Расчет затрат на иностранных сотрудников в 1С:ЗУП с учетом новых госпошлин с 26 июля 2026 года

С 26 июля 2026 года вступают в силу поправки в Налоговый кодекс РФ, которые значительно увеличивают размеры государственных пошлин за оформление разрешительных документов для иностранных работников. Для бухгалтера и HR-специалиста это означает прямой рост финансовой нагрузки на компанию и необходимость срочной корректировки учета в программах «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и «1С:Бухгалтерия 8». В статье мы детально разберем новые ставки пошлин, покажем на примерах, как изменится бюджет на привлечение персонала, и дадим пошаговую инструкцию по настройке 1С для корректного отражения возросших затрат и компенсаций.

Изменения затрагивают все ключевые типы разрешительных документов: разрешение на привлечение рабочей силы, приглашение на въезд, разрешение на работу, вид на жительство (ВНЖ) и разрешение на временное проживание (РВП). Если ваша компания использует труд иностранных граждан, игнорирование этих поправок приведет к ошибкам в расчетах с сотрудниками и расхождениям в отчетности.

Что изменилось: обзор новых госпошлин для иностранных работников с 26 июля 2026

Поправки в НК РФ вводят новые, повышенные ставки госпошлин. Рост затронул практически все этапы оформления иностранного работника. Ниже приведена сводная таблица с ключевыми изменениями, которые необходимо учесть при планировании бюджета.

Вид госпошлины	Ставка до 26.07.2026	Ставка с 26.07.2026
За выдачу разрешения на привлечение иностранной рабочей силы	10 000 руб.	15 000 руб.
За выдачу приглашения на въезд	800 руб.	1 200 руб.
За выдачу разрешения на работу	3 500 руб.	5 000 руб.
За выдачу вида на жительство (ВНЖ)	5 000 руб.	7 500 руб.
За выдачу разрешения на временное проживание (РВП)	1 600 руб.	2 400 руб.

Эти цифры станут базой для пересчета ваших затрат. Рассмотрим каждый вид пошлины подробнее.

Госпошлина за выдачу разрешения на привлечение иностранной рабочей силы

Эта пошлина уплачивается работодателями, которые планируют нанимать сотрудников из стран с визовым режимом. Ставка выросла с 10 000 до 15 000 рублей за каждого привлекаемого работника. Для компаний, ежегодно подающих заявки на десятки или сотни квот, увеличение на 50% станет заметной статьей расходов. Платеж вносится до момента подачи заявления на оформление разрешения на работу для конкретного специалиста.

Госпошлина за выдачу приглашения на въезд

Приглашение на въезд необходимо для получения визы иностранным гражданином. Новая ставка составляет 1 200 рублей вместо прежних 800. Это изменение напрямую влияет на стоимость первичного въезда визового специалиста. Оформление приглашения является первым шагом в цепочке легализации, и его удорожание автоматически увеличивает общий чек на подбор персонала за рубежом.

Госпошлина за выдачу разрешения на работу

Самое массовое изменение касается платы за разрешение на работу. Ставка увеличивается с 3 500 до 5 000 рублей. Это базовая пошлина, с которой сталкивается практически каждый работодатель при трудоустройстве визового иностранца. Рост на 1 500 рублей для одного сотрудника может показаться небольшим, но при найме группы из 20 человек дополнительные затраты составят уже 30 000 рублей единовременно.

Госпошлины за выдачу вида на жительство (ВНЖ) и разрешения на временное проживание (РВП)

Для иностранных граждан, планирующих долгосрочное пребывание в РФ, повышаются пошлины за ВНЖ (с 5 000 до 7 500 рублей) и РВП (с 1 600 до 2 400 рублей). Хотя часто эти расходы оплачивает сам иностранец, многие компании включают компенсацию этих затрат в социальный пакет для удержания ценных специалистов, особенно высококвалифицированных. Это увеличивает налоговую базу для расчета компенсационных выплат.

Как новые госпошлины влияют на финансовую нагрузку работодателя

Чтобы оценить реальный масштаб изменений, перейдем от абстрактных цифр к практическим расчетам. Финансовая нагрузка складывается из суммы всех пошлин, которые работодатель прямо или косвенно оплачивает за сотрудника.

Пример расчета затрат на оформление визового иностранного работника

Рассмотрим типовой кейс: компания привлекает инженера из страны с визовым режимом. Для его оформления требуются разрешение на привлечение, приглашение на въезд и разрешение на работу.

До 26 июля 2026 года:

Разрешение на привлечение: 10 000 руб.
Приглашение на въезд: 800 руб.
Разрешение на работу: 3 500 руб.
Итого: 14 300 руб.

После 26 июля 2026 года:

Разрешение на привлечение: 15 000 руб.
Приглашение на въезд: 1 200 руб.
Разрешение на работу: 5 000 руб.
Итого: 21 200 руб.

Рост затрат на одного визового специалиста составляет 6 900 рублей, или 48%. Для компании с десятью такими сотрудниками дополнительные расходы превысят 69 000 рублей только на этапе оформления документов. Эти суммы необходимо закладывать в бюджет и корректно отражать в учете.

Пример расчета затрат на оформление безвизового иностранного работника

Для граждан стран с безвизовым режимом, работающих по патенту, прямые пошлины за приглашение и разрешение на работу не уплачиваются. Однако изменения могут коснуться компенсаций за патент, если работодатель берет их на себя. Сам фиксированный авансовый платеж по НДФЛ для патента индексируется региональными коэффициентами отдельно. В этом сценарии нагрузка на работодателя растет за счет увеличения суммы компенсации, которая может быть признана доходом сотрудника и потребует удержания НДФЛ и начисления взносов, если не подпадает под освобождение.

Настройка 1С:ЗУП для учета новых госпошлин

После вступления изменений в силу необходимо оперативно обновить данные в программе. Корректная настройка 1С:ЗУП позволит автоматически подставлять верные суммы в документы и отчеты. Перед началом работ убедитесь, что ваша конфигурация обновлена до актуального релиза, поддерживающего изменения законодательства с 26 июля 2026 года.

Обновление ставок госпошлин в справочниках 1С:ЗУП

Ставки госпошлин в типовых конфигурациях обычно хранятся в регистре сведений или специализированных константах. Путь для настройки зависит от версии, но общая логика следующая:

Перейдите в раздел «Настройка» и выберите пункт «Расчет зарплаты».
Найдите подраздел, связанный с государственными пошлинами или классификаторами платежей. В актуальных версиях это может быть справочник «Виды госпошлин».
Для каждого вида пошлины (привлечение, приглашение, разрешение на работу, ВНЖ, РВП) откройте карточку и укажите новую ставку, действующую с 26.07.2026.
Обязательно проверьте дату начала действия новой ставки в поле «Действует с». Это критически важно для корректного разграничения начислений в переходный период.

Если вы используете нетиповую конфигурацию или доработанный функционал, возможно, ставки заданы в константах. В этом случае обратитесь к своему специалисту по 1С для внесения изменений.

Настройка видов начислений для компенсации госпошлин сотрудникам

Когда работодатель компенсирует сотруднику расходы на оформление документов, в 1С:ЗУП необходимо создать отдельный вид начисления. Это обеспечит прозрачность учета и правильное налогообложение.

Алгоритм создания начисления:

Откройте раздел «Настройка» и перейдите в список «Начисления».
Нажмите «Создать» и выберите тип начисления «Прочие доходы» или аналогичный.
В поле «Наименование» укажите, например, «Компенсация госпошлины за разрешение на работу».
В разделе «НДФЛ» выберите код дохода. Для компенсаций, освобождаемых от налога, используйте код 4800 с соответствующей настройкой вычета. Если компенсация облагается, укажите код 2000.
В разделе «Страховые взносы» укажите вид дохода. Для необлагаемых компенсаций выберите пункт «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».
На вкладке «Бухгалтерский учет» задайте способ отражения: счет дебета 20 (26, 44) и счет кредита 73.03 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

После создания начисления его можно использовать в документах «Разовое начисление» или «Премия» для выплаты компенсации конкретному сотруднику.

Отражение госпошлин в бухгалтерском учете через 1С:Бухгалтерию 8

При синхронизации 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии 8 важно правильно настроить счета учета для автоматического формирования проводок. Уплаченная госпошлина за оформление документов для иностранного работника является расходом по обычным видам деятельности.

Типовые проводки при уплате пошлины напрямую организацией:

Дебет 76.09 (или 68.10) Кредит 51 - перечислена сумма госпошлины в бюджет.
Дебет 20 (26, 44) Кредит 76.09 - затраты на госпошлину отнесены на расходы компании.

Если пошлина сначала оплачена сотрудником, а затем компенсирована, проводки будут следующими:

Дебет 73.03 Кредит 50 (51) - выплачена компенсация сотруднику.
Дебет 20 (26, 44) Кредит 73.03 - компенсация учтена в расходах.

Проверьте настройки синхронизации, чтобы документы из ЗУП корректно формировали эти проводки в бухгалтерской базе.

Компенсация госпошлин иностранным сотрудникам: налоговые последствия и учет в 1С

Налогообложение компенсаций - зона повышенного риска. Ошибка в определении базы по НДФЛ и взносам может привести к доначислениям при проверке. Разберем ключевые сценарии.

Когда компенсация госпошлины не облагается НДФЛ и взносами

Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, не облагаются НДФЛ компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей, если они прямо предусмотрены законодательством. Расходы на оформление разрешительных документов для иностранных работников являются обязательными для ведения деятельности и могут рассматриваться как компенсация затрат, произведенных в интересах работодателя.

Чтобы применить освобождение, должны выполняться условия:

Обязанность работодателя компенсировать эти расходы закреплена в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
Расходы документально подтверждены (квитанции об уплате пошлины).
Оформление документов необходимо для выполнения сотрудником трудовой функции в данной компании.

В этом случае компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ.

Настройка 1С:ЗУП для необлагаемой компенсации

Для корректного отражения необлагаемой компенсации в 1С:ЗУП и ее попадания в расчет 6-НДФЛ и РСВ выполните настройки:

В созданном виде начисления на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в разделе «НДФЛ» выберите код дохода 4800 «Иные доходы».
Установите переключатель «Не облагается» и в появившемся поле укажите категорию вычета. Для компенсаций, подпадающих под пункт 3 статьи 217 НК РФ, подойдет код вычета 620.
В разделе «Страховые взносы» укажите вид дохода «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами».

После этих настроек сумма компенсации не будет увеличивать налоговую базу сотрудника, но корректно отразится в отчетности по форме 6-НДФЛ в составе необлагаемых доходов.

Типичные ошибки при учете новых госпошлин и как их избежать

Практика внедрения изменений показывает несколько повторяющихся проблем. Предупрежден - значит вооружен.

Неверная дата применения новой ставки. Пошлины, уплаченные до 26 июля 2026 года, рассчитываются по старым ставкам, даже если документы находятся в обработке. Проверяйте дату платежного поручения.
Неправильная настройка налогов для компенсаций. Обложение НДФЛ и взносами компенсации, которая должна быть освобождена, завышает налоговую нагрузку. И наоборот, необоснованное освобождение приведет к штрафу при проверке. Всегда проверяйте наличие подтверждающих документов и записей в трудовом договоре.
Забыли обновить конфигурацию 1С. Разработчики 1С обычно выпускают обновления, автоматизирующие учет изменений. Работа в устаревшей версии программы - гарантия ручного труда и ошибок. О плановых обновлениях конфигураций мы регулярно рассказываем в наших обзорах, например, в статье об изменениях в сервисах 1С.
Не учтены переходные положения. Если разрешение на работу оплачено частично до 26 июля, а частично после, необходимо разделить платежи и применить разные ставки. Автоматизировать это можно через разные строки в документе начисления.

План действий: что сделать бухгалтеру и HR-специалисту до 26 июля 2026 года

Остается немного времени, чтобы подготовиться к изменениям без спешки и авралов. Вот ваш чек-лист.

Проверить обновление 1С. Убедитесь, что ваша конфигурация 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия обновлена до версии, поддерживающей законодательные изменения с 26.07.2026. Если нет - запланируйте обновление.
Внести новые ставки. Следуя инструкции из раздела выше, обновите справочники госпошлин в программе. Установите дату начала действия «26.07.2026».
Проинформировать руководство. Предоставьте служебную записку с расчетом роста затрат на привлечение иностранных сотрудников. Это поможет скорректировать бюджет на второе полугодие.
Проверить трудовые договоры. Убедитесь, что в договорах с иностранными работниками прописана обязанность компании компенсировать расходы на оформление разрешительных документов. Это защитит вас при налоговых проверках компенсаций.
Настроить виды начислений. Создайте и протестируйте новые виды начислений для компенсаций с корректными кодами НДФЛ и взносов.
Сверить отчетность. При подготовке зарплатной отчетности за полугодие убедитесь, что данные по компенсациям и начислениям за переходный период разнесены верно.

Своевременная настройка 1С и актуализация кадровых документов позволят вам пройти переходный период без штрафов и авралов. Для более глубокого погружения в тему учета иностранных работников рекомендуем изучить нашу пошаговую инструкцию по ведению учета в 1С:ЗУП и материал о контроле требований при трудоустройстве иностранцев.