выберите «Приемы, переводы, увольнения».
2. Создайте документ «Увольнение».
3. В поле «Дата увольнения» укажите фактический последний рабочий день сотрудника, даже если он выходной по производственному календарю.
4. Проверьте поле «Дата выплаты». Программа по умолчанию может подставить ближайший рабочий день. Исправьте на дату увольнения.
5. На вкладке «Начисления и удержания» проверьте состав сумм: зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие.
6. Проведите документ и сформируйте «Ведомость на выплату» с той же датой.

Если в программе настроен график сменности, 1С:ЗУП корректно определит последнюю смену. Но дату выплаты программа часто подтягивает по производственному календарю. Контролируйте это поле вручную. Ошибка в один день уже создает просрочку.

Для выплаты в выходной используйте документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу». Дата ведомости должна совпадать с датой увольнения. Если банк не проводит платежи в выходные, сформируйте платежное поручение заранее, а дату списания поставьте рабочим днем, предшествующим выходному. Главное, чтобы деньги поступили сотруднику не позднее даты увольнения.

Оформление в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерия 8 нет отдельного документа «Увольнение», как в ЗУП. Расчет делают через «Начисление зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры». Порядок действий:

1. Создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения.
2. В табличной части по сотруднику укажите начисленную зарплату за отработанные дни.
3. Добавьте строку с компенсацией за неиспользованный отпуск. Сумму рассчитайте вручную по среднему заработку.
4. Если положено выходное пособие, добавьте отдельной строкой с нужным видом начисления.
5. Проверьте дату документа. Она должна совпадать с датой увольнения.
6. Сформируйте «Ведомость на выплату» с той же датой.

Для корректного отражения в бухгалтерском учете проверьте счета затрат. Зарплата и компенсация отпуска относятся на те же счета, что и обычные начисления. Выходное пособие в пределах трех среднемесячных заработков не облагается НДФЛ и страховыми взносами, но в 1С:Бухгалтерия это нужно настроить через вид начисления с соответствующими флагами.

Если вы ведете кадровый учет в 1С:ЗУП, а бухгалтерию в 1С:Бухгалтерия, настройте синхронизацию. Документ увольнения из ЗУП должен выгружаться в бухгалтерскую программу с корректной датой. Проверьте правила обмена, чтобы дата выплаты не перезаписалась ближайшим рабочим днем.

Компенсация за неиспользованный отпуск: расчет в нестандартной дате

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С рассчитывается по среднему дневному заработку за последние 12 месяцев. Формула стандартная: средний дневной заработок умножается на количество неиспользованных дней отпуска. Дата увольнения на расчет не влияет, но влияет на количество дней, за которые положена компенсация.

В 1С:ЗУП количество дней компенсации определяется автоматически на основании остатков отпусков. Проверьте регистр «Остатки отпусков» перед проведением документа увольнения. Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа удержит излишне выплаченные суммы. При увольнении по основаниям, перечисленным в статье 137 ТК РФ, удержание за неотработанные дни отпуска не производится. Например, при сокращении штата или ликвидации организации.

В 1С:Бухгалтерия количество дней компенсации считают вручную. Используйте формулу: 2,33 дня за каждый полностью отработанный месяц. При стаже более 11 месяцев положена компенсация за полный отпуск. Округление делайте в пользу сотрудника.

Подробнее о настройке отпускных выплат и контроле сроков читайте в статье о сроках выплаты отпускных в 2026 году. Там разобран алгоритм расчета даты выплаты с учетом праздников и настройка автоматических напоминаний в 1С:ЗУП.

Выходное пособие при увольнении в выходной

Выходное пособие выплачивают при увольнении по сокращению штата, ликвидации организации, призыве на военную службу и других основаниях из статьи 178 ТК РФ. Размер пособия в общем случае равен среднему месячному заработку. В 1С:ЗУП оно начисляется автоматически в документе «Увольнение», если основание увольнения соответствует условиям выплаты.

При увольнении в выходной день выходное пособие перечисляется вместе с остальными суммами, то есть в дату увольнения. Отдельный перенос не допускается. Если дата увольнения выпала на нерабочий праздничный день, а последняя смена была до праздника, пособие выплачивают в последний рабочий день сотрудника.

В 1С:Бухгалтерия выходное пособие добавьте отдельной строкой в документе «Начисление зарплаты». Для настройки вида начисления укажите, что доход не облагается НДФЛ в пределах трех среднемесячных заработков. Страховые взносы на пособие в этих пределах также не начисляются. Суммы сверх лимита облагаются в обычном порядке.

Табель учета рабочего времени при увольнении в выходной

Табель за месяц увольнения должен отражать фактически отработанные дни до даты увольнения. День увольнения, если он выходной по графику сотрудника, в табеле не отмечается как рабочий. Но это не меняет дату окончательного расчета.

В 1С:ЗУП табель формируется автоматически на основании графика работы. Если сотрудник работал по сменному графику, программа корректно определит последнюю смену. Проверьте, что после даты увольнения в табеле нет рабочих дней. Если они появляются из-за ошибки в графике, исправьте график до проведения документа увольнения.

В 1С:Бухгалтерия табель заполняют вручную или выгружают из ЗУП. Убедитесь, что дата увольнения в табеле совпадает с датой в приказе. Расхождения между кадровыми документами и табелем вызывают вопросы при проверке ГИТ.

Типичные ошибки при расчете в выходной день

Первая ошибка: бухгалтер переносит дату выплаты на ближайший рабочий день. Это прямое нарушение статьи 140 ТК РФ. Даже если сотрудник не требовал расчета, работодатель обязан выплатить деньги в день увольнения.

Вторая ошибка: в 1С:ЗУП дата выплаты автоматически подставляется по производственному календарю. Бухгалтер не проверяет поле и проводит документ с неверной датой. В результате в учете появляется просрочка, а при проверке инспекция начисляет компенсацию по статье 236 ТК РФ.

Третья ошибка: неверный расчет количества дней компенсации за отпуск. При увольнении в выходной день стаж считается по фактической дате увольнения, а не по ближайшему рабочему дню. Ошибка в один день меняет сумму компенсации.

Четвертая ошибка: выходное пособие выплачивают отдельным платежом позже даты увольнения. Все суммы окончательного расчета перечисляются одновременно. Разбивка на несколько платежей допустима только если это предусмотрено соглашением сторон, но срок выплаты все равно не сдвигается.

Пятая ошибка: в 1С:Бухгалтерия не настроен вид начисления для выходного пособия. Сумма попадает под НДФЛ и страховые взносы, хотя в пределах лимита освобождена. Это приводит к излишне удержанному налогу и завышенным взносам.

Если сотрудник переведен на сменный график незадолго до увольнения, проверьте корректность настройки графика. Пошаговое руководство по переводу с дневного на сменный график в 1С:ЗУП разобрано в отдельной статье. Ошибки в графике напрямую влияют на расчет последней смены и дату увольнения.

Проверка расчетной ведомости перед выплатой

Перед формированием платежного поручения проверьте расчетную ведомость. В 1С:ЗУП откройте отчет «Расчетная ведомость» за месяц увольнения. Сверьте по сотруднику:

• начисленную зарплату за отработанные дни;
• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• выходное пособие, если положено;
• удержанный НДФЛ;
• сумму к выплате.

Дата ведомости должна совпадать с датой увольнения. Если программа сформировала ведомость ближайшим рабочим днем, исправьте дату вручную. В 1С:Бухгалтерия аналогичную проверку делают через отчет «Расчетная ведомость Т-51» или «Расчетный листок».

НДФЛ с окончательного расчета перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Если выплата прошла в выходной, налог перечисляют в ближайший рабочий день. Это не считается нарушением, так как срок уплаты НДФЛ привязан к фактической дате выплаты дохода.

Страховые взносы с сумм окончательного расчета начисляются в месяце увольнения. Срок уплаты, до 28 числа следующего месяца, не зависит от даты увольнения.

Что делать, если выплата уже проведена с ошибкой

Если документ увольнения проведен с неверной датой выплаты, исправьте дату в 1С. В 1С:ЗУП откройте документ «Увольнение», снимите проведение, исправьте дату выплаты и проведите заново. Перезаполните ведомость на выплату. Если ведомость уже отправлена в банк, сформируйте исправительную ведомость или сторнируйте неверную.

В 1С:Бухгалтерия исправления вносят через корректировку документа «Начисление зарплаты». Создайте исправительный документ с правильной датой. Если выплата уже отражена в учете, сделайте сторно неверной операции и проведите новую.

При обнаружении просрочки выплаты начислите компенсацию по статье 236 ТК РФ. Формула: сумма долга умножить на 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ и на количество дней задержки. В 1С компенсацию начисляют отдельным документом «Начисление зарплаты» или «Разовое начисление» с видом дохода, не облагаемым НДФЛ.

Если сотрудник увольняется в выходной, а последняя смена была в будний день, расчет можно перечислить в последний рабочий день. Это не будет нарушением, если деньги поступили сотруднику до даты увольнения. Но удобнее провести выплату именно датой увольнения, чтобы избежать расхождений в учете.

Особенности для сменных графиков

При сменном графике дата увольнения может выпадать на выходной по производственному календарю, но быть рабочей по графику сотрудника. В этом случае вопрос о переносе не возникает: сотрудник работает, расчет выплачивают в этот день.

Сложнее ситуация, когда последняя смена сотрудника прошла, а дата увольнения указана позже. Например, график «сутки через трое», последняя смена 10 числа, дата увольнения 12 числа. По статье 84.1 ТК РФ днем увольнения считается последний рабочий день, то есть 10 число. Указывать 12 число неправильно, даже если это удобнее для расчета.

В 1С:ЗУП дата увольнения в документе «Увольнение» должна совпадать с последним рабочим днем по графику. Программа автоматически определит эту дату, если график настроен корректно. Проверьте регистр «Графики работы» перед проведением документа.

Если сотрудник работал по ненормированному графику, переработки не оплачиваются, но компенсируются дополнительным отпуском. При увольнении неиспользованные дни такого отпуска включаются в компенсацию. Подробнее о настройке учета ненормированного дня в 1С:ЗУП читайте в материале о сверхурочной работе.

Документы для проверки ГИТ

При проверке инспекция труда запрашивает три группы документов по увольнению в выходной день:

• приказ об увольнении с датой прекращения договора;
• табель учета рабочего времени за месяц увольнения;
• платежные документы, подтверждающие перечисление окончательного расчета.

Даты в этих документах должны совпадать. Приказ и табель показывают дату увольнения. Платежное поручение или расходный кассовый ордер подтверждают, что выплата прошла не позднее этой даты. Если платеж прошел раньше, это не нарушение. Если позже, инспекция зафиксирует просрочку.

В 1С:ЗУП приказ об увольнении формируется автоматически из документа «Увольнение» по форме Т-8. Проверьте, что дата в печатной форме совпадает с датой в документе. В 1С:Бухгалтерия приказ формируют вручную или выгружают из ЗУП.

Расчетный листок выдают сотруднику в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, листок направляют по запросу. В 1С:ЗУП расчетный листок формируется из документа «Увольнение». В 1С:Бухгалтерия используйте отчет «Расчетный листок».

Если вы используете 1С:ЗУП версии 3.1.38.41 или новее, проверьте обновления, связанные с кадровым учетом. Разбор ключевых изменений последних релизов есть в статье об обновлении 1С:ЗУП.

Короткий алгоритм для бухгалтера

Соберем последовательность действий в один чек-лист:

1. Определите фактическую дату увольнения по последнему рабочему дню сотрудника.
2. В 1С:ЗУП создайте документ «Увольнение» с этой датой.
3. Проверьте, что дата выплаты совпадает с датой увольнения.
4. Проконтролируйте состав начислений: зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие.
5. Сформируйте ведомость на выплату с той же датой.
6. Перечислите деньги не позднее даты увольнения.
7. Перечислите НДФЛ в ближайший рабочий день после выплаты.
8. Выдайте расчетный листок и трудовую книжку.

В 1С:Бухгалтерия алгоритм аналогичный, но расчет сумм делается вручную через документ «Начисление зарплаты». Главное правило: дата выплаты равна дате увольнения. Перенос на ближайший рабочий день допускается только в одном случае, если сотрудник в день увольнения фактически не работал и не предъявлял требование о расчете. Тогда выплата производится на следующий день после такого требования.

Оформление отсутствия сотрудника в 1С:ЗУП, включая отпуск за свой счет, разобрано в статье о посещении врача в рабочее время. Эти настройки пригодятся, если перед увольнением сотрудник брал дни без сохранения зарплаты.